Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới Bắt Đầu

Từ việc tăng công suất phòng đến tạo ra các lượt đặt phòng trực tiếp và tăng ADR, các nhà điều hành cơ sở lưu trú có rất nhiều việc phải làm. Khi ngành công nghiệp khách sạn trở nên phức tạp hơn, vai trò của công nghệ trong việc giúp hợp lý hóa các hoạt động và tự động hóa các quy trình ngày càng trở nên quan trọng.

Báo cáo về Tình hình Lưu trú Độc lập của Cloudbeds đã khảo sát hàng ngàn cơ sở độc lập và đi đến một kết luận quan trọng – chủ sở hữu và người điều hành không thể tự mình làm mọi thứ. Năm nay, nhiều cơ sở sẽ đầu tư vào công nghệ để giúp tạo ra các cơ hội doanh thu mới, xây dựng các trang web tốt hơn, quản lý các chiến dịch tiếp thị, tự động hóa các dịch vụ và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Có sức mạnh thực sự trong việc sở hữu một phần mềm quản lý khách sạn mạnh mẽ, giúp bạn tập trung vào khách hàng thay vì lãng phí thời gian vào các công việc hành chính lặp đi lặp lại. Việc có đúng công cụ có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc làm việc cho doanh nghiệp của bạn và làm việc trong doanh nghiệp đó. Các cơ sở nhỏ hơn đặc biệt dễ bị cuốn vào dòng chảy của các hoạt động hàng ngày, vì các đội ngũ thường nhỏ và hầu như luôn do chủ sở hữu/người điều hành điều khiển.

Để giảm thiểu sự thất vọng và quản lý cơ sở của bạn một cách dễ dàng và tinh tế, gây ấn tượng với khách hàng, hãy cân nhắc phần mềm quản lý khách sạn (HMS). Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ phân tích tầm quan trọng của một giải pháp HMS hiện đại, các tính năng cần tìm và cách chọn nhà cung cấp phù hợp.

Tại Sao Bạn Cần Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn?

Trong một cuộc phỏng vấn gần đây với Skift, CEO của Cloudbeds, Adam Harris, đã nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ trong ngành khách sạn, nói rằng, “tỷ lệ chi tiêu trung bình cho công nghệ chỉ là một phần nhỏ so với những gì nó nên có. Lý do số một khiến chúng tôi không đăng ký khách hàng không phải là vì họ đã đến với đối thủ cạnh tranh, mà là vì họ sợ sự thay đổi.”

Dưới đây là lý do tại sao các chủ khách sạn cần vượt qua rào cản của sự thay đổi và áp dụng phần mềm quản lý khách sạn ngay hôm nay.

Thời Gian Của Bạn Rất Quý Giá

Là một chủ khách sạn bận rộn, mỗi giây trong ngày đều có giá trị.

Giả sử bạn điều hành một nhà trọ sang trọng 15 phòng nằm nép mình dưới chân đồi. Để đơn giản, chúng ta sẽ chỉ xem xét doanh thu từ phòng. Nhà trọ này cao cấp, với mức giá trung bình là 425 đô la mỗi đêm. Ở mức công suất tối đa, đó là 6.375 đô la doanh thu tiềm năng mỗi ngày. Với tỷ lệ công suất trung bình là 72%, doanh thu trung bình mỗi đêm là 4.590 đô la. Có 24 giờ trong một ngày, vì vậy đó là 191,25 đô la doanh thu mỗi giờ.

Điều gì xảy ra khi bạn dành 15 phút để nhận đặt phòng của khách qua điện thoại thay vì cho phép khách tự phục vụ đặt phòng mà nhiều khách hàng ưa thích? 15 phút đó khiến bạn mất 47,82 đô la doanh thu. Nếu bạn đầu tư 15 phút đó (hoặc 47,82 đô la) vào tiếp thị hoặc công nghệ để kiếm được một lượt đặt phòng mới, bạn sẽ gần như tăng gấp bốn lần số tiền của mình.

