Kiểm Toán Đêm Khách Sạn: Mô Tả Công Việc & Nhiệm Vụ
Kiểm toán đêm khách sạn là gì?
Nhiệm vụ của kiểm toán đêm khách sạn bao gồm hai lĩnh vực chính: điều hành quầy lễ tân và là gương mặt
đại diện của khách sạn qua đêm, đồng thời chốt sổ sách trong ngày, lập báo cáo và chuẩn bị cho các nhóm buổi sáng làm
việc hiệu quả.
Bất kỳ khách nào vào khách sạn sau khoảng 11 giờ đêm có thể sẽ chào hỏi người mà họ gọi là nhân viên lễ tân, thậm chí
không biết rằng họ có thể đang nói chuyện với kiểm toán đêm khách sạn. Khi đồng hồ điểm nửa đêm và hy
vọng điện thoại đã ngừng reo, kiểm toán đêm khách sạn sử dụng thời gian yên tĩnh này để thực hiện các
nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Chúng tập trung vào nhiều lĩnh vực kinh doanh, bao gồm tài chính và hoạt động.
Nghe có vẻ đơn giản? Hãy xem xét rằng họ đang chốt sổ sách cho ngày kết thúc vào nửa đêm, và sau đó một khách nhận phòng
muộn bước vào lúc 1 giờ sáng. Kiểm toán đêm khách sạn chịu trách nhiệm nhận phòng cho họ và đảm bảo
rằng thời gian lưu trú được ghi lại cho đêm chính xác, đêm đã kết thúc vào nửa đêm.
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi “kiểm toán đêm khách sạn thực sự làm gì?”, trước
khi khám phá trách nhiệm của họ và những dấu hiệu của một kiểm toán đêm khách sạn tuyệt vời cho
khách sạn của bạn—và cách tìm họ.
Mục lục
Mô tả công việc: Kiểm toán đêm khách sạn làm gì?
Kiểm toán đêm khách sạn có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà nhân viên lễ tân thực hiện hàng ngày,
từ nhận và trả phòng đến quản lý yêu cầu của khách và tuân theo các quy trình khẩn cấp. Trên thực tế, trong nhiều khách
sạn nhỏ hơn, nơi kiểm toán đêm khách sạn sẽ là thành viên duy nhất của nhân viên, họ được kỳ vọng sẽ
thực hiện các nhiệm vụ này với nhiều quyền hạn hơn các thành viên nhóm ban ngày, những người có một đội ngũ hỗ trợ. Nhưng
đó không phải là tất cả. Một phần quan trọng trong vai trò của họ được thực hiện khi khách không yêu cầu sự chú ý của
họ.
Ngoài các nhiệm vụ đối mặt với khách hàng, kiểm toán đêm khách sạn chịu trách nhiệm về các quy trình
hàng ngày (hoặc hàng đêm) cần thiết, rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh. Kết quả là các khoản thanh toán
được xử lý, các tài khoản được đối chiếu, các bản kê khai của khách và các báo cáo kiểm toán đêm được xác minh, bao gồm
thống kê hoạt động, để quản lý bắt đầu ngày hôm sau.
Do đó, mô tả công việc của một kiểm toán đêm khách sạn thường kết hợp các thuộc tính của một nhân viên
lễ tân mạnh mẽ với khả năng tuân theo các quy trình nghiêm ngặt một cách độc lập và sự nhạy bén để phát hiện bất kỳ sự
không nhất quán nào.
Mục tiêu của quy trình kiểm toán đêm là xử lý và ghi lại các giao dịch một cách chính xác, đồng thời tổ chức và báo cáo
thông tin tài chính và hoạt động.
Nhiệm vụ của kiểm toán đêm khách sạn
Tùy thuộc vào hệ thống mà một khách sạn sử dụng, quy trình kiểm toán đêm ngày nay có thể được tự động hóa ở các mức độ
khác nhau. Trong quá khứ, một khía cạnh thường bị e ngại của trách nhiệm chính này là khối lượng công việc thủ công được
thực hiện trong mỗi nhiệm vụ. May mắn thay, ngành công nghiệp đã phát triển và áp dụng công nghệ để giúp đỡ.
Các bước phổ biến nhất trong quy trình kiểm toán đêm đảm bảo rằng:
- Các khoản mục chưa thanh toán vào tài khoản của khách đã được hoàn thành.
- Không có sự khác biệt nào giữa các hệ thống, bao gồm trạng thái phòng, giá cả và việc không đến.
- Tất cả các tài khoản phòng ban và thông tin tài chính đều được cân bằng, do đó ngày có thể được đóng.
- Các báo cáo tài chính và hoạt động, hoặc cái gọi là báo cáo kiểm toán đêm, được chuẩn bị và phân phối.
- Bất kỳ bản sao lưu không tự động hoặc thủ công nào được thực hiện.
