Kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị những gì?

Kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị gì? Bài viết dành cho những người bắt đầu kinh doanh khách sạn (và cả cho việc mở cửa lại khách sạn) những công việc cần thiết nhất để đem sự hiệu quả sớm nhất, sử dụng chi phí phù hợp, tránh rủi ro khó khăn. Tùy thuộc vào tính chất mô hình hoạt động, quy mô kinh doanh, tổ chức nhân sự cũng như dự tính nhu cầu phát triển trong tương lai mà các khách sạn sử dụng những giải pháp phù hợp. Việc chọn đúng giải pháp, giúp khách sạn tăng doanh thu, giảm chi phí (bán hàng, nhân sự, IT…) và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị giải pháp công nghệ phù hợp

Dù mới bắt đầu hay mở cửa trở lại cho hoạt động kinh doanh khách sạn thì hiện tại là thời điểm phù hợp để bạn có thể cân nhắc đặt nền tảng vững chắc cho việc quản lý khách sạn. Đặc biệt, khi các đơn vị hỗ trợ vận hành khách sạn thông qua công nghệ có những chính sách hỗ trợ thiết thực.

Kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị giải pháp công nghệ phù hợp.

Xu hướng hiện nay, các khách sạn đang ứng dụng các giải pháp công nghệ sau trong việc vận hành, quản lý khách sạn.

Bán phòng trên nhiều kênh OTA

Internet tại Việt Nam đang phát triển rất mạnh mẽ, các khách sạn cần tận dụng ưu thế này để tiếp cận, kết nối với hàng triệu khách hàng tiềm năng trên mọi miền đất nước cũng như ở nước ngoài. Không những thế, việc bán phòng trên các kênh OTA giúp đem lại hiệu quả kinh doanh đáng kể cho khách sạn:

• OTAs giúp khách sạn Marketing.
• Tiết kiệm chi phí Marketing.
• Tăng doanh thu khách sạn..

Để có thể vừa vận hành và bán phòng trên OTAs hiệu quả và tiết kiệm được nhiều chi phí, khách sạn cần trang bị một số kiến thức về OTAs hoặc cân nhắc lựa chọn một đơn vị vận hành OTA hay nhân viên sale OTA phù hợp tùy vào giai đoạn kinh doanh. Cũng như lựa chọn cái giải pháp quản lý đồng bộ để có thể đơn giản và tự động quy trình cập nhật bán phòng trên các kênh OTA.

Một số cách cần lưu ý khi kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị gì để quản lý kênh OTA hiệu quả và giúp tăng doanh thu cho khách sạn.

• Tối ưu thông tin và hình ảnh trên OTAs.
• Đầu tư chất lượng dịch vụ tốt để được sự đánh giá cao và nhận xét của khách hàng trên các kênh OTAs.
• Thêm các khuyến mãi, quà tặng kèm khi khách đặt phòng khi xây dựng chiến lược giá OTAs
• Linh động các chính sách hoàn tiền và hủy phòng.
• Tích hợp bán phòng OTA với Phần mềm quản lý khách sạn.
• Tham gia các chiến dịch của OTAs thay vì khuyến mãi nhỏ.

Xây dựng website khách sạn

Website khách sạn là một trong những kênh thông tin quan trọng và bán phòng trực tiếp hiệu quả khách sạn. Khi khách sạn chưa có website sẽ tạo cảm giác nghi ngờ về tính trung thực, chuyên nghiệp của khách sạn. Do vậy mà website có vai trò quan trọng đối với khách sạn bởi vì đây được xem là:

• Kênh thông tin chính thống của khách sạn.
• Công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và giữ kết nối với khách hàng.
• Kênh bán phòng hiệu quả.
• Công cụ hỗ trợ Marketing cho khách sạn.
• Duy trì website giúp giữ thứ hạng (ranking) trên Google Search, OTA.

Sử dụng Phần mềm quản lý khách sạn giải quyết những khó khăn khi kinh doanh khách sạn

Việc sử dụng một hệ thống cung cấp đầy đủ những tính năng, ví dụ như OTA Việt Nam sẽ giúp bạn quản lý các hoạt động và quy trình công việc tại khách sạn một cách đơn giản và hiệu quả, hỗ trợ cho mục tiêu dài hạn của khách sạn. Trên thực tế, sau khi dịch bệnh được kiểm soát thì các khách sạn phải đối mặt một khối lượng công việc lớn cùng với đó là những sai sót và bất cập trong quy trình làm việc do thiếu hụt nhân sự, quy trình vận hành lỗi thời.