Bây giờ, hãy xem xét một ngày của bạn. Mỗi giờ có giá trị bao nhiêu đối với bạn và nhân viên của bạn? Có phải mọi người đều dành thời gian cho các công việc tạo ra giá trị, mang lại lợi nhuận lớn nhất? Việc sử dụng các phương pháp thủ công để vận hành cơ sở của bạn đang ảnh hưởng đến doanh thu tổng thể của bạn như thế nào?

Thời gian là tiền bạc, vì vậy hãy dành nó cho các hoạt động hướng đến giá trị – chẳng hạn như tạo ra một chiến lược phân phối khách sạn có lợi nhuận.

Bạn Đã Đủ Bận Rộn Rồi

Bất kể bạn điều hành loại cơ sở nào, từ khách sạn lớn hay nhỏ, nhà nghỉ, ký túc xá hoặc khu cắm trại, luôn có điều gì đó cần phải làm: một ứng viên để phỏng vấn, một vị khách để chào đón, một chiến dịch tiếp thị để khởi động hoặc một vấn đề bảo trì cần khắc phục.

Giữa sự hỗn loạn đó, chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu có một giải pháp đáng tin cậy để giúp bạn một tay sao? Đây là nơi phần mềm quản lý khách sạn của bạn có thể cứu nguy. Một HMS mạnh mẽ mang lại sự an tâm và giúp mọi thứ được kiểm soát theo những cách sau:

Một nền tảng để điều hành cơ sở của bạn. Việc quản lý nhiều hệ thống là một rắc rối – đặc biệt là đối với các hoạt động nhỏ hơn. Một giải pháp quản lý khách sạn hữu ích sẽ kết hợp nhiều chức năng, chẳng hạn như công cụ đặt phòng, PMS, trình quản lý kênh, tiếp thị kỹ thuật số, tương tác với khách và báo cáo.
Có thể truy cập từ mọi nơi. HMS hiện đại chạy trên đám mây. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực và kiểm tra công việc kinh doanh từ mọi nơi có kết nối internet – ngay cả sau khi bạn đã về nhà vào cuối ngày.
Giảm khiếu nại của khách hàng. Vô tình làm mất đặt phòng của khách, quên xử lý yêu cầu đặc biệt hoặc xử lý sai thông tin thẻ tín dụng là những cách chắc chắn để nhận được khiếu nại. Một HMS sẽ tổ chức thông tin khách hàng của bạn và cung cấp cơ hội để cá nhân hóa dịch vụ thông qua các công cụ nhắn tin cho khách hàng.
Quản lý văn phòng phía sau. Thanh toán, hóa đơn, ngăn kéo tiền mặt và báo cáo tài chính dễ quản lý hơn nhiều khi các hệ thống của bạn được kết nối và lấy từ cùng một nguồn dữ liệu.
Hỗ trợ giàu kinh nghiệm. Bạn không thể tự mình làm mọi thứ. Nhà cung cấp HMS của bạn nên đóng vai trò là một phần mở rộng của đội ngũ của bạn, cung cấp chuyên môn và hỗ trợ để giúp bạn quản lý và phát triển doanh nghiệp của mình.

Mục tiêu cuối cùng là duy trì khả năng sinh lời và giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và bớt căng thẳng hơn (và thậm chí có thể tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ!).

Sanj Gidda, Giám đốc của George Street Hotel và Bocardo Hotel, đã tận mắt chứng kiến những lợi thế của việc sử dụng một HMS hiện đại với tư cách là khách hàng của Cloudbeds. Trước khi áp dụng Nền tảng Khách sạn Cloudbeds, Sanj đã sử dụng một hệ thống tại chỗ với sự hỗ trợ không tồn tại, các thách thức về thanh toán và một trình quản lý kênh tích hợp kém, khiến các hoạt động hàng ngày trở nên “khó hiểu, tốn công sức, lỗi thời và bực bội.”

