Công Cụ Đặt Phòng Khách Sạn Trực Tuyến: Tối Ưu Hóa Doanh Thu và Trải Nghiệm Khách Hàng

Giới thiệu về Công Cụ Đặt Phòng Khách Sạn (Booking Engine)

Công cụ đặt phòng khách sạn trực tuyến, hay còn gọi là booking engine, là một hệ thống được tích hợp trên website và các trang mạng xã hội của khách sạn. Chức năng chính của nó là thu thập và xử lý các đặt phòng trực tuyến một cách trực tiếp.

Đây là chìa khóa để bạn nhận được các đặt phòng không mất phí hoa hồng, giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tối đa hóa lợi nhuận cho khách sạn của bạn. Trong khi các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) có thể giúp khách sạn của bạn tiếp cận với lượng lớn khách hàng tiềm năng mới, phí hoa hồng cao thường gây khó chịu. Một công cụ đặt phòng là giải pháp để khách sạn cân bằng chiến lược phân phối và giảm sự phụ thuộc vào OTA.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về booking engine trong ngành khách sạn, bao gồm cách thức hoạt động, cách khách sạn có thể tận dụng chúng để đạt được lợi thế, và mọi thứ khác bạn cần biết.

Tại sao Công Cụ Đặt Phòng Quan Trọng Đối Với Khách Sạn Của Bạn?

Việc sử dụng công cụ đặt phòng khách sạn trực tuyến là rất quan trọng vì nó cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến một cách thuận tiện và an toàn. Đây là điều mà khách du lịch hiện đại đánh giá cao và mong đợi.

Điều này là do:

Khách hàng có thể tự phục vụ dễ dàng: Khách du lịch có thể kiểm tra phòng trống, thời gian và giá cả mà không cần phải liên hệ với bạn.
Khách hàng tin tưởng vào đặt phòng trực tuyến: Khi khách hàng đặt phòng, công cụ đặt phòng của bạn có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng một cách an toàn và dữ liệu khách hàng được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập ở một nơi.
Khách hàng có thể đặt phòng nhanh hơn: Đặt phòng trực tuyến chấm dứt việc liên lạc qua điện thoại hoặc email, trong đó khách du lịch và khách sạn liên hệ trong nhiều ngày trước khi xác nhận đặt phòng.
Khách hàng tìm kiếm các đặc quyền đặt phòng trực tiếp: Mọi người thường truy cập trang web của bạn với hy vọng rằng nếu họ đặt phòng trực tiếp, họ sẽ nhận được một chút ưu đãi bổ sung cho kỳ nghỉ của họ. Đây là một sự đánh đổi mà nhiều khách sạn sẽ thực hiện để tiết kiệm chi phí hoa hồng cho bên thứ ba.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Khách hàng hiện đại sẽ ngạc nhiên nếu họ không thể thực hiện đặt phòng trực tuyến trên trang web của bạn. Điều này có thể khiến họ có ấn tượng rằng bạn không được tổ chức tốt và họ sẽ kết thúc bằng việc đặt phòng ở một khách sạn khác.

Điều quan trọng nữa là bạn có thể sở hữu mối quan hệ với khách hàng. Khi khách hàng đặt phòng trực tiếp, bạn có thể làm mọi thứ trong khả năng của mình để cá nhân hóa dịch vụ của họ và biến họ thành khách hàng thân thiết. Bạn có thể cải thiện lợi nhuận của từng khách hàng, từng người một, chỉ bằng cách đảm bảo đặt phòng trực tiếp của họ và giành được lòng trung thành của họ.

Website Khách Sạn Cần Tích Hợp Công Cụ Đặt Phòng

Sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa các hệ thống bạn sử dụng tại khách sạn của bạn luôn quan trọng. Website và công cụ đặt phòng của bạn là hai bánh răng quan trọng nhất trong cỗ máy.