Chính vì vậy, các khách sạn đã và đang gặp phải một số khó khăn thường gặp phải khi chuẩn bị làm kinh doanh khách sạn và cách mà các phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ vượt qua như là sau.

• Thất thoát doanh thu

Nguyên nhân thường do những thao tác sai sót của nhân viên trong quá trình làm việc khi cập nhật thanh toán, thông tin dịch vụ… Bên cạnh đó, khách sạn thường xuyên phải theo dõi và thống kế số lượng lớn doanh thu đặt phòng từ OTAs để tính toán chi phí hoa hồng phải mất nhiều thời gian và công sức nhưng bị sai sót.

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý phòng mà OTA Việt Nam có, sẽ cung cấp các tính năng như: theo dõi báo cáo cho phép chủ khách sạn theo dõi tất cả mọi thứ đang diễn ra liên quan đến doanh thu từ OTAs, giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản thu và chi hoa hồng tại khách sạn và hạn chế những thất thoát về dòng tiền.

• Theo dõi hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên

Với tính năng tra cứu lịch sử làm việc và nhật ký hoạt động của một đặt phòng được OTA Việt Nam xây dựng dựng dựa trên nhu cầu thực tế của các khách sạn sẽ giúp khách sạn dễ dàng theo dõi lại những thao tác làm việc hằng ngày của từng nhân viên và hàng trăm thông tin khác khi xảy ra những sự cố trong công việc để truy cứu trách nhiệm.

• Theo dõi và quản lý danh sách khách hàng lưu trú

Khách sạn có những chương trình ưu đãi khuyến mãi tri ân khách hàng, muốn xác định chân dung khách hàng mình đã phục vụ, muốn tổng hợp thông tin khách hàng như email, số điện thoại… để thực hiện các chiến lược marketing nhưng mất nhiều thời gian tìm kiếm và thu thập. Phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ giúp khách sạn tổng hợp và lưu trữ tất những thông tin dịch vụ phòng của khách hàng trong quá khứ.

• Tình trạng overbooking

Đặc biệt vào những mùa cao điểm, tình trạng đặt phòng tăng đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát của khách sạn dẫn đến overbooking thường xuyên. Việc này ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn khi phải thông báo đến khách hàng về việc từ chối nhận đặt phòng. Do vậy, khách sạn sử dụng một giải pháp đồng bộ quản lý OTA với tình trạng phòng phòng trống trên tất cả các kênh theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu tối đa sai sót, tăng review tốt, độ hài lòng của khách hàng.

Theo dõi hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên.

• Tốn nhiều thời gian trong việc quản lý nhiều kênh OTA

Khách sạn hiện đang mở bán trên nhiều kênh OTA để thu hút đặt phòng nhưng lại mất nhiều thời gian khi cập nhật giá và số lượng phòng cho nhiều kênh cùng một lúc. Với hệ thống Channel Manager giúp đồng bộ quản lý các kênh OTA, mọi thao tác cập nhật giá, điều chỉnh số lượng phòng hay đóng/ mở phòng sẽ được diễn ra liên tục và tự động.

• Quản lý kinh doanh khách sạn từ xa

Đối với vai trò của một người quản lý hoặc chủ khách sạn đòi hỏi phải di chuyển và không thường xuyên ở tại khách sạn. Do đó mà việc theo dõi tình trạng công suất phòng, dữ liệu báo cáo doanh thu, tình hình hoạt động của khách sạn… cũng có nhiều trở ngại. Tuy nhiên với hệ thống quản lý phòng sử dụng trên nền tảng Cloud có thể dễ dàng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi và chi phí để duy trì bao giờ cũng thấp hơn so với các hệ thống phần mềm cài đặt trực tiếp trên Desktop.

