Hướng Dẫn Chi Tiết Về Các Bộ Phận Trong Khách Sạn Và Chức Năng Của Chúng
Giới thiệu về các bộ phận trong khách sạn
Các bộ phận trong khách sạn là các khu vực làm việc cụ thể bên trong một khách sạn, mỗi khu vực phục vụ các mục đích khác nhau. Các bộ phận này rất cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các công việc giúp khách sạn hoạt động trơn tru và chăm sóc khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả. Ví dụ, có thể kể đến bộ phận kinh doanh, bộ phận ẩm thực, hoặc bộ phận buồng phòng, cùng với nhiều bộ phận khác.
Một khách sạn giống như một con thiên nga bơi trên hồ. Ngay cả khi mọi thứ có vẻ yên bình trên bề mặt (tức là ở quầy lễ tân), vẫn có rất nhiều hoạt động diễn ra phía sau để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Vậy ai là những người đảm bảo rằng một khách sạn hoạt động đúng cách? Các bộ phận khác nhau của khách sạn nằm ở đâu và chính xác thì họ làm gì?
Nếu bạn mới bước chân vào ngành khách sạn, đang mở một cơ sở mới hoặc mở rộng thương hiệu của mình, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tất cả các bộ phận quan trọng trong một khách sạn và chức năng của chúng, cũng như các vai trò khác nhau trong ngành khách sạn.
Mục lục:
8 bộ phận chính của một khách sạn là gì?
Một số bộ phận khách sạn phổ biến hơn và quan trọng hơn những bộ phận khác. Dưới đây là danh sách 14 bộ phận khác nhau của khách sạn, nhưng trong số này, 8 bộ phận nào xứng đáng được tập trung nhất? Tùy thuộc vào quy mô, hình dạng và dịch vụ của khách sạn, 8 bộ phận chính có thể là:
- Bộ phận tiền sảnh
- Bộ phận quản lý
- Bộ phận buồng phòng
- Bộ phận ẩm thực
- Bộ phận bếp và sản xuất thực phẩm
- Bộ phận bảo trì
- Bộ phận kế toán và tài chính
- Bộ phận an ninh
Vậy những bộ phận nào thực sự quan trọng đối với khách sạn của bạn? Để tìm hiểu nơi bạn nên tập trung sự chú ý và nỗ lực của mình, hãy xem xét kỹ hơn các bộ phận khác nhau của khách sạn và chức năng của chúng.
Bộ phận tiền sảnh (Front Office Department)
Bộ phận tiền sảnh còn có thể được gọi là lễ tân, khu vực trước nhà hoặc quầy lễ tân. Trong số các bộ phận khác nhau của khách sạn, đây là bộ phận tương tác nhiều nhất với khách. Trên thực tế, đây là bộ phận đầu tiên và cuối cùng mà họ tương tác.
Các chức danh công việc và vai trò trong bộ phận tiền sảnh khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại hình khách sạn. Tuy nhiên, một số vị trí bạn có thể tìm thấy ở tiền sảnh bao gồm:
- Nhân viên lễ tân
- Nhân viên hướng dẫn khách (Concierge)
- Nhân viên đặt phòng
- Quản lý khách sạn (hoặc quản lý tiền sảnh)
- Trợ lý quản lý khách sạn (hoặc trợ lý quản lý tiền sảnh)
- Quản lý ca đêm (hoặc kiểm toán viên đêm)
- Người khuân vác
Nhiệm vụ của các vai trò này có thể khác nhau đáng kể nhưng nhiều nhiệm vụ cũng trùng lặp. Dịch vụ khách hàng là mục đích chính của các vai trò này, vì vậy bộ phận phải được thiết kế theo cách cho phép tương tác khách hàng dễ dàng và thoải mái.
Chức năng của bộ phận tiền sảnh trong khách sạn
Là bộ phận dịch vụ khách hàng chính trong một khách sạn, các chức năng của bộ phận tiền sảnh bao gồm:
- Trả lời điện thoại
- Nhận đặt phòng qua điện thoại
- Chào đón khách khi đến
- Làm thủ tục nhận phòng cho khách
- Làm thủ tục trả phòng cho khách
- Hỗ trợ khách thay đổi đặt phòng
- Đặt chỗ nhà hàng và đặt taxi thay cho khách
- Hỗ trợ khách mang hành lý
- Xử lý sự cố và giải quyết mọi khiếu nại của khách
Khu vực tiền sảnh của khách sạn nên có chỗ ngồi thoải mái trong trường hợp khách cần đợi. Nó cũng nên có không gian cho nhiều trạm dịch vụ khách hàng để đảm bảo việc nhận phòng diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Đối với các khách sạn có dịch vụ hướng dẫn khách, lý tưởng nhất là nên có một không gian riêng để tránh hàng đợi dài và quá đông đúc. Tuy nhiên, điều này có thể được đặt cạnh quầy lễ tân để đảm bảo sự phối hợp và làm việc nhóm trong thời gian bận rộn.
