Quản lý du lịch doanh nghiệp: Hướng dẫn cho khách sạn

Quản lý du lịch doanh nghiệp là gì?

Quản lý du lịch doanh nghiệp là một dịch vụ tổ chức và điều phối các chuyến đi cho doanh nghiệp. Mục tiêu là giảm bớt thủ tục hành chính liên quan đến du lịch, cải thiện hiệu quả du lịch và hợp lý hóa chi phí. Quản lý du lịch doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.

Các chương trình quản lý du lịch doanh nghiệp có thể được quản lý nội bộ, thông qua việc sử dụng các công cụ lập kế hoạch du lịch của công ty, và có thể, với sự trợ giúp của một công ty tư vấn quản lý du lịch doanh nghiệp.

Ngoài ra, du lịch doanh nghiệp có thể được thuê ngoài cho một trong nhiều công ty và đại lý quản lý du lịch toàn cầu cung cấp dịch vụ quản lý du lịch doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ thảo luận về mọi thứ bạn cần biết về quản lý du lịch doanh nghiệp, cách nó cách mạng hóa ngành khách sạn và một nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy mà bạn có thể hợp tác để quản lý du lịch doanh nghiệp.

Mục lục

Sự khác biệt giữa công ty quản lý du lịch doanh nghiệp và đại lý du lịch doanh nghiệp là gì?

Nhà quản lý du lịch doanh nghiệp là gì? Để tìm hiểu, hãy so sánh hai loại hình chính: công ty và đại lý.

Các đại lý du lịch doanh nghiệp tương tự như các đại lý du lịch tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng để đặt một kỳ nghỉ: họ chỉ đơn giản là xử lý việc đặt các dịch vụ liên quan đến du lịch như chuyến bay, khách sạn và thuê xe.

Trong khi đó, một công ty quản lý du lịch doanh nghiệp cung cấp khả năng quản lý chiến lược rộng hơn về nhu cầu du lịch của doanh nghiệp. Ngoài việc đặt chuyến bay, khách sạn và xe hơi, họ có thể giúp tạo ra các chính sách du lịch của công ty, kiểm soát chi phí đi lại, đảm bảo an toàn cho khách du lịch, thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch và phân tích dữ liệu để cải thiện hiệu quả và hiệu quả chi phí của nhu cầu đi lại của doanh nghiệp trong tương lai. Quản lý du lịch doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến du lịch.

Trách nhiệm lớn nhất của quản lý du lịch doanh nghiệp là gì?

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý du lịch doanh nghiệp là duy trì sự an toàn cho khách du lịch, điều này luôn là tối quan trọng. Các công ty quản lý du lịch doanh nghiệp tốt nhất cũng sẽ đảm bảo rằng các chính sách của công ty được tuân thủ.

Mặc dù không có trách nhiệm lớn nhất duy nhất nào, nhưng các nhà cung cấp quản lý du lịch doanh nghiệp cần làm việc trong phạm vi ngân sách du lịch và tối ưu hóa các sắp xếp du lịch để đạt hiệu quả, thoải mái và tiện lợi. Quản lý du lịch doanh nghiệp cần đảm bảo sự an toàn, tiện nghi và tuân thủ các quy định của công ty.

Giá trị của quản lý du lịch doanh nghiệp

Quản lý du lịch doanh nghiệp có giá trị vì một số lý do:

Quản lý du lịch doanh nghiệp giúp các công ty kiểm soát chi phí đi lại

Chi phí khách sạn, chuyến bay và thuê xe có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào những gì được đặt và thời điểm đặt, điều này có khả năng dẫn đến chi tiêu quá mức. Quản lý du lịch doanh nghiệp đảm bảo tìm được những giao dịch tốt nhất và ngân sách du lịch được thực hiện trong đó. Các công ty quản lý du lịch doanh nghiệp lớn, quốc tế cũng có quyền thương lượng các giao dịch tốt hơn với các nhà cung cấp.

Quản lý du lịch doanh nghiệp cải thiện hiệu quả du lịch

Có thể đạt được những lợi ích về hiệu quả theo hai cách chính. Đặt một chuyến công tác có thể tốn thời gian, nhưng quản lý du lịch doanh nghiệp có thể hợp lý hóa việc quản trị du lịch của công ty. Nó cũng có thể tăng hiệu quả của chính chuyến đi, vì việc quản lý tốt đảm bảo các chuyến bay và khách sạn thuận tiện nhất được đặt cho mỗi chuyến đi.

