Ưu điểm của Việc Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Kênh (Channel Management System) trong Khách Sạn

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của ngành khách sạn hiện nay, việc tối đa hóa doanh thu, công suất phòng và mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội đã trở thành một thách thức lớn. Các khách sạn liên tục phải đối mặt với khó khăn trong việc quản lý các kênh phân phối của mình. Do đó, nhiều khách sạn đã chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kênh (Channel Management Systems – CMS) để giải quyết những vấn đề này.

Trong mười năm qua, việc sử dụng hệ thống quản lý kênh đã trở thành một yếu tố gần như bắt buộc đối với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú và khách sạn. Tương tự như các doanh nghiệp lớn khác, quản lý khách sạn đòi hỏi một chiến lược phức tạp, kết hợp với các công cụ và công nghệ tiên tiến. Bất kể quy mô và loại hình khách sạn của bạn là gì, việc sử dụng tự động hóa các tác vụ kinh doanh và các công nghệ liên quan luôn mang lại lợi ích.

Bài viết này sẽ khám phá những ưu điểm của việc triển khai hệ thống quản lý kênh trong khách sạn, giải quyết những thách thức thường gặp trong quá trình triển khai và đưa ra các phương pháp tốt nhất để quản lý kênh hiệu quả. Nhưng trước tiên, chúng ta hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản về channel manager dành cho khách sạn.

Mục Lục

• 1. Hệ Thống Quản Lý Kênh (Channel Management System) trong Khách Sạn là gì?
• 2. Ưu điểm của Việc Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Kênh
  • 2.1 Tăng Cường Khả Năng Hiển Thị
  • 2.2 Cải thiện Quản lý Giá và Tồn kho
  • 2.3 Hiệu quả về Thời gian và Chi phí
  • 2.4 Nâng cao Trải nghiệm Khách hàng
  • 2.5 Ra Quyết định Dựa trên Dữ liệu
  • 2.6 Lợi thế Cạnh tranh
• 3. Những Thách Thức Thường Gặp trong Triển Khai CMS
• 4. Các Phương Pháp Tốt Nhất để Quản Lý Kênh
  • 4.1 Tổ Chức Tồn Kho Khách Sạn của Bạn Một Cách Tập Trung
  • 4.2 Lập Kế Hoạch Quản Lý Kênh Chi Tiết
  • 4.3 Giám Sát và Tối Ưu Hóa Tính Nhất Quán trong Chiến Lược Quản Lý Kênh của Bạn
  • 4.4 Xây Dựng Mối Quan Hệ Vững Chắc với Các Đối Tác Kênh của Bạn
  • 4.5 Thường Xuyên Xem Xét và Cập Nhật Chiến Lược Quản Lý Kênh của Bạn
• 5. Kết luận

1. Hệ Thống Quản Lý Kênh (Channel Management System) trong Khách Sạn là gì?

Hệ thống Quản lý Kênh (CMS) là một công cụ mạnh mẽ cho phép các khách sạn quản lý hiệu quả hàng tồn kho, giá cả và tình trạng phòng trống của họ trên một loạt các kênh phân phối, bao gồm các kênh đặt phòng trực tiếp, các đại lý du lịch trực tuyến (OTAs) và Hệ thống Phân phối Toàn cầu (GDS).

Phần mềm quản lý kênh liên kết động hàng tồn kho của bạn với một số kênh đặt phòng trực tuyến hoặc đại lý du lịch. Mặc dù bạn có thể tự quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách kết nối với một số trang web, nhưng việc duy trì giá cả và tình trạng phòng trống của cơ sở kinh doanh của bạn trên tất cả các kênh trực tuyến có thể tốn thời gian và có thể dẫn đến các lỗi tốn kém như đặt phòng vượt mức. Đây là lúc một channel manager khách sạn phát huy tác dụng.

Nói một cách đơn giản, quản lý kênh đề cập đến quá trình niêm yết và quản lý phòng khách sạn của bạn trên nhiều kênh đặt phòng bằng cách sử dụng hệ thống channel manager.

2. Ưu điểm của Việc Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Kênh

Các kênh không chỉ bán phòng khách sạn nhanh hơn và quản lý hàng tồn kho của bạn một cách dễ dàng mà còn cung cấp cho bạn các báo cáo hiệu suất quan trọng mà bạn có thể sử dụng để hướng dẫn các chiến thuật tiếp thị và bán hàng của mình.

