“`html

Tích Hợp PMS: Giải Pháp Tối Ưu Cho Quản Lý Khách Sạn Hiệu Quả

Giới Thiệu Về Tích Hợp PMS

Trong ngành khách sạn cạnh tranh ngày nay, việc quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công. Tích hợp PMS (Property Management System – Hệ thống quản lý khách sạn) đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày của khách sạn. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm tích hợp PMS, cách thức hoạt động, lợi ích mang lại và những điều cần lưu ý khi triển khai.

PMS Là Gì Và Tại Sao Tích Hợp Lại Quan Trọng?

PMS là một nền tảng phần mềm trung tâm giúp khách sạn quản lý các hoạt động như đặt phòng, quản lý phòng, thanh toán, quản lý khách hàng, và nhiều hơn nữa. Khả năng tích hợp của PMS cho phép nó kết nối liền mạch với các hệ thống khác như channel manager (quản lý kênh phân phối), booking engine (công cụ đặt phòng trực tuyến), hệ thống thanh toán và các phần mềm khách sạn khác. Điều này tạo ra một hệ sinh thái quản lý khách sạn toàn diện, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tại Sao Khả Năng Tích Hợp Lại Quan Trọng Đối Với Phần Mềm PMS?

PMS là trung tâm điều hành của mọi khách sạn. Khi PMS được tích hợp với các phần mềm khác, nó có thể tự động hóa và tăng tốc các quy trình hoạt động, giúp khách sạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Hãy tưởng tượng một hệ thống nơi mọi thứ từ đặt phòng đến thanh toán đều được đồng bộ hóa, giảm thiểu tối đa công việc thủ công.

1. Tích Hợp PMS Giúp Đơn Giản Hóa Việc Đặt Phòng

Tích hợp PMS là một công cụ thiết yếu cho các khách sạn muốn cạnh tranh trên thị trường trực tuyến. Khách hàng ngày nay có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và so sánh giá cả thông qua các công cụ tìm kiếm, website so sánh giá và các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) như Booking.com, Expedia và Airbnb. Để tăng cơ hội thu hút khách hàng tiềm năng, các khách sạn cần phải niêm yết thông tin phòng và giá trên càng nhiều OTA càng tốt. Tích hợp PMS giúp khách sạn quản lý hiệu quả các kênh phân phối trực tuyến này, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và đồng bộ.

2. Tích Hợp PMS Tối Ưu Hóa Các Hoạt Động Của Khách Sạn

Các giải pháp tích hợp PMS cho phép hợp nhất các bộ phận quan trọng như kinh doanh, lễ tân, xử lý thanh toán và quản lý doanh thu. Với tích hợp liền mạch, đội ngũ kinh doanh có thể dự báo nhu cầu chính xác dựa trên dữ liệu công suất phòng theo thời gian thực, trong khi nhân viên lễ tân có thể quản lý việc nhận và trả phòng một cách hiệu quả mà không cần nhập dữ liệu thủ công. Việc xử lý thanh toán trở nên an toàn hơn với các giải pháp tích hợp, giảm thiểu rủi ro gian lận. Quản lý doanh thu được hưởng lợi từ việc tiếp cận dữ liệu toàn diện về giá phòng, cho phép áp dụng các chiến lược định giá động để tối đa hóa doanh thu. Khả năng chia sẻ thông tin liên quan giữa PMS và các hệ thống nội bộ khác, bao gồm cả dữ liệu từ các kênh bên ngoài, không chỉ loại bỏ nhu cầu làm việc thủ công tốn thời gian mà còn giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, dẫn đến tăng doanh thu.

