Ưu Điểm Khi Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Kênh Phân Phối (Channel Management System – CMS) Trong Khách Sạn

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của ngành khách sạn hiện nay, việc tối đa hóa doanh thu, công suất phòng và mang lại trải nghiệm khách hàng tuyệt vời trở nên vô cùng thách thức. Các khách sạn liên tục phải đối mặt với khó khăn trong việc quản lý các kênh phân phối của mình. Do đó, nhiều khách sạn đã chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS) để giải quyết những vấn đề này.

Trong mười năm qua, việc sử dụng hệ thống quản lý kênh phân phối đã trở thành một yếu tố gần như bắt buộc đối với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú và khách sạn. Tương tự như các doanh nghiệp lớn khác, quản lý khách sạn đòi hỏi một chiến lược phức tạp, kết hợp với các công cụ và công nghệ tiên tiến. Bất kể quy mô và đặc điểm của cơ sở kinh doanh của bạn, việc sử dụng tự động hóa các tác vụ kinh doanh và các công nghệ liên quan luôn mang lại lợi ích.

Bài viết này khám phá những ưu điểm của việc triển khai hệ thống quản lý kênh phân phối trong khách sạn, giải quyết những thách thức phổ biến thường gặp trong quá trình triển khai và liệt kê các phương pháp tốt nhất để quản lý kênh phân phối hiệu quả. Nhưng trước hết, hãy bắt đầu với những điều cơ bản về trình quản lý kênh khách sạn.

1. Hệ Thống Quản Lý Kênh Phân Phối (Channel Management System – CMS) Trong Khách Sạn Là Gì?

Hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS) là một công cụ mạnh mẽ cho phép các khách sạn quản lý hiệu quả hàng tồn kho, giá cả và tình trạng phòng trống của họ trên một loạt các kênh phân phối, bao gồm các kênh đặt phòng trực tiếp, các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS).

Phần mềm quản lý kênh liên kết hàng tồn kho của bạn một cách linh hoạt với một số kênh đặt phòng trực tuyến hoặc đại lý du lịch. Mặc dù bạn có thể tự quản lý hàng tồn kho bằng cách kết nối với một số trang web, nhưng việc duy trì giá cả và tình trạng phòng trống của cơ sở kinh doanh của bạn trên tất cả các kênh trực tuyến có thể tốn thời gian và dẫn đến những sai sót tốn kém như đặt phòng vượt mức. Đây là lúc trình quản lý kênh khách sạn phát huy tác dụng.

Nói một cách đơn giản, quản lý kênh đề cập đến quy trình niêm yết và quản lý phòng khách sạn của bạn trên nhiều kênh đặt phòng khác nhau bằng cách sử dụng hệ thống quản lý kênh.

2. Ưu Điểm Của Việc Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Kênh Phân Phối

Các kênh không chỉ bán phòng khách sạn nhanh hơn và quản lý hàng tồn kho của bạn một cách dễ dàng, mà còn cung cấp cho bạn các báo cáo hiệu suất quan trọng mà bạn có thể sử dụng để hướng dẫn các chiến thuật tiếp thị và bán hàng của mình.

Bên cạnh việc mang lại lợi ích cho việc quản lý khách sạn, CMS còn đi kèm với rất nhiều ưu điểm khác. Dưới đây là năm ưu điểm của việc triển khai hệ thống quản lý kênh phân phối trong khách sạn của bạn. Hãy xem!

1. 2.1 Tăng Cường Khả Năng Hiển Thị
   

   Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS), bạn có thể tăng khả năng hiển thị của khách sạn trên vô số kênh phân phối và quốc gia. Bằng cách phân phối hàng tồn kho của bạn cho một số kênh đồng thời, bạn mở rộng cơ sở khách hàng của mình và thu hút khách từ các khía cạnh nhân khẩu học và địa lý đa dạng.

   Hơn nữa, mối quan hệ giữa PMS và trình quản lý kênh của bạn là tuyệt vời. Tính năng thời gian thực của hệ thống quản lý kênh giúp phòng có sẵn ngay lập tức để mua ngay khi bạn cung cấp phòng đó trong hệ thống quản lý tài sản của mình, xem xét mọi trường hợp hủy phòng vào phút cuối.

2. 2.2 Cải Thiện Quản Lý Giá và Tồn Kho
   

   CMS giúp các khách sạn xử lý giá cả và hàng tồn kho của họ một cách hiệu quả trong thời gian thực. Điều này đảm bảo cung cấp giá cả và tình trạng phòng trống tối ưu cho khách sạn của bạn thông qua tất cả các kênh.