Nhân viên tiền sảnh cần có quyền truy cập dễ dàng và tức thời vào hệ thống đặt phòng của khách sạn cũng như hệ thống liên lạc nội bộ để họ có thể nhanh chóng giải quyết mọi thắc mắc mà khách có.
Bộ phận quản lý khách sạn (Hotel Management Department)
Ngoài các quản lý tiền sảnh và quản lý ca đêm, nhân viên quản lý của khách sạn phần lớn không được khách nhìn thấy. Tuy nhiên, đội ngũ này có nhiệm vụ giám sát tất cả các khía cạnh hoạt động của khách sạn. Từ việc thuê tất cả nhân viên đến lên lịch bảo trì đến tạo ra các chiến lược quản lý doanh thu mới, đội ngũ quản lý khách sạn cực kỳ bận rộn.
Một lần nữa, các chức danh công việc cụ thể và số lượng nhân viên trong đội ngũ quản lý sẽ khác nhau giữa các khách sạn. Tuy nhiên, một số vai trò quan trọng trong bộ phận quản lý khách sạn có thể bao gồm:
- Tổng quản lý khách sạn
- Quản lý vận hành
- Quản lý ca đêm
- Quản lý tiền sảnh
- Trợ lý quản lý tiền sảnh
- Giám đốc mua hàng
- Quản lý doanh thu
- Quản lý kinh doanh
- Giám đốc marketing
- Quản lý nhân sự
- Quản lý IT
- Quản lý an ninh
- Quản lý cơ sở vật chất
- Quản lý vệ sinh
- Quản lý spa
- Quản lý nhà hàng
Cần lưu ý rằng mặc dù tất cả các vai trò này kết hợp để tạo thành đội ngũ quản lý cốt lõi cho các chức năng của khách sạn, nhưng hầu hết chúng cũng giao thoa với các bộ phận khác nhau của khách sạn. Một không gian văn phòng mở có thể có lợi vì nó cho phép giao tiếp dễ dàng giữa các bộ phận.
Tuy nhiên, điều này nên được đánh giá và cân bằng với các chức năng công việc cụ thể. Ví dụ, giám đốc mua hàng có thể được hưởng lợi khi ở cùng văn phòng với quản lý doanh thu, nhưng giám đốc marketing sẽ không có nhiều (nếu có) sự giao thoa về nhiệm vụ với quản lý vệ sinh.
Do đó, việc nhóm các đội ngũ quản lý khác nhau vào các không gian văn phòng khác nhau có thể mang lại nhiều lợi ích hơn. Cho dù đội ngũ quản lý khách sạn ngồi trong cùng một phòng hay trải rộng trên các văn phòng và địa điểm khác nhau, một hệ thống liên lạc kỹ thuật số tập trung là điều cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận phối hợp và cộng tác hiệu quả.
Bộ phận buồng phòng (Hotel Housekeeping Department)
Bộ phận buồng phòng trong các doanh nghiệp khách sạn chịu trách nhiệm làm sạch khách sạn. Mặc dù không trực tiếp giao dịch với khách hàng, trong số các bộ phận khác nhau trong một khách sạn và chức năng của chúng, bộ phận buồng phòng của một khách sạn là một trong những bộ phận có tác động tinh tế nhất, vì một sợi tóc lạc lõng có thể làm phiền khách hàng và ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Các vai trò trong bộ phận buồng phòng của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô và dịch vụ của khách sạn của bạn. Các khách sạn lớn hơn có thể có các đội ngũ buồng phòng chuyên dụng chịu trách nhiệm về phòng, không gian công cộng, nhà bếp và khu vực ngoài trời. Các khách sạn nhỏ hơn có thể có một đội ngũ buồng phòng tổng quát hơn đảm nhận tất cả các nhiệm vụ làm sạch.
