Hướng Dẫn Chi Tiết Về Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động

Giới Thiệu Về Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động

Check-in khách sạn trên điện thoại di động là một quy trình công nghệ cho phép khách hàng làm thủ tục nhận phòng khách sạn bằng thiết bị di động của họ, mà không cần phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân. Dịch vụ tiên tiến này thường sử dụng ứng dụng hoặc trang web di động của khách sạn, nơi khách hàng có thể xác nhận việc đến, chọn phòng và trong một số trường hợp, thậm chí truy cập phòng bằng chìa khóa kỹ thuật số.

Quá trình check-in trực tuyến đã thay đổi hoàn toàn ngành hàng không. Đến nay, lĩnh vực khách sạn vẫn còn chậm chạp trong việc áp dụng. Một trong những lý do là thiếu nhu cầu kinh doanh mạnh mẽ, cũng như sự phức tạp của dự án. Nhưng khi khách hàng ngày càng yêu cầu, ngày càng có nhiều khách sạn chấp nhận công nghệ này.

Mỗi khách sạn là duy nhất và có rất nhiều nhà cung cấp PMS (Property Management System – Hệ thống quản lý khách sạn). Điều này gây khó khăn cho chủ khách sạn khi bắt đầu lập kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về cách chọn giải pháp check-in tốt nhất cho cơ sở của bạn.

Mục Lục

• Trước Khi Có Check-in Trên Điện Thoại Di Động
• Tại Sao Khách Sạn Của Bạn Nên Cho Phép Check-in Trên Điện Thoại Di Động
• Các Bước Thiết Lập Quy Trình Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động
• Các Giải Pháp Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động

Trước Khi Có Check-in Trên Điện Thoại Di Động

Từ góc độ của khách hàng, quy trình check-in khách sạn đã diễn ra giống nhau trong một thời gian dài:

1. Đến khách sạn
2. Xếp hàng chờ đợi
3. Thanh toán
4. Điền vào phiếu đăng ký
5. Nhận chìa khóa
6. Đi đến phòng của bạn

Tất cả những điều này có thể mất rất nhiều thời gian, và nếu khách của bạn đã phải trải qua một hành trình dài để đến được cơ sở của bạn, thì đây không phải là điều họ muốn. Họ chỉ muốn vào phòng của mình.

Trong kịch bản lý tưởng, khách hàng sẽ chỉ cần nhập thông tin chi tiết của họ trước khi thực sự đến khách sạn, để tránh trải nghiệm tẻ nhạt này. Sau đó, khách sạn cung cấp cho họ tất cả các chi tiết cần thiết như sắp xếp bữa sáng, quy tắc an toàn và quyền truy cập cửa.

Nhưng, trong thực tế, khách hàng thực sự thích nó. Đối với khách hàng, đó là sự tiện lợi, tốc độ của quy trình, sự an toàn và tự do lựa chọn thời điểm thực hiện.

Theo Oracle, 70% khách sạn đã hoặc đang có kế hoạch áp dụng công nghệ không tiếp xúc cho check-in, đặt đồ ăn, dịch vụ trợ giúp đặc biệt và hơn thế nữa.

Đối với khách sạn, đó là tiết kiệm chi phí, nhưng cũng là tăng sự hài lòng của khách hàng. Xử lý từng khách hàng theo cách thủ công là một quy trình tốn nhiều công sức và trong thời gian cao điểm có thể chiếm nhiều giờ công.

Tại Sao Khách Sạn Của Bạn Nên Cho Phép Check-in Trên Điện Thoại Di Động

Tham gia vào xu hướng check-in trên thiết bị di động là một động thái thông minh cho bất kỳ khách sạn nào muốn bắt kịp thời đại và cung cấp cho khách những gì họ thực sự muốn. Đó là tất cả về việc làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng và nhanh chóng – khách hàng có thể bỏ qua những rắc rối ở quầy lễ tân và đi thẳng đến phòng của họ, trong khi nhóm của bạn có thêm thời gian để cung cấp những nét cá nhân khiến kỳ nghỉ trở nên đặc biệt. Ngoài ra, nó cho thấy bạn luôn cập nhật các xu hướng công nghệ, điều này luôn tích cực trong mắt những khách du lịch am hiểu công nghệ.

Các Bước Thiết Lập Quy Trình Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động

Thiết lập một quy trình check-in khách sạn trên thiết bị di động hiệu quả có vẻ phức tạp và choáng ngợp.

