OTA Channel Manager: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất

OTA
channel manager
là một công cụ được sử dụng để quản lý các đại lý du lịch trực tuyến
(OTAs) trên một nền tảng duy nhất. Nó thường được sử dụng bởi các nhà
quản lý doanh thu và bán hàng của khách sạn để cập nhật phòng và giá cả
trong thời gian thực.

OTA channel manager đồng bộ hóa giá và tình trạng phòng trống của khách
sạn trên hệ thống quản lý tài sản (PMS) và tất cả các kênh OTA được kết
nối như Booking.com, Expedia và
Airbnb.

Mục lục

Tại sao nên sử dụng channel manager cho OTAs?

OTA channel managers cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý các đại lý
du lịch trực tuyến để bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu khả năng
xảy ra lỗi.

Nếu không có channel manager, việc cập nhật riêng lẻ giá, tình trạng phòng
trống và nội dung trên mỗi OTA sẽ tốn quá nhiều thời gian và dễ xảy ra sai
sót hơn.

Thay vì chỉnh sửa thủ công danh sách trên các trang web OTA khác nhau, bạn
có thể sử dụng channel manager để thực hiện các cập nhật này trên tất cả
chúng cùng một lúc từ một hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và chính xác.

Sử dụng OTA channel manager cũng giúp bạn tăng doanh số bán phòng khách sạn
và tiếp cận nhiều khách du lịch hơn bao giờ hết. Bằng cách kết nối với
nhiều kênh đặt phòng hơn, khách sạn của bạn sẽ hiển thị với lượng khán giả
lớn hơn trên toàn thế giới.

Phạm vi tiếp cận mở rộng của khách sạn thu hút hàng triệu khách tiềm năng,
thúc đẩy đặt phòng trực tuyến và tối đa hóa công suất phòng.

OTA Channel Manager hoạt động như thế nào?

Nói chung, OTA channel manager hoạt động bằng cách sử dụng tích hợp hai
chiều giữa PMS và các kênh OTA của bạn.

Khi khách đặt phòng trên các đại lý du lịch trực tuyến như Hostelworld,
channel manager sẽ gửi chi tiết đặt phòng đến PMS của bạn, hệ thống này sẽ
tự động cập nhật hàng tồn kho và tình trạng phòng trống.

PMS của bạn cũng có thể gửi các hạn chế như ngừng bán, thời gian lưu trú tối
thiểu và thời gian lưu trú tối đa đến channel manager, hệ thống này sử dụng
các thông số này để giảm số lượng phòng có sẵn trên các trang web đặt phòng
được kết nối khác, loại bỏ rủi ro đặt phòng vượt mức hoặc đặt phòng trùng
lặp.

Ví dụ về cách OTA channel manager hoạt động

 
Dưới đây là năm bước đơn giản để làm cho OTA channel manager hoạt động cho
khách sạn của bạn:

1. Đăng ký dùng thử miễn phí OTA channel manager

Bắt đầu bằng cách chọn một channel manager có uy tín cung cấp bản dùng thử
miễn phí. SiteMinder là channel manager hàng đầu thế giới với kết nối an
toàn và đáng tin cậy nhất với hơn 450 kênh OTA.

Một khách hàng hài lòng
chia sẻ, “Chúng tôi đã sử
dụng bản dùng thử miễn phí 14 ngày và rất ấn tượng nên chúng tôi đã đăng ký
sau khi thời gian dùng thử kết thúc. Việc thiết lập không mất nhiều thời
gian.”

Bắt đầu dùng thử miễn phí của
bạn ngay hôm nay.

2. Chuẩn bị thông tin chi tiết về khách sạn và OTA của bạn

Thu thập tất cả thông tin cần thiết về khách sạn của bạn, bao gồm tên, địa
chỉ đã đăng ký, loại phòng, giá, tiện nghi, chính sách và nội dung liên
quan khác như ảnh và mô tả.

Bạn cũng cần trình bày dữ liệu về OTAs của bạn và các kênh khác mà bạn muốn
kết nối, chẳng hạn như ID tài khoản OTA và ID khách sạn, cùng những thông
tin khác.

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình thiết
lập. Chúng tôi cũng cung cấp tài liệu đào tạo, tài liệu và tài nguyên hỗ
trợ để giúp bạn làm quen với OTA channel manager một cách hiệu quả.

3. Tích hợp PMS của bạn với channel manager

OTA channel manager tích hợp với hơn 250 hệ thống quản lý khách sạn, từ các
hệ thống tiên tiến như
Opera PMS
đến phần mềm tất cả trong một như
Little Hotelier.

Tích hợp PMS
là rất quan trọng trong việc thiết lập bất kỳ channel manager nào vì nó cho
phép luồng dữ liệu liền mạch giữa hai nền tảng, đảm bảo cập nhật và đồng bộ
hóa theo thời gian thực.

Ví dụ: khi channel manager tích hợp với PMS của bạn, bạn có thể dễ dàng nhập
các đặt phòng hiện có và tiếp tục nhận các đặt phòng mới với sự đảm bảo rằng
bạn có thông tin nhất quán trên toàn hệ thống.

