Cách Chi Phí Vận Hành Khách Sạn Ảnh Hưởng Đến Lợi Nhuận

Giới Thiệu về Chi Phí Vận Hành Khách Sạn

Trong ngành khách sạn, việc kiểm soát chi phí vận hành là yếu tố then chốt để đảm bảo lợi nhuận và sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí một cách mù quáng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên. Bài viết này sẽ đi sâu vào các loại chi phí vận hành khách sạn, cách giảm thiểu chúng mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, và cách duy trì sự cân bằng giữa chi phí và lợi nhuận.

Mục tiêu cuối cùng của mọi chủ khách sạn là tối ưu hóa lợi nhuận. Để đạt được điều này, việc quản lý chi phí vận hành một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Chi phí vận hành bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì và vận hành khách sạn, từ chi phí cố định như tiền thuê nhà và thuế bất động sản, đến chi phí biến đổi như tiền lương nhân viên theo giờ và chi phí tiện ích.

Việc hiểu rõ các loại chi phí này và cách chúng ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng là bước đầu tiên để xây dựng một chiến lược quản lý chi phí hiệu quả.

Chi Phí Vận Hành Khách Sạn Là Gì?

Chi phí vận hành khách sạn là tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì và vận hành một khách sạn. Các chi phí này có thể được chia thành hai loại chính: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí vận hành được quản lý bởi từng bộ phận và được tổng hợp trong báo cáo lãi lỗ (P&L) của khách sạn. Trong báo cáo P&L, chi phí được phân chia theo tháng và theo bộ phận, sau đó được trừ vào doanh thu để tính ra lợi nhuận gộp (GOP), một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của khách sạn.

Nếu GOP dương, khách sạn đang hoạt động có lãi. Nếu GOP âm, khách sạn đang chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được và cần phải cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu để cải thiện lợi nhuận.

Các Loại Chi Phí Vận Hành Khách Sạn

Chi phí vận hành khách sạn có thể được chia thành hai loại chính: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi Phí Cố Định

Chi phí cố định là các chi phí thường không thay đổi, bất kể công suất sử dụng phòng của khách sạn là bao nhiêu. Tuy nhiên, chúng có thể thay đổi theo thời gian. Ví dụ, một khách sạn phải trả cùng một khoản tiền thuê nhà và thuế bất động sản cho dù công suất sử dụng phòng là 30% hay 100%.

Ví dụ về chi phí cố định trong khách sạn:

• Chi phí liên quan đến lương nhân viên (lương cố định)
• Tiền thuê nhà hoặc thế chấp
• Thuế bất động sản
• Bảo hiểm
• Các hóa đơn cố định hàng tháng như cáp và internet
• Phí nhượng quyền và phí quản lý (nếu có)
• Công nghệ (ví dụ: phí đăng ký hàng tháng cố định)

Chi Phí Biến Đổi

Chi phí biến đổi có thể thay đổi từ ngày này sang ngày khác và thường liên quan đến công suất sử dụng phòng. Do đó, chúng khó dự đoán hơn nhưng dễ kiểm soát hơn, khiến chúng trở thành mục tiêu chính để cắt giảm chi phí. Ví dụ, chi phí thuê nhân viên theo giờ và vật tư làm sạch sẽ cao hơn khi khách sạn hoạt động với công suất 100% so với công suất 30%.

Ví dụ về chi phí biến đổi trong khách sạn:

• Tiền lương nhân viên theo giờ
• Các tiện ích như gas, điện và nước
• Marketing và phân phối
• Vật tư và khăn trải giường cho việc dọn phòng
• Chi phí bảo trì
• Hàng tồn kho thực phẩm và đồ uống
• Hoa hồng thẻ tín dụng và các khoản phí xử lý thanh toán khác
• Công nghệ (nếu phí được tính trên cơ sở sử dụng)

Lưu ý rằng một số chi phí, như chi phí nhân công và công nghệ, có thể là cả hai loại chi phí (cố định và biến đổi). Ví dụ: tiền lương được coi là chi phí cố định vì chúng không thay đổi đáng kể từ tháng này sang tháng khác, trong khi tiền lương theo giờ được coi là chi phí biến đổi vì chúng có thể dao động theo công suất sử dụng phòng.

Các Chỉ Số Hiệu Suất Chính Quan Trọng (KPIs)

Để kiểm soát chi phí, ban quản lý khách sạn cần biết khách sạn đang chi bao nhiêu tiền, tiền đang đi đâu và tại sao. Sử dụng báo cáo chi phí để phân tích từng bộ phận và so sánh hiệu suất với ngân sách, dự báo và các tháng, năm trước. Xem xét các số liệu để tìm ra các mô hình, ngoại lệ và sự kém hiệu quả.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sau đây sẽ giúp bạn hiểu cách chi phí ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận. Chúng có thể được đo bằng ngày, tháng hoặc năm.

