Phân Tích Hiệu Suất Đặt Phòng Khách Sạn: Bí Quyết Nắm Bắt Xu Hướng Nhu Cầu

Giới Thiệu: Tầm Quan Trọng của Phân Tích Hiệu Suất Đặt Phòng

Trong ngành khách sạn cạnh tranh, việc hiểu rõ xu hướng nhu cầu là yếu tố then chốt để tối ưu hóa doanh thu và công suất phòng. Phân tích hiệu suất đặt phòng khách sạn đóng vai trò như một “cỗ máy thời gian”, cho phép bạn nhìn lại quá khứ, đánh giá hiện tại và dự đoán tương lai, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Thay vì du hành thời gian thực thụ, bạn cần dựa vào dữ liệu thu thập từ hệ thống quản lý khách sạn (PMS) của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phân tích hiệu quả hiệu suất đặt phòng, giúp bạn nắm bắt xu hướng nhu cầu của khách sạn, từ đó tối đa hóa doanh thu và công suất phòng.

Hiểu Rõ Hiệu Suất Đặt Phòng

Hiệu suất đặt phòng phản ánh số lượng khách hàng quan tâm đến việc lưu trú tại khách sạn của bạn trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tuần, tháng). Nó cho thấy xu hướng về thời điểm khách hàng muốn ghé thăm, dựa trên số lượng phòng được đặt. Chẳng hạn, nếu số lượng đặt phòng vào cuối tuần tăng đột biến so với các ngày trong tuần, điều đó cho thấy cuối tuần là thời điểm cao điểm. Hiệu suất đặt phòng cũng tiết lộ thông tin về loại khách hàng và kênh đặt phòng (trực tiếp, OTA, v.v.) phổ biến nhất.

Bằng cách phân tích các xu hướng này, bạn có thể:

Xác định ngân sách
Xây dựng chiến lược giá và quản lý hàng tồn kho
Lên kế hoạch bảo trì, cải tạo, đào tạo nhân viên và các hoạt động khác.

Các Chỉ Số Đánh Giá Hiệu Suất Đặt Phòng Quan Trọng

Để phân tích hiệu suất đặt phòng một cách chính xác, bạn cần sử dụng báo cáo từ phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hoặc trình quản lý kênh phân phối. Tuy nhiên, để hiểu và tận dụng tối đa các báo cáo này, bạn cần nắm rõ ý nghĩa của các chỉ số quan trọng sau:

Tốc độ đặt phòng (Booking Pace): Cho biết tốc độ đặt phòng diễn ra nhanh hay chậm. Tốc độ đặt phòng nhanh là một tín hiệu tốt, trong khi tốc độ chậm có thể cho thấy nhu cầu lưu trú thấp.
Công suất phòng (Occupancy Rate): Thể hiện tỷ lệ sử dụng phòng khách sạn.
Giá phòng trung bình (ADR – Average Daily Rate): Là giá trung bình của một phòng khách sạn trong một khoảng thời gian nhất định. ADR thường được coi là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của khách sạn, đặc biệt so với các đối thủ cạnh tranh.
Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR – Revenue Per Available Room): Có lẽ là thước đo đáng tin cậy và phổ biến nhất để đánh giá thành công của một khách sạn. Không giống như ADR, RevPAR tính đến cả công suất phòng.

Khi kết hợp các chỉ số này, bạn có thể đánh giá mức độ phổ biến của khách sạn, xác định giá phòng phù hợp và đảm bảo doanh thu từ phòng đáp ứng mục tiêu.

Phân Tích Xu Hướng Nhu Cầu Theo Mùa Vụ

Mùa vụ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình xu hướng đặt phòng. Trong mùa cao điểm (ví dụ: mùa hè, lễ Tết), nhu cầu phòng khách sạn thường tăng vọt. Ngược lại, trong mùa thấp điểm (ví dụ: giữa tuần vào mùa đông), nhu cầu có xu hướng giảm. Ngoài ra, còn có các mùa giao điểm (shoulder seasons), nằm giữa mùa cao điểm và thấp điểm, với nhu cầu biến động.