Sau khi chuyển sang Cloudbeds, Sanj khuyên các cơ sở khác cũng nên làm như vậy, đặc biệt là những cơ sở không có đội ngũ CNTT chuyên dụng. Với Cloudbeds, Sanj cho biết anh có quyền truy cập vào một đội ngũ những người luôn cố gắng hiểu và hỗ trợ chiến lược của anh ấy, đồng thời coi đội ngũ Cloudbeds là một phần mở rộng của chính mình. Một phần thưởng khác? Sanj nói rằng với một nền tảng đám mây, anh ấy đã có thể đi nghỉ ở Mexico, nơi anh ấy “nghĩa đen là đang ở trên bãi biển, đưa ra các quyết định nhờ vào dữ liệu thời gian thực trong Cloudbeds.”

“Tôi nghĩa đen là đang ở trên bãi biển, đưa ra các quyết định nhờ vào dữ liệu thời gian thực trên Cloudbeds, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tối đa hóa các cơ hội. Nhờ tính năng tự động hóa, tôi không phải làm quá nhiều.”

Khách Hàng Của Bạn Mong Đợi Các Hoạt Động Hoàn Hảo

Có những lĩnh vực nhất định mà sự kỳ quặc là tuyệt vời và được khách hàng đánh giá cao: trang trí, vị trí và các tiện nghi độc đáo. Tuy nhiên, có một số kỳ vọng mà các cơ sở thuộc mọi quy mô phải đáp ứng. Phần mềm quản lý cơ sở lưu trú tốt cung cấp cho bạn sự hỗ trợ cần thiết để trở nên hoàn hảo trong các lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất.

Phần mềm quản lý khách sạn phù hợp giúp bạn đáp ứng những kỳ vọng đó bằng cách cung cấp:

Một công cụ đặt phòng trực tuyến. Khách hàng có thể đặt phòng trên trang web của bạn thay vì gọi điện. Một hệ thống đặt phòng hoặc đặt phòng trực tuyến trao quyền cho khách hàng và giúp nhân viên có thêm thời gian tránh xa điện thoại để xử lý các ưu tiên khác.
Giá cả và tình trạng phòng trống được đồng bộ hóa. Một trong những vấn đề lớn với việc quản lý hàng tồn kho thủ công là giá cả và tình trạng phòng trống không cạnh tranh. Sẽ luôn có một khoảng cách giữa thời điểm nhân viên đặt phòng khách sạn nhận đặt phòng qua điện thoại và thời điểm phòng đó bị xóa khỏi hàng tồn kho ở những nơi khác. Đôi khi, một kênh có thể bị bỏ qua, dẫn đến đặt phòng trùng lặp – và khách hàng không hài lòng. Vì hàng tồn kho trên một HMS có trình quản lý kênh được đồng bộ hóa từ một nhóm trung tâm, nên trạng thái phòng luôn được cập nhật.
Bản địa hóa. Để thu hút nhiều khách hàng hơn, bạn cần xem xét khách du lịch quốc tế và giúp những người nói các ngôn ngữ khác dễ dàng đặt phòng hơn. Việc cung cấp một đường dẫn đặt phòng bằng nhiều ngôn ngữ mang lại cho cơ sở của bạn một sức hấp dẫn toàn cầu, mở rộng nhân khẩu học của bạn. Các nền tảng tương tác với khách hàng cũng cung cấp chức năng dịch thuật quan trọng để bạn có thể giao tiếp với khách hàng, bất kể ngôn ngữ của họ.
Giao tiếp với khách hàng. Với sự trỗi dậy của chatbot và các công cụ nhắn tin trên tất cả các loại hình kinh doanh, khách du lịch mong đợi có thể giao tiếp với nhà cung cấp chỗ ở của họ trước, trong và sau khi họ ở lại. Cho dù họ có câu hỏi về thời gian nhận phòng, cần thứ gì đó được giao đến phòng của họ hay muốn cho bạn biết về một nhân viên đã làm cho ngày của họ trở nên tươi đẹp, các khách sạn ngày nay cần cung cấp khả năng giao tiếp hai chiều giữa khách sạn và khách hàng của mình.

