Lựa Chọn Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn: Các Tính Năng Quan Trọng & Top 10 Hệ Thống

Giới Thiệu về Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn

Ngày nay, các cơ sở lưu trú thuộc mọi loại hình và quy mô đều dựa vào phần mềm để quản lý hiệu quả các hoạt động lễ tân và cung cấp trải nghiệm khách hàng liền mạch. Việc lựa chọn đúng giải pháp phần mềm là một thách thức lớn. Báo cáo Trải nghiệm Người dùng PMS năm 2025 của chúng tôi cho thấy 50% quản lý báo cáo rằng nhân viên lễ tân mất hơn 4 tháng để cảm thấy tự tin khi sử dụng PMS của họ.

Phần mềm lễ tân khách sạn nên giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là với tỷ lệ thay thế nhân viên cao trong ngành khách sạn.

Để giúp bạn điều hướng các tùy chọn, chúng ta sẽ xem xét các chức năng và lợi ích chính của công nghệ lễ tân, chia sẻ một số phần mềm tốt nhất hiện có trong ngành khách sạn và chỉ cho bạn những gì cần tìm khi mua giải pháp quản lý hoàn hảo cho cơ sở của bạn.

Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn Là Gì?

Phần mềm lễ tân khách sạn là công nghệ được sử dụng bởi các cơ sở thuộc mọi loại hình, bao gồm khách sạn, nhà nghỉ, motel, nhà cho thuê kỳ nghỉ, nhà trọ B&B và khu cắm trại, để quản lý các tác vụ và lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc lưu trú của khách.

Bằng cách tự động hóa các chức năng thường được thực hiện thủ công bởi nhân viên, phần mềm giúp các nhà điều hành cơ sở lưu trú điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của họ hiệu quả hơn và xem dữ liệu và thông tin theo thời gian thực để cải thiện việc ra quyết định.

Thông thường, hệ thống quản lý khách sạn (PMS) đóng vai trò là nền tảng trung tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình nhận phòng, quản lý hồ sơ khách hàng và kho phòng, và trả phòng. Các thành phần bổ sung như công cụ đặt phòng, CRM, trình quản lý kênh, phần mềm điểm bán hàng (POS) và hệ thống quản lý doanh thu có thể được tích hợp với PMS để tạo thành một hệ thống thống nhất.

Các công cụ và dịch vụ của bên thứ ba khác có thể được tích hợp thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API). Điều này mở rộng số lượng chức năng có thể được thực hiện và cho phép chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng.

Cách Thức Hoạt Động Của Các Hệ Thống Lễ Tân Hiện Đại

Các chức năng cơ bản của phần mềm lễ tân tương đối đơn giản. Khi khách đến nhận phòng, nhân viên lễ tân sẽ tìm kiếm đặt phòng khách sạn trong PMS. Đặt phòng có thể đã được nhập trực tiếp vào PMS hoặc thông qua hệ thống đặt phòng của khách sạn, công cụ đặt phòng hoặc trình quản lý kênh. Đặt phòng sẽ chứa thông tin cơ bản về kỳ nghỉ của khách, bao gồm loại phòng, giá phòng, ngày khởi hành và thông tin hồ sơ khách hàng như chi tiết liên hệ, phương thức thanh toán và các lần lưu trú trước đây.

Cho đến gần đây, quy trình nhận phòng lễ tân điển hình sẽ diễn ra như sau: nhân viên lễ tân sẽ tìm kiếm PMS để tìm một phòng trống, nhận phòng cho khách và sau đó lập trình chìa khóa của họ. Trong thời gian lưu trú, bất kỳ khoản phí phòng nào, chẳng hạn như phí đậu xe và bữa sáng, sẽ được ghi vào tài khoản của khách. Khi trả phòng, lễ tân sẽ xác nhận các khoản phí với khách, xử lý thanh toán và in một bản sao kê.