Ngày nay có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý phòng khác nhau cho khách sạn trên thị trường. Điều này, tạo ra nhiều khó khăn trong việc đưa ra quyết định để lựa chọn một hệ thống hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của khách sạn. Nhưng dù khách sạn thuộc quy mô lớn hay nhỏ thì khi tìm hiểu và lựa chọn phải đảm bảo một số tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý khách sạn cụ thể như sau:

• Giao diện người dùng đơn giản và rõ ràng.
• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud).
• Dịch vụ khách hàng tốt, cho phép giải quyết vấn đề và sự cố ngay lập tức.
• Dễ dàng kết nối phần mềm bên ngoài.
• Kiến trúc mô hình tốt nhất về phần mềm quản lý khách sạn là Module.
• Giao diện lịch làm việc (Calendar) dễ sử dụng.
• Dễ dàng đặt và bán phòng.
• Hỗ trợ cho các mô hình giá phòng truyền thống và biến động.

Nhân sự

Trong kinh doanh khách sạn, dù quy mô khách sạn nhỏ hay lớn thì việc lựa chọn tuyển dụng nhân viên đồng hành cùng với khách sạn về lâu về dài luôn là một khó khăn. Đặc biệt khi dịch bệnh đang tác động sâu sắc, ảnh hưởng nặng nề đến chất lượng nhân sự ngành du lịch. Vậy làm cách nào để việc tìm kiếm và quản lý nhân viên hiệu quả hơn?

Các tiêu chí để tuyển dụng nhân viên

Có thể nói tùy vào quy mô khách sạn cũng như vị trí các bộ phận tại khách sạn mà có những tiêu chí tuyển dụng khác nhau. Nhưng dù thế nào đi nữa, thì việc tuyển dụng nhân sự ở bất kỳ phân khúc hay loại hình khách sạn nào cũng phải cần các yếu tố sau:

• Có kinh nghiệm hoặc có hiểu biết về kiến thức nghiệp vụ khách sạn.
• Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
• Có kỹ năng giao tiếp, biết ngoại ngữ là lợi thế.
• Có khả năng lắng nghe.
• Có khả năng chịu được áp lực công việc, làm ca gãy theo sự phân công của quản lý.

Làm cách nào để giữ chân được nhân viên?

• Khách sạn có quy trình làm việc rõ ràng

Đây sẽ là cơ sở để nhân viên có thể xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả vừa cho cá nhân, lẫn kế hoạch phối hợp làm việc với các bộ phận khác. Một quy trình làm việc rõ ràng, sẽ giúp các nhân viên dễ dàng xử lý các công việc một cách có quy trình và chuyên nghiệp.

• Sử dụng các công cụ, phương tiện công nghệ để hỗ trợ công việc

Công việc luôn đòi hỏi có sự phối hợp nhiều bộ phận liên quan như lễ tân với sale, với buồng phòng, với kế toán… Do vậy, việc sử dụng các giải pháp như Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp nhân viên thuận tiện theo dõi quy trình và quản lý công việc.

• Xây dựng các chính sách khen thưởng, phạt hợp lý

Vì đặc thù là ngành dịch vụ, nên nhân viên phải làm lệch ngày thường và làm theo ca. Cho nên người quản lý cần có sự thấu hiểu, cảm thông và ghi nhận nỗ lực của từng nhân viên. Mỗi cống hiến của nhân viên cần được ghi nhận, đánh giá xứng đáng với công sức họ bỏ ra.

• Tạo cơ hội thăng tiến trong công việc

Mỗi nhân viên khi làm việc luôn có những mục tiêu thăng tiến trong công việc. Do vậy, việc quan sát và lắng nghe để tạo ra những cơ hội làm việc tốt hơn cho chính nhân viên tại khách sạn sẽ là cách giúp thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm của nhân viên. Sẵn sàng giao thêm công việc cho các nhân viên tích cực.

Xác định thị trường mục tiêu

Việc xác định được thị trường mục tiêu của khách sạn một cách rõ ràng và cụ thể sẽ giúp khách sạn xây dựng được các chiến lược Marketing và tiếp cận khách hàng phù hợp nhằm thu hút lượt đặt phòng lưu trú tại khách sạn. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu xác định được thị trường mục tiêu mà khách sạn hướng đến thì khách sạn cần phải phải hiểu và xác định được những đặc điểm nổi bật tại khách sạn và loại hình kinh doanh khách sạn của chính mình.

Xác định loại hình kinh doanh khách sạn và thị trường mục tiêu

Hiện nay có rất nhiều các tiêu chí để có thể phân loại được hình thức kinh doanh của khách sạn. Dựa vào tính chất đặc thù khách sạn, dưới đây sẽ là một số loại hình khách doanh phổ biến nhất hiện nay.