Chi Phí Cho Mỗi Phòng Có Khách (CPOR)

Chi phí cho mỗi phòng có khách, hay CPOR, là thước đo chi phí trung bình của một khách ở trong phòng khách sạn, bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. CPOR càng thấp, khách sạn càng có thể kiếm được nhiều lợi nhuận từ việc bán phòng. CPOR được tính bằng cách chia tổng chi phí của bộ phận phòng cho tổng số phòng bán được trong một khoảng thời gian nhất định.

CPOR = Tổng Chi Phí Phòng / Tổng Số Phòng Bán Được

Chi Phí Cho Mỗi Phòng Sẵn Có (CostPAR)

Chi phí cho mỗi phòng sẵn có, hay CostPAR, tương tự như CPOR, ngoại trừ việc nó đo lường chi phí trung bình để phục vụ tất cả các phòng khách sạn, không chỉ các phòng có khách. Trong khi các phòng có khách có thể dao động hàng ngày, số lượng phòng sẵn có tương đối cố định. CPAR được tính bằng cách chia tổng chi phí của bộ phận phòng cho tổng số đêm phòng sẵn có trong một khoảng thời gian nhất định.

CPAR = Tổng Chi Phí / Tổng Số Đêm Phòng Sẵn Có

Lợi Nhuận Gộp Trên Mỗi Phòng Sẵn Có (GOPPAR)

Lợi nhuận gộp trên mỗi phòng sẵn có, hay GOPPAR, là thước đo lợi nhuận gộp trung bình so với số lượng phòng sẵn có trong một khách sạn. GOPPAR được tính bằng cách chia lợi nhuận gộp cho tổng số đêm phòng sẵn có trong một khoảng thời gian nhất định.

GOPPAR = GOP / Tổng Số Đêm Phòng Sẵn Có

Chi Phí Nhân Công Trên Mỗi Phòng Sẵn Có (LPAR)

Nhân công là một trong những khoản chi lớn nhất đối với khách sạn. LPAR được tính bằng cách chia tổng chi phí nhân công cho tổng số phòng sẵn có trong một khoảng thời gian nhất định.

LPAR = Tổng Chi Phí Nhân Công / Tổng Số Đêm Phòng Sẵn Có

Chi Phí Thu Hút Khách Hàng (GAC)

Chi phí thu hút khách hàng, hay GAC, là các chi phí được sử dụng để tạo ra các đặt phòng cho một khách sạn. Điều này bao gồm hoa hồng đại lý, phí giao dịch và chi phí bán hàng & marketing. Nói chung, chi phí thu hút càng thấp, việc bán phòng càng có lợi nhuận. Để tính GAC, hãy chia tổng chi phí thu hút cho tổng doanh thu phòng trong một khoảng thời gian nhất định và nhân với 100.

GAC = Tổng Chi Phí Thu Hút / Tổng Doanh Thu Phòng x 100

6 Cách Giảm Chi Phí Vận Hành Khách Sạn

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn đã phân tích báo cáo P&L của mình và thấy rằng chi phí vận hành đã tăng quá cao ở tất cả các bộ phận. Mặc dù mỗi khách sạn sẽ có một cách tiếp cận khác nhau, nhưng đây là một số lĩnh vực chính cần xem xét để hợp lý hóa hoạt động khách sạn và tối ưu hóa chi phí.

1. Lên Lịch Trình Thông Minh Hơn

Lập lịch trình hiệu quả là cách dễ nhất để quản lý chi phí nhân công. Mức độ nhân viên nên tương quan chặt chẽ với dòng khách đến và đi theo thời gian thực. Để làm điều này, bạn sẽ cần dự báo bằng cách sử dụng dữ liệu từ PMS và hệ thống quản lý doanh thu của bạn.

Ví dụ: nhân viên dọn phòng nên được lên lịch dựa trên công suất sử dụng phòng dự kiến hàng ngày và thời gian trung bình cần thiết để dọn dẹp một phòng. Đối với tất cả các bộ phận, chi phí có thể được cắt giảm bằng cách cho nhân viên về sớm hoặc yêu cầu họ đến muộn hơn khi khách sạn yên tĩnh hơn dự kiến.