Ngày nay, tất cả các loại giải pháp phần mềm đều có sẵn để tự động hóa quy trình làm việc và cải thiện quản lý tiền sảnh, chẳng hạn như nhận phòng không tiếp xúc, mở cửa phòng không cần chìa khóa và nhắn tin cho khách, chỉ là một vài ví dụ. Ở bộ phận back office, khách sạn có các ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý dữ liệu, báo cáo, lên lịch nhân viên, thông báo và nhiều chức năng khác.

5 Lợi Ích Chính Của Phần Mềm Lễ Tân

Việc áp dụng phần mềm tiền sảnh đang tăng lên nhanh chóng và vì lý do chính đáng. Dưới đây chỉ là một vài ưu điểm:

1. Hiệu quả cao hơn

Các tác vụ thủ công có thể tốn thời gian và vụng về, khiến khách liếc nhìn đồng hồ và ước rằng họ đã chọn một cơ sở am hiểu công nghệ hơn. Với phần mềm lễ tân, nhân viên khách sạn có thể nhanh chóng kiểm tra tình trạng phòng và thực hiện việc nhận phòng và trả phòng nhanh chóng (hoặc khách có thể chọn bỏ qua hoàn toàn quầy lễ tân), giúp khách có nhiều thời gian hơn để tận hưởng chuyến đi của mình.

2. Ít lỗi hơn

Tính toán thủ công phí phòng và nhập chi tiết thẻ tín dụng không chỉ tốn thời gian mà còn có thể khiến khách sạn dễ bị sai sót và gian lận tốn kém.

Với hệ thống xử lý thanh toán tích hợp, quy trình này được tự động hóa. Bạn có thể bắt đầu thanh toán ngay từ bản kê khai của khách cho số tiền cụ thể và thiết bị đầu cuối sẽ thanh toán ngay lập tức, thêm chính xác số tiền đó trở lại bản kê khai. Không nhầm lẫn số 6 với số 9 hoặc quên số 0 khi nhập số tiền.

3. Dịch vụ tốt hơn

Bằng cách tự động hóa các tác vụ tốn thời gian và lặp đi lặp lại, phần mềm lễ tân tất cả trong một giúp nhóm lễ tân tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa và đáng nhớ hơn, cũng như tạo ra nhiều doanh thu hơn cho cơ sở.

4. Chi phí thấp hơn

Với PMS dựa trên đám mây, khách sạn không phải mua phần cứng và phần mềm đắt tiền nhanh chóng trở nên lỗi thời. Thay vào đó, họ trả phí đăng ký hàng tháng, chia sẻ chi phí với các doanh nghiệp khác để tăng lợi nhuận.

5. Nhiều thời gian hơn cho chiến lược

Bất kỳ nhân viên kiểm toán ca đêm nào cũng sẽ chứng thực rằng việc hợp nhất dữ liệu và đối chiếu tài khoản là một nhiệm vụ tẻ nhạt và tốn thời gian. Với các công cụ báo cáo và xử lý dữ liệu tự động, nhân viên có nhiều thời gian hơn để phân tích dữ liệu và đưa ra các chiến lược để cải thiện kết quả.

Nền Tảng Khách Sạn Hiện Đại: Hơn Cả Phần Mềm Lễ Tân

Đối với các nhà điều hành cơ sở lưu trú, một trong những thách thức của việc có nhiều công nghệ hơn ở tiền sảnh là phải đối phó với số lượng nhà cung cấp, nguồn dữ liệu và giao diện ngày càng tăng. Để làm cho cuộc sống đơn giản hơn, ngày càng có nhiều khách sạn chuyển sang mô hình nền tảng thống nhất. Mô hình này có một bộ ứng dụng cốt lõi được tích hợp đầy đủ do một nhà cung cấp cung cấp, bao gồm PMS, hệ thống thanh toán, hệ thống quản lý doanh thu (RMS), trình quản lý kênh, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các mô-đun khác. Để có thêm các tính năng, chủ khách sạn có thể duyệt qua thị trường ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba do nhà cung cấp PMS quản lý.