Cách Thức Hoạt Động Của Tích Hợp PMS

Tích hợp PMS hoạt động bằng cách truyền tải, cập nhật và hiển thị dữ liệu một cách liền mạch giữa các hệ thống khách sạn được kết nối. Dưới đây là một ví dụ về cách tích hợp hai chiều với một channel manager thực sự hoạt động:

Bước 1: Tích Hợp PMS Với Channel Manager

Một channel manager được tích hợp với PMS sẽ xây dựng một liên kết giữa PMS hoặc CRS của khách sạn với Hệ thống quản lý doanh thu (RMS) và các kênh đặt phòng đã chọn của khách sạn, bao gồm nhưng không giới hạn ở trang web của riêng họ, OTA và Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS). Một channel manager hiệu quả sẽ giúp tăng doanh thu trực tuyến, hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và giảm chi phí thu hút khách hàng.

Bước 2: Trao Đổi Dữ Liệu Nhanh Chóng Và An Toàn

Thông tin sau đó được trao đổi ngay lập tức qua kết nối hai chiều này từ khách sạn đến các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) như Expedia, Booking.com, HRS và Agoda, cùng nhiều đại lý khác. Một hệ thống mạnh mẽ có thể kết nối với hàng trăm OTA, từ những gã khổng lồ toàn cầu như Airbnb đến các trang web niche khu vực.

Bước 3: Tự Động Cập Nhật Thông Tin Trên Các Hệ Thống

Khi chỗ ở được mua thông qua một trong các trang web đặt phòng trực tuyến này, PMS của khách sạn sẽ tự động cập nhật, có nghĩa là những ngày nhập thủ công từng đặt phòng đã qua. Trong khi đó, giá cả, tình trạng phòng trống và các hạn chế theo thời gian thực sẽ tự động được gửi từ PMS đến các kênh trực tuyến khác nhau của khách sạn. Các khách sạn giờ đây có thể tối đa hóa lượng phòng và doanh thu mà không sợ đặt phòng quá mức.

Tại Sao Tích Hợp Hai Chiều PMS Lại Quan Trọng?

Tích hợp hai chiều với PMS của bạn giúp giảm đáng kể chi phí thu hút khách hàng. Đối với mỗi đặt phòng được tự động điền, khách sạn có thể sử dụng thời gian đó để quản lý khách hàng của mình một cách hiệu quả và dành nhiều thời gian hơn cho trải nghiệm tổng thể của khách.

Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi nếu KHÔNG có channel manager được tích hợp với PMS của bạn:

• Phân phối thủ công hàng tồn kho và giá cả trên nhiều kênh trực tuyến là cực kỳ tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và mệt mỏi.
• Quá trình cập nhật giá cả và hàng tồn kho trên OTA KHÔNG theo thời gian thực.
• Điều này chắc chắn làm phát sinh tình trạng đặt phòng quá mức.
• Không có gì đảm bảo việc bán hết hàng tồn kho của bạn.

Những Quan Niệm Sai Lầm Thường Gặp Về Tích Hợp PMS Khách Sạn

Một số chủ khách sạn ngần ngại áp dụng phần mềm tích hợp PMS hoặc chuyển sang các hệ thống mới vì sợ mất các quy trình mà họ nghĩ là đang hoạt động. Nhiều giả định dường như vô căn cứ. Dưới đây là những gì chúng ta đã thấy:

1. Tích Hợp Trên Nền Tảng Đám Mây PMS Gây Khó Hiểu Hoặc Khó Sử Dụng

Vì nó vô hình, một số nhà quản lý khách sạn tin rằng việc sử dụng tích hợp trên nền tảng đám mây sẽ khó học và quá khó để theo dõi. Điều ngược lại là đúng. Trên thực tế, một chủ khách sạn thậm chí còn báo cáo rằng việc thiết lập rất dễ dàng và nhóm của họ đã nhanh chóng học cách điều hướng hệ thống mới. Tích hợp PMS dựa trên đám mây cho phép bạn giữ mọi thứ ở một nơi và nó không bao giờ có thể bị mất. Bạn có thể truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ vị trí nào miễn là bạn có Internet. Nhiều tác vụ bạn thực hiện bằng nhiều chương trình hoặc sách có thể được thực hiện từ một vị trí trung tâm duy nhất với PMS được tích hợp đầy đủ. Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể cộng tác tốt hơn với các nhân viên khác cần truy cập cùng một thông tin.