Tuy nhiên, với các công cụ, công nghệ và quy trình phù hợp, việc thiết lập khía cạnh quan trọng này của trải nghiệm đặt phòng của bạn rất đơn giản. Đây là nơi để bắt đầu:

Như với bất kỳ dự án nào, bạn cần xác định mục tiêu của mình về những gì check-in trên thiết bị di động cần làm cho bạn. Bạn muốn đạt được điều gì?

1. Thu thập dữ liệu khách hàng để tăng tốc quá trình check-in
2. Cần thu thập chi tiết thẻ tín dụng để thanh toán
3. Khả năng nâng cấp phòng hoặc các dịch vụ khác
4. Mở cửa hoặc phân phối mã khóa

Bằng cách xem xét từng giai đoạn riêng biệt, chúng ta có thể bắt đầu hiểu giải pháp nào phù hợp nhất cho khách sạn của bạn, vì mỗi tính năng đi kèm với những cảnh báo và chi phí.

Tích Hợp PMS

Để check-in trên thiết bị di động hoạt động, dữ liệu khách hàng cần phải có trong PMS một cách kịp thời và chính xác. Điều này có nghĩa là giải pháp cần có khả năng lấy dữ liệu từ PMS và lý tưởng nhất là gửi dữ liệu trở lại.

Nhiều nhà cung cấp PMS hỗ trợ kết nối với các hệ thống của bên thứ ba. Điều này thường được thực hiện thông qua API. API càng tốt và càng mở, bạn càng có thể chọn được nhiều giải pháp.

Thật không may, nhiều nhà cung cấp PMS (đặc biệt là những nhà cung cấp tại chỗ) thiếu các giao diện phù hợp. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn muốn triển khai check-in trên thiết bị di động, bạn cũng không thể làm được. Việc có một PMS đóng có thể ngăn bạn hiện đại hóa khách sạn của mình.

Các câu hỏi cần hỏi khi triển khai PMS:

• PMS của tôi có API mở không?
• Các nhà cung cấp check-in có thể gửi dữ liệu trở lại PMS của tôi không?
• Có phí sử dụng API không?
• Tất cả các nhà cung cấp có thể tích hợp không?

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu vai trò của bạn trong khách sạn yêu cầu bạn phải trực tuyến mọi lúc, thì PMS như Little Hotelier có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Ứng dụng di động của nó được thiết kế đặc biệt để giúp những người làm khách sạn phải đội đủ loại mũ, cho phép họ luôn nắm bắt tình hình dù họ đang ở quầy lễ tân, trong văn phòng, tại ngân hàng hay gặp gỡ các nhà đầu tư.

Biểu Mẫu Check-in

Khách sạn có những nhu cầu khác nhau khi thu thập dữ liệu từ khách hàng. Chúng có thể bao gồm:

• Xác minh rằng đặt phòng là chính xác
• Cho mục đích phân tích
• Chính phủ yêu cầu
• Mục đích tiếp thị
• Bán thêm

Bạn với tư cách là một chủ khách sạn có thể sẽ muốn chuyển đổi biểu mẫu giấy hiện có thành biểu mẫu kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là trình chỉnh sửa biểu mẫu check-in cần có khả năng tùy chỉnh cao để bạn có thể tạo bất kỳ trường nào trong biểu mẫu check-in của mình.

Nếu không, bạn sẽ không thể thay thế hoàn toàn các quy trình hiện tại mà không phải thỏa hiệp hoặc đi ngược lại luật pháp của chính phủ.

Hãy tìm những nhà cung cấp có các tùy chọn tùy chỉnh sẽ không giới hạn những gì bạn có thể đạt được.

Các câu hỏi quan trọng cần xem xét khi thêm biểu mẫu check-in vào check-in khách sạn trên thiết bị di động của bạn:

• Tôi có thể tùy chỉnh tất cả các trường không?
• Thiết kế có phù hợp với thương hiệu của tôi không?
• Tôi có thể bao gồm tùy chọn tham gia tiếp thị không?
• Khách có thể ký điện tử vào check-in không?
• Khách có thể cung cấp bản quét hộ chiếu/chứng minh thư của họ không?
• Họ cũng có thể check-in cho những khách đi cùng không?

Mẹo chuyên nghiệp: Công cụ đặt phòng của SiteMinder được thiết kế với những câu hỏi này trong đầu – và câu trả lời cho tất cả chúng là “có”. Một công cụ đặt phòng vững chắc là chìa khóa cho trải nghiệm đặt phòng suôn sẻ, vì vậy hãy nhớ tìm hiểu các tùy chọn của bạn với SiteMinder tại đây.