Việc Đào Tạo và Giao Tiếp Với Nhân Viên Của Bạn Có Thể Tốt Hơn

Việc đào tạo nhân viên mới là một phần của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn trong một ngành có tỷ lệ luân chuyển cao như ngành khách sạn. Theo báo cáo về Số lượng Việc làm Còn trống và Tỷ lệ Luân chuyển Lao động của Cục Thống kê Lao động, ngành khách sạn có tỷ lệ luân chuyển cao nhất so với bất kỳ lĩnh vực nào khác, ở mức 86,3%.

Khi bạn không có một hệ thống được tổ chức hoặc sử dụng công nghệ phức tạp, quá trình đào tạo có thể tốn thời gian và gây bực bội cho mọi người. Việc điều hành các hoạt động ở văn phòng phía trước của bạn phải đủ đơn giản để bất kỳ nhân viên mới nào cũng có thể tiếp thu nhanh chóng, để bạn không lãng phí năng lượng quý giá bất cứ khi nào bạn có một nhân viên mới.

Các tính năng hiệu quả của phần mềm quản lý khách sạn bao gồm:

Một giao diện trực quan và thân thiện với người dùng. Nó chỉ có ý nghĩa – và hoạt động theo cách bạn mong đợi. Ví dụ: có một chế độ xem lịch thống nhất với chức năng kéo và thả cho phép nhân viên dễ dàng chỉ định phòng.
Các báo cáo giúp giảm lỗi và công việc bận rộn thủ công. Với HMS phù hợp, bạn có thể loại bỏ sự cần thiết của nhân viên phải dành toàn bộ ca làm việc trong một bảng tính hoặc viết báo cáo bằng tay. Thay vào đó, đội ngũ của bạn có thể tập trung vào việc phân tích các báo cáo do HMS của bạn chuẩn bị để họ có thể xác định các xu hướng và lập kế hoạch hành động.
Quản lý việc dọn phòng. Văn phòng phía trước có thể xem trạng thái của từng phòng ngay trong bảng điều khiển HMS và chỉ định người dọn phòng để ưu tiên dọn dẹp. Khả năng hiển thị này giúp giảm thiểu sự cố trong giao tiếp và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Nền tảng Khách sạn Cloudbeds có giao diện trực quan, dễ sử dụng giúp giảm thời gian đào tạo và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Ngành Khách Sạn Liên Tục Thay Đổi

Vẻ đẹp của việc làm việc với một nền tảng khách sạn dựa trên đám mây hiện đại là nó được cập nhật thường xuyên, vì vậy công nghệ luôn mới mẻ và sẵn sàng hỗ trợ các nhu cầu thay đổi của cơ sở của bạn. Các tính năng và chức năng mới mở đường cho các phương pháp tốt hơn để tương tác với khách hàng và vận hành cơ sở của bạn một cách có lợi nhuận. Tuy nhiên, hệ thống quản lý khách sạn của bạn nên khuyến khích các kết nối với công nghệ khách sạn khác với một menu tích hợp mạnh mẽ để bạn có thể tạo ra một ngăn xếp công nghệ lý tưởng.

Dễ dàng tích hợp các công cụ và dịch vụ yêu thích của bạn với Nền tảng Khách sạn Cloudbeds

9 Tính Năng Quan Trọng Của Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

Các khách sạn độc lập có thể tăng năng suất và có được doanh thu bằng cách áp dụng phần mềm quản lý khách sạn. Sức mạnh nằm ở bản chất toàn diện của một hệ thống hoạt động cùng nhau để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.

