Kênh bán phòng OTA thể hiện vai trò quan trọng với các khách sạn/ homestay (CSLT) khi giúp bán phòng tốt hơn, đem lại hiệu quả doanh thu rõ rệt hơn, chính vì thế mà Sale OTA là gần như không thể thiếu ở bất kỳ khách sạn/ homestay nào. Bài viết Vì sao kênh bán phòng Sale OTA lại quan trọng với khách sạn/ homestay? sẽ đi sâu vào giải thích, chỉ ra vai trò của Sale OTA dưới góc độ bán hàng, và góc độ quản lý.
Vai trò của Sale OTA
Vai trò của Sale OTA trong ngành lưu trú và homestay là quan trọng và đa dạng, đặc biệt là khi muốn tối ưu hóa hiệu suất bán phòng trên các nền tảng du lịch trực tuyến. Dưới đây là một số khía cạnh chính của vai trò này:
- Bán Phòng và Tối Ưu Hóa Dự Trữ:
- Sale OTA chịu trách nhiệm chính trong việc bán phòng trên các nền tảng OTA. Họ cần hiểu rõ về trạng thái phòng trống, chính sách giá, và các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định đặt phòng. Qua đó, họ tối ưu hóa dự trữ phòng để giảm nguy cơ overbooking và tăng lợi nhuận.
- Chăm Sóc Khách Hàng:
- Sale OTA là người tương tác chặt chẽ với khách hàng trên các nền tảng OTA. Họ cung cấp thông tin chi tiết về phòng, giải đáp thắc mắc của khách hàng và đảm bảo rằng trải nghiệm đặt phòng là một trải nghiệm tích cực.
- Phối Hợp và Quản Lý Thông Tin:
- Sale OTA phối hợp thông tin về trạng thái phòng, chính sách giá, và các chiến lược khác với các OTA. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin trên các nền tảng là chính xác và đồng bộ.
- Quản Lý Nội Dung và Hình Ảnh:
- Sale OTA thường được giao nhiệm vụ quản lý nội dung và hình ảnh trên các trang OTA. Họ đảm bảo rằng mô tả và hình ảnh của homestay là hấp dẫn và chân thực để thu hút sự chú ý của khách hàng.
- Xây Dựng Chiến Lược Tiếp Thị và Khuyến Mãi:
- Sale OTA có vai trò trong việc xây dựng chiến lược tiếp thị và khuyến mãi để tăng cường sự hấp dẫn của homestay trên các trang OTA. Các ưu đãi đặc biệt và chiến lược giá có thể được đề xuất để thu hút khách hàng.
- Phân Tích và Báo Cáo Hiệu Suất:
- Sale OTA sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo của OTA để đánh giá hiệu suất bán hàng. Họ theo dõi xu hướng đặt phòng, tỷ lệ chuyển đổi, và các yếu tố khác để đưa ra các quyết định chiến lược.
- Hỗ Trợ Trong Quản Lý OTA:
- Sale OTA có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ homestay quản lý tài khoản Extranet và các công cụ khác trên các trang OTA. Điều này đặc biệt quan trọng khi homestay cần thay đổi thông tin, giá cả, hoặc chiến lược bán hàng.
- Đề Xuất Cải Tiến và Tối Ưu Hóa Chiến Lược Bán Hàng:
- Dựa trên các đánh giá và phản hồi từ khách hàng và dữ liệu phân tích, Sale OTA có thể đề xuất cải tiến và điều chỉnh chiến lược bán hàng để tối ưu hóa hiệu suất.
Vì sao kênh bán phòng OTA trở nên quan trọng
Vai trò của Sale OTA là một sự kết hợp giữa kiến thức vững về công nghệ, khả năng tương tác với khách hàng, và sự hiểu biết sâu sắc về thị trường du lịch trực tuyến, nhằm hỗ trợ homestay tối ưu hóa việc bán phòng và duy trì sự cạnh tranh.