Để tối ưu hóa cho khách hàng tiềm năng:

Một công cụ đặt phòng trực tuyến phải được đồng bộ hóa với website của bạn
Website của bạn cần hiển thị nút ‘Đặt Ngay’
Trải nghiệm của website và công cụ đặt phòng của bạn cần phải phù hợp về chức năng và hiệu suất
Chất lượng thiết kế trên website của bạn cũng phải được phản ánh trên công cụ đặt phòng và ngược lại
Website của bạn sẽ được bảo mật HTTPS với chứng chỉ SSL được cập nhật

Lợi ích từ việc tích hợp website và công cụ đặt phòng bao gồm:

Khả năng bắt kịp trải nghiệm đặt phòng trên OTA, điều này rất quan trọng nếu khách sạn của bạn muốn duy trì một lựa chọn thay thế đặt phòng khả thi cho các kênh của bên thứ ba
Một nền tảng thân thiện với thiết bị di động một cách nhất quán, điều này sẽ giúp giảm bớt khó khăn cho người dùng
Một trải nghiệm nhanh chóng và đầy đủ chức năng cho khách hàng vì họ sẽ không phải lặp lại các thao tác hoặc nhập cùng một thông tin nhiều lần
Một cách dễ dàng hơn nhiều để quản lý giá và đặt phòng vì bạn sẽ không phải thực hiện bất kỳ xử lý thủ công nào giữa hai hệ thống, loại bỏ các lỗi vô tình
Thành công lớn hơn với tối ưu hóa công cụ tìm kiếm vì nội dung và chức năng của bạn sẽ được tối ưu hóa trên cả website và công cụ đặt phòng của bạn
Nhiều lưu lượng truy cập hơn, thường xuyên hơn, đến công cụ đặt phòng của bạn trực tiếp từ website của bạn chỉ với một cú nhấp chuột

Cách Thức Hoạt Động Của Công Cụ Đặt Phòng Trực Tuyến

Một công cụ đặt phòng trực tuyến hoạt động bằng cách kết nối với website khách sạn của bạn và xử lý các đặt phòng trực tuyến an toàn được thực hiện thông qua trang web. Dữ liệu sau đó được chuyển đến hệ thống quản lý khách sạn của bạn để bạn có thể truy cập và quản lý các đặt phòng.

Công cụ đặt phòng sẽ hiển thị giá và tình trạng phòng trống của bạn theo thời gian thực và cho phép khách hàng chọn ngày và hoàn tất đặt phòng. Các tính năng khác có thể đi kèm với nó – ví dụ: tự động hóa email xác nhận đặt phòng.

Một công cụ đặt phòng cũng có thể tích hợp với trình quản lý kênh, vì vậy nó có thể được quản lý theo cùng một cách như các đại lý du lịch trực tuyến mà bạn kết nối. Bằng cách kết nối công cụ đặt phòng của bạn với trình quản lý kênh, bạn sẽ có quyền truy cập vào các báo cáo hiệu suất mạnh mẽ cho phép bạn so sánh các đặt phòng trực tiếp của mình với các đặt phòng của bên thứ ba.

Lợi Ích Chính Của Phần Mềm Công Cụ Đặt Phòng

Mặc dù thông điệp cốt lõi xung quanh phần mềm công cụ đặt phòng là đặt phòng trực tiếp, nhưng có rất nhiều tiềm năng khác ngoài điều đó.

Với công cụ đặt phòng phù hợp:

Bạn có thể tăng chuyển đổi với trải nghiệm đặt phòng đơn giản cho khách hàng
Bạn có thể tiết kiệm thời gian với thiết lập nhanh chóng và dễ dàng
Bạn có thể loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công với tích hợp tức thì
Bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn với dữ liệu
Bạn có thể giành được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh không có

Đây là danh sách đầy đủ gồm 10 lợi ích:

1. Cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn

Với tích hợp PMS và trình quản lý kênh, tình trạng phòng trống của bạn được cập nhật ngay lập tức khi nhận được đặt phòng, không chỉ trong hệ thống của riêng bạn mà còn trên tất cả các kênh của bạn.

2. Đơn giản hóa quy trình hành chính cho bạn và nhân viên của bạn

Thay vì yêu cầu bạn trả lời các câu hỏi qua email và chấp nhận đặt phòng qua điện thoại, một hệ thống đặt phòng trực tuyến sẽ thực hiện công việc đó cho bạn. Sau đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tương tác với khách hàng của mình và giữ cho phần còn lại của nhân viên được tổ chức và làm việc hiệu quả hơn, bởi vì mọi người sẽ có quyền truy cập vào thông tin trực tiếp về tình trạng hiện tại tại khách sạn.

3. Cho phép bạn thu thập dữ liệu có giá trị về khách hàng của mình

Thu thập dữ liệu là hoàn toàn quan trọng, đặc biệt là trong ngành khách sạn, nơi khách hàng đang yêu cầu trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Dữ liệu khách hàng có thể giúp bạn điều chỉnh các chiến dịch tiếp thị của mình để thu hút những khách hàng có động lực nhất đến thương hiệu khách sạn của bạn.