Bên cạnh việc mang lại lợi ích cho việc quản lý khách sạn, CMS còn đi kèm với rất nhiều ưu điểm khác. Dưới đây là năm ưu điểm của việc triển khai hệ thống quản lý kênh trong khách sạn của bạn. Hãy xem!

1. 2.1. Tăng Cường Khả Năng Hiển Thị

   

   Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý kênh (CMS), bạn có thể tăng khả năng hiển thị của khách sạn của mình trên vô số kênh phân phối và quốc gia. Bằng cách phân phối hàng tồn kho của bạn đến một số kênh đồng thời, bạn mở rộng cơ sở khách hàng của mình và thu hút khách truy cập từ một khía cạnh nhân khẩu học và địa lý đa dạng.

   Hơn nữa, mối quan hệ giữa PMS và channel manager của bạn là tuyệt vời. Tính năng thời gian thực của hệ thống quản lý kênh giúp phòng ngay lập tức có sẵn để mua ngay khi bạn cung cấp phòng đó trong hệ thống quản lý tài sản của mình, có tính đến mọi trường hợp hủy phòng vào phút cuối.

2. 2.2. Cải thiện Quản lý Giá và Tồn kho

   

   CMS giúp các khách sạn xử lý giá cả và hàng tồn kho của họ một cách hiệu quả trong thời gian thực. Điều này đảm bảo cung cấp giá cả và tình trạng phòng trống tối ưu của khách sạn của bạn thông qua tất cả các kênh.

   Ngoài ra, khi nói đến quản lý hàng tồn kho thủ công, luôn có chỗ cho sai sót. Điều này là do chi tiết đặt phòng không được chuyển trực tiếp từ nguồn đặt phòng (AirBnB, Vrbo, v.v.) đến PMS hoặc hệ thống quản lý đặt phòng của bạn. Tuy nhiên, với CMS, bạn có thể quản lý hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả, do đó không để lại dấu hiệu sai sót.

3. 2.3. Hiệu quả về Thời gian và Chi phí

   Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc triển khai hệ thống đặt phòng channel manager liên quan đến hiệu quả về thời gian và chi phí. Dữ liệu đặt phòng được tự động cập nhật, do đó tiết kiệm thời gian. Nếu bạn kết nối channel manager của mình với hệ thống quản lý tài sản của mình, chi tiết đặt phòng sẽ được gửi thẳng đến hệ thống, giúp bạn không phải sao chép.

   Các nền tảng CMS giúp các khách sạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường và tối ưu hóa quản lý phân phối. Bằng cách triển khai điều này, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược như dịch vụ khách hàng và quản lý doanh thu thay vì cập nhật tình trạng phòng trống và giá cả trên mọi nền tảng.

4. 2.4. Nâng cao Trải nghiệm Khách hàng

   

   OTA, các ứng dụng tìm kiếm tổng hợp, ngân hàng giường, bán buôn B2B, hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) và các trang web đặt phòng chỗ ở chuyên dụng giúp bạn đảm bảo rằng đối tượng mục tiêu của bạn đang nhìn thấy danh sách của bạn.

   Bằng cách cung cấp cho khách truy cập thông tin cập nhật và tình trạng phòng trống theo thời gian thực thông qua CMS khách sạn, bạn có thể hợp lý hóa quy trình đặt phòng và giảm thiểu sự không nhất quán. Điều này sẽ cải thiện trải nghiệm của khách hàng, do đó tạo ra chỗ cho những phản hồi tích cực, đánh giá và giữ chân khách hàng tốt hơn.

5. 2.5. Ra Quyết định Dựa trên Dữ liệu

   Quản lý hàng tồn kho thủ công có nghĩa là đăng nhập hàng ngày vào extranet của các trang web khác nhau nhiều lần một ngày.

   Giả sử một công ty cho thuê ngắn hạn sử dụng bốn kênh để phân phối hàng tồn kho của mình. Kiểm tra từng kênh mất 15 phút, biến thành một giờ. Nếu bạn kiểm tra từng kênh hai lần một ngày, bảy ngày một tuần, thì chỉ việc kiểm tra và cập nhật kênh sẽ cộng thêm 14 giờ.

   Tuy nhiên, các nền tảng CMS khách sạn cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cung cấp cho các khách sạn dữ liệu có giá trị về mô hình đặt phòng, hiệu suất kênh và hành vi của khách.

   Sử dụng dữ liệu này, các khách sạn được trang bị tốt hơn để quyết định các chính sách giá cả, sáng kiến ​​tiếp thị và kênh phân phối. Kết quả là, điều này góp phần vào việc quản lý doanh thu hiệu quả.