Phần mềm quản lý khách sạn phải làm tốt một việc: giúp bạn điều hành khách sạn của mình tốt hơn. Nó không có nghĩa là một gánh nặng bổ sung cần quản lý.

Phần mềm quản lý khách sạn kỹ thuật số loại bỏ các silo và hợp lý hóa các hoạt động trên toàn bộ doanh nghiệp. Với sự minh bạch hoàn toàn và khả năng hiển thị được chia sẻ, toàn bộ đội ngũ làm việc từ cùng một thông tin. Phần mềm khách sạn giúp giảm thiểu các sự cố dịch vụ và làm cho khách hàng (chưa kể đến nhân viên của bạn) hài lòng hơn.

Khi nói đến việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cho doanh nghiệp khách sạn độc lập của bạn, đây là những tính năng chính cần tìm.

Xem video ngắn này để tìm hiểu về chín tính năng chính.

1. Dựa Trên Đám Mây

SaaS hiện đại và mạnh mẽ dựa trên đám mây. Điều này trái ngược với các giải pháp lưu trữ phần cứng tại chỗ. Công nghệ điện toán đám mây có giá cả phải chăng, có thể mở rộng và nhanh chóng. Nó cũng dễ dàng cập nhật thường xuyên hơn nhiều so với một hệ thống yêu cầu nâng cấp vật lý tốn kém. HMS dựa trên đám mây cũng có thể được truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, vì vậy bạn không cần phải có mặt tại cơ sở của mình để kiểm tra công việc kinh doanh.

2. Giao Diện Trực Quan

Trong một ngành cạnh tranh gay gắt để giành lấy tài năng, tại sao phải lãng phí thời gian quý báu để đào tạo nhân viên trên một hệ thống mất nhiều thời gian để tải và khiến bạn không thể tìm thấy những gì mình cần? Nhân viên muốn các công cụ đơn giản, dễ sử dụng và học. Tương tự, chủ sở hữu và người quản lý thường cần đào tạo nhân viên mới thường xuyên, vì vậy phần mềm quản lý khách sạn thân thiện với người dùng giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn.

3. Công Cụ Đặt Phòng Tích Hợp

Một HMS với một công cụ đặt phòng tích hợp có thể giúp hợp lý hóa việc quản lý đặt phòng, cho phép khách hàng tự đặt phòng, điều này dẫn đến nhiều lượt đặt phòng trực tiếp hơn. Và, khi nó bao gồm một công cụ xử lý thanh toán, bạn có thể nhận các lượt đặt phòng mới trên trang web của mình 24/7.

Một công cụ đặt phòng được nhúng cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn để cung cấp các gói và gói phản ánh các sở thích khác nhau của khách hàng. Việc bổ sung cá nhân hóa có thể mang lại doanh thu gia tăng cho các khách sạn, bất kể quy mô của cơ sở.

Một công cụ đặt phòng hiệu quả sẽ:

Bao gồm nhiều ngôn ngữ và tiền tệ. Chọn một công cụ có hỗ trợ bản địa hóa để thu hút và phục vụ khách du lịch quốc tế.
Chấp nhận thanh toán an toàn. Nhận đặt phòng trên trang web của bạn suốt ngày đêm và đảm bảo với khách hàng rằng khoản thanh toán của họ được an toàn với một cổng thanh toán có uy tín.
Cung cấp một công cụ so sánh giá. Một cách mạnh mẽ khác để xây dựng lòng tin và chuyển đổi nhiều lượt đặt phòng hơn là với một tiện ích Kiểm tra Giá. Hãy minh bạch và cho người dùng sự tin tưởng rằng họ đang nhận được mức giá tốt nhất trên trang web của bạn.
Có thể tùy chỉnh. Công cụ đặt phòng của bạn nên phù hợp liền mạch với thiết kế trang web của bạn để phù hợp với thương hiệu của bạn và không cảm thấy lạc lõng.
Tích hợp với PMS của bạn và trình quản lý kênh. Các lượt đặt phòng được thực hiện trên trang web của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa với hệ thống quản lý cơ sở lưu trú khách sạn của bạn và trên tất cả các kênh OTA của bạn để bạn không bị đặt phòng quá mức.
Có thể được thêm vào hồ sơ mạng xã hội của bạn. Đừng bỏ lỡ cơ hội thu hút thêm các lượt đặt phòng thông qua các kênh xã hội khác nhau của bạn. Nhiều khách du lịch sử dụng các ứng dụng di động Instagram và TikTok để nghiên cứu du lịch và bằng cách cung cấp một liên kết trong tiểu sử của bạn, bạn có thể chuyển đổi những người dùng này.