   Ngoài ra, khi nói đến quản lý hàng tồn kho thủ công, luôn có chỗ cho sai sót. Điều này là do chi tiết đặt phòng không được chuyển trực tiếp từ nguồn đặt phòng (AirBnB, Vrbo, v.v.) sang PMS hoặc hệ thống quản lý đặt phòng của bạn. Tuy nhiên, với CMS, bạn có thể quản lý hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả, do đó không để lại dấu hiệu sai sót.

3. 2.3 Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí
   

   Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc triển khai hệ thống đặt phòng quản lý kênh là tiết kiệm thời gian và chi phí. Dữ liệu đặt phòng được tự động cập nhật, do đó tiết kiệm thời gian. Nếu bạn kết nối trình quản lý kênh của mình với hệ thống quản lý tài sản của bạn, chi tiết đặt phòng sẽ được gửi thẳng đến hệ thống, giúp bạn không phải sao chép.

   Các nền tảng CMS giúp các khách sạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường và tối ưu hóa quản lý phân phối. Khi triển khai điều này, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược như dịch vụ khách hàng và quản lý doanh thu thay vì cập nhật tình trạng phòng trống và giá cả trên mọi nền tảng.

4. 2.4 Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng
   

   OTA, các ứng dụng tìm kiếm, ngân hàng giường, bán buôn B2B, hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) và các trang web đặt phòng chỗ ở chuyên dụng giúp bạn đảm bảo rằng đối tượng mục tiêu của bạn đang xem danh sách của bạn.

   Bằng cách cung cấp cho khách truy cập thông tin cập nhật và tình trạng phòng trống theo thời gian thực thông qua CMS khách sạn, bạn có thể hợp lý hóa quy trình đặt phòng và giảm thiểu sự không nhất quán. Điều này sẽ cải thiện trải nghiệm của khách, do đó tạo không gian cho các phản hồi, đánh giá tích cực và giữ chân khách hàng tốt hơn.

5. 2.5 Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu
   

   Quản lý hàng tồn kho thủ công có nghĩa là đăng nhập hàng ngày vào extranet của các trang web khác nhau nhiều lần một ngày.

   Giả sử một công ty cho thuê ngắn hạn sử dụng bốn kênh để phân phối hàng tồn kho của mình. Kiểm tra từng kênh mất 15 phút, biến thành một giờ. Nếu bạn kiểm tra từng kênh hai lần một ngày, bảy ngày một tuần, thì việc chỉ kiểm tra và cập nhật các kênh sẽ cộng thêm 14 giờ.

   Tuy nhiên, các nền tảng CMS khách sạn cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cung cấp cho các khách sạn dữ liệu có giá trị về mô hình đặt phòng, hiệu suất kênh và hành vi của khách.

   Sử dụng dữ liệu này, các khách sạn được trang bị tốt hơn để quyết định các chính sách giá, các sáng kiến tiếp thị và các kênh phân phối. Do đó, điều này góp phần vào việc quản lý doanh thu hiệu quả.

6. 2.6 Lợi Thế Cạnh Tranh
   

   Bằng cách sử dụng CMS khách sạn, các khách sạn có thể có được lợi thế cạnh tranh trong ngành. Họ có thể duy trì mối quan hệ tốt hơn với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và các đối tác phân phối khác, phản ứng nhanh chóng với các xu hướng thị trường và sửa đổi các kế hoạch định giá trong thời gian thực. Vì sự linh hoạt và nhanh nhẹn của bạn, bạn có thể tối đa hóa doanh thu và luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh.

3. Những Thách Thức Phổ Biến Khi Triển Khai CMS

Xử lý đặt phòng, bán hàng, bảo trì và quản lý các nhiệm vụ khác trong khách sạn có thể là thách thức. Do đó, bạn nên cân nhắc triển khai hệ thống quản lý kênh.

Tuy nhiên, có một vài thách thức đi kèm với quá trình triển khai. Hãy xem xét năm thách thức tiềm ẩn!

