Dịch vụ đăng ký mới kênh Sale OTA cho khách sạn/ homestay và các dịch vụ khác cung cấp bởi OTAVN như: Dịch vụ tối ưu các kênh Sale OTA cho cơ sở lưu trú, dịch vụ đào tạo Sale OTA, dịch vụ Quản trị vận hành Sale OTA luôn là những dịch vụ được khách hàng quan tâm hàng đầu khi tìm hiểu về các dịch vụ hỗ trợ Sale OTA.
Ngày nay đăng ký mới kênh OTA/ Sale O.T.A không còn xa lạ với các bạn trẻ, tuy nhiên với các thế hệ lớn tuổi hơn đã từng làm chủ nhiều cơ sở lưu trú có từ nhiều thập kỷ trước thì còn khá lạ lẫm và chưa biết chuyển mình do chưa tiếp cận được với công nghệ nên chưa biết cách mở bán phòng mới trên các kênh OTA. Ở Việt Nam tỉ lệ người dân tiếp cận với Internet sử dụng máy tính, điện thoại thông minh ngày càng tăng cao cũng như thói quen,nhu cầu du lịch của người dân thay đổi nhiều từ khi đại dịch COVID 19 xảy ra.
Nhiều khách hàng chỉ nghĩ là việc đăng ký mới chỉ là tạo tài khoản kênh OTA mới mà không nghĩ là khi tạo mới nội dụng cần hoàn thiện bên trong Extranet các kênh OTA rất nhiều các thông tin như:
- Hình ảnh chuẩn SEO
- Các thông tin về tổng thể cơ sở lưu trú
- Các thông tin về dịch vụ của CSLT cung cấp
- Tiện nghi phòng
- Giá cả trên các kênh
- Chính sách giá bán
- Chính sách hủy phòng
- Chính sách giá trẻ em
- …
THUẬT NGỮ HAY SỬ DỤNG TRONG LĨNH VỰC LƯU TRÚ/ DU LỊCH/ SALE OTA
Một số thuật ngữ về lưu trú và du lịch mà bạn nên biết và chúng tôi sẽ sử dụng trong bài viết hay các chuyên trang du lịch của chúng tôi bao gồm:
OTA là từ tiếng Anh trong lĩnh vực du lịch viết tắt của Online Travel Agency và dịch sang tiếng Việt là Đại lý du lịch trực tuyến là cầu nối giữa cơ sở lưu trú
CSLT viết tắt của cơ sở lưu trú: Bao gồm nhiều loại hình lưu trú như khách sạn/ hotel, nhà nghỉ/ , khu nghỉ dưỡng/ resort, nhà dân/ homestay, lều…
Extranet: Là trang quản trị bên trong cơ sở lưu trú khi mở bán trên các kênh như Booking.com, Agoda, Traveloka, Expedia, VNTrip, Mytour… để quản lý các phần thông tin chỗ nghỉ, mô tả, hình ảnh, số lượng phòng mở bán, giá phòng, khuyến mại, thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh của CSLT…
Loại phòng: Là sự khác nhau giữa các kiểu phòng, các loại phòng thường có chung một kiểu thiết kế/ diện tích nhưng khác tầng, phòng tập thể…
Hạng phòng: Là mức độ sang trọng/ cao cấp… của từng loại phòng khác nhau.
Loại giường, kích thước giường phổ biến (tính theo chiều ngang):
- Giường đơn cho 1 người: ~ 1.2-1.3m
- Giường đôi cho 2 người: 1.4m-1.6m
- Giường cỡ Queen: 1.6-1.8m
- Giường cỡ King: > 1.8m
- Giường tầng: có nhiều tầng
Trong 3 ví dụ dưới đây là ví dụ cho 3 hạng phòng khác nhau để bán với các mức giá khác nhau, và một loại phòng có thể có số lượng phòng là 1 hoặc nhiều hơn 1.