Hầu hết các Hệ thống quản lý tài sản hiện đại đều thực hiện ít nhất một vài trong số các nhiệm vụ này
một cách tự động hoặc khi được nhắc, do đó làm tăng hiệu quả của kiểm toán đêm khách sạn và giúp họ có
thêm thời gian quý báu.
Giờ làm việc của kiểm toán đêm khách sạn
Thông thường, một kiểm toán đêm khách sạn sẽ làm việc một ca tiêu chuẩn 8 giờ, mặc dù điều này có thể
thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và chính sách cụ thể của khách sạn. Giờ làm việc thường kéo dài từ 11 giờ đêm đến 7 giờ
sáng, bao gồm khoảng thời gian yên tĩnh nhất trong khách sạn, đồng thời chuẩn bị cho cơ sở kinh doanh vào ngày hôm sau.
Trong thời gian này, kiểm toán đêm khách sạn sẽ đối chiếu các tài khoản trong ngày, nhận phòng cho khách
đến muộn và giải quyết bất kỳ mối lo ngại nào có thể phát sinh. Ca đêm có thể gây ra những thách thức như làm việc một
mình hoặc quản lý các tình huống bất ngờ, nhưng đó là một vai trò quan trọng đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của
khách sạn.
Mức lương của kiểm toán đêm khách sạn
Bạn có thể tự hỏi một kiểm toán đêm khách sạn kiếm được bao nhiêu. Trung bình, ở Hoa Kỳ, một
kiểm toán đêm khách sạn có thể kiếm được từ $27,500 đến $33,000 mỗi năm, mặc dù mức độ kinh nghiệm và
trình độ của kiểm toán đêm khách sạn cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập của họ.
Một số khách sạn có thể cung cấp các ưu đãi bổ sung như:
- Quyền lợi chăm sóc sức khỏe,
- Thời gian nghỉ có lương,
- Giảm giá các dịch vụ của khách sạn.
Ở những nơi khác trên thế giới, mức lương trung bình của kiểm toán đêm khách sạn là:
- Vương quốc Anh: £21,750 mỗi năm
- Úc: $52,500 mỗi năm
- New Zealand: $42,250
- Canada: $45,000 mỗi năm
Những điều cần tìm khi phỏng vấn vai trò kiểm toán đêm khách sạn
Nhiệm vụ thực hiện một cuộc phỏng vấn kiểm toán đêm khách sạn gần như đa dạng như chính vai trò này:
nghệ thuật là tạo ra cơ hội cho ai đó tỏa sáng trong cả hai khía cạnh của vai trò. Để đạt được điều này, các câu hỏi
phải bao gồm cả kinh nghiệm của họ trong các trách nhiệm lễ tân nói chung và sự nhạy bén về tài chính của họ.
Các lĩnh vực quan trọng cần đề cập trong một cuộc phỏng vấn bao gồm:
- Làm việc độc lập (hoặc là một phần của một nhóm hàng đêm gồm x người, xác định rõ ràng các tình huống và kỳ vọng
của khách sạn) - Giao tiếp với các thành viên nhóm không làm ca đêm
- Tuân theo các quy trình khẩn cấp
- Trách nhiệm của người quản lý ca (nếu có)
- Các tình huống và yêu cầu bất thường của khách
- Ví dụ về các cuộc kiểm toán đêm mà họ cho là tiêu chuẩn so với các đêm đòi hỏi khắt khe hơn
- Mức độ kiến thức của họ về các hệ thống hiện đang được khách sạn sử dụng
- Khả năng thực hiện các nhiệm vụ thủ công của họ nếu công nghệ bị lỗi
- Khả năng phát hiện sự không nhất quán hoặc lỗi tiềm ẩn của họ, trong trường hợp một hệ thống hoặc quy trình bị lỗi
Một cấu trúc hữu ích để tuân theo trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào có ba phân đoạn.
- Đầu tiên là mở đầu cuộc trò chuyện, theo đó người phỏng vấn đi trước bằng cách nói về khách sạn, các giá trị,
lịch sử, câu chuyện của riêng họ với tài sản khi thích hợp, trước khi hỏi ứng viên về câu chuyện hoặc cuộc sống của
họ bên ngoài công việc. - Bước thứ hai là nói về vai trò hiện tại của họ, điều này có thể cung cấp thông tin chi tiết về kinh nghiệm của họ
trong một vai trò tương tự. Điều này cũng nên được sử dụng như một cơ hội để hiểu những gì họ thích hoặc không thích
về vai trò hiện tại hoặc trước đây của họ. Do đó, sẽ dễ dàng hơn để quản lý đúng người khi họ tham gia và giữ cho
họ hạnh phúc. - Bước thứ ba là hỏi về những kinh nghiệm cụ thể, thường bằng cách sử dụng các câu hỏi loại tình huống yêu cầu ứng
viên kể cho bạn về một thời gian khi. Điều này giúp dễ dàng xác định sự khác biệt giữa các ứng viên liên quan đến,
ví dụ, kinh nghiệm hệ thống cụ thể.
