Đặt Phòng Phút Chót: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Khách Sạn | SiteMinder

Đặt Phòng Phút Chót Là Gì?

Đặt phòng phút chót, hay còn gọi là đặt phòng vào giờ chót, thường là những đặt phòng
tự phát, xảy ra chỉ vài ngày, vài giờ, hoặc thậm chí vài phút trước thời điểm
khách dự kiến đến. Những đặt phòng này thường xuất phát từ các kế hoạch du lịch đột
xuất, nhu cầu công việc, hoặc đơn giản chỉ là quyết định bốc đồng cho một chuyến đi
ngắn ngày.

Mặc dù có thể là một yếu tố bất ngờ trong trò chơi
quản lý khách sạn, chúng mang đến một cơ hội độc đáo để tối đa hóa công suất
phòng và doanh thu. Tuy nhiên, chúng đòi hỏi khách sạn phải có sự linh hoạt và khả
năng phản ứng nhanh chóng theo thời gian thực để đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền
mạch.

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn đầy đủ về đặt phòng muộn và đặt phòng phút chót,
và cách khách sạn của bạn có thể hưởng lợi từ chúng.

Nội Dung Chính

Lợi ích của đặt phòng phút chót trong khách sạn
Sự tăng trưởng của đặt phòng muộn từ người dùng di động
Quản lý đặt phòng muộn cho khách sạn của bạn
Tương lai của đặt phòng muộn trong khách sạn

Lợi Ích Của Đặt Phòng Phút Chót Trong Khách Sạn

Đặt phòng phút chót có thể là giải pháp cho những phòng trống không sử dụng
– và do đó không sinh lợi – thường lấp đầy những phòng mà lẽ ra sẽ bị bỏ trống. Tuy
nhiên, nó không chỉ đơn thuần là “càng nhiều càng tốt”.

Đặt phòng khách sạn vào phút chót mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Tối đa hóa công suất phòng: Lấp đầy phòng vào phút cuối đảm bảo rằng bạn đang
tận dụng tối đa số lượng phòng hiện có. Một phòng có khách, ngay cả với giá chiết
khấu, vẫn tốt hơn một phòng trống.
Tăng doanh thu: Đặt phòng muộn thường đi kèm với giá cao
hơn, tận dụng sự gấp gáp trong nhu cầu của khách. Điều này cho phép bạn duy trì hoặc
thậm chí tăng giá trung bình hàng ngày (ADR).
Đa dạng hóa khách hàng: Đặt phòng phút chót thu hút nhiều đối tượng khách khác
nhau, từ khách du lịch công tác bắt chuyến bay muộn đến những người
thích phiêu lưu cuối tuần một cách tự phát. Sự đa dạng này có thể làm phong phú cơ sở
dữ liệu khách hàng của bạn và cho phép bạn tiếp cận đối tượng mới.
Giảm rủi ro hủy phòng: Thời gian đặt phòng càng gần ngày ở, khả năng bị hủy
càng thấp. Điều này làm tăng thêm một lớp tin cậy cho tỷ lệ lấp đầy phòng của bạn.
Hiệu quả hoạt động: Biết rằng bạn có một lượng khách ổn định có thể hợp lý
hóa các quyết định hoạt động khác, từ mức độ nhân viên đến đặt hàng thực phẩm
và đồ uống.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Đặt phòng phút chót mang đến cho bạn cơ hội
gây ấn tượng – và mang lại sự an tâm – cho một phân khúc khách hàng mới bằng dịch vụ
hoàn hảo của bạn, có khả năng biến họ thành khách hàng trung thành.
Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường: Khả năng xử lý hiệu quả các đặt
phòng phút chót định vị khách sạn của bạn là linh hoạt và phản ứng nhanh nhạy, những
phẩm chất mà khách du lịch hiện đại đánh giá cao.

Đặt phòng phút chót mang lại lợi thế đa diện, tối ưu hóa cả doanh thu và
trải nghiệm của khách.

