Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn (PMS) Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) là một công cụ công nghệ cho phép các nhà quản lý và chủ sở hữu khách sạn tối ưu hóa các tác vụ hành chính, đồng thời tăng số lượng đặt phòng trong ngắn hạn và dài hạn.

PMS khách sạn của bạn không chỉ quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của bạn, mà còn là một phần quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách.

Từ khi khách bắt đầu hành trình đặt phòng trực tuyến cho đến khi kết thúc kỳ nghỉ và phản hồi của họ sau khi trở về nhà, hệ thống quản lý khách sạn của bạn luôn ở đó để nâng cao trải nghiệm của họ.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về hệ thống quản lý khách sạn, để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất cho khách sạn của mình.

Mục Lục

Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn (PMS) Trong Ngành Khách Sạn

Công nghệ trong ngành khách sạn tiếp tục phát triển với tốc độ chóng mặt và phần mềm quản lý khách sạn (PMS) vẫn là yếu tố cần thiết cho các chủ khách sạn muốn cải thiện cách họ điều hành doanh nghiệp của mình.

Chìa khóa để gặt hái những lợi ích của một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả là chọn đúng hệ thống cho cơ sở kinh doanh của bạn. Điều quan trọng là bạn phải biết chính xác công nghệ quản lý khách sạn là gì và tại sao việc triển khai nó tại khách sạn của bạn lại quan trọng.

Tất cả các khách sạn đều cần một số biến thể của hệ thống quản lý khách sạn, tuy nhiên không phải tất cả các hệ thống PMS đều được tạo ra như nhau và có thể gây nhầm lẫn khi biết hệ thống nào phù hợp nhất với cơ sở kinh doanh của bạn.

Tìm một hệ thống quản lý khách sạn cung cấp các tính năng bạn vừa cần vừa muốn là điều cần thiết để quản lý hiệu quả khách sạn của bạn trong bối cảnh kinh tế toàn cầu.

Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Trên Nền Tảng Đám Mây

Các giải pháp PMS trên nền tảng đám mây là một cách vượt trội để tự động hóa và tăng tốc tất cả các quy trình quan trọng tại khách sạn của bạn, bao gồm:

• Tiếp nhận và xác nhận đặt phòng
• Quản lý đặt phòng
• Tạo hóa đơn và báo cáo
• Check-in/check-out
• Chuyển phòng
• Kiểm tra/chỉnh sửa tình trạng phòng
• Giao tiếp với khách

Công nghệ dựa trên đám mây có thể xử lý tất cả các tác vụ này một cách dễ dàng vì khả năng tích hợp sâu với trình quản lý kênh, công cụ đặt phòng và hệ thống quản lý doanh thu. Mặc dù vậy, vẫn còn những lo ngại về tính hợp lệ và hiệu quả chi phí của các công cụ PMS trên nền tảng đám mây, chẳng hạn như:

Phần Mềm PMS Khách Sạn Có Quan Trọng Không?

Phần mềm PMS khách sạn cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa các tác vụ hàng ngày của họ. Từ việc đối chiếu dữ liệu ở một nơi đến các quy trình tự động hóa – đây là chìa khóa để đảm bảo các hoạt động tốn thời gian được hoàn thành nhanh chóng, tăng hiệu quả tổng thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung vào các hoạt động khách sạn quan trọng hơn.

Lợi Ích Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn (PMS)

Trong môi trường du lịch nhịp độ nhanh ngày nay, điều quan trọng là bạn phải tự động hóa càng nhiều tác vụ càng tốt. Một hệ thống quản lý khách sạn có thể giúp bạn rất nhiều trong việc đó. Dưới đây là những lợi ích khác của việc triển khai hệ thống quản lý khách sạn:

Giảm Thời Gian Dành Cho Các Tác Vụ Hành Chính

Hệ thống quản lý khách sạn phù hợp sẽ thực hiện rất nhiều công việc cho bạn, giảm thiểu thời gian dành cho các tác vụ hành chính, cho phép bạn tập trung nỗ lực và năng lượng vào bức tranh lớn. Phần mềm cũng sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu có giá trị về khả năng giữ chân nhân viên, sự hài lòng và năng suất.

