“`html

Khái quát về sự phát triển của dịch vụ tổng đài số trong ngành khách sạn

Tổng quan về dịch vụ tổng đài số

Dịch vụ tổng đài số là một hệ thống ảo giúp hỗ trợ khách hàng tại khách sạn bằng cách xử lý các yêu cầu, cung cấp các gợi ý và tạo điều kiện cho việc giao tiếp với nhân viên khách sạn.

Thông qua ứng dụng di động, máy tính bảng trong phòng, hoặc giao diện dựa trên web, các tổng đài số cung cấp nhiều dịch vụ như đặt chỗ, quản lý đơn hàng phục vụ phòng và cung cấp các gợi ý về địa điểm tham quan—tất cả đều không cần khách hàng gọi điện đến lễ tân.

Khi mà các tổng đài truyền thống chỉ hoạt động trong giờ hành chính, tổng đài số hoạt động 24/7, giúp khách hàng truy cập thông tin và dịch vụ bất kỳ lúc nào. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách mà còn giảm tải cho nhân viên khách sạn bằng cách tự động hóa các yêu cầu thường xuyên.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tất cả những điều cần biết để bắt đầu với dịch vụ tổng đài số, cách mà chúng đang định hình ngành dịch vụ khách sạn, và vì sao SiteMinder là đối tác tích hợp tốt nhất để thực hiện dịch vụ tổng đài số.

Tại sao mọi người sử dụng dịch vụ tổng đài số?

Ngày nay, khách hàng mong đợi sự phục vụ nhanh chóng, tiện lợi và cá nhân hóa. Hệ thống tổng đài số đáp ứng các yêu cầu này bằng cách cung cấp một trải nghiệm tự phục vụ cho phép khách hàng truy cập mọi thứ họ cần trong thời gian thực.

Dù là yêu cầu thêm khăn tắm, kiểm tra tình trạng đặt chỗ nhà hàng hay nhận gợi ý về các điểm tham quan địa phương, dịch vụ tổng đài số cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả cho khách hàng truyền đạt nhu cầu của họ.

Đối với các nhà vận hành khách sạn, tổng đài số cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách giảm số lượng cuộc gọi và yêu cầu mà nhân viên phải xử lý thủ công. Chúng cũng cung cấp dữ liệu quý giá về sở thích của khách, cho phép khách sạn cá nhân hóa dịch vụ và dự đoán nhu cầu của khách hàng.

Tổng đài số có giống với lễ tân ảo không?

Mặc dù tổng đài số và lễ tân ảo có một số điểm tương đồng, nhưng chúng phục vụ một số mục đích hơi khác nhau trong ngành dịch vụ khách sạn.

• Tổng đài số: Là một hệ thống hướng tới khách hàng, hỗ trợ nhiều dịch vụ trong suốt thời gian khách nghỉ. Nó cung cấp các tính năng như đặt chỗ, gợi ý địa điểm, yêu cầu phục vụ phòng và các dịch vụ khác. Nó hoạt động như một trợ lý ảo luôn sẵn sàng, đảm bảo khách hàng có thể truy cập thông tin và dịch vụ của khách sạn bất kỳ lúc nào.
• Lễ tân ảo: Tập trung hơn vào việc tự động hóa các tác vụ liên quan đến việc nhận phòng, trả phòng, và các nhiệm vụ hành chính cơ bản liên quan đến khách hàng. Nó có thể xử lý các nhiệm vụ như phân bổ phòng, ra vào không cần thẻ, xử lý thanh toán, và trả lời các câu hỏi thường gặp. Quá trình này giảm hoặc loại bỏ sự cần thiết của các tương tác vật lý với lễ tân.

Trong khi cả hai đều nâng cao trải nghiệm của khách và tối ưu hóa hoạt động của khách sạn, tổng đài số thường chú trọng vào việc làm phong phú thêm trải nghiệm của khách hàng thông qua các tương tác dịch vụ.

Mặt khác, lễ tân ảo tập trung hơn vào việc tự động hóa các khía cạnh logistics của việc đến và đi của khách. Tuy nhiên, hai dịch vụ này có thể chồng chéo với nhau, đặc biệt khi nhiều tổng đài số cung cấp các tính năng nhận/trả phòng.

Cách mà tổng đài số trong khách sạn đang thay đổi ngành công nghiệp

Tổng đài số đang thay đổi ngành công nghiệp khách sạn bằng cách tự động hóa dịch vụ khách, giảm tải công việc cho nhân viên, và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa.

Đối với các thương hiệu khách sạn B2B, chúng giúp tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và cung cấp dữ liệu quý giá để cải thiện dịch vụ và tăng doanh thu thông qua việc bán thêm.

Trong lĩnh vực du lịch cao cấp, tổng đài số nâng cao dịch vụ cá nhân hóa, đáp ứng cao mà khách hàng sang trọng mong đợi, cho phép khách sạn cung cấp trải nghiệm riêng biệt trong khi tự động hóa các công việc thường ngày.

Vai trò của tổng đài số trong khách sạn: Nó làm gì?

Sự gia tăng của tổng đài số trong ngành khách sạn đang thay đổi cách các cơ sở tương tác với khách hàng. Từ việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng đến việc tăng doanh thu, tổng đài số đang nhanh chóng trở thành một tính năng cần thiết cho các khách sạn để có thể cạnh tranh.