1. Tích hợp: Tích hợp CMS khách sạn với công cụ đặt phòng là một thách thức. Cần có sự phối hợp lý tưởng giữa một số bên liên quan và các nhóm CNTT để tích hợp CMS với các hệ thống quản lý tài sản (PMS), hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) hiện có và các nền tảng công nghệ khác. Quá trình này có thể phức tạp và tốn thời gian.
2. Tính nhất quán và độ chính xác của dữ liệu: Đôi khi, có thể khó xác định xem giá cả, tình trạng phòng trống và hàng tồn kho có được đồng bộ hóa chính xác trên tất cả các kênh hay không. Điều này xảy ra khi CMS không được quản lý và triển khai đúng cách. Do đó, sự thiếu năng lực này có thể dẫn đến sự khác biệt, đặt phòng vượt mức và định giá thấp.
3. Yếu tố chi phí: Ngoài phí đăng ký và chi phí tích hợp, chi phí triển khai CMS còn bao gồm các chi phí trả trước cho giấy phép phần mềm, thiết lập và tùy chỉnh. Do đó, điều quan trọng là các khách sạn phải đánh giá cẩn thận ROI (lợi tức đầu tư), bên cạnh việc xem xét ngân sách.
4. Độ phức tạp của quản lý kênh: Có thể là thách thức khi quản lý một số kênh phân phối và tối ưu hóa hỗn hợp kênh ngoài việc tăng doanh thu và giảm chi phí phân phối. Nó đòi hỏi một chuyên môn mạnh mẽ về chiến lược phân phối và quản lý doanh thu.
5. Lựa chọn nhà cung cấp: Điều quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và xem xét các tính năng, khả năng mở rộng, tùy chọn hỗ trợ và các yếu tố khác khi chọn nhà cung cấp CMS. Đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phù hợp và phù hợp với các mục tiêu, nhu cầu và ngân sách dài hạn của khách sạn bạn.

4. Các Phương Pháp Tốt Nhất Để Quản Lý Kênh Phân Phối

Hiểu cách cộng tác với OTA và các kênh trực tuyến khác là quan trọng để tối đa hóa thành công và xây dựng một chiến lược quản lý kênh vững chắc.

Cần rất nhiều quản lý và lập kế hoạch để triển khai trình quản lý kênh khách sạn và gặt hái những lợi ích của nó. Dưới đây là năm phương pháp tốt nhất để triển khai quản lý kênh vững chắc.

1. 4.1 Tổ Chức Tồn Kho Khách Sạn Của Bạn Một Cách Tập Trung
   

   Tập trung hóa hàng tồn kho khách sạn của bạn là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý kênh hiệu quả. Bằng cách tập trung hóa hàng tồn kho của bạn, bạn đảm bảo rằng tất cả các kênh của bạn đều được tiếp cận với cùng một tình trạng phòng trống, giá cả và các loại chỗ ở. Điều này làm giảm khả năng trùng lặp đặt phòng/đặt phòng kép bằng cách đảm bảo rằng chi tiết khách sạn của bạn giống nhau trên tất cả các nền tảng.

2. 4.2 Xây Dựng Kế Hoạch Quản Lý Kênh Phân Phối Chi Tiết
   

   Phát triển một kế hoạch quản lý kênh kỹ lưỡng là điều cần thiết cho sự thành công của sự hiện diện kỹ thuật số của khách sạn của bạn. Ngoài những lợi ích của quản lý khách sạn, CMS có thể làm nên điều kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn. Kế hoạch quản lý kênh nên bao gồm mô tả về mục tiêu, thị trường mục tiêu, kế hoạch định giá và hệ thống báo cáo và giám sát của bạn.

3. 4.3 Giám Sát và Tối Ưu Hóa Tính Nhất Quán Trong Chiến Lược Quản Lý Kênh Phân Phối Của Bạn
   

   Bạn phải tiếp tục đánh giá, duy trì và tối ưu hóa chiến lược quản lý kênh của mình để giữ cho nó hiệu quả. Theo dõi hiệu suất của khách sạn của bạn trên mỗi kênh và điều chỉnh kế hoạch của bạn khi cần thiết để tối đa hóa thu nhập và đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn. Đảm bảo rằng bạn xem xét KPIs của mình và thực hiện các sửa đổi cần thiết cho kế hoạch của bạn dựa trên kết quả.

4. 4.4 Xây Dựng Mối Quan Hệ Vững Chắc Với Các Đối Tác Kênh Phân Phối Của Bạn
   

   Mối quan hệ của bạn với các đối tác kênh của bạn sẽ xác định chiến lược quản lý kênh của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Để nâng cao sự hiện diện trực tuyến của khách sạn của bạn, bạn nên cộng tác với các đối tác kênh của mình và duy trì giao tiếp minh bạch. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn tương tác với người quản lý tài khoản của bạn tại mỗi OTA. Bạn có thể sử dụng chuyên môn của họ như một đòn bẩy để cải thiện hiệu suất của khách sạn của bạn trên nền tảng của họ.