- Ví dụ 1: Standard Double Room (Phòng tiêu chuẩn cho 2 người): 20m2, không có cửa số
- Ví dụ 2: Deluxe Single Garden Room (Phòng hạng sang cho 1 người): 25m2, có cửa số, hướng ra vườn
- Ví dụ 3: Deluxe Double Garden Room (Phòng hạng sang cho 2 người): 30m2, có cửa số, hướng ra vườn
Thuật ngữ trong 3 ví du trên:
- Standard/ Deluxe: Hạng phòng
- Single Garden room: Loại phòng hướng vườn cho 1, 1 giường đơn
- Double Garden room: Loại phòng hướng vườn cho 2 người với 1 giường đôi.
Trên các kênh OTA khi mở mới chúng ta cần cung cấp, cài đặt ban đầu các hạng phòng, loại giường trong mỗi hạng phòng để cho khách hàng biết thông tin trước khi đặt phòng qua các kênh OTA. Bạn nên đặt các hạng phòng phổ thông theo tên như Standard, Superior, Deluxe, premier, Luxury, Suite… để khi mở bán có thể chọn được tên các hạng phòng phù hợp,và khi dịch ra tiếng Việt sẽ dịch được sát nghĩa và tương đối giống nhau trên các kênh OTA.
THÔNG TIN CẦN CHUẨN BỊ VÀ CÁC BƯỚC ĐĂNG KÝ MỚI CÁC KÊNH SALE OTA
Việc mở bán phòng trên các kênh OTA hãy làm với tâm thế trau truốt, đúng thực tế, mang đến hình ảnh và cảm nhận tốt nhất về chỗ nghỉ của Quý vị đến du khách và đem lại lợi thế cạnh tranh với những sự khác biệt mà CSLT của bạn có.
Chuẩn bị trước khi đăng ký mới kênh OTA
Chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin từ Quý vị theo các thông tin và hướng dẫn dưới đây để mở mới kênh OTA theo yêu cầu.
- Lấy tên gọi của cơ sở lưu trú (nếu chưa đặt): Tiếng Anh, 1 ngôn ngữ khác (Tiếng Viêt)
- Mô tả chỗ nghỉ (CSLT), giới thiệu về chủ nhà/ Host (nên có tiếng Anh + tiếng Việt hay tiếng địa phương)
- Khảo sát/ tư vấn đặt tên CSLT (cơ sở lưu trú), loại phòng/ room type , hạng phòng/ standard, deluxe, loại giường/ bed type.
- Gửi vị trí chính xác định vị (tọa độ) bằng zalo/ google map/ apple map:
+ Zalo: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ qua Zalo
+ Google Map: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ qua google map
+ Apple map: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ Apple map - Thông tin/ công việc cần chuẩn bị ảnh sau đó gửi cho chúng tôi qua công cụ chia sẻ ảnh như Google Drive/ One drive, hoặc nén ảnh vào file zip sau đó gửi cho chúng tôi… Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm chụp ảnh khách sạn, homestay, căn hộ…đẹp hút khách
+ Chụp Ảnh các loại/ hạng phòng, CSLT (cơ sở lưu trú) nên thuê thợ chụp ảnh chuyên nghiệp để lấy tư liệu bán phòng, quảng bá lâu dài, tối thiểu 24 ảnh
+ Chụp tổng thể (bên ngoài): Tổng thể, khu vực chung, quầy lễ tân, nhà hàng, quầy bar (nếu có): Tối thiểu cần ảnh Lối vào, quầy lễ tân
+ Y.C: Số lượng ảnh của phòng: tối thiểu 4 góc ảnh của phòng + 1 kiểu chụp nhà vệ sinh/ nhà tắm. - Giấy đăng ký kinh doanh/ hộ kinh doanh (nếu có) để có thể bán được đa kênh, bạn có thể đăng ký theo hộ kinh doanh tại Quận/ huyện
- CMT/CCCD/HC của người đại diện theo ĐKKD (2 mặt)
- Thông tin chủ tài khoản ngân hàng của người đại điện hoặc tài khoản công ty theo tên trên ĐKKD (Tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên ngân hàng chi nhánh, mã SWIFT code nếu có)
- Các thông tin chung về cơ sở lưu trú, dịch vụ, tiện nghi mà cơ sở cung cấp (chung): số lượng phòng, các hạng phòng/ loại phòng, năm xây dựng… có thể viết ra giấy/ ghi lại
- Các tiện nghi trong từng loại phòng (riêng trong từng loại phòng): có thể viết ra giấy/ ghi lại
Các bước thực hiện dịch vụ đăng ký kênh OTA/ Sale OTA mới
- Nhận các thông tin đăng ký từ Quý vị để chuẩn bị đăng ký mở bán mới kênh Sale OTA
- Thanh toán dịch vụ trước khi mở bán mới kênh OTA, phí mở bán mới là: 1.000.000đ/ kênh.
