Thuật ngữ Reservation Là Gì? Các trạng thái đặt phòng

Reservation là một bộ phận trong các khách sạn lớn. Vậy bạn có biết thuật ngữ Reservation là gì? Công việc của nhân viên Reservation là gì? Những trạng thái booking trong đặt phòng khách sạn thường gặp?

Bạn có biết reservation là gì? Công việc của reservation là gì?

Hầu hết các đặt phòng/ booking của khách sạn được tạo nên nhờ bộ phận reservation. Hiểu reservation là gì – công việc của reservation là gì sẽ phần nào hiểu được vai trò quan trọng của vị trí công việc này trong kinh doanh dịch vụ lưu trú.

Reservation là gì?

Reservation là bộ phận đặt phòng trong khách sạn; nhân viên bộ phận này có nhiệm vụ hàng ngày tiếp nhận thông tin đặt phòng từ các nguồn khách hàng khác nhau, kiểm tra số lượng phòng trống hiện có (có thể đáp ứng) trong khách sạn và phối hợp cùng các bộ phận liên quan thực hiện bố trí, sắp xếp phòng ở theo yêu cầu của khách. Ở các cơ sở lưu trú nhỏ, bộ phận đặt phòng có thể bị bỏ qua, được nhân viên Sale kiêm nhiệm và hoạt động linh hoạt hơn. Các đặt phòng từ các nguồn trực tuyến từ các kênh OTA như booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka, Vntrip, Mytour… cũng được bộ phận đặt phòng ở các CSLT lớn xử lý. Các Email đặt phòng đều được đổ vào hòm Email của bộ phận đặt phòng.

Những trạng thái của các đặt phòng trong đặt phòng khách sạn (Booking status)

Hầu hết mọi khách sạn hiện nay đều áp dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý booking trong khách sạn. Khi có khách thuê mới, khách cũ trả phòng, khách đổi phòng hay khách đặt phòng nhưng hủy,… hệ thống sẽ cập nhập và hiển thị trạng thái booking mới giúp Reservation dễ dàng tiếp nhận thông tin phòng và phản hồi ngay với khách, kiểm soát chất lượng dịch vụ. Chúng tôi xin chia sẻ 9 trạng thái booking trong đặt phòng khách sạn và ý nghĩa của chúng trên phần mềm quản lý khách sạn dưới đây để bạn tham khảo:

Confirmed – Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến.
Operational – Đặt phòng đã được xác nhận và khách đang lưu trú trong khách sạn.
Completed – Đặt phòng đã được xác nhận, sau khi khách đã check-out.
Cancelled – Đặt phòng đã bị hủy.
Cancelled With Penalty – Đặt phòng đã bị hủy, và khách bị phạt theo chính sách đặt phòng của khách sạn.
No Show – Khách đã đặt phòng nhưng không đến nhận phòng.
No Show With Penalty – Khách đã đặt phòng nhưng không đến nhận phòng, khách bị phạt theo chính sách đặt phòng của khách sạn.
On Request – Nhận đặt phòng nhưng khách sạn không còn phòng trống vào thời điểm nhận phòng.
Unsuccessful – Đặt phòng chuyển sang trạng thái này khi nó vượt qua khoảng thời gian check-in và check-out.

Những tố chất cần có của một nhân viên đặt phòng/ Reservation Staff

Để đảm nhận tốt vị trí reservation staff, ứng viên cần đảm bảo các tố chất như:

Kỹ năng giao tiếp tốt: Là bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng mang lại nguồn thu cho khách sạn. Vì vậy Reservation luôn đảm bảo sự hòa nhã thân thiện trong giao tiếp với khách hàng; giọng nói dễ nghe, lưu loát, không nói ngọng nói lắp
Kỹ năng tiếng Anh: Công việc này thường xuyên tiếp xúc với khách nước ngoài, đặc biệt là khách sử dụng tiếng Anh nhiều, vì vậy đòi hỏi Reservation phải có kỹ năng giao tiếp tiếng anh tốt. Đặc biệt nếu biết nhiều ngoại ngữ sẽ có lợi thế nhiều hơn.
Thành thạo vi tính văn phòng: Ngoài việc nghe điện thoại hay làm việc trực tiếp với khách hàng, nhân viên bộ phận Reservation cần nắm vững các phần mềm quản lý khách sạn, thực hiện chính xác các thao tác trên hệ thống về tình trạng phòng, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
Chính xác, tỉ mỉ tránh các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc.
Có kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Công việc của nhân viên/ bộ phận đặt phòng

Mức lương nhân viên đặt phòng/ Reservation trong khách sạn

Đây là một vị trí tiềm năng cho những bạn sinh viên ngành du lịch – khách sạn vừa trau dồi kinh nghiệm, rèn luyện ngoại ngữ và vừa có mức thu nhập hấp dẫn. Mức lương đối với vị trí nhân viên đặt phòng khách sạn dao động từ 6 – 8 triệu đồng 1 tháng, chưa bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng doanh thu, tips. Đặc biệt, để kích thích năng suất làm việc, nhiều khách sạn chi phần trăm hoa hồng cho nhân viên reservation theo từng phòng được đặt với tỷ lệ phần trăm hấp dẫn. Đây chính là yếu tố giúp thu nhập của công việc này trở nên hấp dẫn và ổn định hơn khá nhiều so với các vị trí nhân viên khác trong khách sạn.

Tìm việc Reservation ở đâu?

Trong khách sạn thì vị trí nhân viên Reservation không có yêu cầu quá cao về trình độ, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên chuyên ngành du lịch khách sạn. Ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm, đặc biệt ở các vị trí cao hơn như giám sát Reservation. Nỗ lực mang về lượng booking cao cho khách sạn là minh chứng rõ nhất cho một nhân viên đặt phòng có thực lực. Hiểu reservation là gì và những thông tin liên quan giúp bạn trẻ bước đầu định hình công việc sẽ làm trong tương lai.

Nguồn OTAVN tổng hợp: Thông tin nghề Khách sạn/ Du lịch/ Lưu trú