Dưới đây là một số lý do giải thích vì sao kênh bán phòng này trở nên quan trọng:
- Tăng Tính Nhìn Thấy:
- Kênh bán phòng qua OTAs giúp khách sạn và homestay được tiếp cận một lượng lớn du khách trực tuyến. Các OTAs nổi tiếng như Booking.com, Agoda, và Expedia thu hút hàng triệu lượt truy cập mỗi ngày, tăng khả năng nhìn thấy của doanh nghiệp trên toàn cầu.
- Mở Rộng Thị Trường:
- Thông qua Sales OTA, khách sạn và homestay có cơ hội mở rộng sự hiện diện của mình trên thị trường quốc tế. Việc tham gia vào các nền tảng này giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng mới và đa dạng từ khắp nơi trên thế giới.
- Tối Ưu Hóa Dự Trữ Phòng:
- OTAs giúp tối ưu hóa dự trữ phòng bằng cách kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Điều này giúp cập nhật thông tin về phòng trống và giá cả một cách tự động, giảm nguy cơ overbooking và tối ưu hóa lợi nhuận.
- Chiến Lược Giá Linh Hoạt:
- Các kênh OTA cho phép khách sạn và homestay thực hiện chiến lược giá linh hoạt. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá cả dựa trên thời điểm, sự kiện địa phương, và mức độ dự trữ. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và giữ chân khách hàng.
- Xây Dựng Uy Tín và Đánh Giá:
- Các đánh giá và đánh giá từ người tiêu dùng trên các OTAs có thể tạo ra uy tín quan trọng cho khách sạn và homestay. Những đánh giá tích cực có thể thu hút nhiều khách hàng mới, trong khi đánh giá tiêu cực mang lại cơ hội cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Hỗ Trợ Quảng Bá và Tiếp Thị:
- Sales OTA thường cung cấp các công cụ quảng bá và tiếp thị cho doanh nghiệp. Các chiến lược quảng cáo trực tuyến, ưu đãi đặc biệt, và chương trình khuyến mãi có thể giúp tăng sự chú ý và thu hút đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Quản Lý Dữ Liệu và Phân Tích:
- Thông qua các báo cáo và phân tích của OTAs, khách sạn và homestay có thể đánh giá hiệu suất bán hàng, xu hướng đặt phòng, và hành vi của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thị trường.
- Giảm Chi Phí Tiếp Thị:
- Việc sử dụng OTAs giúp giảm chi phí tiếp thị so với việc triển khai các chiến dịch quảng cáo riêng lẻ. Các kênh này thường tích hợp nhiều khả năng quảng cáo và tiếp thị trong một nền tảng duy nhất.
- Tiếp Cận Khách Hàng Thông Qua Đa Dạng Kênh:
- Việc kết nối với nhiều kênh OTA giúp doanh nghiệp tiếp cận đa dạng nguồn khách hàng. Khách sạn và homestay có thể tận dụng các kênh chuyên biệt để thu hút khách hàng trong các lĩnh vực nhất định hoặc theo mùa.
Kênh bán phòng qua Sales OTA không chỉ mở rộng cơ hội kinh doanh mà còn tạo ra sự thuận tiện và linh hoạt trong quản lý, giúp khách sạn và homestay duy trì sự cạnh tranh và tăng cường sự hiện diện trực tuyến của họ.
Công việc của Sale OTA
Sale OTA là người chịu trách nhiệm thực hiện việc kết hợp đồng, quản lý tài khoản, và thực hiện bán phòng cho homestay và cơ sở lưu trú trên các kênh bán phòng trực tuyến, được gọi chung là Online Travel Agencies (OTA). Đây là những đại lý du lịch trực tuyến phổ biến như Booking, Agoda, Mytour, VNTrip và nhiều hệ thống khác.
Công việc của Sale OTA bao gồm:
- Kết Hợp Đồng và Quản Lý Tài Khoản:
- Thu thập thông tin và hợp tác với các OTA để đưa homestay vào các nền tảng bán phòng trực tuyến. Quản lý tài khoản Extranet trên các trang OTA để đảm bảo thông tin về phòng và giá cả luôn được cập nhật.