- OTAVN sẽ xử lý ảnh, và các thông tin của Quý vị trước khi mở bán để đảm bảo thông tin đưa lên là tốt nhất, chuẩn SEO
- Nhận tài khoản email, sđt đăng ký hoặc chuyển tiếp email bạn muốn đăng ký đến email của OTAVN ([email protected]) hoặc [email protected]. Hướng dẫn cài đặt chuyển tiếp email: https://youtu.be/v2-F3DylwHY
- Tiến hành đăng ký và bàn giao tài khoản sau khi đã hoàn thành đăng ký các kênh OTA mới
Công việc sau khi đăng ký mở kênh OTA
- Sau khi bàn giao tài khoản chúng tôi sẽ hướng dẫn cơ bản một số các cách quản lý đóng mở phòng, điều chỉnh giá trên Extranet của các kênh OTA từ App quản lý hoặc trên trình duyệt sử dụng công cụ điều khiển máy tính như Anydesk/ Ultraviewer và gọi từ xa qua Google Meet/ Zalo…
- Nếu bạn không có máy tính thì chúng tôi sẽ hướng dẫn trên điện thoại bằng cách gọi và sử dụng app hỗ trợ từ xa: Anydesk hoặc TeamViewer Quick Support. Xem thêm nhận hỗ trợ từ xa bằng ứng dụng TeamViewer Quick Support
Đây là nội dụng hướng dẫn chi tiết thông tin cần cung cấp. Chúng tôi mong muốn vơi hướng dẫn cụ thể tỉ mỉ như thế này thì ai cũng có thể cung cấp thông tin chính xác được cho quá trình đăng ký kênh OTA.
Ví dụ: Chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin của cơ sơ lưu trú từ Quý vị để mở mới kênh OTA theo các thông tin và hướng dẫn dưới đây :
1.1 Tên gọi của cơ sở lưu trú (nếu chưa đặt):
+ Tiếng Anh:
+ Tiếng Việt:
1.2 Các thông tin khác:
– Số lượng phòng:
– Năm xây dựng:
– Chấp nhận hình thức thanh toán bằng thẻ: có/ không
…
1.3 chính sách giá trẻ em (tùy vào từng CSLT mà có quy định riêng)
– Độ tuổi trẻ em: < dưới bao nhiêu tuổi
– Giá cho trẻ em (nếu có):
+ từ 0-11 tuổi miễn phí
+ 12 tuổi trở lên tính như người lớn
2.1 Dịch vụ mà bạn cung cấp (Liệt kê theo mẫu)
– Dọn phòng hàng ngày
– Ăn sáng chọn món/ buffet
– thuê xe máy/ đạp…
– Đưa đón sân bay
+ Xe 4 chỗ: 350k/ xe/ chiều
+ Xe 7 chỗ: 450k/ xe/ chiều
+
– tour du lịch
…
2.2 Các tiện nghi chung (Liệt kê theo mẫu):
– Thang máy
– Bể bơi
– Phòng tập Gym
– Phòng xông hơi
– Massage Sauna
– Phòng karaoke
…
…
3. Các hạng phòng (Liệt kê theo mẫu):
Tiện nghi mà tất cả các hạng phòng đều có:
- Điều hòa
- Bình nóng lạnh
- Máy sấy tóc
- Tivi
- Dép
- …
3.1 Hạng 1
– Giá thu về mong muốn:
– Phòng có thể kê extrabed (giường phụ không?): Không
– Tên hạng phòng: Tiêu chuẩn/ Standard
– Kiểu kê giường: 01 giường lớn/ 2 giường đơn
– Kích thước giường (chiều rộng):
+ Giường lớn: 160cm
+ Giường đơn: 110cm
– Diện tích: 20m2
– Hướng nhìn: Không có