Thanh Toán

Đặt phòng của khách có thể được thanh toán trước, nhưng trong nhiều trường hợp, chúng được thanh toán một phần hoặc khách cần phải thanh toán đầy đủ tại chỗ.

Ngay cả khi thanh toán đã được thực hiện đầy đủ, bạn vẫn có thể muốn lấy thông tin chi tiết về thẻ tín dụng của khách nếu họ đặt dịch vụ hoặc vô tình làm hỏng thứ gì đó. Điều này có nghĩa là lấy thông tin chi tiết về thẻ tín dụng của khách là điều bắt buộc trong nhiều trường hợp.

Nhưng thuật ngữ “thanh toán bằng thẻ tín dụng” có thể có nhiều nghĩa khác nhau:

• Yêu cầu chi tiết thẻ bằng biểu mẫu
• Xác minh rằng thẻ tín dụng hợp lệ
• Dự trữ tiền trước
• Thực hiện thanh toán thực tế

Cố gắng quyết định những gì bạn muốn đạt được trước khi tiếp cận các nhà cung cấp khác nhau, vì khi bạn chấp nhận thanh toán, bạn cũng phải trả hoa hồng cho các cổng thanh toán, và trong nhiều trường hợp là cho nhà cung cấp check-in.

Những câu hỏi bạn cần xem xét:

• Check-in trên thiết bị di động sẽ chỉ khả dụng cho những khách hàng đã thanh toán?
• Khách của tôi có cần thực hiện thanh toán không?
• Hoa hồng cổng thanh toán là bao nhiêu?
• Nhà cung cấp check-in có lấy hoa hồng không?

Mẹo chuyên nghiệp: Chúng tôi biết điều cuối cùng bạn muốn giải quyết với tư cách là một chủ khách sạn là các vấn đề thanh toán. SiteMinder Pay, mô-đun thanh toán được đặt tên khéo léo của chúng tôi, giúp bạn dễ dàng tính phí những gì bạn cần, khi bạn cần, cho người bạn cần, tất cả đều tự động.

Truy Cập Cửa

Thách thức lớn nhất với tất cả các nhà cung cấp check-in trên thiết bị di động là cách khách mở cửa. Nhiều khách sạn trên khắp thế giới sử dụng hệ thống cửa mà rất ít hệ thống có thể tích hợp. Hoặc thậm chí tệ hơn, họ sử dụng chìa khóa vật lý. Điều này có nghĩa là các giải pháp kỹ thuật số gặp khó khăn trong việc làm cho quy trình hoàn toàn không tiếp xúc.

Lý tưởng nhất là khóa cửa cũng nên được hiện đại hóa, nhưng có những cách để chuyển sang kỹ thuật số ngay cả khi không cần nâng cấp tốn kém.

Nhiều cơ sở bắt đầu hiện đại hóa hệ thống truy cập của họ với một tầng duy nhất hoặc một loại phòng. Điều này có nghĩa là tất cả những khách sử dụng check-in trực tuyến sẽ luôn kết thúc ở đó. Sau đó, từ từ xây dựng từ đó và hiện đại hóa toàn bộ cơ sở.

Ngoài ra, nhiều tùy chọn có thể được kết hợp để bạn có thẻ khóa có mã PIN, chẳng hạn.

Dưới đây là một số ví dụ về quyền truy cập mà bạn có thể muốn xem xét với check-in khách sạn trên thiết bị di động của bạn.

Thẻ Khóa

Giải pháp được sử dụng phổ biến nhất trong khách sạn. Vấn đề với các giải pháp này là chúng chỉ cung cấp các tùy chọn kết nối hạn chế với các hệ thống bên ngoài và chúng đắt tiền.

ASSA Vingcard, rất phổ biến, cung cấp ứng dụng riêng cho quyền truy cập cửa. Khi bạn muốn sử dụng tùy chọn này, bạn cần phải phát chìa khóa vật lý ở quầy lễ tân hoặc có một ki-ốt phân phối thẻ.

Mô-đun Bluetooth

Một giải pháp khác là trang bị thêm các khóa hiện có bằng mô-đun hỗ trợ Bluetooth, vì vậy bạn có thể chạy hệ thống dựa trên thẻ khóa hiện có song song.

Điều này có nghĩa là bạn có thể cung cấp sự tiện lợi của việc mở cửa không tiếp xúc mà không cần phải thực hiện các nâng cấp tốn kém như thay đổi khóa hoặc thậm chí cửa, và vẫn giữ thiết lập thẻ khóa hiện có của mình.

