Bí Quyết Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Mạnh Mẽ ở 23 Quốc Gia

Giới thiệu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng tăng, việc xây dựng một
văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ
trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt đối với các công ty có đội ngũ
phân tán trên nhiều quốc gia. Bài viết này chia sẻ những kinh nghiệm và bí
quyết của Cloudbeds trong việc xây dựng một
văn hóa doanh nghiệp gắn kết, hiệu quả
trong môi trường làm việc từ xa với 140 nhân viên tại 23 quốc gia khác
nhau.

Tại sao chúng tôi làm việc từ xa?

Lý do Cloudbeds xây dựng một công ty với lực lượng lao động phân tán và làm
việc từ xa rất đơn giản. Để cạnh tranh trên sân khấu toàn cầu và chống lại
các công ty lớn hơn nhiều, chúng tôi biết mình cần phải chiến thắng bằng sự
bền bỉ, thông minh và nhanh nhẹn. Để đảm bảo điều đó trở thành sự thật,
chúng tôi bắt đầu thuê những người giỏi nhất mà chúng tôi có thể tìm được –
bất kể họ ở đâu trên thế giới.

Từ đó, chúng tôi đã xây dựng một
văn hóa lấy con người làm trung tâm – một
văn hóa dựa trên các mối quan hệ cá nhân,
mặc dù nhiều thành viên trong nhóm của chúng tôi chưa bao giờ gặp mặt trực
tiếp. Chúng tôi sử dụng một chiến lược kết hợp giao tiếp liên tục và các
mục tiêu minh bạch rõ ràng, và kết quả đã tạo ra một điều gì đó thực sự đặc
biệt. Không chỉ các thành viên nhóm làm việc từ xa của chúng tôi hạnh phúc
bằng hoặc hơn những người còn lại trong nhóm, mà trong tất cả các cuộc khảo
sát của chúng tôi, họ báo cáo sự gắn kết tốt hơn với đồng nghiệp và người
quản lý của họ, đồng thời cũng có sự rõ ràng hơn về trách nhiệm của họ.
TinyPulse, một công cụ giao tiếp cho
văn hóa và các hoạt động nhân sự, cũng báo
cáo những phát hiện tương tự trong cuộc khảo sát ở Hoa Kỳ sau đây.

Khi lực lượng lao động của chúng tôi phát triển và trở nên phân tán hơn,
chúng tôi đã phải đưa ra các quyết định có chủ ý về cách thuê đúng người và
điều hành
văn hóa. Dưới đây là một vài nguyên tắc
mà chúng tôi sử dụng để quản lý lực lượng lao động phân tán của mình.

Con người là ưu tiên số một

Khi Cloudbeds tìm kiếm nhân tài mới, chúng tôi tập trung vào việc tìm kiếm
những người có bộ kỹ năng phù hợp, bất kể họ ở đâu. Tất nhiên, chúng tôi cố
gắng tìm những người có một bộ kỹ năng cụ thể trong múi giờ phù hợp với
nhóm. Chúng tôi tiếp cận điều này bằng cách tạo ra cái mà chúng tôi gọi là
“các trung tâm xuất sắc”. Hiện tại, chúng tôi có các trung tâm này ở Hoa Kỳ,
Châu Âu, Nam Mỹ và Châu Á.

Tạo ra một
văn hóa phù hợp bắt đầu bằng việc tìm
đúng người ngay từ ngày đầu tiên. Mọi ứng viên đều trải qua quy trình sàng
lọc video bất kể họ ở đâu. Chúng tôi sử dụng một công cụ có tên SparkHire để
hợp lý hóa điều này càng nhiều càng tốt. Mục tiêu là một buổi sàng lọc ảo
toàn diện, cho chúng ta thấy cách ứng viên cư xử trên máy ảnh một cách nhanh
chóng thông qua một loạt các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến công việc và tâm
lý.

Khi chúng tôi đã tìm thấy đúng người, họ có xu hướng gắn bó lâu dài. Hiện
tại, tỷ lệ hao mòn của chúng tôi là dưới 5%. Mặc dù nhân viên của chúng tôi
thích làm việc cho Cloudbeds vì nhiều đặc quyền, như thời gian nghỉ phép có
lương không giới hạn, lịch làm việc linh hoạt và đặc quyền làm việc từ xa,
nhưng chúng tôi đã phải dành nhiều thời gian và công sức hơn để biến nơi đây
trở thành một nơi làm việc ảo tuyệt vời trong những năm qua.

Khi mọi thứ trở nên bận rộn và điên cuồng, thật dễ quên rằng các thành viên
trong nhóm của bạn đang trải qua nhiều cảm xúc tương tự. Vì vậy, chúng tôi
đã tìm thấy các công cụ giúp chúng tôi luôn hòa hợp với cảm xúc của mọi
người và mở ra các kênh giao tiếp để thực hiện các thay đổi.

