BEO là gì? Mẫu và Ví dụ về Banquet Event Order (BEO) | SiteMinder

Trong ngành dịch vụ khách sạn và tổ chức sự kiện, Banquet Event Order (BEO) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về BEO, bao gồm định nghĩa, tầm quan trọng, cách tạo và sử dụng BEO hiệu quả.

BEO là gì? Định nghĩa và Giải thích

BEO (viết tắt của Banquet Event Order) là một tài liệu chi tiết mô tả tất cả các khía cạnh của một sự kiện được tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc các địa điểm tương tự. Nó được sử dụng bởi các khách sạn, công ty cung cấp dịch vụ ăn uống và các chuyên gia trong ngành khách sạn để phối hợp và thực hiện các sự kiện.

Về cơ bản, BEO là một thỏa thuận bằng văn bản giữa khách sạn và khách hàng, trong đó xác định rõ các chi tiết cụ thể của sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, số lượng khách, thực đơn, cách bố trí phòng, yêu cầu về thiết bị nghe nhìn và các hướng dẫn đặc biệt khác.

Tại sao BEO quan trọng?

BEO đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Đảm bảo sự rõ ràng và chính xác: BEO cung cấp một bản ghi chính thức về tất cả các chi tiết của sự kiện, giúp tránh sự hiểu lầm và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng một thông tin.
• Phối hợp các bộ phận khác nhau: BEO được sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau trong khách sạn, bao gồm bộ phận bán hàng, bộ phận bếp, bộ phận phục vụ, bộ phận kỹ thuật và bộ phận quản lý sự kiện. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều làm việc cùng nhau để thực hiện sự kiện một cách suôn sẻ.
• Quản lý rủi ro: BEO giúp xác định và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến sự kiện. Ví dụ, nó có thể bao gồm các điều khoản về trách nhiệm pháp lý, bảo hiểm và các biện pháp an toàn.
• Đo lường hiệu quả: BEO có thể được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu quả của sự kiện. Nó có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong tương lai.

BEO khác gì so với Catering Event Order?

Mặc dù thuật ngữ “catering event order” đôi khi được sử dụng thay cho “banquet event order“, nhưng nó thường đề cập đến một loại BEO cụ thể mô tả nhu cầu về dịch vụ ăn uống của một sự kiện. Nói cách khác, catering event order là một phần của BEO, tập trung vào các chi tiết liên quan đến thực phẩm và đồ uống.

Các thành phần chính của một BEO

Một BEO đầy đủ thường bao gồm các thành phần sau:

• Thông tin sự kiện: Tên sự kiện, ngày, giờ, địa điểm.
• Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, thông tin liên hệ.
• Số lượng khách: Số lượng khách dự kiến, số lượng khách tối thiểu được đảm bảo.
• Thực đơn: Chi tiết về thực đơn, bao gồm các món ăn, đồ uống, các yêu cầu đặc biệt về chế độ ăn uống.
• Cách bố trí phòng: Sơ đồ bố trí phòng, bao gồm vị trí của bàn ghế, sân khấu, thiết bị nghe nhìn.
• Yêu cầu về thiết bị nghe nhìn: Danh sách các thiết bị nghe nhìn cần thiết, bao gồm máy chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, micro.
• Trang trí: Chi tiết về trang trí, bao gồm hoa, khăn trải bàn, ánh sáng.
• Dịch vụ bổ sung: Các dịch vụ bổ sung khác, chẳng hạn như dịch vụ trông xe, dịch vụ bảo vệ.
• Giá cả và thanh toán: Tổng chi phí của sự kiện, các điều khoản thanh toán.
• Điều khoản và điều kiện: Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, bao gồm chính sách hủy bỏ, trách nhiệm pháp lý.

Hướng dẫn từng bước để tạo một BEO hiệu quả

Để tạo một BEO hiệu quả, hãy làm theo các bước sau:

1. Gặp gỡ khách hàng để thu thập thông tin

Bước đầu tiên là gặp gỡ khách hàng để thảo luận về nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện. Điều này bao gồm việc xác định loại sự kiện, số lượng khách, ngân sách và các yêu cầu đặc biệt khác.

2. Tạo một bản nháp BEO

Sau khi bạn đã thu thập đủ thông tin, hãy tạo một bản nháp BEO. Bản nháp này nên bao gồm tất cả các thành phần chính của BEO, như đã đề cập ở trên.

3. Xem xét và chỉnh sửa BEO với khách hàng

Chia sẻ bản nháp BEO với khách hàng và yêu cầu họ xem xét và cung cấp phản hồi. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng BEO đáp ứng tất cả các nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

4. Hoàn thiện BEO

Sau khi bạn đã nhận được phản hồi từ khách hàng, hãy hoàn thiện BEO và gửi cho khách hàng để ký. BEO đã ký sẽ là một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa khách sạn và khách hàng.