– Cửa sổ: Có
– Tiện nghi phòng (liệt kê các tiện nghi khác nhau, phần giống nhau mà phòng nào cũng có thì cho lên trên)
+ Máy sấy tóc
+ Tivi
+ Điều hòa
+ Quạt
…
3.2 Hạng 2
– Giá thu về mong muốn:
– Phòng có thể kê extrabed (giường phụ không?):
+ Có
+ Giá giường phụ 300.000đ/ đêm
– Tên hạng phòng: Superior
– Kiểu kê giường: 01 giường lớn
– Kích thước giường (chiều rộng): 180cm
– Diện tích: 25m2
– Hướng nhìn: thành phố, núi…
– Cửa sổ: Có
– Tiện nghi phòng (liệt kê các tiện nghi khác nhau, phần giống nhau mà phòng nào cũng có thì cho lên trên)
+ Bàn làm việc
…
4. Gửi vị trí chính xác định vị (tọa độ) bằng zalo/ google map/ apple map:
+ Zalo: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ qua Zalo https://youtu.be/TLOgjeZDzzk
+ Google Map: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ qua google map https://youtu.be/mohRti-qTAU
+ Apple map: Cách chia sẻ vị trí qua bản đồ Apple map https://youtu.be/ggmr_ND4bAQ
5. Cung cấp Email + SĐT mà bạn định đăng ký tài khoản OTA
6. Chúng tôi sẽ tạo thư mục chia sẻ dữ liệu, bạn đăng nhập tài khoản Google Drive sau đó upload lên Thư mục/ Folder mà chúng tôi chia sẻ cho các bạn. Hoặc nén ảnh vào file zip sau đó gửi cho chúng tôi…
– Bạn upload ảnh lên theo từng hạng phòng/ loại phòng, thay đổi tên theo thực tế của bạn
– Upload CCCD/HC
– Upload ảnh chụp màn hình để xác minh tài khoản ngân hàng (Tên, CTK, STK, tên ngân hàng…)
GIÁ/ PHÍ DỊCH VỤ MỞ MỚI/ ĐĂNG KÝ MỚI KÊNH KÊNH OTA
(Áp dụng cho từng kênh OTA)
- Nhận thông tin và tiến hành đăng ký
- Bàn giao tài khoản
- Hướng dẫn cơ bản cách điều chỉnh số lượng phòng, giá phòng, gói giá
Lưu ý quan trọng:
- Bạn hãy xem các video hướng dẫn dưới đây để biết cách chia sẻ ảnh, chia sẻ vị trí chính xác. Ngoài ra bạn cần xem thêm các thông tin về PHẦN MỀM VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ ĐÀO TẠO dưới đây để chúng tôi hỗ trợ và hướng dẫn cho bạn sau khi hoàn thành việc đăng ký mở bán mới kênh OTA và bàn giao tài khoản Sale OTA Extranet cho bạn. Việc sử dụng và thao tác những phần cơ bản này không khó, vì chúng tôi thực hiện quá nhiều dự án và đều phải hướng dẫn khách hàng một số phần cơ bản như vậy nên video chúng tôi làm cho chính quý vị/ khách hàng ai xem xong cũng có thể làm được.
- Nếu bạn không gửi được ảnh chất lượng theo hướng dẫn thì chất lượng ảnh sẽ bị nhòe, giảm chất lượng ảnh, khi tải ảnh lên các trang khi mở mới sẽ rất xất, không hấp dẫn du khách và ảnh sẽ nằm mãi trên mạng internet mà không xóa được đi.