Là những nhà lãnh đạo, Rich và tôi luôn coi trọng sự minh bạch. Năm ngoái,
chúng tôi đã thêm một công cụ thú vị có tên Officevibe, công cụ này có một
bot được xây dựng cho Slack, thường xuyên thúc đẩy mọi người thực hiện các
cuộc khảo sát. Officevibe cung cấp cho chúng tôi cái nhìn sâu sắc về sự hài
lòng của nhân viên, điểm quảng bá của nhà tuyển dụng, thu được phản hồi/đề
xuất trực tiếp từ nhân viên và sức khỏe tổng thể chung của nhóm một cách ẩn
danh. Chúng tôi rất vui mừng báo cáo rằng điểm hài lòng của nhân viên của
chúng tôi là 97% và điểm quảng bá ròng của nhân viên (eNPS) của chúng tôi
trên 72%!

Từ phản hồi này, chúng tôi đã triển khai một hình thức họp toàn thể mới thông
qua hội nghị video để tăng cường tính minh bạch và xây dựng mối quan hệ với
toàn bộ nhóm của chúng tôi, bất kể họ sống ở đâu. Và để đi xa hơn, giờ đây
chúng tôi cũng tổ chức “giờ làm việc” mở cho phép bất kỳ ai lên lịch các cuộc
họp 1-1 với chúng tôi để nói về bất cứ điều gì trong tâm trí họ.

Sử dụng các công cụ sáng tạo để kết nối mọi người tốt hơn

Công nghệ thúc đẩy khả năng kết nối và là một công ty phần mềm công nghệ,
chúng tôi rất vui khi sử dụng càng nhiều công cụ càng tốt để làm cho mọi
người cảm thấy kết nối hơn. Chúng tôi tin rằng có thể tạo ra một môi trường
văn phòng ảo cho phép mọi người xây dựng các mối quan hệ và kết nối thực sự,
ngay cả khi họ chưa bao giờ gặp mặt trực tiếp.

Khả năng kết nối của Cloudbeds được thúc đẩy bởi các công cụ như Slack, Zoom,
Trello, Aha! và vô số công cụ khác. Chúng tôi đã tìm ra những cách độc đáo
để xây dựng các mối quan hệ và cộng đồng thông qua các ứng dụng này. Ví dụ,
trong một môi trường văn phòng, nhân viên thường xuyên đi uống cà phê hoặc ăn
trưa cùng nhau. Các cuộc hẹn cà phê trực tiếp có thể không khả thi, nhưng
chúng tôi sử dụng một bot Slack có tên Donut, bot này sẽ ngẫu nhiên ghép các
đồng nghiệp từ các văn phòng khác nhau. Các đối tác mới sau đó lên lịch một
cuộc hội nghị video để nói về bất cứ điều gì, miễn là nó không liên quan đến
công việc. Nhưng chúng tôi không dừng lại ở đó. Một bot khác nhắc bạn tắt
trong 5 phút mỗi ngày bằng một buổi nạp năng lượng nhanh chóng từ một loạt
bài thiền được tuyển chọn.

Chúng tôi cũng sử dụng hệ thống nhắn tin của mình để tạo các kênh như
‘Lời cảm ơn’ cho phép mọi người gọi tên đồng nghiệp của họ vì sự chăm chỉ
của họ và các bot rung chuông ảo khi có một giao dịch bán hàng mới. Là một
công ty du lịch, chúng tôi coi trọng việc du lịch vòng quanh thế giới và có
một kênh dành riêng để chia sẻ hình ảnh kỳ nghỉ. Chúng tôi thấy rằng những
điều nhỏ nhặt quan trọng hơn nhiều so với môi trường văn phòng đắt tiền của
các công ty khởi nghiệp khác. Những khoảnh khắc ngắn ngủi này cho phép chúng
ta xây dựng các mối quan hệ và tìm hiểu tính cách của nhau bên ngoài công
việc.

Thiết lập một hệ thống trách nhiệm giải trình mạnh mẽ

Làm việc từ xa không có nghĩa là buông lỏng. Chúng tôi quy trách nhiệm cho
cá nhân về hiệu suất của họ và đo lường thành công bằng các kết quả hữu hình,
không phải bằng số giờ họ ngồi trên ghế văn phòng. Chúng tôi cho mọi người
lựa chọn làm việc từ bất cứ đâu họ muốn và khi họ chọn một địa điểm, họ có
thể tự do tiếp tục di chuyển. Yêu cầu duy nhất là tín hiệu wifi mạnh và thái
độ làm việc chăm chỉ. Chúng tôi đã công khai thảo luận về một chương trình
hoán đổi nhà nội bộ, để các thành viên trong nhóm có cơ hội khám phá những
địa điểm mới. Cloudbeds có một số người đã di chuyển từ văn phòng này sang
văn phòng khác hoặc đến một nơi hoàn toàn xa xôi.