Sự Tăng Trưởng Của Đặt Phòng Muộn Từ Người Dùng Di Động

Nếu công nghệ di động đã thay đổi cuộc sống hàng ngày theo những cách mà chúng ta không
thể tưởng tượng được cách đây một thập kỷ, thì nó sẽ mang lại những đổi mới sâu sắc hơn
nữa trong những năm tới.

Gần ba phần tư dân số thế giới hiện có thiết bị di động, với hầu như mọi người
đều có điện thoại di động trong túi và có thể đặt phòng khách sạn.

Nếu bạn nghĩ rằng đổi mới chỉ là lĩnh vực của các công ty khởi nghiệp nhanh nhẹn hoặc các
thương hiệu lớn, hãy nghĩ lại. Đối với khách sạn, đó cũng là trường hợp đổi mới hoặc là
chết, với sự gián đoạn di động mở rộng vào lãnh thổ quen thuộc của du lịch và đặt phòng
khách sạn.

Ngày càng có nhiều khách hàng đặt phòng du lịch qua thiết bị di động, theo nghiên cứu gần đây.

Báo cáo nói rằng gần 45% khách du lịch sử dụng ứng dụng di động để đặt phòng ở và các
chuyến tham quan, trong khi gần 85% khách du lịch đặt các hoạt động bằng thiết bị di động
của họ.

Tăng Đặt Phòng Chỗ Ở Vào Phút Chót

Tính di động và tính tức thời của các thiết bị di động dường như đang thúc đẩy sự thay đổi
trong hành vi đặt phòng du lịch. Dữ liệu gần đây từ Hotels.com cho thấy rằng 50% khách du
lịch đặt phòng qua thiết bị di động thực hiện điều đó cho các kỳ nghỉ vào phút chót hoặc
vào ngày hôm sau.

Tương tự, Phocuswright nhận thấy rằng 30% số lượt tìm kiếm là trên các trang web
di động của đại lý du lịch trực tuyến (OTA), và gần một trong bốn trên các trang web di
động của khách sạn là để nhận phòng cùng ngày hoặc ngày hôm sau.

Xu hướng đặt phòng qua di động và xu hướng đi kèm đối với đặt phòng phút chót đại diện cho
một cơ hội lớn để các khách sạn bán những phòng cuối cùng của họ, ngay đến phút cuối cùng.
Nhưng chỉ những khách sạn có công nghệ phù hợp mới có thể tận dụng được lợi thế.

Nhiều khách sạn vẫn đang hoạt động trên mô hình phân bổ hàng tồn kho. Với phương pháp này,
khách sạn cho phép mỗi kênh của mình một số lượng phòng nhất định.

Điều này có nghĩa là chia nhỏ hàng tồn kho theo số lượng bạn nghĩ rằng mỗi kênh sẽ bán và
dành một số cho đặt phòng trực tiếp. Có một số nhược điểm đối với phương pháp
này…

Ngăn Ngừa Việc Đặt Phòng Quá Nhiều Vào Phút Chót

Thứ nhất, bạn có thể đặt phòng quá số lượng phòng của mình. Ví dụ: bạn chấp nhận đặt phòng
qua điện thoại, nhưng trong vòng vài phút, phòng đó được bán qua một trang web đặt phòng,
trước khi bạn có thể đăng nhập và cập nhật nó.

Với phòng của bạn bây giờ được đặt trùng lặp, bạn phải nâng cấp cho khách của mình hoặc
từ chối họ hoàn toàn. Nhiều khách sạn giữ lại một số phòng để tránh điều này xảy ra, mất
doanh thu có giá trị bằng cách giữ phòng “đề phòng”.

Đây không phải là cách duy nhất mà mô hình hàng tồn kho được phân bổ tạo ra lãng phí. Ví
dụ: bạn có thể cung cấp cho hai kênh 10 phòng mỗi kênh. Kênh một bán hết, trong khi kênh
hai chỉ bán được một.