4. Cải thiện trực tiếp trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn của bạn

Một hệ thống dựa trên đám mây cho phép khách hàng của bạn đặt loại phòng ưa thích của họ trên máy tính, từ máy tính bảng hoặc trên điện thoại của họ. Với các biểu mẫu ngắn và cổng thanh toán an toàn, nó làm cho quy trình đặt phòng trực tuyến một cách đơn giản, dễ dàng và thú vị.

Hãy nhớ rằng, đây là ấn tượng đầu tiên của họ về khách sạn của bạn và nó sẽ có tác động lâu dài đến nhận thức của họ về thương hiệu của bạn. Nó phải thân thiện với người dùng nếu khách hàng của bạn sẽ hoàn thành quy trình và đặt phòng trực tuyến.

Có rất nhiều lập luận cho việc áp dụng một hệ thống đặt phòng trực tuyến cho khách sạn của bạn và không có nhiều lý do phản đối. Hãy củng cố những lợi thế và xác định các vấn đề bạn gặp phải tại khách sạn có thể được giải quyết bằng công nghệ này.

5. Cho phép khách sạn của bạn được đặt phòng ngay lập tức thông qua website khách sạn của bạn

Nghiên cứu cho thấy rằng hầu hết khách hàng sẽ xem cả OTA và website khách sạn để đưa ra quyết định. Bằng cách trình bày một cách dễ dàng để họ đặt phòng ngay trên trang của bạn, bạn tăng cơ hội rằng khi họ sẵn sàng đặt phòng, họ sẽ làm điều đó trực tiếp với bạn.

6. Giảm sự phụ thuộc của bạn vào OTA

OTA là một cách tuyệt vời để quảng bá tên tuổi của bạn. Khách sạn của bạn hiển thị trên kết quả tìm kiếm cho điểm đến của bạn và khách hàng tìm thấy sự hiện diện của bạn ở đó đáng tin cậy, nhưng nó có thể giới hạn doanh thu của bạn nếu tất cả các đặt phòng của bạn đến từ bên thứ ba. Tại sao không kiểm soát thu nhập của bạn bằng cách nhận một số đặt phòng của bạn từ kênh của riêng bạn?

7. Dễ dàng chấp nhận thẻ tín dụng và xử lý thanh toán

Một điểm cộng lớn của hệ thống đặt phòng trực tuyến là khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng thẻ tín dụng và hệ thống sẽ tự động xử lý chi tiết đặt phòng – giúp bạn tiết kiệm thời gian và rắc rối. Điều này bao gồm các khoản thanh toán bổ sung như tiền đặt cọc hoặc phí cho các dịch vụ bổ sung như bữa sáng và phí vệ sinh.

8. Kiểm soát trải nghiệm của khách hàng trong suốt hành trình của khách hàng

Từ thời điểm một khách hàng tiềm năng truy cập vào website khách sạn của bạn, họ chỉ tương tác với nội dung bạn đã chọn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng thương hiệu của riêng bạn trong suốt quy trình và đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho trải nghiệm người dùng của họ trở nên tích cực.

9. Cho phép khách hàng chọn thanh toán bằng ngôn ngữ và tiền tệ của riêng họ

Một công cụ đặt phòng trực tuyến có thể cho phép khách hàng của bạn đặt phòng bằng ngôn ngữ mà họ cảm thấy thoải mái nhất và thanh toán bằng loại tiền có ý nghĩa nhất đối với họ. Điều này mang lại cho họ sự thoải mái và dễ sử dụng mà hầu hết khách hàng hy vọng, và đặt ra kỳ vọng của họ ngay cả trước khi họ đến khách sạn của bạn.

10. Tạo sự linh hoạt về loại chương trình khuyến mãi bạn cung cấp

Công cụ đặt phòng của bạn có thể dễ dàng thiết lập các ưu đãi vào phút cuối và giảm giá cho kỳ nghỉ dài ngày chỉ bằng một cú nhấp chuột. Những loại ưu đãi này làm tăng lòng trung thành và khả năng khách hàng của bạn sẽ có một trải nghiệm tích cực và để lại đánh giá tốt.