5. Phân phối BEO cho các bộ phận liên quan

Sau khi BEO đã được ký, hãy phân phối nó cho tất cả các bộ phận liên quan trong khách sạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều biết về các chi tiết của sự kiện và có thể phối hợp để thực hiện sự kiện một cách suôn sẻ.

Lưu ý quan trọng: Số lượng khách

Số lượng khách là một trong những chi tiết quan trọng nhất trong BEO. Nó ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của sự kiện, bao gồm kích thước địa điểm, cách bố trí chỗ ngồi, số lượng thức ăn và đồ uống cần thiết. Hãy cố gắng lấy được một con số chính xác nhất từ khách hàng.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Đảm bảo rằng BEO đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý liên quan, chẳng hạn như các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn và luật dịch vụ rượu, để tránh các trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn.

Tránh những sai sót thường gặp

Kiểm tra kỹ mọi chi tiết để ngăn ngừa những sai sót đơn giản như sai thời gian, tài liệu chưa ký và các yêu cầu đặc biệt bị bỏ qua.

Đào tạo nhân viên về quản lý BEO hiệu quả

Đào tạo nhân viên về cách đọc và thực hiện BEO để đảm bảo mọi sự kiện được thực hiện suôn sẻ và thành công.

Ví dụ về Banquet Event Order cho Khách sạn

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể về một bữa tiệc trao giải của một công ty công nghệ được tổ chức tại phòng khiêu vũ lớn của một khách sạn.

Có 200 người tham dự dự kiến, với sự kiện được lên kế hoạch từ 18:00 đến 23:00. BEO bao gồm các chi tiết cụ thể về các khoảnh khắc quan trọng: đồ uống chào mừng với món khai vị từ 18:00 đến 19:00, bữa tối ba món có chỗ ngồi bắt đầu lúc 19:15 và buổi lễ trao giải ngắn gọn lúc 20:30.

Tài liệu chỉ định cách bố trí phòng khiêu vũ với các bàn tròn cho 10 người. Nó liệt kê một bục giảng và hỗ trợ nghe nhìn cho các bài thuyết trình. Các yêu cầu đặc biệt về chế độ ăn uống được ghi chú cho một số khách nhất định.

Được ký bởi cả khách hàng và khách sạn, BEO đóng vai trò là tài liệu hướng dẫn cho khách sạn, và cụ thể hơn là đội ngũ tổ chức sự kiện.

Mẫu Banquet Event Order cho Khách sạn

Một mẫu BEO (rất cơ bản) cho sự kiện trên có thể trông như thế này:

Thông tin sự kiện

• Tên sự kiện: Bữa tiệc trao giải của công ty
• Ngày: 15 tháng 11 năm 2024
• Thời gian: 18:00 – 23:00
• Địa điểm: Phòng Khiêu vũ Lớn
• Liên hệ khách hàng: Sarah Johnson, +00 000 000 000

Chi tiết khách

• Số lượng khách: 200
• Chỗ ngồi: Bàn tròn cho 10 người

Lịch trình sự kiện

• Tiếp tân: 18:00 – 19:00
  • Cocktail, rượu vang, nước ngọt, món khai vị
• Bữa tối: 19:15
  • Bữa ăn ba món (món khai vị, món chính, món tráng miệng)
• Lễ trao giải: 20:30
  • AV: Bục giảng, máy chiếu, màn hình

Yêu cầu đặc biệt

• Nhu cầu ăn kiêng: Được ghi chú theo yêu cầu của khách

Phê duyệt của khách hàng

• Chữ ký: ____________

Ngày: ____________

Phần mềm Quản lý Banquet Event Order

Một câu trả lời đơn giản hơn cho câu hỏi “làm thế nào để BEO” là với sự trợ giúp của phần mềm banquet event order. Các công cụ BEO được xây dựng có mục đích tốt nhất sẽ cung cấp:

• Lập lịch sự kiện và tích hợp lịch
• Mẫu có thể tùy chỉnh
• Tính năng quản lý khách hàng và khách
• Quản lý thực đơn và hàng tồn kho
• Cập nhật theo thời gian thực và công cụ cộng tác
• Báo cáo và phân tích

Ví dụ về phần mềm BEO

Một số phần mềm phổ biến bao gồm Planning Pod và Tripleseat, cung cấp các tính năng toàn diện để quản lý tất cả các khía cạnh của BEO, từ lập lịch đến quản lý thực đơn và báo cáo.

Kết luận

Banquet Event Order (BEO) là một công cụ quan trọng để quản lý sự kiện trong ngành khách sạn. Bằng cách tạo và sử dụng BEO hiệu quả, các khách sạn có thể đảm bảo rằng các sự kiện của họ diễn ra suôn sẻ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại trải nghiệm đáng nhớ.