Tăng Cường Sự Hiện Diện Trực Tuyến Của Bạn

Phần mềm quản lý được tích hợp với trình tạo trang web cho phép bạn chấp nhận đặt phòng trực tuyến trực tiếp và phát triển một trang web thân thiện với người dùng. Đương nhiên, điều này có thể làm tăng mức độ liên quan của bạn trong kết quả của công cụ tìm kiếm và sự hiện diện trực tuyến, cho phép nhiều khách du lịch khám phá cơ sở kinh doanh của bạn trong hành trình đặt phòng trực tuyến của họ.

Xây Dựng Mối Quan Hệ Với Khách Hàng

Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của bạn. Những khách hàng trung thành đã ở tại cơ sở kinh doanh của bạn một vài lần sẽ đánh giá cao trải nghiệm được cải thiện.

Phần mềm quản lý khách sạn không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng quay lại mà công nghệ này sẽ cho phép bạn tiếp cận các thị trường mới mà lẽ ra sẽ không khám phá ra thương hiệu của bạn.

Quản Lý Phân Phối Khách Sạn

Với một hệ thống quản lý khách sạn được tích hợp với trình quản lý kênh, bạn sẽ có thể quảng cáo trên nhiều kênh trong khi vẫn duy trì tính tương đương về giá. Từ các OTA lớn và GDS đến các đại lý du lịch bán lẻ riêng lẻ, bạn sẽ có thể cung cấp ngay thông tin đặt phòng theo thời gian thực cho các đại lý của mình, điều này sẽ giúp thúc đẩy việc đặt phòng.

Tối Ưu Hóa Doanh Thu Khách Sạn

Sử dụng các công cụ định giá sáng tạo cho phép bạn tạo một chiến lược định giá phòng linh hoạt, bạn có thể tối đa hóa doanh thu trên mỗi phòng vào bất kỳ thời điểm nào.

Định giá phòng của bạn đúng cách là chìa khóa để thành công trong ngành công nghiệp cạnh tranh này và việc có sẵn các công cụ này có thể giúp ích đáng kể cho chiến lược quản lý doanh thu của khách sạn bạn.

Tăng Số Lượng Đặt Phòng

Cuối cùng, mục đích của mọi tính năng trong giải pháp kinh doanh quản lý khách sạn của bạn là tăng số lượng đặt phòng mà cơ sở kinh doanh của bạn nhận được.

Cho dù bạn muốn tăng số lượng đặt phòng trái mùa hay mở rộng dịch vụ của mình sang các phân khúc thị trường mới, phần mềm quản lý khách sạn phù hợp có thể cải thiện thành công cho cơ sở kinh doanh của bạn.

Các Tính Năng Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn (PMS)

Hệ thống quản lý rất quan trọng đối với cả các nhà điều hành khách sạn, những người quản lý các chuỗi lớn cũng như các chủ khách sạn độc lập. Có một số tính năng mà nó có thể cung cấp, bao gồm:

Tính năng 1: Đặt Phòng

Hệ thống quản lý khách sạn của bạn sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả và hiệu quả việc đặt phòng bằng cách tự động hóa quy trình cho bạn.
Nó cho phép bạn tập trung nhiều hơn vào việc tương tác với khách của mình. PMS cũng làm giảm đáng kể nguy cơ đặt phòng quá nhiều phòng, trực tiếp cải thiện trải nghiệm của khách tại cơ sở kinh doanh của bạn.

Và với việc khách du lịch ngày nay có nhiều khả năng đặt phòng trực tuyến hơn là gọi điện hoặc hợp tác với đại lý du lịch, bạn cần xem xét cả đặt phòng trực tiếp và đặt phòng của bên thứ ba. Điều này sẽ cho phép bạn tối đa hóa doanh thu được tạo ra trên mỗi lượt đặt phòng. Cân nhắc phần mềm tích hợp với công cụ đặt phòng trực tuyến.

Tính năng 2: Các Hoạt Động Tại Quầy Lễ Tân

Chức năng này sẽ cho phép người quản lý quầy lễ tân xem và cập nhật đặt phòng phòng, nhận và trả phòng cho khách và xử lý thanh toán. Khách muốn có trải nghiệm nhận phòng liền mạch. Sự tiện lợi là chìa khóa, vì vậy việc có một hệ thống nâng cao quy trình sẽ đảm bảo khách của bạn hài lòng và cho phép nhân viên của bạn có nhiều thời gian hơn để hỗ trợ khách.