- Bán Phòng và Xử Lý Đặt Phòng:
- Thực hiện các hoạt động bán phòng trên các kênh OTA, xử lý các đặt phòng, đảm bảo tính chính xác của thông tin và tránh tình trạng overbooking.
- Quảng Bá và Tiếp Thị:
- Triển khai chiến lược quảng cáo và tiếp thị trực tuyến để tăng hiện diện của homestay trên các OTA. Tìm kiếm cơ hội quảng bá và các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng.
- Phân Tích và Báo Cáo:
- Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo của OTA để đánh giá hiệu suất bán hàng, theo dõi xu hướng đặt phòng, và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.
- Chăm Sóc Khách Hàng:
- Tương tác với khách hàng qua các nền tảng OTA, giải đáp thắc mắc, xử lý yêu cầu đặc biệt và đảm bảo trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
- Chiến Lược Giá và Lợi Nhuận:
- Thực hiện chiến lược giá linh hoạt, điều chỉnh giá cả dựa trên nhu cầu thị trường và cạnh tranh. Đảm bảo tối ưu hóa lợi nhuận thông qua các chính sách giá hợp lý.
- Theo Dõi và Nắm Bắt Xu Hướng:
- Liên tục theo dõi xu hướng thị trường, sự biến động giá và chiến lược của đối thủ để điều chỉnh chiến lược bán hàng.
Sale OTA có thể làm việc tại chỗ hoặc từ xa, tùy thuộc vào mô hình và chiến lược của homestay. Với sự hiểu biết về công nghệ, ngoại ngữ, và sự nhạy bén với thị trường, Sale OTA đóng vai trò quan trọng trong việc giúp homestay tối ưu hóa việc bán phòng và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường lưu trú trực tuyến.
Các yếu tố khiến chi phí cho việc thuê Sale OTA tăng cao
Những yếu tố khiến chi phí cho việc thuê Sale OTA tăng cao có thể bao gồm:
- Chi phí Set up Ban Đầu:
- Quá trình mở bán trên các kênh OTA và Google yêu cầu một chi phí set up ban đầu. Sale OTA có thể yêu cầu một khoản chi phí cố định để chuẩn bị và thiết lập tài khoản bán phòng trực tuyến trên các trang OTA. Chi phí này có thể là một nguồn chi phí đáng kể, đặc biệt nếu homestay cần cải thiện hạ tầng và thiết bị để Sale OTA làm việc.
- Chi Phí Cho Nhân Viên:
- Lương cứng và chi phí theo KPI cho Sale OTA có thể tăng chi phí nhanh chóng. Lương cứng thường là một chi phí tối thiểu cần trả để duy trì sự ổn định trong việc bán phòng và quản lý khách hàng. Chi phí theo KPI, như hoa hồng dựa trên số lượng booking hoặc doanh số bán hàng, có thể tăng lên theo hiệu suất.
- Chi Phí Hoa Hồng Cho OTA:
- Mỗi OTA có các chi phí hoa hồng khác nhau, và việc sử dụng nhiều OTA để tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng có thể tăng chi phí vận hành. Chi phí này có thể dao động từ mức thấp đến mức cao tùy thuộc vào mức độ phổ biến và tính cạnh tranh của từng OTA.
- Chi Phí Quảng Cáo và Tiếp Thị:
- Để thu hút sự chú ý và tăng hiệu suất bán hàng, có thể cần các chiến lược quảng cáo và tiếp thị. Chi phí này bao gồm các chi phí quảng cáo trực tuyến, chiến lược quảng bá, và các chi phí khác liên quan đến việc tăng cường thương hiệu và tiếp thị homestay trên các nền tảng OTA.
- Chi Phí Đào Tạo và Hỗ Trợ:
- Nếu Sale OTA cần đào tạo hoặc hỗ trợ đặc biệt để làm việc hiệu quả trên các nền tảng OTA, chi phí đào tạo và hỗ trợ có thể tăng thêm. Điều này bao gồm cả việc hiểu biết và sử dụng các công cụ và giao diện của các trang OTA.