Kênh một có thể đã bán hết tất cả các phòng, nhưng thay vào đó bạn có chín phòng trống vì
bạn đã phân bổ chúng cho kênh hai.

Câu trả lời là một hệ thống hàng tồn kho gộp thông qua một công cụ như
SiteMinder’s channel manager. Điều này cho phép bạn tăng doanh thu và
giảm lãng phí, bằng cách đảm bảo tất cả hàng tồn kho có sẵn trên
tất cả các kênh của bạn – và bạn có thể giữ tất cả các phòng có sẵn được liệt kê ngay đến
phút cuối cùng.

Khi một phòng được đặt, SiteMinder’s channel manager sẽ tự động cập nhật nó trên tất cả
các kênh. Bạn cũng có thể thay đổi giá phòng trên tất cả các kênh mà không cần đăng nhập
vào nhiều trang web để thực hiện cập nhật.

Cách Quản Lý Đặt Phòng Muộn Cho Khách Sạn Của Bạn

Quản Lý Hàng Tồn Kho Theo Thời Gian Thực

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực là rất quan trọng để xử lý
đặt phòng muộn một cách hiệu quả. Bằng cách đồng bộ hóa tình trạng
phòng trống trên tất cả các kênh phân phối, bạn loại bỏ nguy cơ đặt phòng quá nhiều. Bản
cập nhật theo thời gian thực này cho phép bạn tự tin chấp nhận các đặt phòng vào phút
cuối, biết rằng phòng đó thực sự có sẵn. Nó cũng cho phép bạn đưa ra các quyết định
nhanh chóng về việc cung cấp giá đặc biệt hoặc gói để lấp đầy bất kỳ phòng còn lại nào.

Một Phương Pháp Năng Động Đối Với Chiến Lược Định Giá

Định giá năng động là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho
đặt phòng muộn. Bằng cách điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu và
tình trạng phòng trống theo thời gian thực, bạn có thể định giá phòng một cách hấp dẫn
cho những người đặt phòng vào phút cuối mà không làm giảm lợi nhuận của bạn. Chiến lược
này không chỉ làm cho khách sạn của bạn hấp dẫn đối với khách du lịch tự phát mà còn đảm
bảo bạn nhận được doanh thu tốt nhất có thể cho mỗi phòng.

Giao Tiếp Tự Động

Các hệ thống giao tiếp tự động hợp lý hóa quy trình đặt phòng bằng
cách gửi xác nhận tức thì và thông tin nhận phòng cần thiết. Đối với
đặt phòng muộn, điều này là vô giá. Khách đôi khi đã trên đường đến
khách sạn, và giao tiếp ngay lập tức loại bỏ mọi sự không chắc chắn và nâng cao trải
nghiệm của họ, đồng thời giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ
khác.

Nhân Viên Linh Hoạt

Các mô hình nhân viên linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên trực
hoặc bán thời gian, có thể được kích hoạt để xử lý khối lượng công việc tăng lên trong
thời gian công suất cao. Khi có đặt phòng muộn, bạn có thể nhanh
chóng tăng mức độ nhân viên để đảm bảo rằng phòng sạch sẽ, tiện nghi đầy đủ và trải
nghiệm của khách liền mạch.

Nhận/Trả Phòng Nhanh Chóng

Đặt phòng muộn thường có nghĩa là đến muộn. Dịch vụ nhận/trả phòng
nhanh chóng có thể là cứu cánh cho những du khách mệt mỏi đã ở trên đường hoặc trên
không. Bằng cách tăng tốc các quy trình này, bạn không chỉ cải thiện trải nghiệm của
khách mà còn giảm khối lượng công việc cho quầy lễ tân của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý
các đợt tăng đột biến về công suất.

Chìa Khóa Phòng Di Động

Việc sử dụng chìa khóa phòng di động có thể đẩy nhanh đáng kể quy trình nhận
phòng, một tính năng đặc biệt có lợi cho đặt phòng muộn. Khách
có thể bỏ qua hoàn toàn quầy lễ tân, đi thẳng đến phòng của họ và mở khóa bằng điện thoại
thông minh của họ. Điều này không chỉ gây ấn tượng với khách về sự am hiểu công nghệ của
bạn mà còn hợp lý hóa các hoạt động.