Tiện lợi và khả năng tiếp cận

Tổng đài số cung cấp cho khách hàng quyền truy cập 24/7 vào dịch vụ của khách sạn thông qua thiết bị ưa thích của họ, có thể là điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị trong phòng. Điều này đảm bảo rằng khách hàng có thể nhận được những gì họ cần bất kỳ lúc nào, mà không cần phải chờ đợi hay liên hệ với nhân viên khách sạn.

Gợi ý cá nhân hóa

Bằng cách phân tích sở thích và hành vi của khách hàng, tổng đài số có thể cung cấp các gợi ý cá nhân hóa cho việc ăn uống, hoạt động và các điểm tham quan địa phương. Mức độ cá nhân hóa này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách mà còn làm cho mỗi kỳ nghỉ trở nên đáng nhớ hơn.

Giao tiếp liền mạch

Tổng đài số giúp đơn giản hóa giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên khách sạn bằng cách cho phép khách hàng gửi yêu cầu trực tiếp qua ứng dụng. Điều này giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách và giải phóng nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn.

Cập nhật theo thời gian thực

Với các bản cập nhật theo thời gian thực, tổng đài số có thể thông báo cho khách hàng về những thay đổi hoặc ưu đãi đặc biệt trong suốt thời gian lưu trú. Dù là thông báo tình trạng phòng hoặc thông báo đến khách hàng về giờ mở cửa spa, việc giao tiếp theo thời gian thực giúp khách hàng luôn được thông báo và tham gia hơn.

Lưu trữ yêu cầu dịch vụ

Từ dịch vụ phòng đến dọn dẹp, tổng đài số giúp khách hàng dễ dàng yêu cầu dịch vụ chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này đơn giản hóa quy trình cho cả khách và nhân viên khách sạn, dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và sự hài lòng cao hơn của khách hàng.

Khả năng tự phục vụ

Đối với những khách hàng ưa thích trải nghiệm độc lập hơn, tổng đài số cung cấp các tùy chọn tự phục vụ như nhận phòng nhanh, thanh toán không tiếp xúc và nâng cấp phòng. Những tính năng này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách mà còn giúp giảm tải cho nhân viên khách sạn.

Tăng cường sự tham gia của khách hàng

Thông qua các tính năng như bán thêm dịch vụ và các ưu đãi đặc biệt, tổng đài số có thể khuyến khích khách hàng tận dụng thêm các dịch vụ khác. Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm của khách mà còn giúp khách sạn tăng doanh thu.

Ví dụ về tổng đài số cho khách sạn

Các ứng dụng tổng đài số phục vụ như những ví dụ điển hình về việc công nghệ có thể thay thế dịch vụ tổng đài truyền thống bằng cách cung cấp cho khách hàng sự trợ giúp cá nhân hóa ngay lập tức thông qua thiết bị di động của họ:

1. LoungeUp

LoungeUp là một nền tảng tương tác khách hàng được thiết kế để cải thiện giao tiếp và trải nghiệm của khách qua các tương tác số cá nhân hóa. Khách sạn có thể sử dụng LoungeUp để gửi các tin nhắn tự động, cung cấp gợi ý, quản lý việc nhận phòng và cho phép khách hàng truy cập thông tin quan trọng về kỳ nghỉ của họ qua thiết bị di động.

2. Maditus Concierge

Maditus Concierge là một giải pháp tổng đài số cho phép các khách sạn cung cấp trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa cao cấp. Thông qua nền tảng này, khách hàng có thể đặt chỗ, yêu cầu dịch vụ và truy cập các gợi ý địa phương trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.

3. Venuelytics

Venuelytics là một nền tảng điều hành dựa trên trí tuệ nhân tạo giúp tăng cường sự tương tác và tự động hóa dịch vụ khách hàng để cải thiện trải nghiệm tổng thể và hoạt động của khách sạn. Thông qua Venuelytics, khách hàng có thể truy cập dịch vụ nhận/chờ không tiếp xúc, thực hiện yêu cầu dịch vụ và nhận gợi ý cá nhân hóa cho các tiện nghi tại chỗ và các điểm tham quan địa phương.

Ứng dụng tổng đài số khách sạn tốt nhất là gì?

Việc lựa chọn ứng dụng tổng đài số phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách sạn, nhưng có một số tính năng quan trọng cần chú ý:

• Tùy chỉnh: Khả năng điều chỉnh hệ thống tổng đài để phù hợp với thương hiệu và phân khúc khách hàng của khách sạn.
• Tích hợp: Tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý khách sạn hiện có, như hệ thống quản lý bất động sản (PMS) và hệ thống thanh toán (POS).
• Bảo mật: Các biện pháp an ninh dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của khách hàng.
• Chức năng di động: Giao diện thân thiện với người dùng hoạt động trơn tru trên cả thiết bị máy tính để bàn và di động.
• Hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ tin cậy, 24/7 để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động mượt mà mà không gặp gián đoạn.

Việc triển khai tổng đài số có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn và thúc đẩy doanh thu, và hệ sinh thái của SiteMinder cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ để giúp bạn làm điều đó.

“`