Sau đó, cửa có thể được mở bằng ứng dụng trên điện thoại của khách hoặc thông qua một ứng dụng web tập trung có thể mở cửa.

Khóa Mã PIN

Điều này đã được sử dụng rộng rãi trong thế giới nhà trọ và cho thuê kỳ nghỉ. Tùy chọn PIN có nghĩa là khách có thể vào phòng ngay cả khi điện thoại của họ hết pin hoặc họ bị mất thẻ khóa.

Các mã PIN này được quản lý qua WiFi và hoạt động giống như thẻ khóa. Một mã PIN được gán cho một cửa với thời gian tồn tại. Điều này có nghĩa là những khách trước đó sẽ không thể vào phòng sau ngày khởi hành của họ. Ngoài ra, bạn có thể gán một mã chủ cho nhân viên khách sạn.

Chìa Khóa Vật Lý

Nhiều cơ sở nhỏ hơn vẫn sử dụng chìa khóa vật lý và không có lợi ích kinh doanh thực sự nào để thay đổi chúng. Bạn có thể sử dụng hộp lưu trữ có quyền truy cập mã để lưu trữ chìa khóa; không phải là một giải pháp lý tưởng, nhưng là một bước trung gian tốt.

Nếu cơ sở của bạn nhỏ, bạn có thể chuẩn bị chìa khóa trong phong bì hoặc két an toàn mã PIN và đưa ra hướng dẫn qua email.

Các Giải Pháp Check-in Khách Sạn Trên Điện Thoại Di Động

Ở đây chúng ta xem xét các loại giải pháp khác nhau hiện có. Đương nhiên, mỗi nhà cung cấp đều có những sắc thái riêng. Có rất nhiều giải pháp khác nhau ngoài kia. Mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.

Giải Pháp Dựa Trên Web

Đây là những giải pháp không yêu cầu người dùng cài đặt bất cứ thứ gì. Chỉ cần nhấp vào từ email và mọi thứ đều hoạt động.

Lợi ích của các giải pháp dựa trên web là bạn có thể thiết lập và chạy chúng rất dễ dàng và chi phí trả trước về thời gian và tiền bạc thấp hơn đáng kể.

Nhiều nhà cung cấp PMS đã có một mức độ chức năng nào đó trong lĩnh vực này, nhưng bạn có thể sử dụng các bên thứ ba chuyên về điều này.

Việc triển khai các giải pháp check-in khách sạn trên thiết bị di động đi kèm với một loạt các lợi ích. Thứ nhất, chúng dễ triển khai, không yêu cầu đào tạo sâu rộng hoặc đại tu lớn cho các hệ thống hiện có của bạn. Điều này làm cho chúng trở thành một tùy chọn hiệu quả về chi phí cho các khách sạn muốn hiện đại hóa trải nghiệm của khách mà không tốn quá nhiều chi phí.

Bản chất thân thiện với người dùng của các giải pháp này là một ưu điểm quan trọng khác; khách hàng thấy chúng rất dễ sử dụng, góp phần mang lại trải nghiệm đến suôn sẻ và không rắc rối. Ngoài ra, các hệ thống này được thiết kế để tương thích phổ biến, loại bỏ những lo ngại về khả năng tương thích của thiết bị hoặc phần mềm.

Tuy nhiên, có một vài điều cần lưu ý. Một nhược điểm đáng chú ý là nếu không có nâng cấp, các hệ thống này có thể gặp khó khăn trong việc tạo điều kiện cho việc vào phòng không cần chìa khóa, điều này đang ngày càng được khách mong đợi. Hơn nữa, sự cần thiết của email của khách để tạo điều kiện cho check-in trên thiết bị di động có thể là một hạn chế, đặc biệt trong những trường hợp khách không muốn chia sẻ địa chỉ email của họ.

Để hoàn thiện trải nghiệm check-in trên thiết bị di động, các giải pháp này có thể được kết hợp hiệu quả với một ki-ốt cung cấp giải pháp dựa trên web, cung cấp một phương pháp check-in thay thế cho khách và tăng thêm hiệu quả tổng thể của quy trình.

Ki-ốt Check-in

Nhiều khách sạn chọn ki-ốt vì sự hấp dẫn vật lý của chúng và mọi người đã quen với việc sử dụng chúng ở sân bay. Bạn đặt chúng trong sảnh, hướng dẫn khách sử dụng chúng và chúng thường hoạt động tốt.

