Hướng Dẫn Thanh Toán Khách Sạn Thông Minh: Tối Ưu Quy Trình và Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng

Thanh toán là huyết mạch của mọi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú. Sự kém hiệu quả và sai sót từ các hệ thống thanh toán không tích hợp có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém, bao gồm cả việc mất doanh thu. Nếu không có dòng tiền thích hợp, bạn không thể duy trì tài sản của mình, trả lương cho nhân viên hoặc lắp đặt máy rót rượu thương mại mà bạn luôn muốn đặt cạnh bàn làm việc của mình.

Tuy nhiên, mỗi năm, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú mất hàng ngàn đô la do quản lý thanh toán kém. Bạn có phải là một trong số đó không? Bạn có biết điều đó không?

Giải Mã Quy Trình Thanh Toán Cho Các Nhà Quản Lý Khách Sạn

Chủ đề về quy trình thanh toán có thể phức tạp, khó hiểu và – thành thật mà nói – hơi nhàm chán. Nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Ở đây, chúng tôi giải thích những điều cần thiết theo cách dễ hiểu và nhằm mục đích giúp bạn hợp lý hóa quy trình hiện tại của mình.

Các chủ đề của chúng tôi bao gồm:

Xu hướng thanh toán và ý nghĩa của chúng đối với doanh nghiệp của bạn
Câu trả lời cho các câu hỏi của bạn về các bên liên quan đến thanh toán, phương thức và phí
Các thách thức thanh toán phổ biến và cách vượt qua chúng
Cách ngăn chặn và quản lý các khoản bồi hoàn và gian lận thẻ tín dụng
Cách chọn giải pháp thanh toán hoàn hảo cho tài sản của bạn

Đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ có kiến thức và sự tự tin cần thiết để kiểm soát quy trình thanh toán tại tài sản của mình và tăng hiệu quả, doanh thu, tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của khách.

5 Xu Hướng Thanh Toán Khách Sạn Bạn Cần Biết

Khi nói đến việc thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ, hành vi của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng. Thế giới đang chuyển sang kỹ thuật số và ngành du lịch cũng không ngoại lệ.

Cho dù bạn điều hành một khách sạn lớn hay nhỏ, một nhà trọ, nhà nghỉ hoặc cho thuê ngắn hạn, điều đó vẫn đúng – nếu bạn không theo kịp các xu hướng của ngành, bạn đang mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh hiểu biết hơn.

Hãy xem năm xu hướng thanh toán quan trọng:

1) Thanh Toán Không Tiếp Xúc Không Chỉ Là Trào Lưu

Trải nghiệm khách hàng không tiếp xúc nói chung và các khoản thanh toán như chạm, quét và ví di động nói riêng đã bùng nổ về mức độ phổ biến trong những năm gần đây. Một khảo sát của Statista cho thấy 49% khách du lịch hy vọng sẽ thấy các tùy chọn thanh toán không tiếp xúc tại khách sạn.

2) Trực Tuyến Là Ngoại Tuyến Mới

Mua sắm trực tuyến đang bùng nổ. Các nhà phân tích dự đoán rằng doanh số bán hàng thương mại điện tử sẽ đạt tổng cộng 8,1 nghìn tỷ đô la vào cuối năm 2024. Đó là rất nhiều đơn hàng từ Amazon. Nhưng nó không chỉ là bán lẻ, mà còn là du lịch, và đây là một xu hướng toàn cầu. Vào năm 2022, 68% doanh số bán hàng trên toàn thế giới trong lĩnh vực du lịch và lữ hành được thực hiện trực tuyến, theo Statista. Con số đó dự kiến sẽ đạt 72% vào năm 2025.

3) Tiền Mặt Không Còn Là Vua

Sau một thời gian dài trị vì, thanh toán bằng tiền mặt đã thoái vị, với một khảo sát của Forbes Advisor từ tháng 2 năm 2023 cho thấy chỉ 9% người Mỹ chủ yếu sử dụng tiền mặt để thanh toán cho các giao dịch mua. Thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng là phương thức thanh toán chính được sử dụng, với 54% người tiêu dùng sử dụng thẻ ghi nợ vật lý hoặc ảo và 36% người tiêu dùng sử dụng thẻ tín dụng vật lý hoặc ảo.