Quản lý du lịch doanh nghiệp nâng cao sự an toàn cho nhân viên

Một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý du lịch doanh nghiệp nâng cao sự an toàn cho khách du lịch bằng cách đảm bảo tất cả các chính sách liên quan được tuân thủ. Phân tích dữ liệu cũng có thể giúp quản lý rủi ro.

Quản lý du lịch doanh nghiệp quốc tế cách mạng hóa ngành khách sạn như thế nào

Quản lý du lịch doanh nghiệp thể hiện một cơ hội lớn tiềm năng cho bất kỳ khách sạn nào sẵn sàng nhắm mục tiêu đến tập khách du lịch doanh nhân.

Các số liệu thống kê gần đây tiết lộ rằng các công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ dự kiến sẽ chi tiêu nhiều (và thậm chí có thể nhiều hơn) cho du lịch của công ty so với trước đại dịch, được thúc đẩy bởi tốc độ tăng trưởng hàng năm là 8-12%. Giá trị của ngành du lịch doanh nghiệp thậm chí sẽ đạt 829,5 tỷ đô la Mỹ trong vòng năm năm tới.

Ngoài quy mô tuyệt đối của thị trường du lịch doanh nghiệp, khách du lịch doanh nghiệp rất hấp dẫn đối với các khách sạn vì một số lý do:

• Họ có xu hướng đặt phòng thường xuyên hơn và thường xuyên hơn trong thời gian dài.
• Họ ít nhạy cảm về giá hơn khách du lịch giải trí.
• Họ đặt phòng vào các ngày trong tuần, giúp khách sạn tối đa hóa công suất phòng.
• Họ trung thành và cung cấp một nguồn doanh thu ổn định do bản chất hợp đồng của họ.

Các nhóm, đội, công ty, đại lý và công ty tư vấn quản lý du lịch doanh nghiệp là kênh mà qua đó một khách sạn có thể tiếp cận thị trường có giá trị này. Bằng cách chủ động nhắm mục tiêu đến các nhà quản lý du lịch doanh nghiệp, bạn có thể mở khóa một nguồn doanh thu đáng kể cho khách sạn của mình.

Hệ thống quản lý du lịch doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi của thời đại như thế nào

Các hệ thống quản lý du lịch doanh nghiệp đã thích ứng và phát triển rất nhiều trong những năm gần đây. Phần lớn sự thay đổi này là để đáp ứng một vài sự kiện chính, bao gồm COVID và sự bùng nổ của AI và các công nghệ khác. Các điều chỉnh chính bao gồm:

• Tự động hóa và AI: Các nhà quản lý du lịch doanh nghiệp ngày càng sử dụng các đề xuất của AI trong giai đoạn lập kế hoạch chuyến đi và các nền tảng đặt phòng tự động và trợ lý ảo để hợp lý hóa việc đặt phòng và quản lý các chuyến đi của công ty.
• Giải pháp di động: Các hệ thống quản lý du lịch doanh nghiệp tốt nhất cung cấp các ứng dụng di động cho phép các nhà quản lý du lịch doanh nghiệp và khách du lịch quản lý đặt phòng, nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực và truy cập hành trình khi đang di chuyển.
• Quản lý rủi ro: Theo dõi khách du lịch nâng cao, cảnh báo an toàn và các giao thức sức khỏe đã được triển khai để giải quyết những lo ngại ngày càng tăng về rủi ro an ninh và sức khỏe, đặc biệt là sau đại dịch.
• Tính bền vững: Nhiều hệ thống quản lý du lịch doanh nghiệp hiện bao gồm các tùy chọn để theo dõi và giảm lượng khí thải carbon của du lịch để phục vụ cho phong trào trách nhiệm doanh nghiệp ngày càng tăng.
• Cá nhân hóa: Các hệ thống quản lý du lịch doanh nghiệp đang bắt đầu sử dụng dữ liệu của khách du lịch để cung cấp các giải pháp được cá nhân hóa, phù hợp hơn dựa trên sở thích cá nhân, điều này có thể cải thiện cả sự hài lòng của nhân viên và tuân thủ các chính sách của công ty.

Nền tảng quản lý du lịch doanh nghiệp tốt nhất cho khách sạn là gì?

