Đặt phòng muộn: Hướng dẫn đặt phòng vào phút chót cho khách sạn

Trong ngành khách sạn năng động, việc thích ứng với các xu hướng thay đổi là rất quan trọng để đạt được thành công. Một xu hướng đáng chú ý là sự gia tăng của việc đặt phòng muộn. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn đầy đủ về đặt phòng muộn và phút chót, cùng những lợi ích mà khách sạn của bạn có thể nhận được từ đó.

Đặt phòng muộn là gì?

Đặt phòng muộn thường là những đặt phòng tự phát, vào phút cuối, thường diễn ra vài ngày, vài giờ hoặc thậm chí vài phút trước thời gian đến dự kiến của khách. Những đặt phòng này thường xảy ra do kế hoạch du lịch đột xuất, nhu cầu kinh doanh hoặc thậm chí là những quyết định bất chợt để có một chuyến đi chơi nhanh chóng.

Mặc dù chúng có thể là một yếu tố khó đoán trong “trò chơi” quản lý khách sạn, nhưng chúng mang đến một cơ hội duy nhất để tối đa hóa công suất phòng và doanh thu. Tuy nhiên, chúng đòi hỏi mức độ nhanh nhẹn và khả năng phản ứng theo thời gian thực từ phía khách sạn để đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch.

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn đầy đủ về đặt phòng muộn và phút chót, và cách khách sạn của bạn có thể hưởng lợi từ chúng.

Lợi ích của việc đặt phòng vào phút chót trong khách sạn là gì?

Đặt phòng vào phút chót có thể là câu trả lời cho những phòng trống chưa được sử dụng – và do đó không có lợi nhuận – thường lấp đầy những phòng lẽ ra sẽ bị bỏ trống. Tuy nhiên, nó không chỉ là vấn đề “càng nhiều càng tốt”.

Đặt phòng khách sạn vào phút chót có một loạt các lợi ích bao gồm:

Tối đa hóa công suất phòng: Lấp đầy phòng vào giờ thứ mười một đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa số lượng phòng hiện có của mình. Một phòng có người ở, ngay cả với giá chiết khấu, vẫn tốt hơn một phòng trống.
Tăng doanh thu: Đặt phòng muộn thường đi kèm với giá cao hơn, tận dụng sự cấp bách trong nhu cầu của khách. Điều này cho phép bạn duy trì hoặc thậm chí tăng tỷ lệ trung bình hàng ngày (ADR).
Khách hàng đa dạng: Đặt phòng vào phút chót thu hút một lượng lớn khách, từ khách doanh nhân bắt chuyến bay muộn đến những nhà thám hiểm cuối tuần tự phát. Sự đa dạng này có thể làm phong phú cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn và cho phép bạn tiếp cận đối tượng mới.
Giảm rủi ro hủy phòng: Đặt phòng càng gần ngày lưu trú, khả năng bị hủy càng thấp. Điều này tạo thêm một lớp tin cậy cho tỷ lệ lấp đầy phòng của bạn.
Hiệu quả hoạt động: Biết rằng bạn có một lượng khách đầy đủ có thể hợp lý hóa các quyết định hoạt động khác, từ mức độ nhân viên đến đặt hàng thực phẩm và đồ uống.
Nâng cao trải nghiệm của khách: Đặt phòng vào phút chót cho bạn cơ hội gây ấn tượng – và mang lại sự nhẹ nhõm – cho một phân khúc khách hàng mới bằng dịch vụ hoàn hảo của bạn, có khả năng biến họ thành những khách hàng trung thành.
Năng lực cạnh tranh trên thị trường: Có khả năng xử lý hiệu quả việc đặt phòng vào phút chót sẽ định vị khách sạn của bạn là nhanh nhẹn và phản ứng nhanh, những phẩm chất mà khách du lịch hiện đại đánh giá cao.

Đặt phòng vào phút chót mang lại một lợi thế đa diện, tối ưu hóa cả doanh thu và trải nghiệm của khách.

Sự tăng trưởng của đặt phòng muộn từ người dùng di động

Nếu công nghệ di động đã thay đổi cuộc sống hàng ngày theo những cách mà chúng ta không thể tưởng tượng được một thập kỷ trước, thì nó sẽ mang lại những đổi mới sâu sắc hơn nữa trong những năm tới.

Gần ba phần tư dân số thế giới hiện có thiết bị di động, với hầu hết mọi người hiện đều có điện thoại di động trong túi và có thể đặt phòng khách sạn.

Nếu bạn nghĩ rằng đổi mới chỉ là lĩnh vực của các công ty khởi nghiệp nhanh nhẹn hoặc các thương hiệu lớn, thì hãy nghĩ lại. Đối với các khách sạn, đó cũng là trường hợp đổi mới hoặc là chết, với sự gián đoạn di động mở rộng vào lãnh thổ quen thuộc của du lịch và đặt phòng khách sạn.