Một nghiên cứu năm 2014 cho thấy năng suất của một công ty du lịch đã tăng
13% khi cho phép mọi người làm việc tại nhà. 9% là do làm việc nhiều phút
hơn do ít thời gian nghỉ giải lao và ngày ốm hơn. 4% còn lại là do số cuộc
gọi mỗi phút nhiều hơn vì nó yên tĩnh và thuận tiện hơn. Mặc dù chúng tôi
chưa thực hiện một bài kiểm tra chính xác để so sánh năng suất của các thành
viên trong nhóm của chúng tôi trong và ngoài văn phòng, nhưng chúng tôi biết
cách giữ cho mọi người hạnh phúc.

Một văn hóa tốt bắt nguồn từ việc tập
trung vào nhóm hơn là vào chính quy trình, như chúng ta đã học được trong
Turn the Ship Around của L. David Marquet. Chúng tôi tập trung vào
trách nhiệm giải trình từ dưới lên và cho phép mọi người hoàn thành công việc
của họ theo cách họ có thể. Nhưng, điều này chỉ hiệu quả nếu mọi người của
chúng tôi được đào tạo đúng cách và trở thành chuyên gia trong vị trí của
họ.

Cloudbeds sử dụng các đánh giá 360 độ và theo dõi mục tiêu chủ động để giữ
cho mọi người có trách nhiệm và nhận thức về hiệu suất của họ. Hàng quý, họ
tự xem xét và các thành viên trong nhóm của họ, nơi họ có thể đưa ra lời
khen ngợi và những lời chỉ trích mang tính xây dựng.

Tương lai cho Cloudbeds

Khi chúng tôi tiến về phía trước, chúng tôi đã đặt mục tiêu tạo ra nhiều hệ
thống và quy trình hơn để một nhân viên mới thành công. Tôi đặt mục tiêu cá
nhân là gặp gỡ mọi người mới và quy trách nhiệm cho đội ngũ lãnh đạo của
chúng tôi trong việc phát triển các mối quan hệ cá nhân với các thành viên
trong nhóm làm việc từ xa. Chúng tôi cũng đã thực hiện các đợt tuyển dụng
quan trọng mới trong lĩnh vực nhân sự và học tập và phát triển để đảm bảo
chắc chắn rằng chúng tôi tiếp tục mở rộng quy mô công ty và
văn hóa cùng nhau.

Các yếu tố then chốt để xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ từ xa

Dựa trên kinh nghiệm của Cloudbeds, dưới đây là một số yếu tố then chốt để
xây dựng
văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong môi
trường làm việc từ xa:

• Tuyển dụng đúng người: Tìm kiếm những người có kỹ năng phù
  hợp, có khả năng làm việc độc lập, có tinh thần trách nhiệm và phù hợp với
  văn hóa của công ty.
• Giao tiếp hiệu quả: Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng,
  minh bạch và thường xuyên. Sử dụng các công cụ hỗ trợ giao tiếp như Slack,
  Zoom để kết nối mọi người.
• Xây dựng mối quan hệ: Tạo cơ hội cho nhân viên kết nối,
  giao lưu và xây dựng mối quan hệ với nhau thông qua các hoạt động trực
  tuyến, các buổi họp mặt ảo.
• Công nhận và khen thưởng: Ghi nhận những đóng góp và thành
  tích của nhân viên. Khen thưởng kịp thời và công bằng.
• Trao quyền và tin tưởng: Trao quyền cho nhân viên tự chủ
  trong công việc. Tin tưởng vào khả năng của họ và tạo điều kiện để họ phát
  triển.
• Lắng nghe và phản hồi: Lắng nghe ý kiến của nhân viên.
  Phản hồi kịp thời và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.
• Lãnh đạo tận tâm: Lãnh đạo phải là người truyền cảm hứng,
  tạo động lực và hỗ trợ nhân viên. Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và
  tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Kết luận

Xây dựng
văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong môi
trường làm việc từ xa là một thách thức, nhưng hoàn toàn có thể thực hiện
được nếu có sự đầu tư, nỗ lực và áp dụng các giải pháp phù hợp. Kinh nghiệm
của Cloudbeds là một minh chứng cho thấy, với việc đặt con người làm trung
tâm, giao tiếp hiệu quả, sử dụng công nghệ và tạo ra một môi trường làm việc
linh hoạt, các công ty có thể xây dựng một
văn hóa doanh nghiệp gắn kết, hiệu quả,
ngay cả khi đội ngũ phân tán trên nhiều quốc gia. Điều này không chỉ giúp
thu hút và giữ chân nhân tài, mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy
sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Từ khóa liên quan:

• Văn hóa doanh nghiệp
• Văn hóa công ty
• Làm việc từ xa
• Quản lý đội ngũ từ xa
• Xây dựng đội ngũ
• Môi trường làm việc
• Kết nối nhân viên
• Giao tiếp nội bộ
• Truyền thông nội bộ
• Phát triển nhân viên