Một số công việc trong bộ phận buồng phòng của một khách sạn bao gồm:
- Nhân viên phục vụ phòng hoặc nhân viên dọn phòng
- Quản lý vệ sinh
- Giám sát viên tầng
- Giám sát viên khu vực công cộng
- Trợ lý quản lý vệ sinh
- Giám sát viên giặt là
- Nhân viên giặt là
- Giám sát viên đồ vải
- Nhân viên phòng đồ vải
- Nhân viên khu vực công cộng
Chức năng của bộ phận buồng phòng khách sạn
Mặc dù vai trò có thể khác nhau giữa các khách sạn, nhưng các nhiệm vụ chính của bộ phận buồng phòng thường bao gồm:
- Làm sạch các khu vực công cộng trong khách sạn (hành lang, sảnh, thang máy, v.v.)
- Làm sạch phòng khách
- Làm sạch văn phòng và không gian phía sau
- Thay khăn trải giường và khăn tắm
- Dọn giường
- Bổ sung đồ uống trong tủ lạnh mini
- Bổ sung đồ dùng phòng tắm
- Đổ rác
- Thu gom và giao đồ giặt là
- Thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng
- Báo cáo các vấn đề cho đội ngũ bảo trì
- Giặt, sấy, gấp và ủi đồ giặt
Buồng phòng là một bộ phận nằm ở mọi khu vực của khách sạn. Về mặt chức năng xây dựng khách sạn, việc có các trạm buồng phòng và tủ cung cấp trên mỗi tầng cũng như các cơ sở phía sau tập trung cho giặt là, v.v. là rất hữu ích. Tuy nhiên, các khách sạn nhỏ hơn có thể chỉ cần một tủ cung cấp ở một vị trí tập trung.
Bộ phận ẩm thực (Hotel Food & Beverage Department)
Bộ phận ẩm thực của một khách sạn có thể bao gồm mọi thứ, từ dịch vụ phòng đến quản lý nhà hàng. Từ việc mua sản phẩm và định giá thực đơn đến nhận đơn đặt hàng và phục vụ khách hàng, có rất nhiều việc phải làm để bộ phận ẩm thực hoạt động tốt.
Các vị trí quản lý trong bộ phận ẩm thực của khách sạn bao gồm:
- Quản lý nhà hàng
- Bếp trưởng điều hành
- Quản lý bếp
Các khách sạn lớn có thể có một số quán bar và không gian ăn uống, trong trường hợp đó sẽ có một đội ngũ quản lý lớn hơn.
Các quản lý ẩm thực cần có khả năng phối hợp và giao tiếp với nhân viên quản lý khách sạn đồng thời tập trung vào cơ sở riêng của họ. Do đó, một không gian văn phòng cạnh nhà bếp thường là функционал nhất.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận ẩm thực trong khách sạn
Bộ phận ẩm thực của một khách sạn chịu trách nhiệm cho tất cả mọi thứ liên quan đến thực phẩm và đồ uống trong doanh nghiệp, từ việc cung cấp đồ ăn nhẹ trong tủ lạnh mini đến cung cấp dịch vụ phòng đến đảm bảo các quán bar và nhà hàng tại chỗ hoạt động suôn sẻ.
Bộ phận này là bộ phận đối mặt với khách hàng, vì vậy họ có trách nhiệm đảm bảo khách có một trải nghiệm tuyệt vời, bao gồm cả việc tiếp nhận phản hồi và giải quyết vấn đề.
Bộ phận này thường chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận của riêng mình (dưới sự giám sát của quản lý khách sạn). Nó có thể làm việc với bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận marketing của khách sạn để thu hút thêm khách hàng, bao gồm cả những người không ở lại khách sạn.
Mặc dù bộ phận ẩm thực cuối cùng chịu trách nhiệm làm sạch và bảo trì các khu vực dưới sự kiểm soát của mình, nhưng nó có thể làm việc với bộ phận buồng phòng và bảo trì để thực hiện công việc thực tế.
Bộ phận bếp và sản xuất thực phẩm (Hotel Kitchen and Food Production Department)
Từ việc chuẩn bị dịch vụ phòng đến bữa sáng tự chọn đến ăn uống tại nhà hàng, nhà bếp tại một khách sạn là một nơi rất bận rộn. Bếp có thể cực kỳ căng thẳng và một bố cục tồi có thể có tác động đáng kể đến hoạt động. Vì vậy, nếu bạn đang thiết kế một nhà bếp khách sạn từ đầu, hãy đảm bảo bạn tham khảo ý kiến của bếp trưởng điều hành và quản lý bếp của bạn trước khi bạn cam kết bất cứ điều gì.
