Thẻ Khóa Khách Sạn: Cơ Chế Hoạt Động và Các Loại Phổ Biến | SiteMinder

Thẻ Khóa Khách Sạn Là Gì?

Thẻ khóa khách sạn là một công cụ truy cập và bảo mật có kích thước tương đương thẻ tín dụng, cho phép khách vào phòng và các tiện nghi khác của khách sạn. Thường được gọi là thẻ phòng khách sạn, thẻ chìa khóa khách sạn hoặc room key card, công nghệ này là phiên bản hiện đại của chìa khóa phòng khách sạn – linh hoạt hơn, dễ sử dụng hơn và rẻ hơn để thay thế.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá mọi điều cần biết về thẻ khóa cho khách sạn: các hệ thống thẻ chìa khóa phòng khách sạn khác nhau, cách sử dụng thẻ khóa trong khách sạn và lý do các khách sạn tốt nhất đang chọn triển khai công nghệ này.

Mục lục:

• Tại Sao Khách Sạn Sử Dụng Thẻ Khóa Thay Vì Chìa Khóa?
• Thông Tin Gì Được Lưu Trữ Trên Thẻ Khóa Phòng Khách Sạn?
• 3 Loại Hệ Thống Thẻ Khóa Khách Sạn Phổ Biến
• Lợi Ích Của Thẻ Khóa Điện Tử Trong Khách Sạn?
• Thẻ Khóa Khách Sạn Có Được Tái Sử Dụng Không?
• Thẻ Khóa Khách Sạn Có Bị Hỏng Khi Vào Nước Không?
• Thẻ Khóa Khách Sạn Có Tuổi Thọ Bao Lâu?
• Thẻ Khóa Khách Sạn Hoạt Động Như Thế Nào?
• Mở Rộng Hệ Thống Thẻ Khóa Trên Nhiều Khách Sạn
• Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng Với Thẻ Khóa Khách Sạn
• Giải Quyết Các Thách Thức Vận Hành
• Cân Bằng Chi Phí, Khả Năng Mở Rộng và Tính Bền Vững
• Tích Hợp Thẻ Khóa Khách Sạn Với Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Tại Sao Khách Sạn Sử Dụng Thẻ Khóa Thay Vì Chìa Khóa?

Có một số lý do để khách sạn triển khai hệ thống thẻ khóa thay vì hệ thống chìa khóa truyền thống:

• Bảo mật nâng cao: Thẻ khóa chỉ cấp cho khách quyền truy cập vào các khu vực cụ thể của khách sạn. Và nếu thẻ khóa bị mất, bạn không cần phải thay đổi bất kỳ ổ khóa nào.
• Vận hành hợp lý: Thẻ khóa giúp đơn giản hóa quá trình nhận phòng – không còn phải tìm kiếm trong tủ đầy chìa khóa.
• Tiết kiệm chi phí: Hiệu quả hoạt động cao hơn và ít vấn đề bảo mật hơn sẽ giúp tiết kiệm chi phí thực tế.
• Trải nghiệm khách hàng liền mạch: Khách hàng tận hưởng quá trình nhận phòng nhanh hơn và tự động vào các khu vực được phép một cách nhanh chóng.
• Tính linh hoạt cao hơn: Bạn có thể thiết lập thẻ khóa để cấp quyền vào bất kỳ khu vực nào bạn chọn và có thể tùy chỉnh cài đặt cho từng khách.

Thông Tin Gì Được Lưu Trữ Trên Thẻ Khóa Phòng Khách Sạn?

Thẻ khóa phòng khách sạn thường lưu trữ các dữ liệu sau:

• Số phòng (hoặc tham chiếu được mã hóa đến nó)
• Ngày nhận phòng và trả phòng
• Quyền truy cập của khách (ví dụ: phòng, phòng tập thể dục, hồ bơi)
• Mã duy nhất được liên kết với hệ thống an ninh của khách sạn

Điều quan trọng cần lưu ý là thẻ khóa khách sạn không lưu trữ bất kỳ thông tin cá nhân hoặc bí mật nào, chẳng hạn như chi tiết khách hàng, chi tiết thẻ tín dụng hoặc thông tin hệ thống an ninh.

3 Loại Hệ Thống Thẻ Khóa Khách Sạn Phổ Biến

Thẻ khóa điện tử trong khách sạn được cung cấp bởi ba công nghệ chính: dải từ, RFID và NFC. Loại thẻ khóa bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, mong muốn và tình hình cụ thể của bạn.

1. Thẻ Khóa Khách Sạn Dải Từ (Magnetic Strip)

Công nghệ thẻ khóa ban đầu, thẻ dải từ hoạt động bằng cách quẹt qua đầu đọc thẻ. Tuy nhiên, các dải này có thể dễ bị mòn và có thể bị khử từ theo thời gian. Đây cũng là tùy chọn kém an toàn nhất, vì dữ liệu có thể bị sao chép bằng trình tạo thẻ khóa khách sạn hoặc máy thẻ khóa khách sạn phù hợp.

2. Thẻ Khóa Khách Sạn RFID (Radio Frequency Identification)

Thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) sử dụng sóng vô tuyến để giao tiếp với đầu đọc mà không cần tiếp xúc vật lý, khiến chúng trở thành một lựa chọn bền hơn và đáng tin cậy hơn. Khả năng mã hóa dữ liệu và ngăn chặn sao chép trái phép cũng làm cho RFID trở thành một lựa chọn tương đối an toàn.