2. Dữ Liệu Nhạy Cảm Không An Toàn Và Dễ Bị Tấn Công

Mặc dù thông tin trong PMS đám mây của bạn không được giữ dưới khóa và chìa khóa, nhưng nó chắc chắn được mã hóa và sao lưu. Không có gì được lưu trữ ‘tại chỗ’ ngay cả khi máy tính của bạn bị hỏng hoặc máy tính xách tay của bạn bị mất, dữ liệu của bạn vẫn có thể truy cập được đối với bạn. Với dữ liệu an toàn trên đám mây, bạn không phải lo lắng về vi rút hoặc lỗi và việc hack ít có khả năng thành công hơn nhờ tường lửa bảo mật và cổng xác thực.

3. Phần Mềm Hiện Tại Hoạt Động Tốt Như Công Nghệ Đám Mây

Điều này khó có thể đúng và ngay cả khi đúng, nó cũng sẽ không tồn tại lâu. Phần mềm đám mây, đặc biệt như nền tảng khách sạn, liên tục được cập nhật và phát triển, có nghĩa là người dùng tự động nhận được các lợi ích có trong phí hàng tháng của họ. Nếu máy chủ hiện tại của bạn không được cập nhật, nó sẽ trở nên chậm và dễ bị tấn công, trong khi việc cập nhật nó đòi hỏi thêm thời gian và chi phí lớn hơn phải thực hiện quá thường xuyên.

4. Tích Hợp PMS Chỉ Phù Hợp Với Các Khách Sạn Lớn

Thực tế là các chủ khách sạn nhỏ hơn hoặc độc lập thường bị kéo căng hơn bất kỳ ai. Với ít nhân viên hơn và nhiều trách nhiệm hơn, thời gian và rắc rối tiết kiệm được bằng cách sử dụng tích hợp phần mềm PMS là rất quan trọng. Nó cũng có thể là sự khác biệt giữa việc nhận được các đặt phòng cần thiết để đạt công suất tối đa hoặc mất doanh thu trên các phòng trống. Nếu bạn là nhà cung cấp chỗ ở nhỏ, hãy cân nhắc dùng thử Little Hotelier, một PMS dựa trên đám mây được xây dựng đặc biệt cho các nhà quản lý khách sạn nhỏ, chủ sở hữu tài sản, người điều hành nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng, v.v.

5. Tích Hợp PMS Quá Đắt

Các hệ thống dựa trên đám mây thực sự rất hiệu quả về chi phí. Ngay cả một tháng sử dụng nền tảng khách sạn hàng đầu thế giới với hệ sinh thái tích hợp đối tác lớn nhất cũng có chi phí thấp hơn nhiều so với giá khách sạn trung bình mỗi đêm ở Châu Âu. Bạn không bao giờ yêu cầu bất kỳ phần cứng, giải pháp sao lưu, cấp phép, cập nhật và sửa chữa bổ sung nào. Ngoài ra, không có quy trình thiết lập kéo dài và với thời gian bạn tiết kiệm được khi sử dụng nó, nhiều tài nguyên hơn có thể được chuyển hướng sang tăng trải nghiệm của khách và các luồng doanh thu.

Có nhiều lợi thế khác của việc tích hợp PMS, chẳng hạn như giữ lại doanh thu lẽ ra đã bị mất do hủy bỏ chậm trễ và tăng doanh thu bằng cách tối đa hóa khả năng hiển thị trực tuyến với các bản cập nhật hàng tồn kho và giá tự động.

Lợi Ích Của Tích Hợp PMS Đầy Đủ So Với Kết Nối Trực Tiếp

Lợi ích của việc tích hợp PMS của bạn với channel manager là rất nhiều, đặc biệt là xung quanh việc tăng số lượng đặt phòng, giảm số lượng đặt phòng quá mức và đặt phòng trùng lặp, đồng thời cải thiện khả năng hiển thị thương hiệu.