Nếu bạn đang quản lý một khách sạn nhỏ và chưa có PMS, hãy cân nhắc sử dụng
hệ thống quản lý khách sạn
của Little Hotelier. Bạn thậm chí có thể tiết kiệm đến 35 phút cho mỗi lần
đặt phòng và nhận được lợi tức đầu tư (ROI) lên đến 63 lần.
Dùng thử miễn phí trong 30
ngày.

4. Định cấu hình giá khách sạn, tình trạng phòng trống và các hạn chế

Xác định quy tắc định giá, phân bổ hàng tồn kho phòng và thiết lập các hạn
chế trong OTA channel manager.

Bạn có toàn quyền kiểm soát và tự do nhập giá phòng cho các mùa hoặc giai
đoạn khác nhau, điều chỉnh giá khách sạn dựa trên mức công suất và áp dụng
bất kỳ giảm giá hoặc khuyến mãi nào.

Bạn cũng có thể quản lý tình trạng phòng trống cho từng loại phòng và đặt các
hạn chế cụ thể như yêu cầu lưu trú tối thiểu trong thời gian cao điểm.

Để hiển thị giá khách sạn và phòng trống đã cập nhật của bạn, hãy đảm bảo
rằng PMS, channel manager và chi tiết kênh OTA của bạn là chính xác khi bạn
ánh xạ giá phòng của mình.

Định cấu hình giá khách sạn, tình trạng phòng trống và các hạn chế

5. Kiểm tra thiết lập và bắt đầu quản lý các kênh OTA

Mô phỏng một đặt phòng thử nghiệm thông qua một trong các OTA được kết nối
như Hotels.com và quan sát cách đặt phòng được truyền dễ dàng đến PMS của
bạn.

Bạn cũng sẽ thấy rằng giá, tình trạng phòng trống và các hạn chế tự động đồng
bộ hóa giữa channel manager và OTAs.

Với OTA channel manager, bạn có thể xem các đặt phòng của mình từ các OTA
khác nhau trên một nền tảng tập trung.

Bạn cũng có thể phân tích các báo cáo hiệu suất để xác định các kênh hoạt
động hiệu quả nhất, theo dõi xu hướng doanh thu và đưa ra các quyết định
thông minh về giá cả và chiến lược phân phối.

Những OTA nào có thể kết nối với channel manager?

Các OTA có thể kết nối với channel manager khác nhau tùy theo nhà cung cấp
giải pháp quản lý kênh.

Ví dụ: SiteMinder kết nối với hàng trăm kênh OTA; từ những gã khổng lồ toàn
cầu như
Booking.com,
Expedia, và Airbnb đến các cường quốc khu vực như AirAsia,
Mr. & Mrs. Smith, và British Airways Holidays.
Xem danh sách đầy đủ các kênh OTA.

Hướng dẫn tối ưu: OTA Channel Manager cho Khách sạn Việt Nam

Trong kỷ nguyên số,
OTA Channel Manager
(OCM) không còn là một công cụ “nên có” mà là một phần không thể thiếu trong
chiến lược kinh doanh của mọi khách sạn, đặc biệt là tại Việt Nam. Với sự
bùng nổ của các kênh đặt phòng trực tuyến, việc quản lý thủ công trở nên
quá tải và dễ mắc sai sót. OCM giải quyết bài toán này bằng cách tự động hóa
và đồng bộ hóa thông tin phòng trống, giá cả trên tất cả các kênh phân phối.

Lợi ích của OTA Channel Manager

Hãy tưởng tượng bạn có một khách sạn nhỏ ở Hội An. Mỗi ngày, bạn phải cập
nhật giá phòng trên Booking.com, Agoda, Expedia và website của khách sạn.
Chỉ cần một sai sót nhỏ, bạn có thể mất khách hoặc bán phòng với giá quá
thấp.
OTA Channel Manager giúp bạn loại bỏ
hoàn toàn nỗi lo này.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Không còn cảnh “quay cuồng” với các bảng tính và email. Mọi thay đổi về giá
và tình trạng phòng đều được thực hiện trên một giao diện duy nhất và tự động
cập nhật trên tất cả các kênh.

Giảm thiểu sai sót

Nguy cơ overbooking (bán quá số lượng phòng) hoặc underpricing (bán giá quá
thấp) được loại bỏ hoàn toàn, giúp bạn tối ưu hóa doanh thu.

Mở rộng phạm vi tiếp cận

Dễ dàng kết nối với nhiều kênh OTA, từ các “ông lớn” như Booking.com, Agoda
đến các kênh niche (thị trường ngách) phù hợp với đối tượng khách hàng mục
tiêu của bạn.

Lựa chọn OTA Channel Manager phù hợp: Bài toán “hóc búa”

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp
OTA Channel Manager. Vậy làm thế nào để
chọn được giải pháp phù hợp nhất với khách sạn của bạn? Dưới đây là một số
tiêu chí quan trọng:

Khả năng kết nối

Đảm bảo OCM hỗ trợ kết nối với các kênh OTA mà bạn đang sử dụng và có kế
hoạch mở rộng trong tương lai.

