Khởi đầu kinh doanh khách sạn, homestay, nhà nghỉ… thì việc cần quan tâm chính là sử dụng Property Management System phù hợp và tận dụng hiệu quả giá trị từ chúng. Dù vậy, nhiều chủ khách sạn vẫn chưa biết Hotel PMS là gì và tầm quan trọng của nó trong khách sạn. Bài viết sau cung cấp thông tin chi tiết, liệt kê và hướng dẫn những điều qua trọng liên quan đến quản lý thuê phòng khi vận hành.
Property Management System là gì, hay ai sẽ sử dụng công cụ quản lý tài sản trong khách sạn là những vấn đề, nội dung phổ biến thường gặp khi mới bắt đầu tìm hiểu về PMS Hotel. Những câu hỏi đó sẽ được giải thích cụ thể trong nội dung dưới đây.
Hệ thống quản lý khách sạn (Hotel PMS) là gì?
Hệ thống quản lý tài sản khách sạn (Property Management System hay Hotel PMS) là công cụ, phần mềm giúp các khách sạn tổ chức, lập kế hoạch và quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày tại khách sạn một cách hiệu quả. Chúng cho phép các khách sạn, dù là chuỗi khách sạn, hay là độc lập như nhà nghỉ, homestay… xử lý các quy trình, tác vụ công việc như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, chỉ định phòng, dọn dẹp hay thanh toán…
Hệ thống quản lý tài sản khách sạn áp dụng công nghệ được gọi là phần mềm quản lý khách sạn, giúp tự động hóa và hợp lý hóa các tác vụ, quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và công sức của các nhân viên và phục vụ khách đặt phòng tốt hơn.
Property Management System Hotel là công cụ, phần mềm giúp các khách sạn tổ chức, lập kế hoạch và quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày tại khách sạn một cách hiệu quả.
Lợi ích khi khách sạn sử dụng Hotel PMS
Dù với từng PMS Hotel sẽ có từng tính năng, cách tiếp cận để giải quyết các vấn đề là khác nhau, nhưng tựu trung thì chúng đều giúp việc quản lý trong khách sạn diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, hiệu quả hơn. Property Management System (PMS) là một phần mềm quản lý toàn diện được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của các khách sạn. Đây không chỉ là một công cụ quản lý phòng, mà còn là một hệ thống tích hợp cung cấp nhiều tính năng nhằm tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Dưới đây là một số điểm về lợi ích và tầm quan trọng của PMS trong ngành khách sạn:
1. Quản lý Phòng và Đặt phòng:
- PMS giúp quản lý tình trạng phòng, giúp nhân viên lễ tân dễ dàng theo dõi tình trạng chi tiết của từng phòng.
- Hỗ trợ quản lý đặt phòng, giúp tối ưu hóa việc sắp xếp lịch trình đặt phòng để đảm bảo sự linh hoạt và tối đa hóa doanh thu.
2. Tính Năng Thanh Toán và Tài Chính:
- Tích hợp các tính năng thanh toán để giúp quản lý dễ dàng theo dõi tài chính và đồng bộ hóa các giao dịch tài chính.
- Tạo ra các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, và lợi nhuận để hỗ trợ quyết định chiến lược kinh doanh.
3. Tương Tác với Khách Hàng:
- Cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng về các dịch vụ, chiến lược giá và khuyến mãi thông qua các kênh tương tác với khách hàng.
- Duy trì thông tin khách hàng để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
4. Quản lý Dịch Vụ và Tiện Ích:
- Hỗ trợ quản lý các dịch vụ khách sạn như nhà hàng, spa, hồ bơi, và các tiện ích khác.
- Tối ưu hóa quy trình đặt dịch vụ để cung cấp trải nghiệm thuận lợi và dễ dàng cho khách hàng.
5. Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc Nội Bộ:
- Tích hợp các bộ phận khác nhau của khách sạn như bán hàng, buồng phòng, kế toán và quản lý…
- Tăng cường sự hiệu quả và giảm thiểu sai sót thông qua quy trình tự động hóa.
6. Bảo mật và Tuân Thủ:
- Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật giao dịch để bảo vệ dữ liệu quan trọng của khách hàng và khách sạn.
- Hỗ trợ tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành, giảm rủi ro pháp lý và tăng cường uy tín của khách sạn.
Ai thường sử dụng Hotel PMS?