Vậy làm thế nào để tận dụng kiến thức về xu hướng mùa vụ trong kinh doanh khách sạn? Dưới đây là một số lời khuyên:

Đầu tư thời gian để cấu hình chính xác PMS hoặc các báo cáo hiện có để bạn có thể phân tích cơ cấu khách hàng. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của mình và tỷ lệ bán phòng cho từng phân khúc (lý tưởng nhất là theo tháng), chẳng hạn như: đặt phòng trực tiếp, khách hàng doanh nghiệp, khách đoàn, khách lưu trú dài ngày, OTA.

Tiếp theo, hãy xem xét nhu cầu trong ít nhất hai năm qua và năm tới: khi nào bạn có (hoặc sẽ có) sự tăng đột biến về nhu cầu? Nguyên nhân là gì? (Có phải là một nhóm cụ thể? Có phải là một sự kiện? Có phải là một sự kiện định kỳ hay một sự kiện một lần? Có phải là một kỳ nghỉ lễ?).

Thực hiện tương tự cho các giai đoạn thấp điểm. Bằng cách này, bạn sẽ biết khi nào nên dự kiến sự tăng hoặc giảm nhu cầu và tại sao.

Kiểm tra lịch. Bạn có tổ chức các sự kiện và ngày lễ tương tự cho năm tới không? Bạn hoạt động tốt hơn trong tuần hay vào cuối tuần, hay nó giống nhau? Nếu vậy, bạn có nhiều ngày trong tuần hơn trong năm nay so với năm ngoái không?

Những mẩu dữ liệu nhỏ này có thể có liên quan khi xây dựng ngân sách của bạn, xem xét số ngày hiệu suất của bạn có thể tệ hơn hoặc tốt hơn so với năm ngoái.

Mặt khác, trong thời gian thấp điểm, bạn sẽ định giá phòng của mình ở mức thấp hơn. Bạn sẽ biết khi nào nên cho phép ưu đãi và các loại khách hàng khác nhau trong kết hợp của mình. Bạn sẽ có thể lên kế hoạch bảo trì tài sản trong những khoảng thời gian thấp này, làm việc trên cải tạo, đào tạo nhóm hoặc kỳ nghỉ của bạn và nhân viên của bạn.”

Để tối đa hóa doanh thu, bạn cần tận dụng các biến động này. Chúng ảnh hưởng đến quyết định giá của bạn. Trong mùa cao điểm, bạn nên tận dụng nhu cầu cao bằng cách điều chỉnh chiến lược giá để thu được giá trị cao nhất từ mỗi lượt đặt phòng. Điều này có thể có nghĩa là thực hiện định giá động hoặc cung cấp các gói hấp dẫn để tận dụng sự quan tâm cao. Mặt khác, trong thời gian nhu cầu thấp, đó là việc lấp đầy những khoảng trống về công suất đó. Bạn có thể cân nhắc cung cấp các chương trình khuyến mãi đặc biệt hoặc các chiến dịch tiếp thị nhắm mục tiêu để thu hút khách trong những thời điểm yên tĩnh hơn này và đảm bảo phòng của bạn không bị bỏ trống.

Bằng cách hiểu những biến động theo mùa này và điều chỉnh chiến lược giá cả và nỗ lực tiếp thị một cách chiến lược cho phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa doanh thu trong suốt cả năm, đảm bảo khách sạn của bạn vẫn có lãi ngay cả trong thời gian chậm hơn.

Phân Tích Xu Hướng Đặt Phòng Trên Các Kênh Khác Nhau

Hiệu suất đặt phòng có thể tiết lộ nhiều điều hơn là xu hướng theo mùa vụ. Bằng cách xem xét dữ liệu, bạn có thể tìm thấy xu hướng đặt phòng và cách chúng thay đổi trên các kênh khác nhau.

Đặt phòng trực tiếp, được thực hiện trực tiếp thông qua trang web, email hoặc điện thoại của khách sạn, thường cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về cơ sở khách hàng trung thành của bạn và có thể mang lại lợi nhuận cao hơn do phí hoa hồng thấp hơn. Mặt khác, đặt phòng qua OTA như Booking.com hoặc Expedia mang lại phạm vi tiếp cận và mức độ hiển thị rộng hơn cho những khách tiềm năng có thể chưa khám phá ra khách sạn của bạn.