Các Tính Năng Thiết Yếu Của Internet Booking Engine

Như với bất kỳ sản phẩm nào bạn mua cho khách sạn của mình, chất lượng sẽ khác nhau cùng với giá cả. Rõ ràng bạn sẽ muốn các điều cơ bản được bảo hiểm ở mức tối thiểu.

Đây là hơn 10 trong số các tính năng công cụ đặt phòng thiết yếu nhất mà bạn nên mong đợi:

1. Thư viện hình ảnh phong phú

Đó đã là một thực tế đã được chứng minh rằng trải nghiệm trực quan thông qua thư viện hình ảnh là một trong những yếu tố hàng đầu để thu hút khách hàng khi đặt phòng. Khả năng thêm nhiều hình ảnh độ phân giải cao vào thư viện của bạn là rất quan trọng nếu bạn muốn lôi kéo khách hàng đặt phòng.

2. Hình ảnh biểu ngữ

Điều đầu tiên bạn nhận thấy trên một website là gì? Không phải là hình ảnh biểu ngữ đánh cắp chương trình cho ấn tượng đầu tiên sao? Công cụ đặt phòng của bạn sẽ cho phép bạn hiển thị một hình ảnh biểu ngữ thú vị.

3. Kết nối mạng xã hội

Một công cụ đặt phòng sẽ kết nối với các trang mạng xã hội của bạn, vì vậy bạn có thể dễ dàng thúc đẩy những người theo dõi mạng xã hội của mình đặt phòng thông qua kênh trực tiếp của bạn thay vì OTA.

4. Tự động tối ưu hóa thứ tự phòng

Khi bạn muốn khách hàng của mình có trải nghiệm đặt phòng liền mạch và không gặp rắc rối, điều tốt nhất bạn có thể làm là cung cấp cho họ các tùy chọn mà họ đã tìm kiếm. Tính năng này hiển thị các phòng theo tiêu chí tìm kiếm của khách hàng của bạn ở đầu kết quả tìm kiếm, giúp họ đặt phòng nhanh chóng và dễ dàng.

5. Tóm tắt đặt phòng trực quan

Bất cứ khi nào một khách hàng chọn một phòng không gần với tiêu chí tìm kiếm, một bản tóm tắt đặt phòng có thể cảnh báo khách hàng bằng một thông báo rằng các phòng họ đã chọn không khớp với những gì họ đang tìm kiếm. Bằng cách này, khách hàng của bạn liên tục tham gia và được hướng dẫn để đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho họ.

6. Tích hợp Google Analytics

Khi bạn có một doanh nghiệp khách sạn và hầu hết các đặt phòng của bạn đến từ trực tuyến, bạn cần biết chính xác chúng đến từ đâu và khách truy cập website của bạn thoát ra từ đâu. Dữ liệu có thể rất quan trọng trong việc phân tích sự thành công của website khách sạn của bạn, vì vậy công cụ đặt phòng của bạn sẽ trao quyền cho bạn bằng tích hợp Google Analytics để theo dõi lượt truy cập website của bạn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu quan trọng.

7. Mã khuyến mãi

Bạn luôn có thể đi trước một bước so với đối thủ cạnh tranh của mình bằng cách thu hút nhiều khách hàng hơn với sự trợ giúp của mã khuyến mãi. Một công cụ đặt phòng sẽ cho phép bạn tạo các chương trình khuyến mãi của riêng bạn và cung cấp mã cho khách hàng của bạn để tận dụng các giảm giá. Bạn có thể có một cái gì đó đặc biệt diễn ra trong kỳ nghỉ học, lễ hội địa phương hoặc thậm chí các chương trình khuyến mãi của công ty và bán phòng của bạn nhanh hơn nhiều với các ưu đãi có giá trị tương xứng.

8. Chức năng đa ngôn ngữ

Ngành khách sạn là một trong những ngành đa dạng nhất trên thế giới. Vì kinh doanh khách sạn liên quan đến một cơ sở khách hàng rộng lớn từ các khu vực và quốc gia khác nhau trên toàn cầu, khách hàng của bạn sẽ có thể chọn ngôn ngữ họ muốn và có một quy trình đặt phòng suôn sẻ mà không có bất kỳ rào cản ngôn ngữ nào.

9. Hỗ trợ đa tiền tệ

Ở đâu có nhiều ngôn ngữ, ở đó có nhiều tiền tệ! Thiết lập công cụ đặt phòng của bạn để nhận thanh toán bằng tiền tệ địa phương của bạn sẽ rất dễ dàng.