Ngày càng có nhiều khách hàng đặt dịch vụ du lịch thông qua thiết bị di động, theo nghiên cứu gần đây.

Báo cáo nói rằng gần 45% khách du lịch đã sử dụng ứng dụng di động để đặt chỗ ở và các chuyến tham quan của họ, trong khi gần 85% khách du lịch đặt các hoạt động bằng thiết bị di động của họ.

Tăng số lượng đặt phòng chỗ ở vào phút chót

Tính di động và tính tức thời của thiết bị di động dường như đang thúc đẩy sự thay đổi trong hành vi đặt phòng du lịch. Dữ liệu gần đây từ Hotels.com cho thấy rằng 50% khách du lịch đặt phòng qua thiết bị di động thực hiện cho các kỳ nghỉ vào phút chót hoặc vào ngày hôm sau.

Tương tự, Phocuswright nhận thấy rằng 30% tìm kiếm trên các trang web di động của đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và gần một phần tư trên các trang web di động của khách sạn là để nhận phòng trong cùng ngày hoặc ngày hôm sau.

Xu hướng đặt phòng qua điện thoại di động và xu hướng đi kèm là đặt phòng vào phút chót thể hiện một cơ hội lớn cho các khách sạn để bán các phòng cuối cùng của họ, ngay đến phút cuối cùng. Nhưng chỉ những khách sạn có công nghệ phù hợp mới có thể tận dụng lợi thế này.

Nhiều khách sạn vẫn đang hoạt động trên mô hình phân bổ hàng tồn kho. Với phương pháp này, khách sạn cho phép mỗi kênh của mình một số lượng phòng nhất định.

Điều này có nghĩa là chia nhỏ hàng tồn kho theo số lượng bạn nghĩ rằng mỗi kênh sẽ bán và dành một số cho đặt phòng trực tiếp. Có một số nhược điểm đối với phương pháp này…

Ngăn chặn tình trạng đặt phòng quá mức vào phút chót

Đầu tiên, bạn có thể đặt phòng quá mức. Ví dụ: bạn chấp nhận đặt phòng qua điện thoại, nhưng trong vòng vài phút, phòng được bán thông qua một trang web đặt phòng, trước khi bạn có thể đăng nhập và cập nhật nó.

Với việc phòng của bạn hiện đã được đặt trùng lặp, bạn phải nâng cấp cho khách của mình hoặc từ chối họ hoàn toàn. Nhiều khách sạn giữ lại một số phòng để tránh điều này xảy ra, mất đi doanh thu có giá trị bằng cách giữ phòng “đề phòng”.

Đây không phải là cách duy nhất mà mô hình hàng tồn kho được phân bổ tạo ra sự lãng phí. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho hai kênh mỗi kênh 10 phòng. Kênh một bán tất cả, trong khi kênh hai chỉ bán một phòng.

Kênh một có thể đã bán tất cả các phòng, nhưng thay vào đó bạn có chín phòng trống vì bạn đã phân bổ chúng cho kênh hai.

Câu trả lời là một hệ thống hàng tồn kho được gộp chung thông qua một công cụ như channel manager (Công cụ quản lý kênh phân phối). Điều này cho phép bạn tăng doanh thu và giảm lãng phí, bằng cách đảm bảo tất cả hàng tồn kho đều có sẵn trên tất cả các kênh của bạn – và bạn có thể giữ tất cả các phòng có sẵn được liệt kê ngay đến phút cuối cùng.

Khi một phòng được đặt, công cụ quản lý kênh của SiteMinder sẽ tự động cập nhật nó trên tất cả các kênh. Bạn cũng có thể thay đổi giá phòng trên tất cả các kênh mà không cần đăng nhập vào nhiều trang web để thực hiện cập nhật.

Cách quản lý đặt phòng muộn cho khách sạn của bạn

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực là rất quan trọng để xử lý hiệu quả việc đặt phòng muộn. Bằng cách đồng bộ hóa tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh phân phối, bạn loại bỏ nguy cơ đặt phòng quá mức. Bản cập nhật theo thời gian thực này cho phép bạn tự tin chấp nhận đặt phòng vào phút cuối, biết rằng phòng thực sự có sẵn. Nó cũng cho phép bạn đưa ra quyết định nhanh chóng về việc cung cấp giá hoặc gói đặc biệt để lấp đầy bất kỳ phòng còn lại nào.