Vì các nền tảng này dựa trên đám mây, nhân viên lễ tân có thể truy cập chúng từ mọi nơi có kết nối internet. Bảo trì và nâng cấp có thể được thực hiện từ xa, có nghĩa là thời gian ngừng hoạt động ít hơn, ít sự cố hơn và cập nhật thường xuyên hơn. Không giống như các nền tảng PMS cũ, các nền tảng PMS gốc trên đám mây được xây dựng với các tiêu chuẩn API mở, giúp tích hợp với các ứng dụng khác dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Dữ liệu được hợp nhất thành một hồ sơ khách hàng duy nhất và nhân viên chỉ có một hệ thống để học.

Các Tính Năng Chính Cần Tìm Trong Phần Mềm Tiền Sảnh Khách Sạn

Khi tìm kiếm giải pháp phần mềm lý tưởng cho cơ sở của bạn, bạn sẽ giúp cuộc sống của bạn và nhóm của bạn dễ dàng hơn nếu bạn ưu tiên các tính năng sau:

Nền tảng tập trung, dựa trên đám mây với các chức năng cốt lõi được tích hợp đầy đủ vào một hệ thống thống nhất
API mở cho phép tích hợp dễ dàng với phần mềm của bên thứ ba như ki-ốt và khóa cửa
Công cụ đặt phòng trực tuyến và trình quản lý kênh tích hợp
Các tính năng báo cáo và phân tích nâng cao
Các giải pháp tập trung vào khách hàng giúp cải thiện giao tiếp và tương tác và cho phép khách có tùy chọn tự phục vụ
Giải pháp xử lý thanh toán hiện đại cho phép thanh toán không tiếp xúc và đối chiếu tài khoản dễ dàng
Các tài nguyên đào tạo và mẫu có sẵn để nhanh chóng làm quen và một nhóm hỗ trợ khách hàng hiểu các nhu cầu riêng của ngành khách sạn
Mô hình định giá đăng ký cho phép bạn tránh mua phần cứng và phần mềm tốn kém trả trước

Top 10 Hệ Thống Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn Hàng Đầu

Các hệ thống lễ tân sau đây cung cấp các tính năng trên và nhiều hơn nữa:

Cloudbeds

Cloudbeds là nền tảng hàng đầu xác định lại khái niệm PMS cho ngành khách sạn, phục vụ hàng chục nghìn cơ sở trên hơn 150 quốc gia trên toàn thế giới. Được xây dựng từ đầu để được thống nhất và có thể mở rộng một cách thành thạo, Nền tảng Cloudbeds đã giành giải thưởng mang đến các giải pháp tích hợp và tích hợp sẵn giúp hiện đại hóa hoạt động khách sạn & tài chính, phân phối & tiếp thị, trải nghiệm khách hàng và doanh thu & phân tích.

Xem lý do tại sao Cloudbeds là một hệ thống lễ tân hàng đầu.

Eviivo

Với bảy trụ sở chính trên toàn cầu, Eviivo Suite là một hệ thống quản lý khách sạn tích hợp có công cụ đặt phòng trực tuyến, trình quản lý kênh, trình quản lý khách, trình quản lý hiệu suất và nhiều tính năng khác.

Frontdesk Anywhere

Phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây của Frontdesk Anywhere được thiết kế để giảm chi phí, hợp lý hóa hoạt động và tăng doanh thu. Các giải pháp bao gồm PMS, công cụ đặt phòng, trình quản lý kênh, hệ thống thanh toán và hệ thống quản lý doanh thu.

LittleHotelier

Phần mềm quản lý khách sạn của LittleHotelier được xây dựng đặc biệt cho các cơ sở nhỏ, cung cấp một loạt các giải pháp bao gồm PMS, ứng dụng di động, công cụ đặt phòng và trình quản lý kênh, cũng như một cửa hàng ứng dụng cung cấp tích hợp của bên thứ ba.

Mews

Có trụ sở chính tại Amsterdam, Mews là một công ty phần mềm dựa trên đám mây cung cấp một bộ sản phẩm tích hợp đầy đủ, bao gồm PMS, công cụ đặt phòng, RMS và hệ thống thanh toán, cũng như một thị trường gồm hơn 600 ứng dụng và tích hợp của bên thứ ba.