- Nếu bạn không biết cách gửi vị trí, thì chúng tôi không thể cập nhật vị trí trên bản đồ chỗ nghỉ trên các kênh OTA khi mới mở và vị trí chỗ nghỉ của bạn sẽ không chính xác khách hàng sẽ không thể tự đi vào đến tận nơi chỗ nghỉ của Quý vị và mất thời gian hướng dẫn sau này (mỗi khách lại phải hướng dẫn một lần) mất thời gian của chính các bạn.
- Một số kênh bán phòng Sale OTA khi mở mới có thể được duyệt ngay tự động, tuy nhiên một số kênh thời gian duyệt khá lâu hoặc sẽ cần phải ký hợp đồng giữa CSLT và kênh OTA.
- Nếu Quý vị không biết làm những bước như trên, OTAVN sẽ hướng dẫn từ xa cách làm qua anydesk/ ultraviewer/ teamviewer hoặc các công cụ tương tự.
MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI ĐĂNG KÝ MỚI CÁC KÊNH SALE OTA
Ảnh của mình chụp bằng điện thoại có dùng được khi đăng ký kênh OTA không?
Hiện nay điện thoại thông minh cũng chụp được ảnh có chất lượng tốt, nếu bạn biết cách chụp ảnh như biết cách chọn góc máy, lấy sáng, sắp xếp bố cục… thì ảnh chụp bằng điện thoại cũng có thể dùng để đăng ký các kênh OTA được, không khác gì so với thuê chụp bằng máy cơ/ máy ảnh chuyên nghiệp.
Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm chụp ảnh khách sạn, homestay, căn hộ…đẹp hút khách
Các kênh OTA có nhiều giao diện Extranet cho cơ sở lưu trú vậy chọn cái nào?
Khi đăng ký các kênh cho chúng ta lựa chọn giao diện cơ sở lưu trú như khách sạn, homestay, resort, căn hộ… hãy lựa chọn vào loại phù hợp nhất với loại hình CSLT của bạn để sau này khách hàng sẽ tìm thấy dễ dàng trong các bộ lọc/ tìm kiếm.
OTAVN có hỗ trợ tình trạng đăng ký không thành công trên các kênh OTA không?
Việc đăng ký không thành công có thể có một số lý do sau:
- Thông tin cung cấp chưa đầy đủ chính xác nên hệ thống không thể duyệt được
- Khi đăng ký bị lỗi nào đó, cần phải liên hệ với bên các kênh OTA để được hỗ trợ
Phần đăng ký được tài khoản chỉ là bước đầu tiên trong quá trình đăng ký, bạn còn phải làm rất nhiều bước nữa như tối ưu nội dung, cài đặt chính sách giá, giá, tiện nghi, dịch vụ… Phí dịch vụ hay xử lý các kênh không đăng ký được và đăng ký mới hoàn toàn đều như nhau.
Gửi các thông tin cho OTAVN để đăng ký kênh OTA mới như thế nào?
Bạn có thể tải hết các thông tin cần thiết lên Google Drive/ Onedrive hoặc các công cụ tương tự, sau đó chia sẻ liên kết/ share URL cho chúng tôi qua Zalo hoặc Email: [email protected]
– Hình ảnh chụp cơ sở lưu trú (có thể nén ảnh vào file zip rồi qua Zalo hoặc Google Drive/ Onedrive)
– Ảnh giấy phép đăng ký kinh doanh (có thể gửi trực tiếp qua Zalo hoặc Google Drive/ Onedrive)
– Ảnh CCCD (có thể gửi trực tiếp qua Zalo hoặc Google Drive/ Onedrive)
– Thông tin ghi ra:
+ Thông tin chung về cơ sở lưu trú: .
Loại CSLT, số lượng phòng tất cả
Số lượng của từng hạng phòng/ loại phòng/
Dịch vụ mà CSLT cung cấp
Tiện nghi trong từng hạng phòng, loại phòng: Nếu giống nhau thì có thể ghi kiểu: Điều hòa, bình nóng lạnh, máy sấy tóc, tivi… (tất cả các phòng); tiện nghi nào mà chỉ từng loại có thì ghi riêng.