4) Sự Sang Trọng Mới? Tiện Lợi

Hãy quên máy bay riêng và bồn tắm sâm panh, sự tiện lợi là tiện nghi phải có mới. Một khảo sát từ Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia cho thấy 97% người mua sắm đã từ bỏ một giao dịch mua vì nó gây bất tiện cho họ. Đối với khách sạn, sự tiện lợi bao gồm việc có thể dễ dàng thanh toán trực tuyến hoặc trực tiếp bằng phương thức thanh toán ưa thích của họ — và không phải chờ đợi trong khi nhân viên lễ tân nhập chi tiết thẻ hoặc đếm tiền mặt.

5) Gian Lận và Bồi Hoàn Đang Gia Tăng

Tất cả các phương thức thanh toán mới này không phải là không có thách thức và điều đó bao gồm sự gia tăng các khoản bồi hoàn của khách sạn và gian lận. May mắn thay, những tiến bộ trong công nghệ thanh toán giúp bạn dễ dàng ngăn chặn các khoản bồi hoàn và giữ cho dữ liệu thanh toán an toàn hơn. Thêm về điều đó sau trong hướng dẫn.

Quy trình xử lý thẻ tín dụng khách sạn hoạt động như thế nào?

Hãy xem một giao dịch thẻ tín dụng điển hình khi thanh toán tại khách sạn.

Khách đưa thẻ tín dụng của mình để thanh toán các khoản phí phòng.
Nhân viên yêu cầu khách chạm hoặc vuốt thẻ của cô ấy trên thiết bị đầu cuối thanh toán.
Bộ xử lý thanh toán gửi một thông báo điện tử đến ngân hàng của khách hàng thông qua bộ xử lý thẻ tín dụng yêu cầu ủy quyền cho khoản phí.
Ngân hàng gửi lại mã ủy quyền (hoặc nó nên vì lý do bảo mật thanh toán). Nhân viên ghi chú mã và phát hành biên lai.
Trong khi đó, ngân hàng của khách chuyển khoản thanh toán vào tài khoản người bán của khách sạn, sau đó gửi nó vào tài khoản ngân hàng của khách sạn. Mọi người đều vui vẻ.

Dễ dàng, phải không? Chà, thật không may, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ như vậy. Sau này, chúng ta sẽ thảo luận về các vấn đề thanh toán phổ biến và cách vượt qua chúng. Ngay bây giờ, hãy trả lời một vài câu hỏi phổ biến về xử lý thẻ tín dụng.

Ai là những người chơi chính trong quá trình xử lý thanh toán khách sạn?

Ngoài khách và người điều hành khách sạn, một số bên khác có liên quan đến một giao dịch thẻ tín dụng điển hình:

Ngân hàng phát hành. Đây là ngân hàng của khách, ngân hàng đã phát hành thẻ tín dụng, phê duyệt (hoặc từ chối) giao dịch và chuyển khoản thanh toán.
Ngân hàng nhận. Đây là ngân hàng của người bán chỗ ở, ngân hàng nhận tiền từ ngân hàng phát hành và gửi chúng vào tài khoản ngân hàng của khách sạn.
Mạng thanh toán. Đây là trung gian giữa ngân hàng phát hành và ngân hàng nhận. Những người chơi lớn là Visa, Mastercard, American Express và Discover, nhưng cũng có một số người chơi địa phương và khu vực cụ thể, chẳng hạn như Alipay và WeChat ở thị trường Trung Quốc. Ví điện tử, như Apple Pay và Google Pay cũng đang trở nên phổ biến hơn.
Bộ xử lý thanh toán. Đây là nhà cung cấp phần cứng và phần mềm cần thiết để xử lý các giao dịch thanh toán và tạo điều kiện chuyển tiền.
Cổng thanh toán. Đối với thanh toán trực tuyến, đây là thực thể thu thập thông tin thẻ tín dụng và chuyển nó một cách an toàn đến bộ xử lý thanh toán.

Các công ty như Stripe, Square và PayPal có thể đóng vai trò là bộ xử lý thanh toán và cổng thanh toán. Trong ngành khách sạn, các công ty công nghệ như Cloudbeds cũng làm như vậy, giúp khách sạn tiết kiệm chi phí và bỏ qua sự cần thiết của tài khoản ngân hàng người bán.

Các phương thức thanh toán chính là gì?