4. Báo Cáo Chi Tiết

Báo cáo mạnh mẽ cho phép các chủ khách sạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Việc sử dụng dữ liệu để cải thiện các hoạt động và chiến lược tiếp thị đã từng là một đặc quyền chỉ dành cho các khách sạn có ngân sách lớn. Không còn nữa! Với phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, các khách sạn độc lập có thể đưa ra các quyết định thông minh với dữ liệu và tạo các báo cáo toàn diện cung cấp khả năng hiển thị về tài chính, các hoạt động hàng ngày, phân tích và hơn thế nữa của cơ sở của bạn.

Các báo cáo chi tiết cung cấp cho bạn sự rõ ràng hơn về các nỗ lực kinh doanh của bạn. Khi bạn biết chính xác mỗi OTA tạo ra bao nhiêu doanh thu cho bạn, bạn có thể phát triển một hỗn hợp kênh mang lại ROI cao nhất. Các mô-đun báo cáo động sẽ cho phép bạn tạo báo cáo trong trình duyệt, dưới dạng email hoặc dưới dạng bảng tính và PDF có thể tải xuống với khả năng lọc theo kênh tiếp thị, loại phòng, năm, chương trình đặc biệt và các thông số chính khác.

Nền tảng Khách sạn Cloudbeds cung cấp nhiều báo cáo khác nhau để phân tích các hoạt động hàng ngày và tài chính của bạn.

5. Trình Quản Lý Kênh

Một trình quản lý kênh sắp xếp cách hàng tồn kho của bạn được phân phối trên các đại lý du lịch trực tuyến như Booking.com, Airbnb và Expedia. Khi được tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn của bạn, trình quản lý kênh sẽ cập nhật tình trạng phòng trống của bạn trên lịch của bạn trong thời gian thực. Các lợi ích khác của việc có một trình quản lý kênh như một phần của phần mềm quản lý khách sạn của bạn bao gồm:

Nhiều khả năng hiển thị và khách hàng hơn. Việc kết nối với các loại OTA khác nhau bằng trình quản lý kênh của bạn sẽ mang lại cho bạn lợi ích là hiển thị cơ sở của bạn cho một số lượng lớn hơn các khách hàng tiềm năng từ khắp nơi trên thế giới. Ngoài ra, bạn sẽ có thể tìm thấy các OTA nhỏ hơn, phù hợp hơn, thu hút khách hàng lý tưởng của bạn và tính phí hoa hồng thấp hơn.
Không còn đặt phòng quá mức. Khi bạn có một trình quản lý kênh được đồng bộ hóa với phần mềm quản lý khách sạn của bạn, sẽ không còn những ngày cập nhật thủ công tình trạng phòng trống của bạn trên nhiều kênh và có nhiều thông tin đăng nhập khác nhau vào các extranet khác nhau. Không có gì sánh được với sự dễ dàng và tiện lợi của việc có tất cả các công cụ của bạn được đồng bộ hóa.
Kiểm soát tốt hơn đối với giá cả và tình trạng phòng trống của bạn. Với một trình quản lý kênh, bạn có thể đặt giá cả và tình trạng phòng trống khác nhau trên cơ sở mỗi kênh, vì vậy bạn có toàn quyền kiểm soát cách bạn bán cơ sở của mình.