- Chi Phí Vận Hành Máy Móc và Thiết Bị:
- Nếu homestay cung cấp máy tính hoặc thiết bị khác để hỗ trợ công việc của Sale OTA, chi phí vận hành và bảo trì này cũng sẽ tăng thêm vào chi phí tổng cộng.
- Chi Phí Phát Triển Chiến Lược Bán Hàng:
- Sale OTA có thể đề xuất và phát triển các chiến lược bán hàng, khuyến mãi, và chiến dịch quảng cáo để tăng cường doanh số bán hàng. Các chiến lược này có thể yêu cầu một nguồn lực tài chính để triển khai.
- Chi Phí Phần Mềm và Công Nghệ:
- Nếu homestay sử dụng các phần mềm hay công nghệ đặc biệt để theo dõi và quản lý bán phòng, có thể có chi phí liên quan đến cả việc cài đặt và duy trì các giải pháp này.
Để giảm thiểu chi phí, homestay cần có một kế hoạch chi tiêu rõ ràng và thảo luận cụ thể với Sale OTA về cách phân chia chi phí và mục tiêu doanh số bán hàng. Quản lý chặt chẽ các chi phí này có thể giúp homestay duy trì lợi nhuận cao hơn từ việc sử dụng Sale OTA.
Cần hay không cần Sale OTA?
Khi Chủ Homestay Thiếu Kinh Nghiệm và Kiến Thức Về Vận Hành OTA
- Hiệu Suất Giảm Sút Do Thiếu Chuyên Nghiệp Hóa:
- Khi chủ homestay thiếu kinh nghiệm và chưa nắm vững kiến thức về vận hành OTA, việc quản lý và thực hiện các chiến lược bán phòng có thể không chuyên nghiệp. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất giảm sút, với khả năng mất cơ hội kinh doanh và khách hàng cho các đối thủ trong ngành.
- Rủi Ro Sai Sót Tăng Cao:
- Thiếu hiểu biết sâu sắc về quy trình và hệ thống OTA có thể dẫn đến rủi ro sai sót cao. Overbooking, lệch giá, hoặc các vấn đề khác có thể phát sinh, ảnh hưởng đến uy tín của homestay và tạo ra trải nghiệm xấu cho khách hàng.
- Điều Chỉnh Chiến Lược Khó Khăn:
- Chủ homestay, nếu không có kiến thức, khó khăn khi điều chỉnh chiến lược bán hàng theo thời gian và theo dõi hiệu suất. Điều này có thể dẫn đến việc giữ nguyên chiến lược không phù hợp với thị trường đang biến động, gây mất lợi thế cạnh tranh.
- Thiếu Sự Linh Hoạt và Tương Tác Khách Hàng:
- Chủ homestay, không am hiểu về công nghệ và xu hướng thị trường, có thể thiếu sự linh hoạt trong việc thích nghi với thay đổi và tương tác với khách hàng qua các nền tảng OTA. Điều này có thể làm giảm trải nghiệm và tương tác khách hàng, làm giảm khả năng giữ chân khách hàng trung thành.
- Chi Phí Tăng Do Quản Lý Nhiều Công Việc:
- Nếu chủ homestay phải kiêm nhiệm nhiều công việc và cùng kinh doanh nhiều lĩnh vực, việc quản lý thêm cả vận hành OTA có thể tạo áp lực lớn và dẫn đến chi phí tăng cao. Việc chi trả cho Sale OTA có thể trở thành một chi phí không dự kiến và không dễ dàng kiểm soát.
- Khả Năng Không Đồng Bộ Hóa Cao:
- Thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về công nghệ có thể tạo ra khả năng không đồng bộ hóa cao giữa các kênh bán phòng, dẫn đến tình trạng overbooking hoặc lệch giờ check-in và check-out, gây khó chịu cho khách hàng.