Như chúng ta đã thảo luận, trong lĩnh vực kinh doanh chỗ ở, các phương thức thanh toán phổ biến nhất là:

Thẻ ghi nợ
Thẻ tín dụng
Tiền mặt
Thanh toán di động
Thanh toán ảo
Các phương thức thanh toán được bản địa hóa (ví dụ: OXXO, iDEAL, SEPA)

Ví di động hoặc ví điện tử là gì?

Ví di động hoặc kỹ thuật số là một ứng dụng như Apple Pay, Google Pay hoặc Samsung Pay lưu trữ thông tin phương thức thanh toán trên thiết bị di động. Người dùng có thể thực hiện thanh toán không tiếp xúc qua ví di động bằng cách giữ thiết bị di động của họ trên thiết bị đầu cuối thanh toán. Đến năm 2024, ví di động dự kiến sẽ chiếm một phần ba số giao dịch POS trên toàn thế giới, theo Worldpay.

Thẻ tín dụng ảo là gì?

Thẻ tín dụng ảo (VCC) là số thẻ tín dụng tạm thời do ngân hàng phát hành, cho phép mọi người và doanh nghiệp thực hiện thanh toán trực tuyến mà không tiết lộ chi tiết thẻ thực tế. OTA như Booking.com và Expedia thường sử dụng VCC để gửi thanh toán cho khách sạn. VCC được phát hành cho một giao dịch cụ thể với một số tiền cụ thể.

Sự khác biệt giữa Điểm bán hàng và Điểm tương tác là gì?

Điểm bán hàng, hoặc hệ thống POS, đề cập đến nơi giao dịch thanh toán được xử lý, chẳng hạn như máy tính tiền hoặc thiết bị đầu cuối máy tính. Điểm tương tác, hoặc POI, đề cập đến một thiết bị thanh toán “tương tác” với thẻ của chủ thẻ thông qua dải từ, chip hoặc ứng dụng di động.

Sự khác biệt giữa thẻ Magstripe và thẻ chip thông minh là gì?

Thẻ tín dụng có dải từ ở mặt sau yêu cầu khách hàng ký vào biên lai để xác nhận giao dịch. Những thẻ này dễ bị gian lận hơn vì tương đối dễ dàng để đọc và sao chép thông tin thanh toán và tạo thẻ trùng lặp. Vì điều này, các nhà phát hành thẻ đã chuyển sang sản xuất thẻ tín dụng chỉ có magstripe. Công nghệ an toàn hơn là chip thông minh EMV, khó sao chép hơn nhiều và trong nhiều trường hợp yêu cầu khách hàng nhập mã PIN riêng tư.

Các loại giao dịch thanh toán chính là gì?

Có ba loại giao dịch thanh toán chính.

Giao dịch có thẻ (CP) xảy ra khi khách hàng và thẻ tín dụng của họ có mặt thực tế tại doanh nghiệp và thanh toán bằng cách chèn chip của họ (và nhập mã PIN của họ nếu được yêu cầu) để hoàn tất giao dịch.
Giao dịch không có thẻ (CNP) xảy ra khi khách hàng không có mặt thực tế tại doanh nghiệp, bao gồm thanh toán trực tuyến và MOTO (đặt hàng qua thư/điện thoại). Giao dịch MOTO là khi khách hàng cung cấp chi tiết thẻ và nhân viên nhập chúng thủ công hoặc sử dụng thông tin được lưu trữ.
Thanh toán không tiếp xúc xảy ra khi khách hàng có mặt nhưng không tương tác vật lý với thiết bị đầu cuối thanh toán. Khách hàng giữ thẻ hoặc điện thoại thông minh (ví di động) trên đầu đọc và thông tin được mã hóa được chuyển và đọc an toàn bởi thiết bị thanh toán.

Các khoản phí xử lý thẻ tín dụng khách sạn chính là gì?

Như chúng ta vừa thấy, một số người chơi tham gia vào các dịch vụ thanh toán và mỗi người tính một tỷ lệ xử lý cho các dịch vụ của mình. Một số lượng lớn các giao dịch quốc tế và việc sử dụng thẻ tín dụng và thẻ thương mại cao làm cho phí thanh toán cao trong ngành khách sạn. Ai trả tiền? Chà, trong hầu hết các trường hợp, bạn, người bán.