Một cách tiếp cận năng động đối với chiến lược định giá

Định giá động là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với việc đặt phòng muộn. Bằng cách điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu và tình trạng phòng trống theo thời gian thực, bạn có thể định giá phòng hấp dẫn cho những người đặt phòng vào phút cuối mà không làm giảm tỷ suất lợi nhuận của bạn. Chiến lược này không chỉ làm cho khách sạn của bạn hấp dẫn đối với khách du lịch tự phát mà còn đảm bảo bạn nhận được doanh thu tốt nhất có thể cho mỗi phòng.

Giao tiếp tự động

Hệ thống giao tiếp tự động hợp lý hóa quy trình đặt phòng bằng cách gửi xác nhận ngay lập tức và thông tin nhận phòng cần thiết. Đối với việc đặt phòng muộn, điều này là vô giá. Khách đôi khi đã trên đường đến khách sạn và giao tiếp ngay lập tức loại bỏ mọi sự không chắc chắn và nâng cao trải nghiệm của họ, đồng thời giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ khác.

Nhân viên linh hoạt

Các mô hình nhân viên linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên thường trực hoặc bán thời gian, có thể được kích hoạt để xử lý khối lượng công việc tăng lên trong thời gian có công suất phòng cao. Khi có một đặt phòng muộn, bạn có thể nhanh chóng tăng mức độ nhân viên để đảm bảo rằng phòng sạch sẽ, các tiện nghi đầy đủ và trải nghiệm của khách là liền mạch.

Nhận/trả phòng nhanh

Đặt phòng muộn thường có nghĩa là đến muộn. Dịch vụ nhận/trả phòng nhanh có thể là cứu cánh cho những du khách mệt mỏi đã ở trên đường hoặc trên không. Bằng cách tăng tốc các quy trình này, bạn không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách mà còn giảm khối lượng công việc cho quầy lễ tân, giúp dễ dàng quản lý các đợt tăng đột biến về công suất phòng.

Chìa khóa phòng di động

Việc sử dụng chìa khóa phòng di động có thể đẩy nhanh đáng kể quy trình nhận phòng, một tính năng đặc biệt có lợi cho việc đặt phòng muộn. Khách có thể bỏ qua hoàn toàn quầy lễ tân, đi thẳng đến phòng của họ và mở khóa bằng điện thoại thông minh của họ. Điều này không chỉ gây ấn tượng với khách về trình độ am hiểu công nghệ của bạn mà còn hợp lý hóa các hoạt động.

Bán thêm trước khi đến

Đặt phòng muộn cung cấp một khoảng thời gian hẹp để bán thêm trước khi đến, nhưng đó là một cơ hội vàng. Với việc khách đã cam kết ở tại khách sạn của bạn, các ưu đãi được nhắm mục tiêu để nâng cấp phòng, dịch vụ spa hoặc lựa chọn ăn uống có thể được gửi qua email hoặc thông báo ứng dụng. Điều này không chỉ tăng doanh thu mà còn nâng cao kỳ nghỉ của khách.

Phản hồi sau khi lưu trú

Thu thập phản hồi sau khi khách lưu trú là rất quan trọng để cải thiện liên tục, đặc biệt liên quan đến việc bạn quản lý việc đặt phòng muộn của họ tốt như thế nào. Hiểu trải nghiệm của khách sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những gì hoạt động tốt và những gì cần điều chỉnh, cho phép bạn tinh chỉnh các chiến lược của mình để quản lý đặt phòng muộn trong tương lai.

Tương lai của việc đặt phòng muộn trong khách sạn

Hãy mong đợi sự đổi mới hơn nữa trong ngành khách sạn khi những xu hướng này diễn ra, mang đến cơ hội cho các nhà khai thác khôn ngoan để tiếp tục tăng doanh thu và giảm lãng phí liên quan đến phòng trống.

Với việc lĩnh vực khách sạn Vương quốc Anh đang trải qua sự tăng trưởng liên tục, các tập đoàn khách sạn bao gồm Marriott, Novotel, Holiday Inn và Ibis đang sử dụng các kỳ nghỉ vi mô hàng giờ như một cách để tăng công suất phòng và tạo doanh thu từ các phòng lẽ ra sẽ bị bỏ trống trong ngày.

Khách hàng đang sử dụng kỳ nghỉ vi mô tại khách sạn vì nhiều lý do – chẳng hạn như điểm dừng chân thoải mái giữa các chuyến bay, cho các cuộc họp kinh doanh không chính thức hoặc làm cơ sở thuận tiện cho một ngày mua sắm hoặc tham quan.

Ngày nay, các nhà khai thác khách sạn độc lập cần phải chủ động để tận dụng các cơ hội do sự bùng nổ trong việc đặt phòng khách sạn qua điện thoại di động và vào phút cuối. Thay đổi là một điều hiển nhiên – điều quan trọng là bạn làm gì với nó.