Tính năng 3: Trình Quản Lý Kênh

Quản lý khách sạn bằng phần mềm cung cấp khả năng quản lý kênh sẽ cho phép bạn tạo và triển khai một chiến lược phân phối đa dạng liên tục thúc đẩy việc đặt phòng. Tạo quan hệ đối tác với các loại đại lý khác nhau trong ngành, từ OTA đến GDS, là điều cần thiết để tồn tại trong một môi trường cạnh tranh.

Tính năng 4: Quản Lý Doanh Thu

Hệ thống quản lý doanh thu (RMS) giúp đội ngũ quản lý khách sạn hiểu cách điều chỉnh và cải thiện các quy trình để đạt được kết quả tốt hơn và tối ưu hóa tài chính. Các chỉ số quản lý chính như Công suất phòng, RevPAR (Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn) và GOPAR (Tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn) đều là những thước đo được xem xét để giúp cải thiện các chiến lược định giá nhằm bán được nhiều phòng hơn với mức giá tối ưu nhất.

Tính năng 5: Dữ Liệu Khách Hàng và Tích Hợp CRM

Thu thập và sắp xếp dữ liệu khách là rất quan trọng đối với bất kỳ chủ khách sạn nào. Hệ thống CRM cần tích hợp với hệ thống đặt phòng và quầy lễ tân để đối chiếu tất cả dữ liệu khách từ mỗi nguồn. Sau đó, điều này sẽ cung cấp một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ cho nhóm quản lý của bạn, cơ sở dữ liệu này có thể giúp bạn giữ liên lạc với khách trong và sau khi trả phòng. Điều này sẽ thúc đẩy các nỗ lực tiếp thị, cho phép bạn chia sẻ các chương trình khuyến mãi và khuyến khích phản hồi của khách. Khách hàng lặp lại có thể được khen thưởng thông qua các chương trình khách hàng thân thiết, đặc biệt quan trọng đối với các chuỗi và khu nghỉ dưỡng khách sạn quy mô lớn.

Tính năng 6: Dịch Vụ Buồng Phòng

Một mô-đun dịch vụ buồng phòng trong hệ thống PMS của bạn có thể kết nối nhân viên dịch vụ buồng phòng với nhóm văn phòng phía trước. Chức năng chính của mô-đun dịch vụ buồng phòng là để bảo trì tài sản, chẳng hạn như quản lý tình trạng phòng, phân công người dọn dẹp và phân công nhiệm vụ cho nhân viên buồng phòng. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm PMS dựa trên đám mây, nhân viên buồng phòng có thể chỉ cần cập nhật trạng thái của các nhiệm vụ thông qua thiết bị kỹ thuật số.

Tính năng 7: Khả Năng Di Động

Tối ưu hóa cho thiết bị di động là một thành phần quan trọng của bất kỳ công nghệ khách sạn nào và điều đó bao gồm các quy trình liên quan đến hệ thống quản lý khách sạn như nhận phòng trên thiết bị di động và giao tiếp với nhân viên.

Tính năng 8: Dịch Vụ Điểm Bán Hàng

Rất có thể có nhiều điểm tiếp xúc điểm bán hàng trên khắp khách sạn của bạn. Cho dù đó là quầy lễ tân, nhà hàng khách sạn hay spa, mô-đun điểm bán hàng trong hệ thống PMS của bạn là không thể thiếu khi xử lý các giao dịch. Mục đích của nó là tự động hóa và giữ cho dữ liệu tài chính được bảo mật ở một nơi. Điều này sẽ cải thiện trải nghiệm của khách khi họ muốn tính phí các sản phẩm và dịch vụ vào phòng của họ để có trải nghiệm liền mạch trong suốt.