Có 3 loại phí xử lý thẻ tín dụng chính:

Tỷ lệ trao đổi được gửi đến bộ xử lý thanh toán của bạn bởi ngân hàng phát hành của khách hàng và sau đó được tính cho bạn, người bán, cho mỗi giao dịch thẻ tín dụng. Nó thường được tính là một phần trăm của doanh số bán hàng, cộng với một số tiền phí cố định và số tiền cố định, và không thể thương lượng.
Phí đánh giá được trả cho các mạng thẻ tín dụng cho các dịch vụ liên quan đến mạng khác nhau, ví dụ: PCI DSS. Các khoản phí này được chuyển qua từ các mạng thẻ tín dụng, dựa trên một số yếu tố và không thể thương lượng.
Phí xử lý và cổng thanh toán được tính bởi các nhà cung cấp, bao gồm phí hàng tháng và phí cho mỗi giao dịch. Các khoản phí bổ sung có thể áp dụng cho thiết lập, thuê thiết bị đầu cuối và xử lý bồi hoàn. Một số phí cố định có thể thương lượng.

Phí thẻ tín dụng khác nhau như thế nào?

Dưới đây là một vài yếu tố có thể ảnh hưởng đến phí:

Mạng thẻ tín dụng. Phí thường cao hơn đối với thẻ American Express so với thẻ Mastercard hoặc Visa.
Loại thẻ. Phí cho thẻ phần thưởng, thẻ công ty và thẻ ảo thường cao hơn thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng cá nhân.
Giao dịch xuyên biên giới. Phí cao hơn cho các giao dịch xảy ra khi đơn vị tiền tệ của thẻ khác với đơn vị tiền tệ của giao dịch HOẶC quốc gia phát hành thẻ khác với quốc gia giao dịch.
Các quy định cụ thể của quốc gia. Các quy tắc cụ thể của quốc gia có thể đặt giới hạn về số tiền có thể được tính cho người bán bởi tất cả các bên liên quan đến giao dịch.
Chi tiết giao dịch. Các giao dịch có ít chi tiết hơn trong yêu cầu thanh toán được coi là rủi ro hơn so với các giao dịch chứa dữ liệu hỗ trợ giao dịch.
Người bán. Phí có thể khác nhau tùy theo mức độ rủi ro nhận thức được của doanh nghiệp và ngành của người bán, theo quy định của Mã danh mục người bán.
Nhà cung cấp. Phí và gói có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp, vì vậy điều quan trọng là yêu cầu phân tích đầy đủ về các khoản phí và so sánh các ưu đãi từ các nhà cung cấp.

Những thách thức trong xử lý thanh toán khách sạn và cách vượt qua chúng

Bây giờ hãy xem xét các điểm khó khăn phổ biến trong xử lý thanh toán cho các chủ khách sạn:

Sử dụng các hệ thống thanh toán thủ công hoặc lỗi thời lãng phí thời gian và dẫn đến lỗi
Quản lý nhiều hệ thống và nhà cung cấp không tích hợp hoặc nói chuyện với nhau
Các nhà cung cấp không ở đó cho bạn khi bạn cần hỗ trợ
Hàng giờ dành cho việc đối chiếu thanh toán
Quản lý bồi hoàn, hoàn tiền và gian lận
Điều hướng các cấu trúc phí phức tạp dường như có lợi cho mọi người trừ bạn
Điều chỉnh các phương thức và tùy chọn thanh toán mới
Chờ đợi một thời gian dài để nhận thanh toán
Xử lý và hiểu các quy tắc bồi hoàn
Tuân thủ các quy định PCI phức tạp và liên tục thay đổi
Tuân thủ các quy định thanh toán địa phương phức tạp, mơ hồ (ví dụ: Xác thực khách hàng mạnh mẽ) để tránh bị phạt nặng.
Giữ cho khách hàng hài lòng trong khi trở thành một chuyên gia thanh toán

Bây giờ hãy hít một hơi thật sâu và chúng ta sẽ thảo luận về cách vượt qua những thách thức này.

Lợi ích của một giải pháp thanh toán tích hợp

Mặc dù không có thách thức nào ở trên là không thể vượt qua, nhưng bạn không thể làm điều đó nếu không có công nghệ hiệu quả và đáng tin cậy. Kịch bản hoàn hảo? Một giải pháp thanh toán kết hợp bộ xử lý thanh toán, cổng thanh toán và tài khoản người bán và được tích hợp với hệ thống quản lý tài sản (PMS) của bạn.