Khi thiết kế một nhà bếp trong một khách sạn, hãy đảm bảo bạn có không gian cho:
- Lưu trữ thực phẩm (bao gồm phòng mát, tủ đông và phòng đựng thức ăn)
- Lưu trữ thiết bị làm sạch
- Khu vực chuẩn bị thực phẩm
- Khu vực nấu ăn
- Khu vực rửa bát
- Khu vực phục vụ (cho bồi bàn lấy bát đĩa mang cho khách)
Kích thước và loại nhà bếp bạn có sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố. Tuy nhiên, theo quy tắc chung, các chuyên gia khuyên rằng đối với mỗi chỗ ngồi trong nhà hàng, nên phân bổ ít nhất 5 mét vuông không gian bếp.
Bộ phận bảo trì (Maintenance Department in a hotel)
Hầu hết mọi người cho rằng bộ phận bảo trì khách sạn được gọi đến khi có điều gì đó cần sửa chữa. Và mặc dù điều này là đúng, nhưng còn nhiều điều hơn thế nữa. Trên thực tế, hầu hết công việc cho một bộ phận quản lý cơ sở vật chất hoặc bảo trì thực sự là bảo trì theo lịch trình hoặc phòng ngừa. Điều này có nghĩa là thường xuyên thực hiện kiểm tra và bảo trì để đảm bảo rằng mọi thứ luôn tuân thủ các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn và không đạt đến mức cần thiết phải bảo trì khắc phục hoặc khẩn cấp.
Từ việc vặn bóng đèn đến sửa tủ lạnh, bảo trì khách sạn bao gồm một loạt các nhiệm vụ và ngành nghề. Do đó, bộ phận này cần có đủ không gian để lưu trữ dụng cụ và thiết bị. Đối với các khách sạn lớn hơn, cũng rất hữu ích khi có một không gian xưởng nhỏ với một văn phòng liền kề cho người quản lý cơ sở vật chất hoặc giám sát viên bảo trì.
Để đảm bảo sự gián đoạn tối thiểu cho khách và hoạt động của khách sạn, bộ phận bảo trì cũng phải có quyền truy cập theo thời gian thực vào các yêu cầu bảo trì và cập nhật lịch trình.
Bộ phận kế toán (Hotel accounting department)
Bộ phận kế toán khách sạn trong một khách sạn giám sát tất cả các khoản thanh toán đến và đi. Từ việc xử lý hóa đơn đến lập báo cáo ngân sách đến trả lương cho nhân viên, đội ngũ kế toán khách sạn có thể cực kỳ bận rộn. Đôi khi, họ sẽ làm việc chặt chẽ với tổng quản lý cũng như các trưởng bộ phận khác. Do đó, một chỗ ngồi trong một văn phòng không gian mở hoặc một văn phòng yên tĩnh liền kề với nhân viên quản lý khác là rất hữu ích cho bộ phận này.
Bộ phận an ninh (Hotel security department)
Các vai trò trong bộ phận an ninh khách sạn có thể bao gồm:
- Nhân viên an ninh
- Giám sát viên an ninh
- Quản lý an ninh (hoặc giám đốc an ninh)
Tất nhiên, số lượng an ninh tại chỗ hoàn toàn phụ thuộc vào loại hình và quy mô của khách sạn. Ví dụ, không có khả năng một khách sạn boutique nhỏ ở vùng nông thôn sẽ cần một đội gồm mười nhân viên an ninh trừ khi họ đang mong đợi một chuyến thăm từ những người nổi tiếng hạng A.
Đối với một số khách sạn, một vị trí thoải mái ở tiền sảnh cho một nhân viên an ninh và một phòng ở phía sau cho một nhân viên khác với màn hình sẽ là đủ. Nhiều khách sạn nhỏ hơn cũng thuê ngoài các dịch vụ an ninh của họ.
Bộ phận nhân sự (Hotel human resources department)
Giống như bộ phận kế toán, nhân sự ở các khách sạn lớn có thể rất bận rộn. Từ việc tuyển dụng nhân viên mới đến điều phối hợp đồng, nhân sự thường có rất nhiều thủ tục giấy tờ phải giải quyết. Vì bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các quyền của người lao động được tuân thủ mọi lúc, họ sẽ thường xuyên cộng tác với các quản lý cấp cao khác và cần được cập nhật về lịch trình làm việc và giờ làm việc của nhân viên. Ở các khách sạn lớn hơn, điều này có thể liên quan đến việc giám sát hàng chục nếu không phải hàng trăm người. Do đó, một không gian văn phòng có hoặc gần các trưởng bộ phận khác có thể hữu ích.