Tính năng 9: Tùy Chọn Hóa Đơn và Thanh Toán

Khi hệ thống PMS khách sạn của bạn tích hợp với hệ thống thanh toán của bạn, bạn sẽ được hưởng lợi từ thanh toán nhanh hơn, giảm lỗi và nhiều tùy chọn hơn cho các quy trình thanh toán tự động. Điều này không chỉ có lợi cho khách của bạn mà còn có thể hiệu quả cho nhân viên khách sạn của bạn. Các hệ thống thanh toán này được thiết kế để xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng tại quầy lễ tân, thanh toán được thực hiện trực tuyến và có thể tự động tạo hóa đơn cho khách.

Tính năng 10: Báo Cáo Hiệu Suất

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu là chìa khóa để hiểu và nâng cao hiệu suất kinh doanh của bạn. Báo cáo và phân tích cho phép bạn xem xét các quy trình hiện tại, xác định những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện. Một báo cáo hiệu quả thông qua PMS của bạn có thể cho phép lập kế hoạch chiến lược tốt hơn và tùy thuộc vào phần mềm PMS, bạn có thể tạo báo cáo kiểm toán, báo cáo dịch vụ buồng phòng, v.v.

Những Điều Cần Xem Xét Khi Chọn Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Cho Khách Sạn Của Bạn

Chọn một chương trình cung cấp trình chỉnh sửa web hoặc trình tạo trang web sẽ cho phép bạn xây dựng một trang web sạch sẽ, hấp dẫn và thân thiện với người dùng, khuyến khích khách đặt phòng tại cơ sở kinh doanh của bạn. Một số tính năng hàng đầu cần tìm:

• Dựa trên đám mây
• Tích hợp với các phần mềm khác
• Đa chức năng
• Chức năng tương tác tự phục vụ
• Quy trình đặt phòng và bán thêm dễ dàng
• Hỗ trợ các mô hình giá cổ điển và động
• Giúp phát hiện khách hàng lặp lại
• Đơn giản hóa các thói quen hàng ngày

Ưu Điểm Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Trên Nền Tảng Đám Mây

Có rất nhiều dữ liệu cho thấy nhìn chung PMS dựa trên đám mây có thể cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với hoạt động kinh doanh khách sạn của bạn, trong một số lĩnh vực sau:

• Mức độ tùy biến cao hơn,
• Khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu,
• Tích hợp với các hệ thống của bên thứ ba khác như OTA và hệ thống đặt phòng,
• Dễ dàng truy cập thông qua bất kỳ vị trí và thiết bị nào.

Danh Sách Các Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Trong Ngành Khách Sạn

Có hàng trăm hệ thống quản lý khách sạn trên thị trường. Khía cạnh quan trọng nhất khi chọn một hệ thống là đảm bảo nó dễ sử dụng, có tất cả các chức năng bạn cần và có thể tích hợp với các hệ thống quan trọng khác của bạn, chẳng hạn như trình quản lý kênh của bạn.

Một số ví dụ phổ biến bạn có thể bắt gặp bao gồm:

• Little Hotelier
• Sirvoy Reservation System
• Frontdesk Anywhere
• eZee Technosys
• OPERA
• Hotelogix
• Maestro PMS
• Avvio
• Protel Cloud PMS

Danh sách còn tiếp tục. Tìm PMS nếu bạn chưa có sẽ yêu cầu một số nghiên cứu và đánh giá.

Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn: Các Câu Hỏi Cần Đặt Cho Nhà Cung Cấp

Chọn đúng phần mềm khách sạn là rất quan trọng, đặc biệt là trong một thế giới mà người tiêu dùng ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào thiết bị của họ mỗi ngày. Đầu tư vào đúng phần mềm có thể tạo ra tất cả sự khác biệt cho thành công chung của bạn với tư cách là nhà điều hành khách sạn, nhưng sẽ yêu cầu một số nghiên cứu.

Đây là bảy câu hỏi chính mà bạn nên hỏi nhà cung cấp hệ thống khách sạn của bạn càng sớm càng tốt:

1. Sản phẩm duy trì mức độ liên quan của nó trong ngành khách sạn như thế nào?

Mặc dù cốt lõi của hệ thống công nghệ có thể vẫn giữ nguyên theo thời gian, nhưng sản phẩm sẽ cần phải thích ứng với các xu hướng và sở thích thay đổi từ khách du lịch trong ngành khách sạn. Bạn cần đặt câu hỏi này để hiểu cách công nghệ có thể hỗ trợ và hỗ trợ sự tăng trưởng của khách sạn bạn cùng với ngành.