Dưới đây chỉ là một vài trong số những lợi ích bạn sẽ được hưởng với loại thiết lập đó

Làm hài lòng khách hàng của bạn. Sự hiếu khách là tất cả về việc đáp ứng sở thích của khách hàng, phải không? Điều đó bao gồm việc điều chỉnh các phương thức thanh toán ưa thích của họ và cung cấp trải nghiệm thanh toán không ma sát.

Với một bộ xử lý thanh toán hiện đại, bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình tất cả các tùy chọn thanh toán phổ biến nhất, bao gồm thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, không tiếp xúc và ví di động.

Tăng tốc các giao dịch. Thanh toán không tiếp xúc nhanh hơn gấp 10 lần so với các phương thức thanh toán trực tiếp khác, theo Mastercard. Điều đó có nghĩa là khách hàng không gõ ngón tay lên bàn lễ tân trong khi một nhân viên loay hoay với tiền mặt hoặc nhập thông tin thủ công. Với hệ thống xử lý thanh toán, chi tiết thanh toán được ghi lại ngay lập tức khi chạm vào thẻ và được lưu trữ trong hồ sơ khách cho các lần lưu trú trong tương lai.

Không còn lỗi dữ liệu. Khi chi tiết thẻ được nhập thủ công, tỷ lệ lỗi tăng lên đáng kể – và phí và bồi hoàn cũng vậy. Hệ thống xử lý thanh toán giúp giảm lỗi nhập dữ liệu và tính toán. Nhân viên dành ít thời gian hơn để khắc phục sự cố và dành nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng – và đó là một điều tuyệt vời.

Làm cho việc đối chiếu trở nên dễ dàng. Khi xử lý thanh toán là thủ công hoặc rải rác trên các hệ thống, quá nhiều thời gian bị lãng phí để chuyển dữ liệu, đối chiếu thanh toán và giải quyết các vấn đề giữa các nhà cung cấp. Với một hệ thống thanh toán tích hợp, bạn có một hồ sơ khách cho tất cả các giao dịch và một điểm liên hệ để giải quyết các vấn đề. Mọi thứ đều được tự động hóa và đồng bộ với PMS của bạn, bao gồm cả báo cáo.

Tiết kiệm tiền và thời gian. Đối với các nhà điều hành chỗ ở, một điểm phản đối lớn đối với thanh toán bằng thẻ tín dụng là chúng được coi là tốn kém hơn tiền mặt. Nhưng hãy nghĩ về chi phí của việc không chấp nhận thẻ tín dụng, bao gồm mất đặt phòng, chi phí lao động cao hơn, thiếu tiền mặt và trộm cắp. Bằng cách hợp tác với một nhà cung cấp thanh toán tích hợp, bạn có thể cắt giảm những người trung gian khó chịu đó, nhận được giá trị cho những gì bạn phải trả, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên trên nhiều hệ thống.

Giúp khách hàng chi tiêu dễ dàng hơn. Một nghiên cứu từ MIT cho thấy rằng việc sử dụng thẻ tín dụng kích thích hệ thống phần thưởng của não và thúc đẩy việc chi tiêu thêm. Và du lịch là cơ hội hoàn hảo để khuyến khích khách hàng tự thưởng cho mình với các upsells như nâng cấp phòng hoặc dịch vụ phòng, đặc biệt khi quá trình thanh toán diễn ra liền mạch. Ngoài ra, với một công cụ đặt phòng trang web được tích hợp với hệ thống thanh toán và PMS của bạn, bạn sẽ nhận được các đặt phòng trực tiếp trong khi bạn ngủ! Thanh toán từ các đặt phòng trực tuyến này sẽ được xử lý hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Hợp lý hóa hoạt động với một hệ thống tích hợp.

Cách giảm bồi hoàn và bảo vệ tài sản của bạn khỏi gian lận

Ngành du lịch nổi tiếng vì có một trong những tỷ lệ gian lận và bồi hoàn cao nhất trong số các lĩnh vực lớn, theo Ngân hàng Dự trữ Liên bang Kansas City. Tại sao? Vì một số lý do, bao gồm tỷ lệ giao dịch không có thẻ cao, số tiền giao dịch tương đối cao và thời gian trễ giữa đặt phòng và lưu trú.