• Khách sạn thành phố hay khách sạn công vụ (City Centre Hotel)

Là loại hình khách sạn thường tập trung ở trung tâm thành phố, đối tượng chính là khách đi công tác, tham gia các hội nghị (hội thảo)… Họ lưu trú trong thời gian ngắn hạn.

• Khách sạn nghỉ dưỡng (Resort Hotel)

Khách sạn nghỉ dưỡng được xây dựng ở những khu du lịch nghỉ dưỡng dọc biển, trên núi. Khách đến đây với mục đích nghỉ ngơi thư giãn là chủ yếu. Những khách sạn nghỉ dưỡng thường chịu sự phụ thuộc vào điều kiện thời tiết khí hậu nên hoạt động theo thời vụ.

• Khách sạn sân bay (Airport Hotel)

Khách sạn sân bay được xây dựng ở gần các sân bay quốc tế lớn. Đối tượng khách của loại khách sạn này là những hành khách của các hãng hàng không dừng chân quá cảnh tại các sân bay quốc tế do lịch trình bắt buộc.

• Khách sạn căn hộ (Suite hotel/Apartment)

Thường nằm trong các thành phố lớn, thiết kế không gian phòng lớn, đầy đủ tiện nghi như một căn hộ với các phòng chức năng: phòng ăn, phòng khách, phòng ngủ và bếp. Đối tượng phục vụ là các gia đình hoặc khách ở dài hạn hay trung hạn.

• Khách sạn bình dân (Hostel)

Khách sạn bình dân thường nằm tại các bến xe, nhà ga… có các dịch vụ lưu trú tối thiểu, chủ yếu phục vụ khách du lịch ba lô hoặc khách dừng chân nghỉ theo giờ.

Ngoài ra, còn 2 loại hình khách sạn phân loại theo đặc thù là Khách sạn sòng bạc (Casino Hotel) và Nhà nghỉ ven xa lộ (Motel). Motel mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm gần đây phục vụ chính cho đối tượng khách đi phượt bằng xe máy, xe hơi… chỉ có nhu cầu nghỉ qua đêm như tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Gia Lai…

Phương pháp tiếp cận thị trường mục tiêu

Công nghệ ngày một phát triển mạnh mẽ, tỷ lệ người truy cập Internet để tra cứu và sử dụng mạng xã hội để tìm kiếm thông tin ngày một tăng. Có rất nhiều kênh thông tin có thể giúp xây dựng và truyền tải nội dung nhằm đẩy mạnh marketing cơ sở lưu trú và tiếp cận được gần hơn với khách hàng của mình một khách dễ dàng như:

• Các trang mạng xã hội ( Facebook, Whatsapp, Instagram, Twitter…) là kênh thông tin đang thu hút nhiều người theo dõi và tương tác.
• Các kênh OTA (Online Travel Agency) là đại lý bán phòng khách sạn trực tuyến như Agoda, Booking.com, Expedia…
• Website khách sạn được xem là trang thông tin chính thức và đáng tin cậy để giới thiệu hình ảnh, video của khách sạn nhằm quảng bá thương hiệu và thúc đẩy hoạt động kinh doanh khách sạn. Và là kênh giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

Bên cạnh đó, việc xác định thị trường mục tiêu rõ ràng sẽ giúp khách sạn xây dựng được một chiến lược giá phù hợp với phân khúc khách hàng tiềm năng mà khách sạn mong muốn hướng đến. Bởi lẽ, khi hiểu rõ về khách hàng của mình, nằm được các nhu cầu và mong muốn của thị trường khách hàng mục tiêu thì các khách sạn sẽ dễ dàng xây dựng các chính sách giá thiết thực, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng giúp cho khách hàng có những lựa chọn phù hợp tại cơ sở lưu trú của mình.

Cạnh tranh nhiều đối thủ

Hiện nay, xu hướng làm kinh doanh khách sạn ngày một nhiều, số lượng cơ sở lưu trú với đa dạng về quy mô và loại hình cũng tăng cao. Tạo nên áp lực không nhỏ đến người làm kinh doanh khách sạn. Không những thế, áp lực về giá phòng cũng là một trong những vấn đề khiến các chủ khách sạn cảm thấy đau đầu khi các đối thủ cạnh tranh liên tục bằng cách giảm mạnh giá phòng để thu hút khách đặt phòng.

