Có nhiều loại giải pháp công nghệ khách sạn có sẵn trên thị trường, mỗi loại mang đến những đặc điểm riêng biệt. Tuy nhiên, khi tích hợp chúng, chúng có thể giúp khách sạn giảm chi phí, tăng cường hiệu suất hoạt động, và cung cấp dịch vụ khách hàng một cách tốt hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đối chiếu một số giải pháp công nghệ khách sạn và làm rõ sự khác biệt giữa PMS khách sạn, công cụ quản lý kênh OTA và Công cụ đặt phòng
Hệ thống Quản lý Tài sản Khách sạn (PMS)
Được gọi theo nhiều tên khác nhau như PMS khách sạn, hệ thống quản lý tài sản, hay phần mềm quản lý khách sạn, PMS là một ứng dụng phần mềm giúp tự động hóa và tối ưu hóa hoạt động hàng ngày của khách sạn trên mọi lĩnh vực. Từ việc quản lý đặt phòng đến phân công nhiệm vụ dọn phòng và quản lý bán hàng, PMS đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và điều phối các chức năng hoạt động giữa các bộ phận khác nhau của khách sạn.
Các loại PMS khách sạn bao gồm:
- Dựa trên máy chủ: Cài đặt trực tiếp tại cơ sở lưu trú, yêu cầu máy chủ và đội ngũ CNTT.
- Đám mây lai: Kết hợp lưu trữ cả ở cơ sở lưu trú và từ xa, có giao diện web linh hoạt.
- Đám mây gốc trên web: Phần mềm đặc trưng của thời đại mới, không yêu cầu máy chủ, có khả năng di động và tích hợp tốt với các giải pháp khác.
PMS giúp quản lý thông tin kinh doanh quan trọng, tạo báo cáo, và quản lý giá phòng hiệu quả.
Công cụ Quản lý Kênh (OTA Channel Manager)
Công cụ quản lý kênh giúp phân phối và cập nhật thông tin phòng và giá trên nhiều OTA khác nhau một cách hiệu quả. Thay vì phải cập nhật từng OTA riêng lẻ, quản lý kênh tự động đồng bộ hóa thông tin trên tất cả các nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Đại lý Du lịch Trực tuyến (OTAs)
OTA là đại lý bán phòng trực tuyến, cung cấp nền tảng để khách hàng đặt phòng trực tuyến thông qua trang web của họ. Việc quản lý tình trạng phòng và giá cả trên nhiều OTA có thể là công việc khó khăn nếu không có công cụ quản lý kênh. Sự kết hợp của PMS, quản lý kênh và OTA có thể giúp khách sạn tối ưu hóa hiệu suất, cung cấp dịch vụ tốt hơn, và tiết kiệm chi phí.
Tiện ích đặt phòng trực tuyến (Booking Engine)
Việc tích hợp công cụ Booking Engine trực tiếp lên trang web của khách sạn không chỉ giúp tối ưu hóa trải nghiệm đặt phòng trực tuyến của khách hàng mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Thời gian gần đây, nhu cầu của du khách và thương gia đối với việc đặt phòng trực tuyến ngày càng tăng, và sự thuận tiện cùng tính nhanh chóng của Booking Engine đã giải quyết một số khó khăn mà nhiều khách sạn đang phải đối mặt.
Tính đến hiện tại, nhiều du khách và doanh nghiệp cảm thấy không tiện lợi khi phải liên hệ qua điện thoại hoặc email để đặt phòng sau khi truy cập trang web của khách sạn. Mặc dù nhiều trang web khách sạn có tính năng đặt phòng trực tuyến, nhưng không ít trong số đó lại không hỗ trợ thanh toán trực tuyến. Điều này đặt ra vấn đề cho du khách quốc tế và tạo cản trở cho quá trình đặt phòng.
Công cụ Booking Engine không chỉ tích hợp một cách dễ dàng lên trang web của khách sạn mà còn hỗ trợ thanh toán trực tuyến qua nhiều hình thức, bao gồm chuyển khoản ngân hàng, thanh toán bằng thẻ ATM nội địa và thẻ quốc tế như Visa, Mastercard. Đặc biệt, Booking Engine cung cấp tính năng xác nhận đặt phòng tức thì thông qua tin nhắn SMS, giúp khách hàng nhận biết ngay lập tức về tình trạng đặt phòng của họ.
Với Booking Engine, khách sạn có khả năng quản lý phòng theo thời gian thực, giảm chi phí kinh doanh một cách đáng kể. Phí giao dịch chỉ là 3%-5% cho mỗi giao dịch đặt phòng và thanh toán thành công, thấp hơn nhiều so với mức hoa hồng phải trả (15 – 25%) cho các trang đặt phòng trực tuyến. Điều này không chỉ tạo ra sự linh hoạt cho khách sạn mà còn giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng thân thiết và thu hút một lượng lớn khách hàng mới.
Tích hợp giữa PMS khách sạn và công cụ đặt phòng mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là khi bạn đang xây dựng chiến lược tăng cường lượng đặt phòng trực tiếp. Ngay khi có đặt phòng mới thông qua trang web của bạn, PMS khách sạn sẽ tự động cập nhật, mang đến sự thuận tiện và hiệu quả cao. Khi có sự thay đổi như sửa đổi, nâng cấp hoặc hủy đặt phòng (chỉ đối với những đặt phòng thực hiện qua công cụ đặt phòng), tích hợp này sẽ tức thì cập nhật thông tin trong PMS khách sạn. Điều này giúp nhân viên đặt phòng và lễ tân theo dõi tình trạng phòng và biết được thời điểm thực tế. Việc này không chỉ giúp tránh tình trạng đặt phòng quá nhiều, mà còn ngăn chặn khả năng xuất hiện đặt phòng trùng lặp, đảm bảo quá trình quản lý đặt phòng diễn ra một cách hiệu quả và trơn tru.