Tính năng

Kiểm tra xem OCM có đầy đủ các tính năng cần thiết như quản lý giá linh hoạt,
báo cáo hiệu suất, tích hợp với PMS (Property Management System).

Giá cả

So sánh giá của các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp
với ngân sách của bạn. Hãy nhớ rằng, giá rẻ chưa chắc đã tốt!

Hỗ trợ kỹ thuật

Đảm bảo nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải
quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Tính dễ sử dụng

Giao diện OCM phải thân thiện, dễ sử dụng, ngay cả với những người không
rành về công nghệ.

Triển khai OTA Channel Manager: Từng bước thành công

Việc triển khai
OTA Channel Manager không quá phức tạp
như bạn nghĩ. Dưới đây là quy trình từng bước giúp bạn bắt đầu:

Bước 1: Nghiên cứu và lựa chọn OCM

Dành thời gian tìm hiểu các nhà cung cấp khác nhau, đọc đánh giá từ các khách
sạn khác và yêu cầu bản dùng thử miễn phí (nếu có).

Bước 2: Thiết lập tài khoản và kết nối với các kênh OTA

Làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp để tạo tài khoản và kết nối OCM với các
kênh OTA mà bạn đang sử dụng.

Bước 3: Mapping phòng

“Mapping” (ánh xạ) là quá trình liên kết các loại phòng trên OCM với các loại
phòng tương ứng trên các kênh OTA. Đảm bảo thực hiện bước này một cách cẩn
thận để tránh sai sót.

Bước 4: Cập nhật giá và tình trạng phòng

Cập nhật giá phòng và tình trạng phòng trống trên OCM. Thông tin này sẽ tự
động được đồng bộ hóa trên tất cả các kênh OTA.

Bước 5: Kiểm tra và theo dõi

Kiểm tra kỹ lưỡng xem tất cả các kênh OTA đã được cập nhật chính xác hay
chưa. Theo dõi hiệu suất của OCM và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Mẹo tối ưu hóa OTA Channel Manager để “hút” khách

Sử dụng
OTA Channel Manager không chỉ là để quản
lý kênh phân phối mà còn là cơ hội để bạn tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và
“hút” khách. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:

Sử dụng giá động (Dynamic Pricing)

Điều chỉnh giá phòng theo thời gian thực dựa trên nhu cầu thị trường, mùa
cao điểm/thấp điểm, các sự kiện đặc biệt.

Tạo các gói khuyến mãi hấp dẫn

Kết hợp phòng ở với các dịch vụ khác như ăn sáng, spa, tour du lịch để tạo
ra các gói khuyến mãi hấp dẫn, thu hút khách hàng.

Tạo các gói khuyến mãi hấp dẫn

Quản lý đánh giá của khách hàng

Chủ động trả lời các đánh giá của khách hàng trên các kênh OTA. Điều này cho
thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm của khách hàng và sẵn sàng giải quyết các
vấn đề phát sinh.

Tận dụng báo cáo hiệu suất

Phân tích các báo cáo hiệu suất của OCM để xác định các kênh OTA hoạt động
hiệu quả nhất, các gói khuyến mãi được khách hàng ưa chuộng nhất. Dựa vào đó
để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Thử nghiệm và điều chỉnh

Đừng ngại thử nghiệm các chiến lược khác nhau và điều chỉnh khi cần thiết.
Thị trường luôn thay đổi và bạn cần phải linh hoạt để thích ứng.

Tương lai của OTA Channel Manager: AI và tự động hóa

Trong tương lai,
OTA Channel Manager sẽ ngày càng thông
minh hơn nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa. AI sẽ giúp OCM
dự đoán nhu cầu thị trường, tối ưu hóa giá phòng, cá nhân hóa trải nghiệm
khách hàng. Tự động hóa sẽ giúp OCM thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại một
cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ, một OCM được tích hợp AI có thể tự động điều chỉnh giá phòng dựa trên
dữ liệu thời tiết, sự kiện địa phương, tình hình cạnh tranh. Hoặc một OCM
tự động có thể gửi email chào mừng khách hàng, nhắc nhở về các dịch vụ của
khách sạn.

Tương lai của OTA Channel Manager: AI và tự động hóa

Kết luận: OTA Channel Manager – Đầu tư xứng đáng

OTA Channel Manager là một công cụ mạnh
mẽ giúp khách sạn quản lý kênh phân phối hiệu quả, tối ưu hóa doanh thu và
nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để đưa
khách sạn của mình lên một tầm cao mới,
OTA Channel Manager là một lựa chọn đáng
để cân nhắc.

Hãy nhớ rằng, việc lựa chọn và triển khai
OTA Channel Manager chỉ là bước khởi đầu.
Để đạt được thành công, bạn cần phải liên tục học hỏi, thử nghiệm và điều
chỉnh chiến lược của mình. Chúc bạn thành công!