ResNexus

Có trụ sở tại Utah, ResNexus là một hệ thống quản lý khách sạn dựa trên đám mây cung cấp một số sản phẩm, bao gồm hệ thống đặt phòng, xử lý thanh toán và công cụ đặt phòng web, cũng như các dịch vụ tiếp thị và tích hợp với các nhà cung cấp bên thứ ba.

RMS Hospitality

Có trụ sở chính tại San Diego, RMS Hospitality là một hệ thống quản lý khách sạn và đặt phòng dựa trên đám mây, tích hợp đầy đủ, cung cấp công cụ đặt phòng internet, trình quản lý kênh, RMS và hơn 100 tích hợp của bên thứ ba.

RoomRaccoon

Có trụ sở tại Toronto, RoomRaccoon là một hệ thống quản lý khách sạn dựa trên đám mây được xây dựng cho các cơ sở độc lập, có PMS, nhận phòng trực tuyến, tự động hóa kế toán và giải pháp bán thêm, cũng như tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba.

Hotelogix

Có trụ sở chính tại Singapore, Hotelogix là một PMS dựa trên đám mây được thiết kế để đơn giản hóa hoạt động của khách sạn, có công cụ đặt phòng web, trình quản lý kênh và một ứng dụng hoạt động từ thiết bị di động của bạn.

innRoad

Có trụ sở tại New York, innRoad là một PMS dựa trên đám mây được thiết kế để tăng doanh thu, tăng số lượng đặt phòng và cải thiện hiệu quả hoạt động. Nó bao gồm quản lý đặt phòng, công cụ đặt phòng, trình quản lý kênh, xử lý thẻ tín dụng và các công cụ quản lý doanh thu.

Tại Sao Nên Chọn Cloudbeds?

Với rất nhiều lựa chọn, tại sao Cloudbeds là lựa chọn tốt nhất của bạn cho phần mềm tiền sảnh? Dưới đây chỉ là một vài lý do chính đáng:

Cloudbeds được vinh danh là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất tại Giải thưởng HotelTechAwards 2025 (cùng với bốn giải thưởng khác, trong năm thứ bảy liên tiếp).

PMS thân thiện với người dùng, dựa trên đám mây với khả năng quản lý đặt phòng tích hợp, lịch kéo và thả, báo cáo và phân tích mạnh mẽ và tự động hóa email.

Trình quản lý kênh cung cấp quyền truy cập vào hàng trăm đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và GDS, bao gồm Booking.com, Expedia, Vrbo, Airbnb và các trang web tương tự khác, với không có hoa hồng bổ sung để tăng tỷ lệ lấp đầy.

Một công cụ đặt phòng không tính hoa hồng để giúp bạn chuyển đổi nhiều khách truy cập trang web hơn và tăng số lượng đặt phòng trực tiếp.

Một công cụ định giá thông minh có trình quản lý tỷ giá, trình mua sắm tỷ giá và cảnh báo tự động, cùng với tích hợp với các nhà cung cấp RMS hàng đầu.

Một giải pháp xử lý thanh toán khách sạn tích hợp với cổng thanh toán tích hợp để giúp đặt phòng và thanh toán trực tuyến nhanh chóng, dễ dàng và an toàn.

Một giải pháp tương tác với khách hàng để cho phép nhắn tin cho khách với hộp thư đến hợp nhất, tin nhắn tự động và dịch vụ dịch thuật trong tầm tay bạn.

Một giải pháp tiếp thị kỹ thuật số được phát triển đặc biệt cho các doanh nghiệp lưu trú.

Một Thị trường tích hợp mạnh mẽ có hàng tá nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp các ứng dụng, công cụ và dịch vụ tốt nhất trong lớp cho nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn.

Tuyệt vời nhất là vì tất cả các tính năng này được tích hợp đầy đủ trong nền tảng Cloudbeds, không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ phần mềm hoặc giao dịch với nhiều nhà cung cấp.

Hợp lý hóa các hoạt động lễ tân với Cloudbeds.