Bằng cách so sánh hiệu suất đặt phòng trên các kênh này, bạn có thể hiểu sâu hơn về xu hướng nhu cầu của khách sạn. Ví dụ: bạn có thể nhận thấy rằng đặt phòng trực tiếp có xu hướng đạt đỉnh vào những thời điểm nhất định trong năm, trong khi OTA thúc đẩy nhiều đặt phòng hơn vào những thời điểm khác. Hiểu những xu hướng này có thể giúp bạn điều chỉnh chiến lược tiếp thị và giá cả của mình cho phù hợp với từng kênh.

Ngoài ra, việc phân tích kết hợp kênh của bạn cho phép bạn đánh giá tác động tổng thể đến việc tạo ra doanh thu. Bạn có đang dựa quá nhiều vào OTA và trả phí hoa hồng cao không? Hoặc bạn có đang tận dụng hiệu quả đặt phòng trực tiếp để tối đa hóa lợi nhuận không?

Biết những sắc thái này của xu hướng đặt phòng trên các kênh khác nhau có thể giúp bạn tối ưu hóa chiến lược phân phối của mình để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và cải thiện hiệu suất tổng thể.

Nhận Biết Hành Vi Đặt Phòng Của Các Phân Khúc Khách Hàng Khác Nhau

Khi bạn hiểu rõ về khách của mình, nhờ dữ liệu hiệu suất đặt phòng, bạn có thể hiểu hành vi đặt phòng khác nhau như thế nào giữa các phân khúc khách khác nhau.

Ví dụ: khách doanh nhân thường đặt phòng gần ngày đến hơn và quan tâm nhiều hơn đến sự tiện lợi và hiệu quả. Mặt khác, khách du lịch giải trí có thể đặt phòng trước và ưu tiên các yếu tố như tiện nghi và trải nghiệm. Các gia đình có thể có những sở thích riêng biệt về loại phòng và ưu đãi trọn gói.

Bằng cách nhận biết những khác biệt này, bạn có thể điều chỉnh giá cả và chiến lược tiếp thị của mình để phù hợp với từng phân khúc. Việc cung cấp cho khách doanh nhân các chính sách hủy linh hoạt hoặc giảm giá cho doanh nghiệp có thể khuyến khích đặt phòng trực tiếp, trong khi việc quảng bá các tiện nghi thân thiện với gia đình có thể thu hút khách du lịch giải trí.

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng kiến thức về khách hàng, hành vi đặt phòng của họ và mức độ sinh lời của họ để cải thiện chiến lược kinh doanh của mình. Bạn có thể quyết định loại khách hàng nào có lợi hơn và hạn chế bán hàng cho những người không mang lại nhiều giá trị.

Hoặc bạn có thể điều chỉnh chiến lược cơ cấu khách hàng của mình. Ví dụ:

Bằng cách giảm số lượng khách lưu trú dài ngày
Bằng cách chọn số lượng khách hàng doanh nghiệp bạn sẽ cho phép trong những ngày nhu cầu cao
Bằng cách hạn chế số lượng khách sạn trên các OTA đã chọn để có lượng hàng tồn kho lớn hơn cho các đặt phòng trực tiếp.

Ứng Phó Với Những Thay Đổi Vào Phút Cuối

Hiệu suất đặt phòng của bạn bao gồm các trường hợp hủy vào phút cuối, vắng mặt và khách vãng lai, có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu và tỷ lệ lấp đầy phòng của khách sạn.

Với dữ liệu có sẵn tại hệ thống quản lý tài sản của bạn, bạn có thể phân tích xem bạn nhận được nhiều lượt hủy và vắng mặt nhất từ kênh nào. Bạn có phát hiện ra bất kỳ xu hướng nào trong loại khách hoặc kênh đặt phòng không?

Điều này có thể giúp bạn quyết định những gì bạn có thể làm để chống lại những thay đổi vào phút cuối này, thường dẫn đến mất cơ hội bán phòng.

Việc thực hiện các chính sách hủy linh hoạt và đưa ra các ưu đãi cho việc đặt phòng sớm có thể giúp giảm khả năng hủy và vắng mặt vào phút cuối.

