Đặt Phòng Muộn: Hướng Dẫn Đặt Phòng Phút Chót Cho Khách Sạn

Đặt Phòng Muộn Là Gì?

Đặt phòng muộn, hay còn gọi là đặt phòng phút chót, thường là những đặt phòng
tự phát, vào phút cuối,
thường được thực hiện chỉ vài ngày, vài giờ hoặc thậm chí vài phút trước thời
gian khách dự kiến đến. Những đặt phòng này thường phát sinh do kế hoạch du
lịch đột xuất, nhu cầu công việc hoặc thậm chí là những quyết định bốc đồng
cho một kỳ nghỉ ngắn ngày.

Mặc dù chúng có thể là một yếu tố bất ngờ trong trò chơi
quản lý khách sạn, chúng mang đến một cơ
hội độc đáo để tối đa hóa công suất và doanh thu. Tuy nhiên, chúng đòi hỏi
khách sạn phải có sự linh hoạt và khả năng phản ứng theo thời gian thực để
đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ về đặt phòng muộn và phút
chót, cũng như cách khách sạn của bạn có thể hưởng lợi từ chúng.

Những Lợi Ích Của Đặt Phòng Phút Chót Trong Khách Sạn Là Gì?

Đặt phòng phút chót có thể là giải pháp cho tình trạng phòng trống không sử
dụng – và do đó không sinh lời – thường lấp đầy những phòng mà nếu không sẽ
bị bỏ trống. Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là “càng nhiều càng tốt”.

Đặt phòng khách sạn vào phút cuối có một loạt lợi ích bao gồm:

Tối đa hóa công suất: Lấp đầy phòng vào phút thứ mười một đảm
bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa số lượng phòng hiện có. Một phòng có người
ở, ngay cả với mức giá chiết khấu, vẫn tốt hơn một phòng trống.
Tăng doanh thu: Đặt phòng muộn thường đi kèm với giá cao
hơn, tận dụng sự gấp rút trong nhu cầu của khách. Điều này cho phép bạn duy
trì hoặc thậm chí tăng giá phòng trung bình
(ADR).
Đa dạng hóa khách hàng: Đặt phòng muộn thu hút nhiều đối
tượng khách hàng khác nhau, từ
khách du lịch công tác bắt chuyến bay trễ
đến những người thích phiêu lưu cuối tuần một cách tự phát. Sự đa dạng này
có thể làm phong phú cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn và cho phép bạn tiếp
cận các đối tượng mới.
Giảm rủi ro hủy phòng: Đặt phòng càng gần ngày lưu trú, khả
năng bị hủy càng thấp. Điều này làm tăng thêm một lớp tin cậy cho tỷ lệ lấp
đầy phòng của bạn.
Hiệu quả hoạt động: Biết rằng bạn có một khách sạn đầy đủ có
thể hợp lý hóa các quyết định hoạt động khác, từ mức độ nhân viên đến
đặt hàng thực phẩm và đồ uống.
Nâng cao trải nghiệm của khách: Đặt phòng muộn mang đến cho
bạn cơ hội gây ấn tượng – và mang lại sự thoải mái cho – một phân khúc
khách hàng mới bằng dịch vụ hoàn hảo của bạn, có khả năng
biến họ thành khách hàng trung thành.
Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường: Khả năng xử lý
hiệu quả các đặt phòng muộn giúp khách sạn của bạn trở nên linh hoạt và
nhanh nhạy, những phẩm chất mà khách du lịch hiện đại đánh giá cao.

Đặt phòng muộn mang lại lợi thế nhiều mặt, tối ưu hóa cả doanh thu và trải
nghiệm của khách hàng.

Sự Phát Triển Của Đặt Phòng Muộn Từ Người Dùng Thiết Bị Di Động

Nếu công nghệ di động đã thay đổi cuộc sống hàng ngày theo những cách mà chúng
ta không thể tưởng tượng được một thập kỷ trước, thì nó sẽ mang lại những đổi
mới sâu sắc hơn nữa trong những năm tới.