Bán Thêm Trước Khi Đến

Đặt phòng muộn cung cấp một khoảng thời gian hẹp để bán thêm trước
khi đến, nhưng đó là một cơ hội vàng. Với việc khách đã cam kết ở tại khách sạn của bạn,
các ưu đãi có mục tiêu cho nâng cấp phòng, điều trị spa hoặc lựa chọn ăn uống có thể
được gửi qua email hoặc thông báo ứng dụng. Điều này không chỉ làm tăng doanh thu mà còn
nâng cao kỳ nghỉ của khách.

Phản Hồi Sau Khi Ở

Thu thập phản hồi sau khi khách ở là rất quan trọng để cải thiện liên tục, đặc biệt là về
mức độ bạn quản lý tốt đặt phòng muộn của họ. Hiểu trải nghiệm
của khách sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những gì đã hoạt động tốt và những gì cần
điều chỉnh, cho phép bạn tinh chỉnh các chiến lược của mình để quản lý
đặt phòng muộn trong tương lai.

Tương Lai Của Đặt Phòng Muộn Trong Khách Sạn

Mong đợi sự đổi mới hơn nữa trong ngành khách sạn khi các xu hướng này diễn ra, mang đến
cơ hội cho các nhà điều hành thông minh để tiếp tục tăng doanh thu và giảm lãng phí liên
quan đến các phòng trống.

Với việc ngành khách sạn Vương quốc Anh đang trải qua sự tăng trưởng liên tục,
các tập đoàn khách sạn bao gồm Marriott, Novotel, Holiday Inn và Ibis đang sử
dụng các kỳ nghỉ vi mô hàng giờ như một cách để tăng công suất và tạo doanh thu từ các
phòng mà lẽ ra sẽ trống vào ban ngày.

Khách hàng đang sử dụng các kỳ nghỉ vi mô của khách sạn vì nhiều lý do – chẳng hạn như một
điểm dừng thoải mái giữa các chuyến bay, cho các cuộc họp kinh doanh không chính thức hoặc
như một cơ sở thuận tiện cho một ngày mua sắm hoặc tham quan.

Ngày nay, các nhà điều hành khách sạn độc lập cần phải đi đầu để tận dụng các cơ hội do
sự bùng nổ trong đặt phòng khách sạn qua di động và vào phút cuối mang lại. Thay đổi là
một điều tất yếu – điều quan trọng là bạn làm gì với nó.

Quản Lý Đặt Phòng Muộn Dễ Dàng Và Tăng Doanh Thu Phòng Với SiteMinder

Nền tảng khách sạn hàng đầu của SiteMinder có mọi thứ bạn cần để tận dụng
đặt phòng muộn và đảm bảo kết quả doanh thu vô song trong quá
trình này.

Tối đa hóa doanh thu với quản lý giá thông minh:
Trí tuệ kinh doanh của SiteMinder cho phép bạn thích ứng trong thời gian thực,
cho phép bạn thu hút khách vào phút cuối mà không làm giảm lợi nhuận. Biến các phòng
trống thành tài sản tạo ra doanh thu một cách dễ dàng.
Hợp lý hóa hoạt động với cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực: Loại bỏ
những lo lắng về việc đặt phòng quá nhiều với quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực
của SiteMinder, đồng bộ hóa tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh. Tự tin chấp
nhận đặt phòng muộn đồng thời duy trì hiệu quả hoạt động.
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng thông qua giao tiếp tự động: Các tính năng
tự động của SiteMinder gửi xác nhận đặt phòng tức thì và chi tiết nhận phòng cần thiết.
Nâng cao trải nghiệm của khách và giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào việc
cung cấp các dịch vụ nội bộ đặc biệt.