Tối Ưu Hóa SEO cho Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn

Tầm Quan Trọng Của Phần Mềm Lễ Tân Trong Quản Lý Khách Sạn Hiện Đại

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng phần mềm lễ tân không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu thiết yếu. Phần mềm này không chỉ giúp tự động hóa các quy trình mà còn mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa doanh thu. Vậy, làm thế nào để chọn được phần mềm lễ tân khách sạn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Các Tính Năng Không Thể Thiếu Của Phần Mềm Lễ Tân

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn có đầy đủ các tính năng sau:

Quản lý đặt phòng: Khả năng quản lý và theo dõi đặt phòng một cách hiệu quả, từ đặt phòng trực tiếp đến đặt phòng qua các kênh trực tuyến.
Quản lý kênh phân phối: Tích hợp với các kênh phân phối trực tuyến (OTA) như Booking.com, Expedia, giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa công suất phòng.
Hệ thống thanh toán tích hợp: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, đảm bảo an toàn và tiện lợi cho khách hàng.
Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất kinh doanh, giúp bạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
Tích hợp với các hệ thống khác: Khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý kho, giúp quản lý toàn diện hoạt động của khách sạn.

Top 10 Phần Mềm Lễ Tân Khách Sạn Tốt Nhất Hiện Nay

Dưới đây là danh sách các phần mềm lễ tân khách sạn được đánh giá cao và được nhiều khách sạn tin dùng:

Cloudbeds: Nền tảng quản lý khách sạn toàn diện, tích hợp nhiều tính năng quan trọng.
Eviivo: Phần mềm quản lý khách sạn với giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Frontdesk Anywhere: Giải pháp quản lý khách sạn dựa trên đám mây, giúp giảm chi phí và tăng doanh thu.
LittleHotelier: Phần mềm quản lý khách sạn dành cho các khách sạn nhỏ và vừa.
Mews: Nền tảng quản lý khách sạn với nhiều tính năng hiện đại và linh hoạt.
ResNexus: Hệ thống quản lý khách sạn với khả năng tùy chỉnh cao.
RMS Hospitality: Giải pháp quản lý khách sạn dựa trên đám mây, tích hợp nhiều tính năng.
RoomRaccoon: Phần mềm quản lý khách sạn với giao diện trực quan và dễ sử dụng.
Hotelogix: Hệ thống quản lý khách sạn với nhiều tính năng mạnh mẽ.
innRoad: Giải pháp quản lý khách sạn giúp tăng doanh thu và hiệu quả hoạt động.

Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Phần Mềm Lễ Tân

Việc sử dụng phần mềm lễ tân mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn, bao gồm:

Tăng hiệu quả hoạt động: Tự động hóa các quy trình, giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ các lỗi do con người gây ra, đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Tối ưu hóa doanh thu: Quản lý giá phòng và công suất phòng một cách hiệu quả, giúp tăng doanh thu.
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí nhân công và các chi phí liên quan đến quản lý thủ công.

Lời Khuyên Khi Lựa Chọn Phần Mềm Lễ Tân

Để chọn được phần mềm lễ tân phù hợp nhất, hãy xem xét các yếu tố sau:

Nhu cầu của khách sạn: Xác định rõ các nhu cầu cụ thể của khách sạn, từ quản lý đặt phòng đến quản lý kênh phân phối.
Ngân sách: Xác định ngân sách có thể chi trả cho phần mềm.
Khả năng mở rộng: Chọn phần mềm có khả năng mở rộng khi khách sạn phát triển.
Dễ sử dụng: Chọn phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen.
Hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, đảm bảo giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.

Tổng Kết

Việc lựa chọn phần mềm lễ tân phù hợp là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ khách sạn nào. Bằng cách xem xét các tính năng quan trọng, đánh giá các lựa chọn và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu. Hãy nhớ rằng, đầu tư vào phần mềm lễ tân là một khoản đầu tư vào tương lai của khách sạn của bạn.

Phần mềm lễ tân khách sạn: Top 10 hệ thống tốt nhất 2024