Những yếu tố giúp nhận diện đối thủ cạnh tranh của khách sạn

• Khách sạn lân cận

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng để khách hàng quyết định lựa chọn khách sạn để lưu trú. Hiện đang khách sạn của bạn thuận lợi nằm ở trung tâm thành phố nhưng có nhiều khách sạn lân cận gần xung quanh đó khiến khách hàng có nhiều sự lựa chọn khi tìm kiếm. Càng nhiều lựa chọn tức là càng nhiều đối thủ cạnh tranh với khách sạn.

• Khách sạn cùng quy mô và loại hình kinh doanh

Số lượng cơ sở lưu trú nhiều nhưng không phải ai cũng là đối thủ của bạn. Nếu như khách sạn của bạn có 30 – 50 phòng thuộc tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp thì không thể xác định sẽ cạnh tranh với các quy mô 10 – 20 phòng với loại hình Homestay hay Capsule Hotel. Bởi lẽ, thị trường khách hàng mục tiêu ở mỗi loại hình và quy mô khách sạn sẽ khác nhau.

• Khách sạn cùng phân loại sao và giá phòng

Đối với khách sạn cùng phân cấp theo sao và khung giá phòng tương tự nhau. Khách sạn cần tìm hiểu những ưu nhược điểm của các khách sạn đối thủ nhằm có những chính sách, chiến lược tiếp cận khách hàng và đầu tư cơ sở vật chất tại khách sạn của mình tốt hơn.

Khách sạn chuẩn bị những gì để cạnh tranh với đối thủ?

Một khi khách sạn đã xác định và nhận diện được đối thủ cạnh của mình thì đây là cơ hội giúp khách sạn có những chiến lược cạnh tranh đối thủ nhằm thu hút lượt đặt phòng và cải thiện tình hình kinh doanh của khách sạn. Để làm được điều này, khách sạn có thể chuẩn bị một số vấn đề như sau:

• Liên tục cập nhật các chính sách giá và ưu đãi

Luôn theo dõi và nắm bắt nhu cầu thị trường tùy vào mỗi thời điểm để xây dựng các chính sách và chương trình ưu đãi phù hợp. Kèm theo đó là những thông điệp và tên các gọi khuyến mãi thu hút khách hàng.

• Xây dựng các chính sách tri ân khách hàng cũ

Bên cạnh việc phát triển khách hàng mới thì việc giữ chân các khách hàng đã lưu trú và quay trở lại sẽ khiến cho việc cạnh tranh với đối thủ giảm bớt áp lực hơn. Do vậy, các khách sạn cần phải đẩy mạnh quy trình chăm sóc khách hàng thông qua các hình thức như gọi điện, gửi email, biểu mẫu… Khi đó khách sạn vừa tạo được tin tưởng từ khách hàng vừa có những thông tin đánh giá hữu ích.

• Nâng cao chất lượng và dịch vụ

Chất lượng dịch vụ của khách sạn được phản ánh qua thái độ làm việc của nhân viên, hệ thống cơ sở vật chất cũng như những trải nghiệm lưu trú. Một thái độ phục vụ thân thiện, gần gũi sẽ tạo cảm giác ấn tượng cho khách hàng, kết hợp với đó là cơ sở vật chất đảm bảo sẽ tạo cảm giác hài lòng khi khách hàng lưu trú.

• Tạo nên sự khác biệt

Mặc dù cùng một phân khúc và giá phòng nhưng khách sạn lại sở hữu không gian lưu trú với nét thiết kế độc đáo với phong cách Á Đông,Châu Âu… và cung cấp những loại hình trải nghiệm như nấu ăn, sinh hoạt chung với người dân địa phương, các gói dịch vụ tour khám phá nhiều các địa điểm tham quan… sẽ là lợi thế trong việc tạo ra các gói lựa chọn dịch vụ và trải nghiệm khi khách hàng lưu trú tại khách sạn của bạn.

Tóm lại, hẳn các bạn đã biết cách để kinh doanh khách sạn cần chuẩn bị những gì, nhằm đem lại hiệu quả, điều này đòi hỏi người quản lý và người chủ khách sạn cần có sự chuẩn bị cả về yếu tố con người lẫn công nghệ.