Đào tạo kiểm toán đêm khách sạn
Đào tạo cho một kiểm toán đêm khách sạn là rất quan trọng không chỉ để trang bị cho họ những kỹ năng
cần thiết mà còn để làm quen họ với những thách thức độc đáo do ca đêm đặt ra.
Việc đào tạo nên bao gồm sự kết hợp của:
- kỹ năng kế toán kỹ thuật,
- hoạt động lễ tân,
- dịch vụ khách hàng, và,
- hiểu biết thấu đáo về phần mềm quản lý của khách sạn.
Nó cũng nên bao gồm các quy trình khẩn cấp và kỹ năng ra quyết định cho các tình huống bất ngờ có thể phát sinh trong
những giờ đêm yên tĩnh hơn, không được giám sát. Làm quen ứng viên với nhịp điệu về đêm của khách sạn và đào tạo họ quản
lý sự cô đơn và các trách nhiệm riêng biệt của ca đêm là chìa khóa.
Đào tạo các kỹ năng mềm như giao tiếp giữa các cá nhân và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng
kiểm toán đêm khách sạn có thể tương tác hiệu quả với khách và giải quyết các mối lo ngại của họ một cách
thành thạo. Với bản chất đơn độc của ca đêm, việc nuôi dưỡng ý thức độc lập và tự tin thông qua đào tạo toàn diện là tối
quan trọng để đảm bảo rằng kiểm toán đêm khách sạn được chuẩn bị tốt để quản lý hiệu quả hoạt động của
khách sạn và đảm bảo sự hài lòng của khách ngay cả khi không có một đội ngũ hỗ trợ lớn hơn.
Đừng quên rằng vai trò của kiểm toán đêm khách sạn có một điểm khác biệt lớn so với các vai trò khác
mà bạn tuyển dụng: họ làm việc vào ban đêm. Ứng viên thường có kinh nghiệm làm việc những giờ đó hoặc có một lý do rõ
ràng tại sao họ muốn chuyển sang làm việc vào ban đêm. Đảm bảo rằng bạn hiểu lý do tại sao nhân viên muốn làm việc những
giờ này và kinh nghiệm của họ khi làm như vậy trong quá khứ, đặc biệt là về bất kỳ thách thức nào họ đã phải đối mặt và
cách họ đã (hoặc nên) vượt qua chúng.
Công nghệ nào giúp vai trò của kiểm toán đêm khách sạn trong khách sạn?
Bất kỳ công nghệ nào được khách sạn sử dụng để chuyển hoạt động của mình vượt ra ngoài việc ký tên thủ công vào một cuốn
sách đều giúp kiểm toán đêm khách sạn thực hiện nhiệm vụ của họ dễ dàng hơn, đơn giản chỉ bằng cách loại
bỏ nhu cầu sao chép và cân bằng thông tin thủ công.
Do đó, một công nghệ quan trọng để giảm bớt vai trò của kiểm toán đêm khách sạn là Hệ thống
quản lý tài sản. Và mặc dù rất ít doanh nghiệp lưu trú ngày nay có thể hoạt động mà không có một số hình thức công
nghệ tại quầy lễ tân, nhưng cũng rõ ràng rằng càng ít công cụ được sử dụng, thì càng ít sự không nhất quán giữa các hệ
thống có thể xảy ra.
Ngày nay, có rất nhiều công nghệ dành cho các chủ khách sạn. Nhiều công nghệ trong số này dựa trên đám mây và dễ dàng
tích hợp với nhau: có nghĩa là chúng lưu trữ dữ liệu mà không cần ổ cứng cục bộ và sao lưu, và chúng giao tiếp với nhau
với các quy tắc được thiết lập để xác định một nguồn sự thật rõ ràng. Điều này loại bỏ, ví dụ, hai nhiệm vụ có khả năng
rườm rà của kiểm toán đêm khách sạn: phải sao lưu thủ công các ổ cứng và so sánh xem thông tin trên
nhiều hệ thống vào cuối ngày có giống nhau hay không.
Ngoài việc giúp các nhiệm vụ kiểm toán đêm của họ dễ dàng, lý tưởng nhất là bất kỳ công nghệ nào được khách sạn của bạn
sử dụng sẽ mang lại sự dễ sử dụng và một nhóm hỗ trợ 24/7, nếu cần trợ giúp. Một kiểm toán đêm khách sạn
được chuẩn bị tốt luôn biết nơi tìm kiếm thông tin quan trọng hoặc gọi cho ai để được giúp đỡ khi điều bất ngờ xảy ra.