Bồi hoàn chính xác là gì?

Là một phần của các biện pháp bảo vệ người tiêu dùng, người tiêu dùng có thể thách thức các khoản phí trái phép và gian lận đối với thẻ của họ, cũng như các giao dịch mua không đáp ứng tiêu chuẩn. Bồi hoàn tuân theo các quy tắc của thương hiệu thanh toán và ủng hộ chủ thẻ. Điều này đặt trách nhiệm lên khách sạn để chứng minh rằng khoản phí là hợp pháp.

Hầu hết các khoản bồi hoàn là kết quả của lỗi thanh toán, sử dụng trái phép thẻ tín dụng, gian lận hoặc khiếu nại về chất lượng. “Gian lận thân thiện” xảy ra khi người tiêu dùng không nhớ khoản phí hoặc không thích trải nghiệm và gửi tranh chấp với công ty thẻ tín dụng thay vì yêu cầu khách sạn hoàn tiền.

Chi phí bồi hoàn cho các nhà cung cấp chỗ ở

Bồi hoàn không chỉ là một nỗi đau lớn; chúng còn cực kỳ tốn kém. Ngoài phí bồi hoàn là $25 trở lên, còn có các chi phí bổ sung của doanh thu bị mất và thời gian dành cho việc giải quyết vấn đề. Ngay cả khi bạn thách thức thành công một khoản bồi hoàn, phí này không được hoàn lại. Và bạn nhận được càng nhiều khoản bồi hoàn, phí càng cao.

Cách khách sạn có thể ngăn chặn và quản lý bồi hoàn và gian lận

Với những gì đang bị đe dọa, tốt nhất bạn nên thực hiện các bước để bảo vệ doanh nghiệp của mình và giải quyết các tranh chấp một cách nhanh chóng. Dưới đây là một vài cách để làm điều đó:

- Hãy trung thực trong quảng cáo. Bồi hoàn thường xảy ra khi kỳ vọng không được đáp ứng. Đảm bảo nội dung tiếp thị của bạn cung cấp một đại diện chính xác về trải nghiệm bạn cung cấp. Luôn cố gắng vượt quá mong đợi.
- Hãy minh bạch. Cam kết tính toàn vẹn trong giá cả. Hãy thẳng thắn về phí, thuế và chính sách hủy, và hãy RẤT rõ ràng về chính sách hoàn tiền và hủy. Cung cấp phân tích chi tiết về các khoản phí trên biên lai, bao gồm thông tin liên hệ và số điện thoại của tài sản của bạn, để nếu khách hàng có câu hỏi về thanh toán, họ sẽ liên hệ với bạn trước, không phải ngân hàng của họ.
- Hãy chuyển sang kỹ thuật số. Trên công cụ đặt phòng của bạn và khi nhận phòng, hãy yêu cầu khách hàng đồng ý với giá cả và các điều khoản và điều kiện dịch vụ của khách sạn bạn. Đối với các giao dịch có thẻ, hãy sử dụng thiết bị đầu cuối EMV với công nghệ chip.
- Hãy cảnh giác. Gần một phần ba số bồi hoàn là từ thẻ bị đánh cắp, theo Expert Market. Đào tạo nhân viên để cảnh giác với các dấu hiệu gian lận. Khi nhận thanh toán, họ nên luôn yêu cầu xem thẻ tín dụng và ID ảnh, ngay cả khi thông tin đó đã có trong hồ sơ và xác minh rằng ID khớp với thẻ.