Gần ba phần tư dân số thế giới
hiện có thiết bị di động, với hầu như mọi
người hiện đều có điện thoại di động trong túi và sẵn sàng đặt phòng khách
sạn.

Nếu bạn nghĩ rằng đổi mới chỉ là lĩnh vực của các công ty khởi nghiệp nhanh
nhẹn hoặc các thương hiệu lớn, hãy nghĩ lại. Đối với các khách sạn, đó cũng
là trường hợp đổi mới hoặc là chết, với sự gián đoạn di động mở rộng vào lãnh
thổ quen thuộc của du lịch và đặt phòng khách sạn.

Ngày càng có nhiều khách hàng đặt vé du lịch thông qua thiết bị di động, theo
nghiên cứu gần đây.

Báo cáo nói rằng gần 45% khách du lịch đã sử dụng ứng dụng di động để đặt
chỗ ở và các tour du lịch của họ, trong khi gần 85% khách du lịch đặt các
hoạt động bằng thiết bị di động của họ.

Tăng Đặt Phòng Chỗ Ở Vào Phút Cuối

Tính di động và tính tức thời của thiết bị di động dường như đang thúc đẩy sự
thay đổi trong hành vi đặt phòng du lịch. Dữ liệu gần đây từ Hotels.com cho
thấy rằng 50% khách du lịch đặt phòng qua thiết bị di động làm như vậy cho
các kỳ nghỉ vào phút cuối hoặc ngày hôm sau.

Tương tự, Phocuswright nhận thấy rằng 30%
tìm kiếm trên trang web di động của đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và gần
một trong bốn trên trang web di động của khách sạn là để nhận phòng cùng ngày
hoặc ngày hôm sau.

Xu hướng đặt phòng trên thiết bị di động và xu hướng đi kèm là đặt phòng vào
phút cuối thể hiện một cơ hội lớn cho các khách sạn bán những phòng cuối cùng
của họ, ngay đến phút cuối cùng. Nhưng chỉ những khách sạn có công nghệ phù
hợp mới có thể tận dụng lợi thế.

Nhiều khách sạn vẫn đang hoạt động trên mô hình phân bổ hàng tồn kho. Với
phương pháp này, khách sạn cho phép mỗi kênh của mình một số lượng phòng nhất
định.

Điều này có nghĩa là chia hàng tồn kho theo số lượng bạn nghĩ rằng mỗi kênh sẽ
bán và dành một số cho đặt phòng trực tiếp.
Có một số nhược điểm đối với phương pháp này…

Ngăn Ngừa Đặt Phòng Quá Mức Vào Phút Cuối

Thứ nhất, bạn có thể đặt phòng quá mức. Ví dụ, bạn chấp nhận đặt phòng qua
điện thoại, nhưng trong vòng vài phút, phòng đó được bán qua một trang web đặt
phòng, trước khi bạn có thể đăng nhập và cập nhật nó.

Với việc phòng của bạn hiện đã được đặt gấp đôi, bạn phải nâng cấp khách của
mình hoặc từ chối họ hoàn toàn. Nhiều khách sạn giữ lại một số phòng để tránh
điều này xảy ra, làm mất đi doanh thu có giá trị bằng cách giữ phòng ‘chỉ
trong trường hợp’.

Đây không phải là cách duy nhất mà mô hình hàng tồn kho được phân bổ tạo ra sự
lãng phí. Ví dụ, bạn có thể cho hai kênh mỗi kênh 10 phòng. Kênh một bán hết
chúng, trong khi kênh hai chỉ bán một.

Kênh một có thể đã bán hết tất cả các phòng, nhưng thay vào đó bạn có chín
phòng trống vì bạn đã phân bổ chúng cho kênh hai.

Câu trả lời là một hệ thống hàng tồn kho được gộp chung thông qua một công cụ
như trình quản lý kênh của SiteMinder.
Điều này cho phép bạn tăng doanh thu và giảm lãng phí, bằng cách đảm bảo
tất cả hàng tồn kho đều có sẵn trên tất cả các kênh của bạn –
và bạn có thể giữ tất cả các phòng có sẵn được liệt kê ngay đến phút cuối
cùng.