Bạn có thể đã thấy một số phần mềm PMS có kết nối trực tiếp với một vài OTA, nhưng đôi khi họ tính phí thiết lập cho mỗi OTA và chất lượng kết nối có thể kém, chắc chắn dẫn đến đặt phòng quá mức. Đặc biệt là ở Hoa Kỳ, các chủ khách sạn cũng có thể bỏ lỡ các kênh quan trọng thúc đẩy nhiều đặt phòng như Airbnb và Hopper.

Hãy xem xét bốn lợi ích chính của việc chọn tích hợp đầy đủ giữa PMS và channel manager của bạn:

1. Tự Động Liệt Kê Phòng Của Bạn Trên Các Kênh Đặt Phòng Cùng Lúc

Tích hợp PMS của bạn với channel manager sẽ cập nhật giá cả và tình trạng phòng trống của bạn theo thời gian thực trên mọi kênh mà bạn liệt kê phòng của mình. Điều này có nghĩa là thực sự không có hạn chế về số lượng và loại kênh bạn muốn tích hợp để bán hàng tồn kho của mình.

PMS ‘kết nối trực tiếp’ giới hạn khách sạn của bạn với một vài đại lý du lịch trực tuyến, không giống như tích hợp đầy đủ cho phép bạn kết nối không chỉ với nhiều OTA mà còn cả các kênh có giá trị như GDS và metasearch khách sạn như Google Hotels, Tripadvisor và Trivago. Việc tự động hóa phân phối hàng tồn kho và giá cả trên các kênh khác nhau làm cho quá trình này trở nên siêu nhanh chóng, chính xác và cực kỳ hiệu quả, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận và tăng doanh thu của bạn.

2. Thu Hút Thêm Khách Và Sẵn Sàng Đặt Phòng Đầy Đủ

Tích hợp PMS của bạn với channel manager sẽ tăng khả năng hiển thị thương hiệu khách sạn của bạn. Với khả năng kết nối nhiều kênh hơn, bạn có thể tăng đáng kể đối tượng và khu vực địa lý mà bạn có thể nắm bắt, đồng thời giúp nhắm mục tiêu đến những khách cụ thể bạn muốn, dẫn đến nhiều đặt phòng hơn và công suất cao hơn. Ví dụ, channel manager tích hợp với hơn 450 OTA trên toàn thế giới và bạn có thể kết nối với bao nhiêu tùy thích. Điều này đưa tài sản của bạn lên bản đồ toàn cầu và tích hợp đầy đủ với PMS của bạn đảm bảo bạn có thể quản lý hiệu quả tất cả các đặt phòng này.

3. Đạt Được Trải Nghiệm Khách Hàng Tốt Hơn Bằng Cách Giảm Đặt Phòng Quá Mức

Đặt phòng trùng lặp và đặt phòng quá mức là một thách thức lớn đối với các chủ khách sạn điều hành tài sản của họ theo cách thủ công. Đơn giản là quá khó để quản lý các kênh và đặt phòng kịp thời, đặc biệt là khi bạn phải đăng nhập vào các extranet khác nhau.

Với tích hợp PMS đầy đủ, channel manager và PMS sẽ phối hợp liền mạch để xử lý và cập nhật đặt phòng, vì vậy bạn không phải đăng nhập vào từng extranet OTA và có nguy cơ mắc lỗi. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc hủy bỏ, vì vậy bất kỳ đặt phòng nào bị hủy sẽ có thể được đặt lại trong vòng vài phút.

PMS với kết nối trực tiếp có xu hướng không có sức mạnh kết nối như channel manager vì chúng chủ yếu dành cho quản lý tài sản, không được thiết kế đặc biệt cho quản lý kênh. Điều này có thể gây ra đặt phòng trùng lặp không mong muốn và cuối cùng là những khách hàng không hài lòng, những người ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của thương hiệu.

Tích hợp đầy đủ PMS với channel manager biến những cơn đau đầu này thành dĩ vãng. Vì giao tiếp ổn định giữa các hệ thống xảy ra trong vài giây, các chủ khách sạn có thể tin tưởng vào kết nối PMS, trao quyền cho họ để cải thiện sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành của khách hàng.

“`