Một ý tưởng khác để chống lại doanh thu bị mất do hủy bỏ vào phút cuối là giá không hoàn lại. Trong trường hợp của họ, ngay cả khi khách du lịch hủy đặt phòng, bạn vẫn giữ giá trị đặt phòng.

Nếu bạn đã cung cấp giá không hoàn lại tại khách sạn của mình, có lẽ bạn có một hoặc hai (hoặc ba hoặc nhiều hơn) yêu cầu của khách du lịch để hủy loại đặt phòng đó. Mặc dù bạn có quyền không trả lại tiền, nhưng vẫn có một số tình huống mà khách du lịch có tính thuyết phục, vì vậy bạn sẽ trả lại (để yên tâm và/hoặc cứu vãn sự tỉnh táo của bạn).

Nhưng có những cách để những người làm nghề khách sạn như bạn kiếm được nhiều tiền hơn từ mức giá không hoàn lại VÀ giữ cho vị khách tiềm năng trong tương lai hài lòng: bán lại các đặt phòng không hoàn lại cho khách sạn.

Bạn có thể mua lại với chi phí thấp hơn và bán lại với giá cao hơn. Và nếu một khách hàng biết rằng họ có thể bán lại đặt phòng không hoàn lại của mình cho khách sạn, thì điều đó có lợi hơn cho họ so với việc cố gắng hủy đặt phòng hoặc đơn giản là không xuất hiện.

Cưỡi Trên Những Con Sóng Nhu Cầu Của Khách Sạn

Bất chấp tất cả dữ liệu về hiệu suất tài sản của bạn và kiến thức về xu hướng về nhu cầu tại tài sản của bạn và thị trường địa phương, vẫn có những khoảnh khắc không thể đoán trước với sự thay đổi đột ngột về nhu cầu.

Ví dụ: Taylor Swift đột ngột tiết lộ chuyến lưu diễn vòng quanh thế giới của mình, điều này khiến Swifties từ khắp nơi trên thế giới nhanh chóng đặt phòng khách sạn gần khu vực hòa nhạc.

Đó là lý do tại sao bạn nên tận dụng định giá động và các hệ thống quản lý doanh thu giúp khách sạn thích ứng nhanh chóng với những thay đổi đột ngột về nhu cầu. Bằng cách liên tục theo dõi các điều kiện thị trường và hành vi của khách, bạn có thể tối đa hóa tiềm năng doanh thu và giảm thiểu tác động của những thay đổi vào phút cuối đối với lợi nhuận của bạn.

Tận Dụng Công Nghệ Để Dự Báo Nhu Cầu Tốt Hơn

Tất cả điều này dẫn chúng ta đến với công nghệ. Hệ thống quản lý tài sản và các giải pháp quản lý doanh thu đóng một vai trò quan trọng trong việc phân tích hiệu suất đặt phòng và dự đoán xu hướng nhu cầu trong tương lai.

Các giải pháp này sử dụng các thuật toán tiên tiến và phân tích dữ liệu để xử lý khối lượng lớn dữ liệu lịch sử và thời gian thực, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị về động lực thị trường và hành vi của khách.

Báo cáo hiệu suất đặt phòng, phân tích khách sạn và tự động hóa của họ giúp bạn tối ưu hóa chiến lược giá cả, tối đa hóa tiềm năng doanh thu và mang lại trải nghiệm khách hàng đặc biệt.

Chìa Khóa Thành Công Của Khách Sạn Của Bạn

Giống như Marty McFly và Doc Brown khai thác sức mạnh của du hành thời gian cho những cuộc phiêu lưu của họ trong “Quay lại tương lai”, bạn có thể sử dụng sức mạnh của dữ liệu để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và hiệu quả hoạt động.

Bằng cách phát hiện các xu hướng theo mùa, hiểu hành vi đặt phòng trên các kênh và phân khúc khách hàng khác nhau, và sử dụng công nghệ để dự báo nhu cầu, bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn cho tài sản của mình để tối đa hóa tiềm năng doanh thu, cải thiện trải nghiệm của khách và phát triển mạnh mẽ trong một thị trường ngày càng cạnh tranh.