Ki-ốt check-in trong khách sạn đi kèm với một bộ ưu điểm và nhược điểm riêng. Về mặt tích cực, chúng đặc biệt có lợi cho việc phân phối thẻ khóa, cung cấp một cách truyền thống nhưng hiệu quả để đảm bảo khách có quyền truy cập vật lý vào phòng của họ.

Chúng cũng dễ tiếp cận hơn đối với những khách có thể không có địa chỉ email hoặc những người không muốn sử dụng các giải pháp check-in kỹ thuật số. Hơn nữa, sự hiện diện của một ki-ốt đảm bảo rằng khách sạn có thể xác minh sự hiện diện vật lý của khách tại cơ sở, thêm một mức độ bảo mật và cá nhân hóa vào quy trình check-in.

Tuy nhiên, có một số nhược điểm cần xem xét. Từ góc độ của khách, trừ khi có nhiều ki-ốt có sẵn, yếu tố tiện lợi có thể không cao hơn đáng kể so với các quy trình check-in truyền thống, đặc biệt nếu hình thành hàng đợi trong thời gian cao điểm. Chi phí triển khai công nghệ ki-ốt có thể khá cao, nếu xét đến khoản đầu tư ban đầu vào phần cứng và phần mềm.

Ngoài ra, chi phí bảo trì liên tục có thể cao hơn so với các giải pháp kỹ thuật số đơn giản hơn, đòi hỏi phải bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động trơn tru. Những yếu tố này cần được cân nhắc cẩn thận so với các lợi ích tiềm năng để xác định tính khả thi của ki-ốt cho bất kỳ khách sạn cụ thể nào.

Với ki-ốt check-in, những người làm khách sạn được hưởng lợi, nhưng không phải khách hàng. Họ vẫn phải đợi trong sảnh và ki-ốt là một điểm tiếp xúc khác mà khách sẽ muốn tránh.

Giải Pháp Dựa Trên Ứng Dụng Di Động

Thị trường có rất nhiều nhà cung cấp cho phép khách check-in, bán thêm hoặc cung cấp phản hồi trên ứng dụng của họ. Ứng dụng check-in khách sạn trên thiết bị di động có thêm lợi ích là hoạt động ngoại tuyến và có trải nghiệm rất trực quan.

Một khảo sát của J.D. Power cho thấy một số lượng đáng kể khách (38 phần trăm) thậm chí không sử dụng ứng dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn của họ.

Nhưng có một vấn đề chính – khách cần tải xuống ứng dụng.

Các giải pháp dựa trên ứng dụng di động để check-in khách sạn mang đến trải nghiệm năng động và tương tác cho khách, nâng cao sự tham gia của họ với khách sạn ngay từ đầu. Các ứng dụng này thường đi kèm với các khả năng ngoại tuyến, đảm bảo chức năng ngay cả ở những khu vực có kết nối internet kém.

Một lợi thế khác là tiềm năng cho các ứng dụng này để cho phép vào không cần chìa khóa, cho phép khách sử dụng điện thoại của họ để mở khóa cửa phòng của họ, điều này làm tăng thêm sự tiện lợi và hiện đại cho kỳ nghỉ của họ.

Tuy nhiên, có một số thách thức liên quan đến các giải pháp dựa trên ứng dụng. Một trở ngại đáng kể là rào cản cài đặt đáng kể; khách cần tải xuống ứng dụng, điều này có thể ngăn cản những người miễn cưỡng cài đặt phần mềm mới trên thiết bị của họ. Ngoài ra, các vấn đề về khả năng tương thích của điện thoại có thể phát sinh, vì không phải tất cả khách đều có điện thoại thông minh có khả năng chạy ứng dụng hiệu quả.

Quá trình thiết lập cho các hệ thống này cũng phức tạp hơn so với các giải pháp kỹ thuật số khác, cả cho khách sạn về mặt triển khai và cho khách về mặt sử dụng. Những yếu tố này cần được xem xét cẩn thận khi quyết định xem giải pháp check-in dựa trên ứng dụng có phải là lựa chọn phù hợp cho khách sạn hay không.

Và điều đó tạo ra một rào cản đáng kể, nhưng điều đó không có nghĩa là đó là một ý tưởng tồi. Nếu chuỗi khách sạn của bạn lớn và bạn có nhiều khách hàng trung thành, thì có thể hợp lý để bạn có một ứng dụng check-in khách sạn trên thiết bị di động.

Có rất nhiều loại giải pháp khác nhau với các mức giá khác nhau. Và đôi khi yếu tố hạn chế có thể hoàn toàn là một thứ khác như PMS của bạn thiếu các tùy chọn kết nối hoặc khóa cửa đã lỗi thời.