Phân Biệt giữa Agency và Agent trong Ngành Du Lịch

Trong ngành du lịch, các thuật ngữ “agency” (đại lý) và “agent” (người đại diện) đều chứa đựng ý nghĩa quan trọng, và khi áp dụng vào các Đại lý Du lịch Trực tuyến (OTA), chúng mang theo những đặc điểm riêng biệt. Hãy cùng xem một số khía cạnh và phân biệt giữa “Đại Lý – Agency” và “Người Đại Diện – Agent” trong Ngành Du Lịch và Đại Lý Du Lịch Trực Tuyến (OTA)

1. Đại Lý (đại diện/ cơ quan) – Agency/ Các đại lý – Agencies:

• Trong khía cạnh tổng quát, “đại lý” ám chỉ đến một tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ thay mặt cho người khác. Điều này có thể bao gồm các công ty, cơ quan chính phủ, hoặc bất kỳ tổ chức nào đang làm việc đại diện cho người khác.
• Trong lĩnh vực du lịch, “đại lý” thường được sử dụng để mô tả các đại lý du lịch, tức là doanh nghiệp hỗ trợ cá nhân hoặc nhóm lập kế hoạch và đặt chỗ cho các chuyến đi. Các đại lý du lịch có thể hoạt động cả ở mô hình truyền thống và trực tuyến.

Đại lý du lịch (Travel Agency) thường thực hiện hoạt động quảng cáo, bán các loại vé khác nhau, thu thập, nghiên cứu thị trường, sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách du lịch. Ngoài ra, Travel Agency cũng tổ chức các chương trình du lịch đơn lẻ, dàn xếp chỗ ăn uống, nghỉ dưỡng, tham quan, vận chuyển hành lý đến sân bay, bến xe, tàu lửa về khách sạn. Travel Agency còn thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho khách du lịch các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, nghỉ ngơi, các địa điểm du lịch tham quan, đường đi, giá cả các loại dịch vụ vui chơi,…

2. Người Đại Diện (bên đại diện/ đặc vụ) – Agent:

• Một người hoặc tổ chức được uỷ quyền hành động thay mặt cho người khác, thường có đầy đủ quyền lợi pháp hoặc doanh nghiệp. Trong lĩnh vực du lịch, người đại diện du lịch thường là cá nhân hoặc tổ chức giúp khách hàng lập kế hoạch và đặt chỗ cho các chuyến đi.
• Người đại diện có thể là đại diện của một công ty du lịch cụ thể hoặc có thể làm việc độc lập. Chúng có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng với nhiều khía cạnh của chuyến đi, bao gồm đặt vé máy bay, chỗ ở, và các dịch vụ khác.

3. OTA (Đại Lý Du Lịch Trực Tuyến):

• OTA là một loại đặc biệt của đại lý du lịch hoạt động trực tuyến. Chúng cung cấp cho khách hàng khả năng đặt các dịch vụ liên quan đến du lịch qua internet. Ví dụ về các OTA bao gồm Expedia, Booking.com, Agoda, Traveloka và Airbnb…
• “Kênh” trong ngữ cảnh của các OTA thường đề cập đến các phương tiện trực tuyến khác nhau mà chúng sử dụng để cung cấp dịch vụ. Điều này có thể bao gồm trang web, ứng dụng di động và các trang web đối tác.

Trong khi “đại lý” là một khái niệm rộng lớn có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào hành động thay mặt cho người khác, “người đại diện” thường chỉ đến cá nhân hoặc tổ chức đại diện cho khách hàng. Các OTA đại diện cho một dạng đặc biệt của đại lý du lịch, hoạt động trực tuyến và sử dụng nhiều “kênh” trực tuyến để tiếp cận và tương tác với khách hàng của mình.

Đại lý du lịch/ văn phòng du lịch/ hãng du lịch

Đại lý du lịch (Travel Agency), hay còn được gọi là hãng du lịch hoặc văn phòng lữ hành, là một đối tác quan trọng trong ngành du lịch, đóng vai trò là người trung gian giữa khách hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch như hãng hàng không, nhà hàng, khách sạn, và nhiều đơn vị khác. Trong quá trình này, đại lý du lịch hưởng phí hoa hồng từ những đối tác này, thực hiện vai trò quan trọng như một nhà môi giới, kết nối khách hàng với doanh nghiệp.

Chức Năng Quan Trọng của Đại Lý Du Lịch:

1. Sắp Xếp Dịch Vụ:
   • Đại lý du lịch chuyên sắp xếp các dịch vụ liên quan đến chuyến đi, bao gồm đặt vé máy bay, chỗ ở, nhà hàng, và các hoạt động khác, giúp tạo ra trải nghiệm du lịch suôn sẻ cho khách hàng.
2. Môi Giới Kinh Doanh:
   • Họ đóng vai trò như một môi giới, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các doanh nghiệp trong ngành du lịch. Điều này bao gồm đàm phán hợp đồng, đảm bảo các điều khoản thuận lợi và làm cầu nối giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ.
3. Quảng Cáo và Bán Hàng:
   • Đại lý du lịch thực hiện các hoạt động quảng cáo để quảng bá dịch vụ của mình. Họ bán nhiều loại vé khác nhau và thực hiện nghiên cứu thị trường để nắm bắt xu hướng, sản phẩm và dịch vụ mới trong thị trường du lịch.
4. Chương Trình Du Lịch:
   • Ngoài việc cung cấp dịch vụ cá nhân, đại lý du lịch thường tổ chức các chương trình du lịch đa dạng, bao gồm cả việc sắp xếp chỗ ăn, nghỉ dưỡng, tham quan, và vận chuyển từ sân bay, bến xe, tàu lửa đến khách sạn.
5. Tư Vấn Thông Tin:
   • Đại lý du lịch có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về thông tin liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, nghỉ ngơi, địa điểm tham quan, lộ trình, và giá cả của các loại dịch vụ giải trí khác.

Trong bối cảnh ngày nay, đại lý du lịch không chỉ đơn thuần là người sắp xếp chuyến đi, mà còn là người bạn đồng hành, mang lại trải nghiệm du lịch toàn diện và thoải mái cho du khách.

Tham khảo 1 nội dung phân biệt giữa Agency và Agent:

It’s a little more complicated because while you can call many companies “agencies”, you wouldn’t call everyone who worked for these agencies an “agent”. Examples might be helpful:

Agent: FBI agent, CIA agent, Secret Service agent
Agencies: FBI, CIA, the Secret Service

You wouldn’t call a SpaceX engineer an agent, but SpaceX can be called an agency.

It’s a little complicated even for a native speaker like myself, so don’t worry if you don’t fully understand the differences!

Summary: You can use agent to describe a lot of different organizations or companies. You can’t use agent for every worker. In fact, I’d just use it for security agencies/organizations for now.