Nền tảng quản lý du lịch doanh nghiệp tốt nhất cho khách sạn của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh khách sạn của bạn, và thị trường doanh nghiệp cụ thể mà bạn đang muốn tận dụng, vì một số nền tảng có thể phục vụ cho một số loại khách du lịch doanh nhân nhất định.

Theo truyền thống, phần mềm quản lý du lịch doanh nghiệp được xây dựng cho các doanh nghiệp đặt phòng du lịch, cho dù đó là nhóm quản lý du lịch doanh nghiệp nội bộ của công ty hay các nhà cung cấp du lịch doanh nghiệp bên thứ ba như các đại lý và công ty tư vấn có thể đặt và quản lý du lịch thay mặt cho doanh nghiệp.

Nhưng cũng có các giải pháp quản lý du lịch doanh nghiệp được thiết kế cho các khách sạn và nhà cung cấp chỗ ở. Các nền tảng quản lý du lịch doanh nghiệp cho khách sạn thường tập trung vào hai điều: mở rộng phạm vi tiếp cận của khách sạn trong không gian doanh nghiệp và B2B và tạo ra nội dung hấp dẫn thuyết phục các doanh nghiệp chọn khách sạn.

Một ví dụ là CTM Sleep Space, một nền tảng nội dung tập trung vào du lịch doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao khả năng hiển thị của khách sạn của bạn trong lĩnh vực du lịch doanh nghiệp. Nó được thiết kế để đơn giản hóa quy trình tìm kiếm cho khách du lịch doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho các khách sạn nhiều cơ hội tiếp xúc hơn trong thị trường siêu cạnh tranh này.

Các tính năng quản lý du lịch doanh nghiệp mà khách sạn nên tìm kiếm

Các giải pháp quản lý du lịch doanh nghiệp có thể khác nhau rất nhiều về chức năng của chúng. Nhưng có một tính năng quan trọng cho dù bạn đang tìm cách triển khai loại công cụ quản lý du lịch doanh nghiệp nào: khả năng tích hợp.

Nền tảng quản lý du lịch doanh nghiệp mà bạn chọn phải có khả năng tích hợp liền mạch vào ngăn xếp công nghệ khách sạn hiện tại của bạn để đảm bảo công cụ có thể hoạt động với tất cả các hệ thống khác của bạn, từ hệ thống quản lý tài sản (PMS) đến bộ xử lý thanh toán của bạn.

SiteMinder cung cấp tích hợp độc quyền với CTM Sleep Space, nền tảng du lịch doanh nghiệp tập trung vào khách sạn. Điều này mở ra cơ hội tự động hóa vô tận, nơi các công cụ đảm nhận các tác vụ tầm thường, giúp bạn và nhân viên của bạn tập trung vào công việc có giá trị cao, tạo ra sự khác biệt.

Cách triển khai quản lý du lịch doanh nghiệp trong các doanh nghiệp khách sạn

Có ba cách chính bạn có thể tích hợp quản lý du lịch doanh nghiệp vào hoạt động khách sạn của mình:

1. Áp dụng các chiến lược quản lý du lịch doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý du lịch doanh nghiệp một cách hiệu quả và hiệu quả đòi hỏi khách sạn của bạn phải áp dụng các chiến lược nhắm mục tiêu giải quyết các nhu cầu cụ thể của khách du lịch doanh nhân, điều này có thể rất khác so với nhu cầu của khách du lịch giải trí.

Đầu tiên, bạn cần làm việc để thu hút doanh nghiệp của công ty và cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với các khách hàng của công ty. Bạn cần tập trung vào du lịch của công ty vào chiến lược phân phối của mình và khi bạn đã có một chỗ đứng vững chắc, bạn nên khuyến khích kinh doanh trở lại thông qua các chương trình khách hàng thân thiết và giảm giá độc quyền.

Bạn có thể cân nhắc cung cấp mức giá và đặc quyền tập trung vào kinh doanh hấp dẫn phân khúc này: Wi-Fi miễn phí và nhanh, nhận phòng sớm, không gian làm việc chuyên dụng và phòng hội nghị.