Đăng ký kênh OTA mất bao lâu?
Thời gian đăng ký kênh sẽ tùy vào từng kênh OTA: chính sách mở bán từng thời kỳ, khả năng hỗ trợ. Trung bình thời gian mở bán các kênh như Agoda, Booking, Airbnb sẽ mất 1 ngày, các kênh khác thì lâu hơn có thể mất 2 tuần – hàng tháng.
Tại sao khi đăng ký kênh OTA sẽ phải xác minh địa chỉ/ điền các thông tin hiểu đối tác trên Agoda/ Booking.com?
Một số kênh yêu cầu xác minh địa chỉ, và điền các thông tin biểu mẫu hiểu đối tác để có thể xác minh lại thông tin xem chúng ta đăng ký đã chính xác chưa và đảm bảo rằng CSLT mở bán là có thật. Nếu chúng tôi làm dịch vụ mở bán mới kênh OTA cho Quý vị thì phần thông tin này chúng tôi cập nhật vào hệ thống Extranet cho Quý vị rồi.
Sau khi đăng ký kênh OTA xong thì tôi sẽ làm gì?
- Sau khi đăng ký xong các kênh OTA bạn sẽ cần kiểm tra các thông tin hiển thị ra bên ngoài trang (giao diện khách hàng/ khách du lịch) xem các thông tin bạn cập nhật trong extranet đã chính xác chưa? Nếu thông tin nào chưa chính xác thì cập nhật lại bên trong Extranet cho chính xác, nếu dùng dịch vụ đăng ký mới kênh OTA của OTAVN thì vui lòng báo lại cho chúng tôi (chụp ảnh màn hình phần thông tin sai, muốn cập nhật) chúng tôi sẽ cập nhật lại cho đúng.
- Cài đặt các app/ ứng dụng quản lý trên điện thoại (nếu muốn)
- Tiến hành cập nhật giá phòng, số lượng phòng để mở bán
- Cài đặt khuyến mại để thu hút, hấp dẫn khách hàng hơn.
- Nhận các thông tin đặt phòng, khách hàng qua email, xử lý các vấn đề với khách hàng, kênh OTA.
CÁCH UPLOAD ẢNH LÊN GOOGLE DRIVE
CÁCH COPY VÀ CHIA SẺ ẢNH TỪ ĐIỆN THOẠI SANG MÁY TÍNH
HƯỚNG DẪN CHUYỂN TIẾP EMAIL/ GMAIL
NHẬN HỖ TRỢ TỪ XA BẰNG TEAMVIEWER QUICK SUPPORT
HƯỚNG DẪN CHIA SẺ VỊ TRÍ BẢN ĐỒ QUA ZALO
HƯỚNG DẪN CHIA SẺ VỊ TRÍ BẢN ĐỒ QUA GOOGLE MAP
HƯỚNG DẪN CHIA SẺ VỊ TRÍ BẢN ĐỒ QUA APPLE MAP
HƯỚNG DẪN CẤP QUYỀN CHO GOOGLE MEET
LINK ĐĂNG KÝ CÁC KÊNH OTA
Nếu bạn muốn tự đăng ký kênh Sale OTA có thể tự mình đăng ký kênh OTA hoặc tham gia khóa đào tạo về Sale OTA thực tế 1-1 bởi OTAVN. Link đăng nhập/ đăng ký kênh một số kênh OTA Extranet mới:
DANH SÁCH VIDEO HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ MỚI KÊNH OTA
Nếu các bạn cần thêm thông tin và hỗ trợ về dịch vụ đăng ký kênh OTA mới nói riêng hay các dịch vụ về SALE OTA vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Với hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc và vận hành trong lĩnh vực Du lịch, Sales & Marketing, SEO, thiết kế website chúng tôi tự tin mang đến cho Quý vị những dịch vụ tối ưu nhất, hiệu quả nhất.