5. 4.5 Thường Xuyên Xem Xét và Cập Nhật Chiến Lược Quản Lý Kênh Phân Phối Của Bạn
   

   Sự thành công của chiến lược quản lý kênh của bạn phụ thuộc vào tần suất bạn xem xét và cập nhật nó. Đảm bảo rằng bạn xem xét KPIs của mình và sửa đổi kế hoạch hành động của bạn theo những khám phá của bạn. Ngoài ra, hãy cập nhật những phát triển mới nhất và các phương pháp tốt nhất trong ngành trong quản lý kênh khách sạn để bạn có thể sửa đổi chiến lược của mình khi cần thiết.

5. Kết Luận

Các khách sạn có thể đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường, thiết lập khả năng hiển thị tốt hơn, giới thiệu quản lý giá và hàng tồn kho tốt hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện trải nghiệm của khách và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách đưa Hệ thống quản lý kênh (CMS) vào hoạt động. Mặc dù có những phức tạp liên quan đến quá trình triển khai, nhưng những lợi ích lâu dài vượt trội so với những thách thức đi kèm với nó.

Câu hỏi thường gặp

Bạn có thể cho biết một số Hệ thống quản lý kênh phổ biến được sử dụng trong ngành khách sạn không?

Có một số hệ thống quản lý kênh được sử dụng trong ngành khách sạn. Tuy nhiên, một số trình quản lý kênh và công cụ đặt phòng hàng đầu bao gồm Rategain, Cubilis, Hotelogix, Hostaway, STAAH MAX, RateTiger, Cloudbeds, SiteMinder, RoomRaccoon và InnRoad.

CMS làm giảm các trường hợp đặt phòng vượt mức và đặt phòng thấp hơn cho khách sạn như thế nào?

CMS làm giảm đáng kể khả năng đặt phòng vượt mức và đặt phòng thấp hơn bằng cách cập nhật tình trạng phòng trống theo thời gian thực và tăng khả năng hiển thị, tương ứng.

Ví dụ: khi phòng trống cuối cùng được đặt trên một kênh, tất cả các kênh bán hàng được liên kết khác sẽ đóng ngay lập tức tình trạng phòng trống của khách sạn. Sau đó, khi ai đó hủy đặt phòng, phòng sẽ có sẵn trở lại trên mỗi kênh. Đối với việc đặt phòng thấp hơn, CMS giúp tăng khả năng hiển thị của khách sạn trên các kênh và quốc gia trực tuyến khác nhau.

Tại sao khả năng thích ứng với xu hướng thị trường lại quan trọng đối với các khách sạn sử dụng CMS?

Khả năng thích ứng với xu hướng thị trường là quan trọng đối với các khách sạn sử dụng CMS vì nó cho phép họ duy trì tính cạnh tranh và tối đa hóa doanh thu. Khi các khách sạn phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường, họ thể hiện sự linh hoạt. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng họ có thể quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy và duy trì lợi nhuận trong thị trường cạnh tranh.

Có thể tùy chỉnh và điều chỉnh CMS để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách sạn không?

Có. Có thể tùy chỉnh và điều chỉnh CMS để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách sạn. Một số nền tảng CMS cung cấp tính linh hoạt và khả năng cấu hình. Đổi lại, điều này cho phép các khách sạn tùy chỉnh các cài đặt, tính năng và tích hợp theo các yêu cầu riêng của họ.

Khách sạn có thể điều chỉnh một số tham số như loại phòng, quy tắc định giá, kênh phân phối và chức năng báo cáo phù hợp với các mục tiêu kinh doanh và quy trình hoạt động của họ.

Khách sạn có thể phản ứng nhanh như thế nào với những thay đổi của thị trường với sự trợ giúp của CMS?

Hệ thống quản lý kênh (CMS) giúp khách sạn phản ứng với những thay đổi của thị trường khá nhanh chóng. Tùy thuộc vào khả năng của CMS và tích hợp với các hệ thống công nghệ khác, các khách sạn thường có thể thực hiện điều chỉnh trong thời gian thực/trong vòng vài phút.

Thời gian phản hồi nhanh chóng này cho phép các khách sạn cập nhật chi tiết của họ trên một số kênh phân phối đồng thời. Hơn nữa, điều này đảm bảo họ duy trì tính cạnh tranh và tận dụng các cơ hội mới nổi trên thị trường.

Khách sạn có thể tận dụng CMS như thế nào để quản lý mối quan hệ với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA)?

Khách sạn có thể tận dụng CMS để quản lý mối quan hệ với OTA theo một số cách. CMS giúp khách sạn phân phối tập trung, quản lý tính tương đương về giá, theo dõi và báo cáo hiệu suất và quản lý kênh OTA.