6. Quản Lý Doanh Thu

Giá khách sạn của bạn không nên là “đặt nó và quên nó.” Để tối đa hóa doanh thu, giá của bạn cần phải linh hoạt và xem xét các yếu tố như giá của đối thủ cạnh tranh và các sự kiện địa phương có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Không khả thi nếu liên tục điều chỉnh giá của bạn theo cách thủ công. Với tính năng tự động hóa, giá có thể được điều chỉnh một cách thông minh để phản ánh nhu cầu thời gian thực.

Lý tưởng nhất là phần mềm quản lý khách sạn của bạn nên tự động hóa ít nhất một số quyết định về giá của bạn. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của cơ sở của bạn, điều quan trọng là phải có quyền truy cập vào mọi thứ từ một công cụ thông minh về giá đến một giải pháp quản lý doanh thu hoàn chỉnh.

7. Tiếp Thị Kỹ Thuật Số

Chỉ phân phối hàng tồn kho của bạn thông qua OTA là không đủ nếu bạn muốn tối đa hóa doanh thu và kiểm soát dữ liệu khách hàng của mình. Một giải pháp tiếp thị kỹ thuật số giúp các khách sạn xây dựng nhận thức và thúc đẩy các lượt đặt phòng trên nhiều kênh, đóng góp vào một chiến lược phân phối cân bằng hơn.

Hãy tìm kiếm phần mềm quản lý khách sạn cung cấp một giải pháp tiếp thị tập trung vào khách sạn, bao gồm các tính năng như:

Các trang web được thiết kế đẹp mắt và được tối ưu hóa. Trang web của bạn là nền tảng của chiến lược tiếp thị của bạn và đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập lòng tin với khách du lịch và khách hàng. Trang web của bạn phải được thiết kế hiện đại, dễ sử dụng và được tối ưu hóa cho thiết bị di động.
Quảng cáo metasearch. 75% khách du lịch sử dụng metasearch trong quá trình tìm kiếm của họ, làm cho nó trở thành một nền tảng quan trọng để các nhà điều hành cơ sở lưu trú hoạt động trên đó. Quảng cáo metasearch có thể giúp bạn tăng khả năng hiển thị trên các nền tảng như Google Hotel Ads và Trivago để khách du lịch đặt phòng trực tiếp.
Duy trì danh sách doanh nghiệp. Danh sách doanh nghiệp chính xác trên Hồ sơ Doanh nghiệp trên Google, danh bạ trực tuyến và các ứng dụng khác của bạn là rất quan trọng để tăng sự hiện diện của bạn trong tìm kiếm tự nhiên và trả phí.

8. Tương Tác Với Khách Hàng

Hành trình của khách hàng đã trở nên phức tạp hơn, với các nhà điều hành cơ sở lưu trú dự kiến sẽ tương tác với khách hàng từ khi họ khám phá đến sau khi họ ở lại. Mức độ tương tác tăng lên không chỉ mang lại cho khách hàng sự hài lòng hơn mà còn giúp tăng doanh thu thông qua upsell và các tiện ích bổ sung và hợp lý hóa các hoạt động thông qua tự động hóa.