2. Nền tảng được cập nhật hoặc nâng cấp thường xuyên như thế nào?

Luôn có chỗ để cải thiện trong phần mềm và công nghệ, và các nhà cung cấp phần mềm khách sạn tốt nhất sẽ đảm bảo rằng các bản cập nhật và nâng cấp thường xuyên có sẵn cho khách hàng của họ. Điều quan trọng là phải hiểu tần suất các nâng cấp này sẽ có sẵn, cách bạn sẽ có thể triển khai thành công các nâng cấp và cách chúng có thể tác động đến các kênh phân phối hoặc báo cáo của bạn.

3. Bạn sẽ nhận được mức độ dịch vụ khách hàng nào từ công ty?

Thật không may, quá nhiều nhà cung cấp công nghệ khách sạn tập trung vào các chiến thuật bán hàng khó khăn mà không có nhiều hỗ trợ sau khi mua hàng hoàn tất. Bạn sẽ muốn xác minh với nhà cung cấp rằng sẽ có một liên hệ trực tiếp để hỗ trợ phần mềm, cung cấp đào tạo khi được yêu cầu và làm việc với nhân viên sau khi công nghệ đã được cài đặt.

4. Nền tảng khách sạn có an toàn không?

Bảo mật phải là ưu tiên hàng đầu với nhà cung cấp công nghệ khách sạn bạn đã chọn. Hãy hỏi về chi tiết liên quan đến các tính năng bảo mật của họ, vì điều bắt buộc là dữ liệu của cả khách sạn và khách hàng của bạn phải được bảo mật.

5. Hệ thống có thể được cá nhân hóa dễ dàng như thế nào?

Các nhà cung cấp công nghệ khách sạn cần cung cấp một hệ thống linh hoạt, bao gồm không chỉ các tính năng chung cần thiết cho bất kỳ khách sạn nào mà còn cả các tính năng có thể điều chỉnh cho phép một doanh nghiệp cá nhân hóa nền tảng cho một thương hiệu cụ thể. Cuối cùng, khoản đầu tư của bạn vào công nghệ cần phải dẫn đến một hệ thống hoạt động đặc biệt cho khách sạn của bạn.

6. Có những tính năng báo cáo nào?

Một số tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý khách sạn bao gồm các tính năng báo cáo. Xác minh rằng bạn sẽ có thể chạy các báo cáo chi tiết bằng dữ liệu trực tiếp, vì đây là cách duy nhất để hiểu về thị trường, hiệu suất và đối thủ cạnh tranh của bạn để đảm bảo rằng bạn có thể phát triển thương hiệu của mình.

7. Làm cách nào tôi có thể truy cập hệ thống công nghệ khách sạn sau khi triển khai?

Hãy chắc chắn rằng bạn đang đầu tư vào một hệ thống cho phép bạn điều hành khách sạn của mình từ mọi nơi. Bạn cần công nghệ khách sạn được tối ưu hóa cho tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Tương Lai Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn (PMS)

Hệ thống quản lý khách sạn là một công cụ kinh doanh thiết yếu cho bất kỳ khách sạn hoặc cơ sở kinh doanh nào. Công nghệ thúc đẩy mọi thứ chúng ta làm trong cuộc sống hàng ngày, vì vậy việc có phần mềm hàng đầu có thể nâng cao mô hình kinh doanh của bạn một cách to lớn. Các chủ khách sạn phụ thuộc vào công nghệ này để điều hành các hoạt động tiền sảnh liền mạch, bao gồm quản lý quầy lễ tân và các hoạt động hậu cần, chẳng hạn như báo cáo.

Bằng cách nâng cấp hệ thống PMS của mình, bạn đang cập nhật các xu hướng công nghệ mới nhất và cho phép doanh nghiệp của bạn đáp ứng nhu cầu của khách du lịch ngày nay. Kỳ vọng từ cả khách và nhân viên liên tục phát triển, vì vậy phần mềm khách sạn của bạn cần phải phù hợp để theo kịp. Các tùy chọn thanh toán linh hoạt, nhập cảnh không cần chìa khóa và đăng ký tự phục vụ chỉ là một số cách mà ngành khách sạn đang di chuyển.