- Khó Khăn Trong Việc Áp Dụng Công Nghệ Mới:
- Chủ homestay không rành về công nghệ có thể gặp khó khăn khi áp dụng các công nghệ mới trong quá trình vận hành OTA, như sử dụng các hệ thống quản lý bán phòng hoặc công cụ đồng bộ hóa thông tin.
- Rủi Ro Mất Cơ Hội Thị Trường:
- Thiếu sự nhạy bén với xu hướng thị trường và khả năng đọc hiểu nhu cầu của khách hàng qua dữ liệu OTA có thể dẫn đến rủi ro mất cơ hội thị trường và giảm sút hiệu quả chiến lược bán hàng.
Khi chủ homestay thiếu kinh nghiệm và kiến thức về vận hành OTA, họ sẽ phải đối mặt với nhiều hạn chế có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng của hoạt động kinh doanh của họ trên các nền tảng OTA. Việc thuê Sale OTA có thể giúp giảm những hạn chế này và đảm bảo một quy trình vận hành ổn định và hiệu quả.
Khi Nào Chủ Khách sạn/ Homestay Không Cần Sale OTA
- Khi Homestay Đã Có Năng Lực Vận Hành Tốt: Nếu homestay đã có một hệ thống vận hành OTA hiệu quả và có nhân viên chuyên nghiệp về bán phòng trực tuyến, việc thuê Sale OTA có thể trở nên không cần thiết.
- Khi Homestay Sử Dụng Công Nghệ Hiện Đại: Nếu homestay đã tích hợp các giải pháp tự động và công nghệ hiện đại để quản lý bán phòng, việc thuê Sale OTA để thực hiện công việc này có thể trở nên dư thừa.
- Khi Chi Phí Thuê Sale OTA Cao Hơn Lợi Nhuận Đạt Được: Nếu homestay không thấy giá trị tăng cao từ dịch vụ của Sale OTA và chi phí thuê họ cao hơn so với lợi nhuận mang lại, có thể homestay sẽ xem xét lại việc duy trì họ.
Kết luận
Nhưng những điều trên cũng cho thấy rằng, vai trò của Sale OTA với các homestay, khách sạn là rất quan trọng. Nhìn nhận dưới góc quản lý vận hành và bán phòng, thì đây luôn là vấn đề nhức nhối, khiến nhiều chủ homestay lao đao, đặc biệt khi tham gia vào mạng lưới OTA.
Do vậy, để có thể vừa vận hành và bán phòng trên OTA hiệu quả, lại vừa tiết kiệm được chi phí, các chủ homestay cần tìm hiểu, trang bị những kiến thức về OTA, cân nhắc lựa chọn đơn vị OTA hoặc Sale OTA phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh của mình. Bởi rõ ràng, vai trò của Sale OTA rất quan trọng trong lúc homestay mới vận hành, để thu hút lượng khách hàng mới. Nhưng sau khi vận hành ổn định, hoặc từ sau 6 tháng thì chủ homestay đã quen việc, có thể tự vận hành OTA.
Vấn đề thuê Sale OTA càng trở nên quan trọng hơn trong bối cảnh hiện nay, khi dịch bệnh vẫn diễn biến hết sức phức tạp, nhiều chủ homestay phải vận hành từ xa, quản lý từ A đến Z với rất nhiều vị trí kiêm nhiệm. Do thế, cần cân nhắc, lựa chọn Sale OTA phù hợp để tiết kiệm chi phí, và tăng khả năng làm chủ OTA hiệu quả hơn.
Tổng kết lại, vai trò của Sale OTA là rất quan trọng với việc bán phòng homestay, đo là vai trò không thể phủ nhận. Nhưng sẽ có những tình huống, vai trò này trở nên mờ nhạt, thiếu sức ảnh hưởng. Và có những lúc, thiếu Sale OTA thì việc vận hành homestay sẽ không đem lại kết quả như ý. Trong vị thế là chủ homestay, bạn cần xác định đúng tình huống, theo đó đánh giá đúng vai trò của Sale OTA và có những lựa chọn, quyết định phù hợp.