Khi một phòng được đặt, trình quản lý kênh của SiteMinder sẽ tự động cập nhật
nó trên tất cả các kênh. Bạn cũng có thể thay đổi giá phòng trên tất cả các
kênh mà không cần đăng nhập vào nhiều trang web để thực hiện cập nhật.

Cách Quản Lý Đặt Phòng Muộn Cho Khách Sạn Của Bạn

Quản Lý Hàng Tồn Kho Theo Thời Gian Thực

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực là
rất quan trọng để xử lý hiệu quả các đặt phòng muộn. Bằng cách đồng bộ hóa số
lượng phòng trống trên tất cả các kênh phân phối, bạn loại bỏ rủi ro đặt phòng
quá mức. Bản cập nhật theo thời gian thực này cho phép bạn tự tin chấp nhận
các đặt phòng vào phút cuối, biết rằng phòng đó thực sự có sẵn. Nó cũng cho
phép bạn đưa ra các quyết định nhanh chóng về việc cung cấp các mức giá hoặc
gói đặc biệt để lấp đầy bất kỳ phòng còn lại nào.

Một Cách Tiếp Cận Năng Động Đối Với Các Chiến Lược Định Giá

Định giá động là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho việc đặt phòng muộn. Bằng
cách điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu và số lượng phòng trống theo thời
gian thực, bạn có thể định giá phòng hấp dẫn cho những người đặt phòng vào phút
cuối mà không làm giảm lợi nhuận của bạn. Chiến lược này không chỉ làm cho
khách sạn của bạn hấp dẫn đối với khách du lịch tự phát mà còn đảm bảo bạn có
được doanh thu tốt nhất có thể cho mỗi phòng.

Giao Tiếp Tự Động

Các hệ thống liên lạc tự động hợp lý hóa quy trình đặt phòng bằng cách gửi xác
nhận tức thì và thông tin nhận phòng cần thiết. Đối với các đặt phòng muộn,
điều này là vô giá. Khách đôi khi đã trên đường đến khách sạn, và việc liên
lạc ngay lập tức sẽ loại bỏ mọi sự không chắc chắn và nâng cao trải nghiệm
của họ, đồng thời giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ
khác.

Bố Trí Nhân Sự Linh Hoạt

Các mô hình nhân sự linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên trực hoặc bán thời
gian, có thể được kích hoạt để xử lý khối lượng công việc tăng lên trong thời
gian có công suất cao. Khi có đặt phòng muộn, bạn có thể nhanh chóng tăng mức
độ nhân viên để đảm bảo phòng sạch sẽ, tiện nghi được chuẩn bị sẵn sàng và
trải nghiệm của khách liền mạch.

Nhận/Trả Phòng Nhanh Chóng

Đặt phòng muộn thường có nghĩa là đến muộn. Dịch vụ nhận và trả phòng nhanh
chóng có thể là cứu cánh cho những du khách mệt mỏi đã ở trên đường hoặc trên
không trung. Bằng cách tăng tốc các quy trình này, bạn không chỉ cải thiện
trải nghiệm của khách mà còn giảm khối lượng công việc cho lễ tân của bạn, giúp
dễ dàng quản lý các đợt tăng đột biến về công suất.

Chìa Khóa Phòng Di Động

Việc sử dụng chìa khóa phòng di động có thể
đẩy nhanh đáng kể quy trình nhận phòng, một tính năng đặc biệt có lợi cho
việc đặt phòng muộn. Khách có thể bỏ qua hoàn toàn quầy lễ tân, đi thẳng đến
phòng của họ và mở khóa bằng điện thoại thông minh của họ. Điều này không chỉ
gây ấn tượng với khách bằng sự am hiểu công nghệ của bạn mà còn hợp lý hóa các
hoạt động.