6. 2.6. Lợi thế Cạnh tranh

   Bằng cách sử dụng CMS khách sạn, các khách sạn có thể đạt được lợi thế cạnh tranh trong ngành. Họ có thể duy trì mối quan hệ tốt hơn với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và các đối tác phân phối khác, phản ứng nhanh chóng với các xu hướng thị trường và sửa đổi các kế hoạch giá cả trong thời gian thực. Do tính linh hoạt và nhanh nhẹn của chúng, bạn có thể tối đa hóa doanh thu của mình và đi trước các đối thủ cạnh tranh.

3. Những Thách Thức Thường Gặp trong Triển Khai CMS

Xử lý đặt phòng, bán hàng, bảo trì và quản lý các nhiệm vụ khác trong khách sạn có thể là một thách thức. Do đó, bạn nên cân nhắc triển khai hệ thống quản lý kênh.

Tuy nhiên, có một vài thách thức đi kèm với quá trình triển khai. Hãy xem xét năm thách thức tiềm ẩn!

1. Tích hợp: Tích hợp CMS khách sạn với công cụ đặt phòng là một thách thức. Sự phối hợp lý tưởng giữa một số bên liên quan và các nhóm CNTT trở nên cần thiết để tích hợp CMS với các hệ thống quản lý tài sản (PMS) hiện có, hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) và các nền tảng công nghệ khác. Quá trình này có thể phức tạp và tốn thời gian.
2. Tính nhất quán và Độ chính xác của Dữ liệu: Đôi khi, có thể khó xác định xem giá cả, tình trạng phòng trống và hàng tồn kho có được đồng bộ hóa chính xác trên tất cả các kênh hay không. Điều này xảy ra khi CMS không được quản lý và triển khai đúng cách. Kết quả là, sự bất lực này có thể dẫn đến sự khác biệt, đặt phòng vượt mức và định giá thấp.
3. Yếu tố Chi phí: Ngoài phí đăng ký và chi phí tích hợp, chi phí triển khai CMS bao gồm chi phí trả trước cho giấy phép phần mềm, thiết lập và tùy chỉnh. Do đó, điều quan trọng là các khách sạn phải đánh giá cẩn thận ROI (lợi tức đầu tư), bên cạnh việc xem xét ngân sách.
4. Độ phức tạp của Quản lý Kênh: Có thể khó quản lý một số kênh phân phối và tối ưu hóa kết hợp kênh ngoài việc tăng doanh thu và giảm chi phí phân phối. Nó đòi hỏi một chuyên môn vững chắc về chiến lược phân phối và quản lý doanh thu.
5. Lựa chọn Nhà cung cấp: Điều quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và xem xét các tính năng, khả năng mở rộng, tùy chọn hỗ trợ và các yếu tố khác khi chọn nhà cung cấp CMS. Đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phù hợp với và phù hợp với các mục tiêu, nhu cầu và ngân sách dài hạn của khách sạn của bạn.

4. Các Phương Pháp Tốt Nhất để Quản Lý Kênh

Hiểu cách cộng tác với OTA và các kênh trực tuyến khác là điều quan trọng để tối đa hóa thành công và xây dựng một chiến lược quản lý kênh vững chắc.

Cần rất nhiều quản lý và lập kế hoạch để triển khai channel manager khách sạn và gặt hái những lợi ích của nó. Dưới đây là năm phương pháp hay nhất để triển khai quản lý kênh vững chắc.

1. 4.1. Tổ Chức Tồn Kho Khách Sạn của Bạn Một Cách Tập Trung

   Tập trung hóa hàng tồn kho khách sạn của bạn là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý kênh hiệu quả. Bằng cách tập trung hóa hàng tồn kho của bạn, bạn đảm bảo rằng tất cả các kênh của bạn đều có quyền truy cập vào cùng một tình trạng phòng trống, giá cả và loại chỗ ở. Điều này làm giảm khả năng đặt phòng trùng lặp/đặt phòng kép bằng cách đảm bảo rằng chi tiết khách sạn của bạn giống nhau trên tất cả các nền tảng.

2. 4.2. Lập Kế Hoạch Quản Lý Kênh Chi Tiết

   Phát triển một kế hoạch quản lý kênh kỹ lưỡng là điều cần thiết cho sự thành công của sự hiện diện kỹ thuật số của khách sạn của bạn. Ngoài những lợi ích của việc quản lý khách sạn, CMS có thể làm nên điều kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn. Kế hoạch quản lý kênh nên bao gồm mô tả về mục tiêu, thị trường mục tiêu, kế hoạch định giá và hệ thống báo cáo và giám sát của bạn.