Với các công cụ tương tác với khách hàng, các hoạt động lưu trú có thể kết nối với khách hàng tại mọi điểm tiếp xúc, bao gồm:

Khám phá. Sử dụng Livechat để trả lời các câu hỏi của khách du lịch và khiến họ đặt phòng nhanh hơn.
Trước khi đến. Gửi thông tin liên lạc trước khi đến qua SMS, WhatsApp hoặc Messenger để khiến khách hàng hào hứng về kỳ nghỉ của họ, cung cấp các upsell hoặc tiện ích bổ sung và trả lời bất kỳ câu hỏi nào.
Đến. Cung cấp các tùy chọn nhận phòng không tiếp xúc và hợp lý hóa quy trình với thẻ đăng ký kỹ thuật số, mã khóa và chữ ký điện tử để tiết kiệm thời gian cho nhân viên của bạn và đảm bảo khách hàng có thể bắt đầu kỳ nghỉ của họ nhanh nhất có thể.
Trong thời gian ở lại. Sử dụng tính năng tự động hóa để đội ngũ của bạn nhanh chóng giải quyết các yêu cầu của khách hàng và khắc phục mọi sự cố dịch vụ trong khi khách hàng vẫn còn ở lại.
Sau khi ở lại. Quản lý, phản hồi và theo dõi các bài đánh giá của khách hàng trong thời gian thực và gửi tin nhắn tự động để thu thập phản hồi của khách hàng.

9. Tích Hợp Mạnh Mẽ

Tính năng cuối cùng của một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện và mạnh mẽ là khả năng kết nối với các tích hợp của bên thứ ba. Tích hợp là các công cụ và dịch vụ mà bạn có thể liên kết với HMS của mình để hoàn thành các công việc cụ thể. Ví dụ: nếu bạn có một nhà hàng hoặc quán cà phê tại cơ sở của mình, bạn có thể liên kết một hệ thống điểm bán hàng (POS) với phần mềm quản lý khách sạn của mình để khách hàng có thể dễ dàng tính phí mua hàng vào phòng của họ.

Hãy tìm kiếm một nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn dễ dàng kết nối với các giải pháp của bên thứ ba mà bạn ưu tiên. Cách tiếp cận thân thiện với tích hợp này là một dấu hiệu cho thấy nhà cung cấp phần mềm muốn trao quyền cho khách hàng của mình.

Kết quả cuối cùng của bất kỳ phần mềm quản lý khách sạn nào cũng phải là xây dựng mối quan hệ. Tất cả là về việc trao quyền cho các chủ khách sạn với công nghệ mạnh mẽ và thân thiện với người dùng để giải phóng thời gian để xây dựng các tương tác cá nhân hơn với khách hàng.

Xem cách Cloudbeds có thể giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình.

Đánh Giá Các Giải Pháp HMS

Khi lựa chọn một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn mới, quá trình này nên được xem xét một cách kiên nhẫn và cẩn thận. Rất nhiều điều đang đặt cược vào quyết định này: là trung tâm của cơ sở của bạn, HMS của bạn đóng một vai trò then chốt trong các hoạt động thành công. Dưới đây là một số bước quan trọng khi đánh giá các giải pháp phần mềm.

Ưu tiên chức năng. Trước khi bắt đầu nghiên cứu các nhà cung cấp, hãy dành thời gian để ưu tiên chức năng mà bạn đang tìm kiếm. Tùy thuộc vào loại cơ sở của bạn, bạn sẽ yêu cầu các chức năng khác nhau. Ví dụ: nhà cho thuê kỳ nghỉ cần tự động hóa nhiều hơn vì họ thường hoạt động mà không có nhân viên lễ tân. Để bắt đầu, hãy liệt kê ba ưu tiên hàng đầu của bạn theo mức độ quan trọng. Rất có thể, bạn sẽ không tìm thấy một nhà cung cấp nào bao gồm 100% nhu cầu phần mềm quản lý khách sạn của bạn, nhưng nếu bạn bắt đầu bằng cách xác định các tính năng phải có của mình, bạn sẽ có thể đánh giá các tùy chọn của mình bằng một con mắt phê phán hơn.
Lập một danh sách tổng thể. Bắt đầu nghiên cứu. Thả từ khóa của bạn, chẳng hạn như “phần mềm quản lý khách sạn”, vào một công cụ tìm kiếm để xem những gì xuất hiện trong cả quảng cáo