Bán Thêm Trước Khi Đến

Đặt phòng muộn cung cấp một khoảng thời gian hẹp để bán thêm trước khi đến,
nhưng đó là một cơ hội vàng. Với việc khách đã cam kết ở tại khách sạn của
bạn, các ưu đãi được nhắm mục tiêu để nâng cấp phòng, dịch vụ spa hoặc lựa
chọn ăn uống có thể được gửi qua email hoặc thông báo ứng dụng. Điều này
không chỉ làm tăng doanh thu mà còn nâng cao trải nghiệm của khách.

Phản Hồi Sau Khi Ở

Thu thập phản hồi sau khi khách ở lại là rất quan trọng để cải thiện liên tục,
đặc biệt liên quan đến việc bạn đã quản lý tốt việc đặt phòng muộn của họ như
thế nào. Hiểu được trải nghiệm của khách sẽ cung cấp thông tin chi tiết về
những gì đã hoạt động tốt và những gì cần điều chỉnh, cho phép bạn tinh chỉnh
các chiến lược của mình để quản lý đặt phòng muộn trong tương lai.

Tương Lai Của Đặt Phòng Muộn Trong Khách Sạn

Hãy mong đợi sự đổi mới hơn nữa trong ngành khách sạn khi những xu hướng này
diễn ra, mang đến cơ hội cho các nhà điều hành khôn ngoan để tăng thêm doanh
thu và giảm lãng phí liên quan đến các phòng trống.

Với việc ngành khách sạn Vương quốc Anh đang trải qua sự tăng trưởng liên tục,
các tập đoàn khách sạn bao gồm Marriott,
Novotel, Holiday Inn và Ibis đang sử dụng các kỳ nghỉ vi mô hàng giờ như một
cách để tăng công suất và tạo doanh thu từ các phòng mà nếu không sẽ bị bỏ
trống trong ngày.

Khách hàng đang sử dụng kỳ nghỉ vi mô tại khách sạn vì nhiều lý do – chẳng hạn
như một điểm dừng chân thoải mái giữa các chuyến bay, cho các cuộc họp kinh
doanh không chính thức hoặc làm cơ sở thuận tiện cho một ngày mua sắm hoặc
tham quan.

Ngày nay, các nhà điều hành khách sạn độc lập cần phải đi đầu để tận dụng các
cơ hội do sự bùng nổ trong việc đặt phòng khách sạn trên thiết bị di động và
vào phút cuối mang lại. Thay đổi là một điều tất yếu – điều quan trọng là
những gì bạn làm với nó.

Quản Lý Đặt Phòng Muộn Dễ Dàng Và Tăng Doanh Thu Phòng Với SiteMinder

Nền tảng khách sạn hàng đầu của SiteMinder có mọi thứ bạn cần để tận dụng các
đặt phòng muộn và đảm bảo kết quả doanh thu tuyệt vời trong quá trình này.

Tối đa hóa doanh thu với quản lý giá thông minh:
Thông tin kinh doanh của SiteMinder cho
phép bạn thích ứng trong thời gian thực, cho phép bạn thu hút khách vào phút
cuối mà không phải hy sinh lợi nhuận. Biến những phòng trống thành tài sản
tạo ra doanh thu một cách dễ dàng.
Hợp lý hóa các hoạt động với cập nhật hàng tồn kho theo thời gian
thực: Loại bỏ những lo lắng về việc đặt phòng quá mức với quản lý
hàng tồn kho theo thời gian thực của SiteMinder, đồng bộ hóa số lượng phòng
trống trên tất cả các kênh. Tự tin chấp nhận các đặt phòng muộn trong khi
vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
Nâng cao trải nghiệm của khách thông qua giao tiếp tự động:
Các tính năng tự động của SiteMinder gửi xác nhận đặt phòng tức thì và chi
tiết nhận phòng cần thiết. Nâng cao trải nghiệm của khách và giải phóng nhân
viên của bạn để tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ tại chỗ đặc biệt.