3. 4.3. Giám Sát và Tối Ưu Hóa Tính Nhất Quán trong Chiến Lược Quản Lý Kênh của Bạn

   Bạn phải tiếp tục đánh giá, duy trì và tối ưu hóa chiến lược quản lý kênh của mình để giữ cho nó hiệu quả. Theo dõi cách khách sạn của bạn hoạt động trên mỗi kênh và điều chỉnh kế hoạch của bạn khi cần thiết để tối đa hóa thu nhập và đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn. Đảm bảo rằng bạn xem xét các KPI của mình và thực hiện các sửa đổi cần thiết cho kế hoạch của bạn dựa trên kết quả.

4. 4.4. Xây Dựng Mối Quan Hệ Vững Chắc với Các Đối Tác Kênh của Bạn

   Mối quan hệ của bạn với các đối tác kênh của bạn sẽ quyết định chiến lược quản lý kênh của bạn hoạt động tốt như thế nào. Để nâng cao sự hiện diện trực tuyến của khách sạn của bạn, bạn nên cộng tác với các đối tác kênh của mình và duy trì giao tiếp minh bạch. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn tương tác với người quản lý tài khoản của mình tại mỗi OTA. Bạn có thể sử dụng chuyên môn của họ làm đòn bẩy để cải thiện hiệu suất của khách sạn của bạn trên nền tảng của họ.

5. 4.5. Thường Xuyên Xem Xét và Cập Nhật Chiến Lược Quản Lý Kênh của Bạn

   Sự thành công của chiến lược quản lý kênh của bạn phụ thuộc vào tần suất bạn xem xét và cập nhật nó. Đảm bảo rằng bạn xem xét các KPI của mình và sửa đổi kế hoạch hành động của bạn theo khám phá của bạn. Ngoài ra, hãy cập nhật những phát triển mới nhất và các phương pháp hay nhất trong ngành quản lý kênh khách sạn để bạn có thể sửa đổi chiến lược của mình khi cần thiết.

5. Kết luận

Các khách sạn có thể đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường, thiết lập khả năng hiển thị tốt hơn, giới thiệu quản lý giá và hàng tồn kho tốt hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách đưa Hệ thống Quản lý Kênh (CMS) vào hoạt động. Bất chấp những phức tạp liên quan đến quá trình triển khai, những lợi ích lâu dài vượt xa những thách thức đi kèm với nó.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống quản lý kênh phổ biến trong ngành khách sạn là gì?

Một số hệ thống quản lý kênh phổ biến bao gồm RateGain, Cubilis, Hotelogix, Hostaway, STAAH MAX, RateTiger, Cloudbeds, SiteMinder, RoomRaccoon, và InnRoad.

Làm thế nào CMS giảm thiểu tình trạng đặt phòng vượt mức hoặc dưới mức cho khách sạn?

CMS giảm thiểu tình trạng đặt phòng vượt mức và dưới mức bằng cách cập nhật tình trạng phòng trống theo thời gian thực và tăng cường khả năng hiển thị trên nhiều kênh khác nhau.

Tại sao khả năng thích ứng với xu hướng thị trường lại quan trọng đối với khách sạn sử dụng CMS?

Khả năng thích ứng với xu hướng thị trường giúp khách sạn duy trì tính cạnh tranh và tối đa hóa doanh thu. Điều này giúp họ quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng và duy trì lợi nhuận.

Có thể tùy chỉnh CMS để phù hợp với nhu cầu cụ thể của một khách sạn không?

Có, nhiều nền tảng CMS cung cấp tính linh hoạt và khả năng cấu hình cao, cho phép khách sạn tùy chỉnh các cài đặt, tính năng và tích hợp theo yêu cầu riêng của họ.

Khách sạn có thể phản ứng nhanh như thế nào với những thay đổi của thị trường khi sử dụng CMS?

CMS giúp khách sạn phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, thường là trong thời gian thực hoặc trong vòng vài phút, tùy thuộc vào khả năng và tích hợp của CMS với các hệ thống công nghệ khác.

Làm thế nào khách sạn có thể tận dụng CMS để quản lý mối quan hệ với các đại lý du lịch trực tuyến (OTAs)?

CMS giúp khách sạn quản lý mối quan hệ với các OTA thông qua phân phối tập trung, quản lý tính tương đồng về giá, theo dõi hiệu suất và báo cáo, cùng với khả năng quản lý kênh OTA hiệu quả.