Có thể là quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân, nhân viên dọn dẹp hay cả nhân viên tại điểm bán hàng (POS)… Tổng quan lại, hầu như tất cả, mọi nhân viên trong khách sạn đều cần, và có thể làm việc trên PMS Hotel, cũng như PMS Hotel hỗ trợ các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Nhân viên lễ tân
Nhân viên lễ tân sử dụng PMS Hotel để tiếp nhận, sắp xếp và cập nhật thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng và thanh toán, cũng như tác yêu cầu từ khách đặt phòng đến các bộ phận như dọn dẹp, bếp, thuê xe… trong khách sạn. Có thể nói, nhân viên lễ tân đóng vai trò quan trọng – như cầu nối giữa khách đặt phòng và các bộ phận trong khách sạn, nên việc sử dụng, thao tác trên PMS Hotel là nhiều nhất.
Nhân viên dọn dẹp
Dọn dẹp vệ sinh là một công việc quan trọng, ảnh hưởng đến trải nghiệm và sự hài lòng của khách khi đặt phòng. Quá trình tương tác và sử dụng PMS Hotel của nhân viên dọn dẹp được thực hiện như sau:
- Khách A1 checkout, trả phòng A.
- PMS Hotel đánh dấu phòng A trống và cần dọn dẹp.
- Nhân viên dọn dẹp tiếp nhận thông tin từ hệ thống, và thực hiện công việc, làm sạch phòng A.
- Ngay khi xong công việc, nhân viên dọn dẹp thao tác trên hệ thống.
- Phòng A sẵn sàng nhận check in của khách A2.
Quá trình trên đơn giản hóa thao tác, khi chỉ có 1 căn phòng cần dọn dẹp. Nếu khách sạn có nhiều căn phòng cần dọn, ví dụ như B, C… tiếp theo đó và các căn phòng này chuẩn bị nhận khách (B2, B3, C1, C2…), thì chúng sẽ được ưu tiên trên hệ thống, phân công công việc để việc dọn dẹp được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
Nếu không có PMS Hotel, thứ tự ưu tiên được phân phối ngẫu nhiên hoặc cái nào đến trước sẽ làm trước, điều này gây ra phiền hà khi các phòng cần checkin sớm lại không được dọn dẹp trước.
Nhân viên tại điểm bán hàng
Khách khi lưu trú, họ không chỉ ở trong khách sạn mà còn sử dụng các dịch vụ như nhà hàng, quán bar, gym, spa… Nếu các điểm bán hàng ấy thuộc khách sạn, một trải nghiệm mua hàng tốt là khi họ không cần phải thanh toán trước, biên lai sẽ được tích hợp vào hệ thống và xuất ngay khi họ checkout.
Vì vậy, nhiều khách sạn đang sử dụng PMS Hotel và cấp quyền cho nhân viên tại điểm bán hàng của khách sạn, để họ dễ dàng gửi hóa đơn thanh toán lên danh sách biên lai của khách hàng. Về mặt quản lý, việc cập nhật tự động, tức thời và ít lỗi giúp mọi thao tác được trơn tru và dễ dàng hơn. Về mặt chi phí, khi khách hàng không phải chi tiền trước, họ dễ dàng ra quyết định mua hàng và sẽ mua nhiều hơn mức có thể.
Nhân sự quản lý, điều hành khách sạn
Là người có chức vụ cao nhất, cấp Quản lý và điều hành khách sạn sử dụng PMS Hotel để giảm sát, đảm bảo sự thành công của hoạt động kinh doanh trong khách sạn thông qua các biểu mẫu báo cáo, như báo cáo tài chính, doanh thu hay KPI giao xuống cho từng nhân viên khách sạn… để họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý của khách sạn.
Kết luận: Property Management System không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ quản lý, mà còn là một yếu tố quyết định quan trọng đối với sự thành công của mọi khách sạn. Sự tích hợp thông tin, tối ưu hóa quy trình và cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc là những điểm mạnh mà PMS mang lại, giúp khách sạn nâng cao hiệu suất kinh doanh và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
Việc sử dụng PMS Hotel cho POS khách sạn cũng giúp quản lý sản phẩm, điều chỉnh giá và tính toán doanh thu, biến động bán hàng hiệu quả và chắc chắn hơn. Do vậy, nếu khách sạn của bạn chưa có PMS Hotel, đây là thời điểm thích hợp để triển khai chúng.