10. Thêm và bổ sung

Các dịch vụ bổ sung là một cách tuyệt vời để bán thêm phòng của bạn. Đây là những mặt hàng hoặc dịch vụ mà bạn có thể bán cùng với một phòng với một khoản phí bổ sung. Bạn thực sự có thể giữ giá phòng cơ bản thấp và kiếm tiền từ các dịch vụ bổ sung. Giả sử giá thấp nhất của bạn được định giá ở mức $100, bạn có thể cung cấp thêm một massage trị giá $40 với phòng với một ưu đãi hấp dẫn hơn cho khách hàng.

11. Ẩn các phòng không có sẵn

Đôi khi, khách hàng của bạn có thể bị tắt hoặc điều hướng khỏi website khách sạn của bạn vì họ thấy nhiều phòng không có sẵn hơn là phòng có sẵn. Chà, bạn không phải luôn hiển thị những gì không có sẵn – thay vào đó, hãy cung cấp cho họ tất cả những gì bạn có và để khách hàng chọn từ danh sách.

12. Quy trình đặt phòng nhanh chóng và đơn giản

Công cụ đặt phòng của bạn sẽ cung cấp một biểu mẫu ngắn để khách hàng của bạn điền khi họ sẵn sàng đặt phòng. Họ không nên được chuyển hướng đến một trang web khác để hoàn tất đặt phòng hoặc xử lý thanh toán của họ.

13. Thân thiện với thiết bị di động

Số lượng đặt phòng trên thiết bị di động trong toàn ngành tiếp tục tăng lên qua mỗi năm, vì vậy phần mềm đặt phòng khách sạn của bạn cần cho phép bạn chấp nhận đặt phòng trên thiết bị di động.

Nhà Cung Cấp Công Cụ Đặt Phòng Khách Sạn

Có một số nhà cung cấp công cụ đặt phòng khách sạn có sẵn trên thị trường. Một số phù hợp với các khách sạn độc lập lớn hoặc các chuỗi khách sạn lớn, trong khi những người khác có thể hoàn hảo cho các khách sạn nhỏ hơn như khách sạn boutique hoặc nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng.

Được xếp hạng là nền tảng thương mại khách sạn số 1, SiteMinder cung cấp một công cụ đặt phòng khách sạn cung cấp cho các khách sạn vừa đến lớn mọi thứ họ cần để nhận đặt phòng trực tiếp không mất phí hoa hồng, cá nhân hóa dịch vụ khách hàng, tăng lợi nhuận và tiết kiệm thời gian.

Công cụ đặt phòng của SiteMinder cũng tích hợp liền mạch với trình xây dựng website của nền tảng cũng như hàng trăm hệ thống quản lý khách sạn phổ biến nhất.

Đối với các khách sạn nhỏ hơn, Little Hotelier là một lựa chọn tuyệt vời. Đó là một giải pháp tất cả trong một bao gồm một công cụ đặt phòng và được thiết kế đặc biệt cho các khách sạn boutique, B&B, nhà khách, nhà trọ, nhà nghỉ và hơn thế nữa. Little Hotelier cũng được hỗ trợ bởi công nghệ của SiteMinder, vì vậy chất lượng thuộc hàng tốt nhất trong ngành.

Cách triển khai Internet Booking Engine cho Website Khách Sạn

Việc triển khai công cụ đặt phòng cho website khách sạn của bạn sẽ rất đơn giản, một khi bạn đã chọn một nhà cung cấp.

Trong hầu hết các trường hợp, nhà cung cấp công cụ đặt phòng của bạn sẽ có thể tích hợp liền mạch với website hiện tại của bạn. Nếu bạn chưa có website, các nhà cung cấp như SiteMinder cung cấp một trình xây dựng website để bạn có thể dễ dàng tạo một website.

Cách sử dụng Internet Booking Engine trên Facebook

Nhà cung cấp công cụ đặt phòng của bạn cũng sẽ có thể kết nối công cụ đặt phòng của bạn với trang Facebook của bạn.

Bạn có thể tạo một lời kêu gọi hành động trên trang doanh nghiệp của mình liên kết trực tiếp đến trang đặt phòng của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhận đặt phòng trực tiếp mà khách hàng không cần phải truy cập website của bạn.

Công cụ đặt phòng khách sạn: Tối ưu doanh thu & trải nghiệm