2. Đào Tạo Chéo Nhân Viên

Nhân viên càng đa năng trong việc thực hiện các nhiệm vụ ở các bộ phận khác, bạn càng có nhiều sự linh hoạt để chuyển các nguồn lực đến nơi cần thiết nhất.

3. Cung Cấp Dịch Vụ Dọn Phòng Tùy Chọn

Trong ngành khách sạn, khách du lịch ngày càng mong đợi các dịch vụ dọn phòng tùy chọn và nhiều người thích sự linh hoạt, nhưng đôi khi họ cần một chút thúc đẩy. Để tăng khả năng tiết kiệm chi phí, khi nhận phòng hoặc trước khi đến, hãy hỏi khách xem họ có thích dịch vụ dọn phòng gián đoạn hơn là dịch vụ dọn phòng hàng ngày không. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân công mà còn giảm chi phí giặt là và tăng hiệu quả hoạt động.

4. Giảm Chi Phí Năng Lượng

Theo Energy Star, các khách sạn ở Hoa Kỳ chi khoảng 6% chi phí vận hành cho năng lượng mỗi năm và chi phí đã tăng cao hơn nữa gần đây. Để giảm chi phí, hãy bắt đầu với các sáng kiến bền vững đơn giản, giá cả phải chăng như bóng đèn LED, giáo dục nhân viên và bảo trì thường xuyên hệ thống HVAC. Về lâu dài, hãy đầu tư vào cảm biếnOccupancy, bộ điều nhiệt thông minh và hệ thống HVAC tiết kiệm năng lượng.

5. Thực Hành Quản Lý Doanh Thu Thông Minh

Quản lý doanh thu không chỉ là tạo ra doanh thu, mà còn là kiểm soát chi phí phân phối và thu hút khách hàng. Chi phí có thể thay đổi đáng kể theo kênh và chiến lược đặt phòng trực tiếp sẽ giúp giảm hoa hồng OTA. Bằng cách nhắm mục tiêu đến khách hàng quen và khách hàng ở dài ngày, bạn có thể giảm chi phí marketing và chi phí nhân công. Và bằng cách dự báo chính xác công suất sử dụng phòng, bạn có thể giúp giảm tình trạng thừa nhân viên và lãng phí.

6. Đánh Giá Lại Phần Mềm Bạn Đang Sử Dụng

Với sự phát triển của công nghệ trong khách sạn, bạn rất dễ mất kiểm soát chi phí. Để giảm chi phí nhân công, hãy sử dụng các công cụ tự động hóa các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như công cụ đặt phòng, nền tảng tương tác với khách và giải pháp nhận phòng từ xa. Để giảm chi phí công nghệ tại chỗ, hãy chuyển sang nền tảng khách sạn tích hợp, dựa trên đám mây.

5 Câu Hỏi Cần Đặt Ra Khi Giảm Chi Phí Vận Hành Khách Sạn

Cuối cùng, điều quan trọng là phải xem xét việc giảm chi phí sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, sự hài lòng của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên như thế nào. Nếu những nỗ lực của bạn làm tổn hại đến lòng trung thành của khách hàng, sự luân chuyển nhân viên hoặc danh tiếng trực tuyến, chi phí có thể vượt quá lợi ích.

Trước khi quyết định có nên giảm chi phí hay không, hãy đặt ra những câu hỏi sau:

1. Điều này sẽ có tác động gì đến chất lượng? Chúng ta có thể tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn chất lượng của mình không?
2. Nó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng của chúng ta như thế nào? Chúng ta có làm họ thất vọng hoặc gây bất tiện cho họ không?
3. Nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến khả năng duy trì tỷ lệ lấp đầy và đáp ứng các mục tiêu doanh thu của chúng ta?
4. Khối lượng công việc và tinh thần của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Tỷ lệ luân chuyển có tăng lên không?
5. Làm thế nào chúng ta có thể triển khai các thay đổi theo cách mà nhân viên và khách hàng ủng hộ chúng?

Yêu cầu ý kiến đóng góp từ khách hàng và theo dõi chặt chẽ phản hồi trong các bài đánh giá và khảo sát trực tuyến. Nếu có thể, hãy lôi kéo nhân viên vào quá trình này. Bằng cách chia sẻ các mục tiêu tài chính với nhân viên và khen thưởng họ vì những thành tích, bạn sẽ xây dựng một nền văn hóa trách nhiệm tài chính trên tất cả các bộ phận vận hành.

Việc khắt khe về chi phí không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng nó sẽ giúp bạn điều hành một doanh nghiệp khách sạn tinh gọn, có lợi nhuận cao hơn và sẽ định vị bạn để thành công hiện tại và trong tương lai.