Giữ hồ sơ. Đối với các giao dịch không có thẻ, hãy giữ hồ sơ chính xác về thông tin liên hệ của khách, bất kỳ biên lai nào và thư từ giữa bạn và khách và ghi lại tất cả các sự kiện đã xảy ra trong thời gian lưu trú của họ. Đảm bảo rằng mô tả xuất hiện trên bảng sao kê thẻ tín dụng của khách xác định rõ ràng tài sản của bạn theo tên.
Hãy chủ động. Sau khi nhận phòng, hãy gọi điện hoặc nhắn tin cho khách để đảm bảo rằng họ hài lòng với phòng của mình. Khi trả phòng, hãy hỏi mọi thứ về thời gian lưu trú của họ như thế nào. Đào tạo và trao quyền cho nhân viên để xử lý các câu hỏi thanh toán và giải quyết các khiếu nại để khách hàng hài lòng.
Đừng trì hoãn. Trong trường hợp có bồi hoàn, hãy phản hồi nhanh chóng, cung cấp tài liệu để chứng minh khoản phí là hợp pháp. Nếu cần hoàn tiền, hãy xử lý ngay để tránh bị bồi hoàn ngay từ đầu.
Chọn đối tác của bạn một cách khôn ngoan. Tìm một nhà cung cấp thanh toán có kinh nghiệm trong ngành khách sạn, cung cấp các công cụ phát hiện gian lận và cung cấp hỗ trợ tốt nhất để giảm thiểu bồi hoàn và tuân thủ các quy định về dữ liệu.

Cách chọn giải pháp thanh toán khách sạn

Bây giờ bạn đã hiểu rõ về các xu hướng, thách thức và giải pháp trong xử lý thanh toán khách sạn, bước tiếp theo là chọn nhà cung cấp thanh toán. Không phải tất cả các nhà cung cấp đều bình đẳng.

Để tìm sự phù hợp lý tưởng cho tài sản của bạn, hãy tìm các tính năng sau.

Dễ dàng triển khai. Bộ xử lý thanh toán của bạn phải nhanh chóng để thiết lập, dễ học và dễ sử dụng.
Phần cứng hiện đại. Tìm một nhà cung cấp cung cấp các thiết bị đầu cuối thanh toán mới nhất, an toàn nhất trên thị trường, cho phép bạn chấp nhận tất cả các thẻ tín dụng và phương thức thanh toán chính, bao gồm thẻ chip không tiếp xúc và EMV.
Một hệ thống thanh toán tích hợp. Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn bằng cách tìm kiếm một nhà cung cấp kết hợp nhiều chức năng trong một hệ thống, bao gồm bộ xử lý thanh toán, cổng thanh toán và dịch vụ ngân hàng người bán.
Một giải pháp quản lý khách sạn tích hợp. Để tối ưu hóa hiệu suất, hãy tìm một nền tảng PMS gốc trên đám mây được tích hợp với các hệ thống cốt lõi như công cụ đặt phòng, hệ thống quản lý doanh thu, trình quản lý kênh và giải pháp thanh toán.
Minh bạch trong giá cả. Tìm một đối tác cung cấp mức giá minh bạch không có phí ẩn và sẽ cung cấp các điều khoản thuận lợi nhất cho tài sản của bạn.
Hỗ trợ nội bộ. Tìm một đối tác chuyên về thanh toán dựa trên khách sạn và cung cấp các dịch vụ phân tích rủi ro và hỗ trợ để ứng phó với các tranh chấp.
Báo cáo chất lượng. Các báo cáo phải dễ hiểu, cung cấp ảnh chụp nhanh về doanh số, thanh toán, tiền gửi, phí và hiệu suất tổng thể tất cả ở một nơi, giúp bạn luôn nắm bắt được nhịp đập của doanh nghiệp mình.
Tuân thủ PCI. Để đảm bảo rằng dữ liệu của khách được an toàn và tài sản của bạn được bảo vệ khỏi gian lận và bồi hoàn, nhà cung cấp của bạn phải được chứng nhận PCI và hoàn toàn tuân thủ các quy định SCA, PSD2 và 3DS.

Phần thưởng cuối cùng: cải thiện trải nghiệm của khách

Với các công cụ và quy trình phù hợp, bạn sẽ có vị trí tốt để cung cấp trải nghiệm thanh toán lấy khách hàng làm trung tâm liền mạch. Điều này sẽ giúp bạn kiếm được những đánh giá tích cực mà đổi lại sẽ thu hút nhiều khách hơn. Đó là một vòng tuần hoàn đức hạnh sẽ giải quyết rất nhiều vấn đề vận hành hàng ngày của bạn. Đối với mọi thứ khác, bạn sẽ có máy rót rượu đó. Bây giờ là lúc áp dụng tất cả kiến thức mới của bạn để triển khai hệ thống xử lý thanh toán hoàn hảo cho tài sản của bạn.

Thanh Toán Khách Sạn: Hướng Dẫn Chi Tiết & Tối Ưu Quy Trình