3. Thẻ Khóa Khách Sạn NFC (Near Field Communication)

Giao tiếp trường gần (NFC) là một loại công nghệ RFID nâng cao cho phép giao tiếp hai chiều – đó là công nghệ cho phép bạn thanh toán cà phê bằng ví kỹ thuật số. Công nghệ NFC là tùy chọn an toàn nhất và có thể loại bỏ hoàn toàn thẻ khóa, vì một số hệ thống cho phép khách sử dụng điện thoại của họ làm chìa khóa.

Độ bảo mật trên thẻ khóa khách sạn là gì – làm thế nào bạn có thể biết liệu chìa khóa khách sạn của bạn là NFC hay RFID? Không có cách thực tế nào để biết thẻ sử dụng công nghệ nào ngoài việc hỏi khách sạn, trừ khi bạn có thể sử dụng điện thoại của mình làm chìa khóa, trong trường hợp đó là NFC.

Lợi Ích Của Thẻ Khóa Điện Tử Trong Khách Sạn?

Như đã đề cập ở trên, bằng cách triển khai thẻ khóa, khách sạn có thể nâng cao tính bảo mật, hoạt động nội bộ và trải nghiệm của khách.

Thẻ Khóa Khách Sạn Có Được Tái Sử Dụng Không?

Có, thẻ khóa khách sạn được tái sử dụng, nhưng thông tin trên thẻ thường bị xóa khi trả phòng và tải lại khi nhận phòng. Giá đỡ thẻ khóa khách sạn có thể làm cho thẻ tồn tại lâu hơn.

Thẻ Khóa Khách Sạn Có Bị Hỏng Khi Vào Nước Không?

Có, phần lớn thẻ khóa khách sạn đều không thấm nước và ngay cả thẻ khóa khách sạn bằng giấy cũng có thể bị ướt nếu chúng được giữ trong bao đựng thẻ khóa khách sạn không thấm nước.

Thẻ Khóa Khách Sạn Có Tuổi Thọ Bao Lâu?

Tuổi thọ của thẻ khóa khách sạn có thể thay đổi đáng kể, đặc biệt là vì chúng có nhiều khả năng bị mất hơn là bị mòn. Thẻ RFID và NFC tồn tại lâu hơn thẻ dải từ và việc sử dụng phong bì thẻ khóa khách sạn có thể kéo dài tuổi thọ của tất cả các loại thẻ.

Thẻ Khóa Khách Sạn Hoạt Động Như Thế Nào?

Thông thường, một khách sạn sẽ mã hóa số phòng, quyền truy cập và thông tin ngày tháng vào thẻ khóa khi nhận phòng, sử dụng hệ thống dữ liệu được kết nối với phần mềm quản lý khách sạn. Thông tin này sau đó sẽ bị xóa khi trả phòng.

Mở Rộng Hệ Thống Thẻ Khóa Trên Nhiều Khách Sạn

Nếu bạn có nhiều khách sạn, bạn muốn đảm bảo rằng bạn cung cấp trải nghiệm nhất quán cho khách, vì vậy sau khi bạn đã chứng minh hệ thống thẻ khóa tại một địa điểm, hãy triển khai nó trên tất cả các khách sạn của bạn.

Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng Với Thẻ Khóa Khách Sạn

Cá nhân hóa quyền truy cập mà khách có vào các tiện nghi tại chỗ. Xây dựng thương hiệu thẻ khóa của bạn để tối đa hóa mức độ hiển thị của bạn. Sử dụng công nghệ NFC để tương tác với khách của bạn thông qua điện thoại của họ.

Giải Quyết Các Thách Thức Vận Hành

Sự phụ thuộc vào công nghệ có nghĩa là sự phụ thuộc vào điện – vậy điều gì xảy ra khi mất điện? Đào tạo nhân viên của bạn về các kế hoạch dự phòng của bạn trong trường hợp mất điện và trục trặc.

Cân Bằng Chi Phí, Khả Năng Mở Rộng và Tính Bền Vững

Hãy xem xét những điều sau khi chọn giải pháp thẻ khóa ưa thích của bạn:

• Chi phí: Hãy xem xét chi phí trả trước, chi phí liên tục và các khoản tiết kiệm tiềm năng mà một hệ thống cao cấp có thể tạo ra.
• Chức năng: Hệ thống nào cung cấp tất cả các chức năng bạn cần hoặc bạn có thể cần trong tương lai? Công nghệ NFC có thể chứng tỏ là một khoản đầu tư đáng giá.

• Khả năng mở rộng: Hãy xem xét mức độ dễ dàng để mở rộng quy mô từng hệ thống trên nhiều địa điểm.

• Tính bền vững: Khám phá các tùy chọn thân thiện với môi trường như thẻ khóa có thể phân hủy sinh học và tái tạo, đặc biệt nếu thị trường mục tiêu của bạn là những người có ý thức về môi trường.

Tích Hợp Thẻ Khóa Khách Sạn Với Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Bạn cần đảm bảo rằng hệ thống thẻ khóa bạn chọn – cho dù là OpenKey, Wieldy hay bất kỳ tùy chọn nào khác – có thể được tích hợp vào ngăn xếp công nghệ khách sạn hiện tại của bạn, đặc biệt là PMS của bạn.

Và trong SiteMinder, bạn có một nền tảng phân phối và doanh thu khách sạn tích hợp liền mạch với các hệ thống thẻ khóa phổ biến nhất trên thế giới.