Bạn cũng có thể đào tạo nhóm của mình để quản lý khách hàng doanh nghiệp tốt hơn, từ quầy lễ tân của bạn xử lý các đặt phòng phức tạp của công ty đến nhân viên hướng dẫn của bạn cung cấp các đề xuất tập trung vào kinh doanh cho bất kỳ khách du lịch nào có thể cần chúng.

2. Giải quyết các thách thức của quản lý du lịch toàn cầu

Quản lý du lịch doanh nghiệp ở Anh hoặc quản lý du lịch doanh nghiệp ở Hoa Kỳ: dù bạn ở đâu trên thế giới, quản lý du lịch doanh nghiệp toàn cầu có thể là một điệu nhảy phức tạp đặt ra một loạt các thách thức độc đáo. Dưới đây là một vài vấn đề tiềm ẩn mà khách sạn của bạn có thể phải đối mặt khi phục vụ phân khúc này và cách điều hướng chúng:

• Kỳ vọng của công ty: Khách hàng doanh nghiệp có thể có kỳ vọng cao hơn về việc thay đổi và hủy đặt phòng so với khách hàng giải trí, vì vậy bạn có thể cần cung cấp sự linh hoạt hơn so với bình thường. Khách hàng doanh nghiệp cũng sẽ rõ ràng tìm kiếm phần thưởng cho lòng trung thành của họ – và mức giảm giá đáng kể thường có thể đáng giá hơn cho khách sạn của bạn để có được quyền truy cập vào thị trường có giá trị này.
• Tiền tệ và tỷ giá hối đoái dao động: Đảm bảo bạn chọn một hệ thống xử lý thanh toán đáng tin cậy hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và cung cấp cho bạn tỷ giá hối đoái tốt nhất có thể tại bất kỳ thời điểm nào.
• Sự khác biệt về múi giờ: Khi bạn phục vụ khách hàng doanh nghiệp trên toàn cầu, bạn nên có một nhóm làm việc 24/7 để đảm bảo rằng mọi câu hỏi đều có thể được trả lời và mọi yêu cầu đều có thể được thực hiện một cách hiệu quả.
• Thái độ văn hóa đa dạng: Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải hiểu những khác biệt văn hóa mà họ sẽ gặp phải và cách các kỳ vọng có thể khác nhau giữa khách này với khách khác tùy thuộc vào xuất xứ của họ, để luôn mang đến trải nghiệm tốt nhất có thể.

3. Tích hợp các giải pháp quản lý du lịch vào ngăn xếp công nghệ của bạn

Như đã đề cập ở trên, nếu bạn muốn nhận được lợi nhuận tối đa có thể từ khoản đầu tư phần mềm quản lý du lịch doanh nghiệp của mình, bạn cần đảm bảo giải pháp bạn chọn sẽ tích hợp liền mạch với ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn.

Kiểm tra khả năng tích hợp của một giải pháp quản lý du lịch doanh nghiệp tiềm năng so với PMS, CRM và công cụ đặt phòng của bạn để đảm bảo nó sẽ tạo thành một bổ sung hữu cơ cho hệ sinh thái công nghệ hiện tại của bạn.

Ưu điểm của việc tích hợp phần mềm quản lý du lịch doanh nghiệp với các hệ thống khách sạn hiện có

Tại sao tích hợp quản lý du lịch doanh nghiệp lại là một phần quan trọng của câu đố? Một vài lý do:

• Chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực: Các công cụ tích hợp giao tiếp với nhau mà không cần bạn, một người trung gian, tham gia.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Với việc các công cụ của bạn nói chuyện với nhau, bạn có thể tự động hóa các tác vụ thủ công trước đây. Ví dụ: Cập nhật giá và tình trạng phòng trống của du lịch doanh nghiệp trên tất cả các kênh phân phối của bạn cùng một lúc, thay vì chỉnh sửa chúng từng kênh một.
• Độ chính xác cao hơn: Tích hợp không chỉ tăng hiệu quả mà còn loại bỏ cơ hội xảy ra lỗi của con người từ những việc như nhập dữ liệu thủ công.

Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, các khách sạn có thể quản lý hiệu quả các đặt phòng của công ty và điều chỉnh các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp. Để thúc đẩy hơn nữa các đặt phòng của công ty, hãy cân nhắc tận dụng các mối quan hệ đối tác với các nền tảng chuyên biệt như CTM Sleep Space. Quản lý du lịch doanh nghiệp hiệu quả là chìa khóa để thành công trong ngành khách sạn.