Bộ phận kinh doanh và đặt phòng (Hotel sales and reservations department)
Mục tiêu chính của bộ phận kinh doanh và đặt phòng khách sạn là tăng số lượng đặt phòng và tăng doanh thu. Tùy thuộc vào quy mô của khách sạn, bộ phận này có thể có cả quản lý doanh thu và quản lý kinh doanh, hoặc một người phụ trách cả hai. Ở các khách sạn nhỏ, các vai trò này thậm chí có thể là một phần trong nhiệm vụ của tổng quản lý khách sạn.
Để tăng doanh thu, bộ phận này liên tục phân tích thị trường cũng như các chỉ số hiệu suất chính của khách sạn. Từ dự báo tài chính đến nghiên cứu đối thủ cạnh tranh đến đàm phán với các nhà cung cấp bên thứ ba, họ liên tục tìm kiếm những cách mới để tăng số lượng đặt phòng cho khách sạn.
Để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, những người trong bộ phận kinh doanh và đặt phòng phải làm việc chặt chẽ với đội ngũ marketing cũng như đội ngũ quản lý cấp cao. Do đó, một bàn làm việc ở phía sau văn phòng gần các bộ phận này sẽ có lợi.
Bộ phận marketing (Hotel marketing department)
Một lần nữa, tùy thuộc vào quy mô của khách sạn, bộ phận này có thể bao gồm một đội ngũ nhân viên hoặc nó chỉ có thể là một ban nhạc một người. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, vai trò của marketing có thể là một phần trong nhiệm vụ của đội ngũ quản lý cấp cao.
Mục tiêu chính của một bộ phận marketing khách sạn là quảng bá khách sạn và tạo hoặc duy trì một hình ảnh công chúng tích cực thông qua xây dựng thương hiệu, quảng bá trên mạng xã hội và PR. Họ phải phối hợp và cộng tác với đội ngũ kinh doanh & đặt phòng, đội ngũ sự kiện và quản lý cấp cao. Do đó, một không gian văn phòng trong tầm tay dễ dàng của các đội ngũ này sẽ là lý tưởng.
Bộ phận mua hàng (Hotel purchase department)
Đội ngũ mua hàng có nhiệm vụ mua tất cả các sản phẩm được sử dụng trong khách sạn. Cho dù đó là đồ dùng vệ sinh cá nhân miễn phí trong phòng tắm của khách hay cây lau nhà cho đội ngũ buồng phòng, tất cả các giao dịch mua đều phải thông qua bộ phận mua hàng của khách sạn.
Vai trò này bao gồm đàm phán với các nhà cung cấp, quản lý các hợp đồng giá trị cao, đảm bảo chất lượng, kiểm kê và kế toán. Để đảm bảo rằng mọi thứ luôn nằm trong ngân sách, bộ phận này cần cộng tác với quản lý khách sạn cấp cao cũng như đội ngũ kế toán. Tùy thuộc vào sự phân chia vai trò, họ cũng có thể làm việc chặt chẽ với đội ngũ ẩm thực. Do đó, không gian văn phòng trong các hoạt động phía sau cho bộ phận mua hàng là tối ưu.
Bộ phận IT (Hotel IT department)
Một bộ phận IT khách sạn giám sát tất cả các hệ thống và phần mềm được sử dụng trên toàn khách sạn. Cho dù đó là hệ thống đặt phòng, hệ thống lập lịch bảo trì, đường dây điện thoại nội bộ hay kết nối wifi của khách, tất cả các giải pháp kỹ thuật số đều là trách nhiệm của bộ phận công nghệ thông tin.
Từ việc khắc phục sự cố và sửa chữa các vấn đề đến lập kế hoạch nâng cấp và nghiên cứu phần mềm và hệ thống mới để hợp lý hóa hoạt động, đội ngũ IT luôn bận rộn. Để khắc phục sự cố, họ cần được tất cả các bộ phận dễ dàng liên hệ.
Mặc dù một số khách sạn có thể đã sử dụng trợ lý IT bên ngoài trong quá khứ, nhưng các dịch vụ khách hàng ngày càng tự động hóa và kỹ thuật số mà các khách sạn hiện cung cấp đòi hỏi hỗ trợ IT tại chỗ. Suy cho cùng, có ích gì khi có một hệ thống đặt phòng mã QR tại quán bar hoặc cửa khóa bluetooth nếu hệ thống bị ngừng hoạt động trong vài giờ?
Bộ phận lập kế hoạch sự kiện (Hotel event planning department)
Sự kiện có thể mang lại một khoản doanh thu khổng lồ cho khách sạn và việc có một đội ngũ lập kế hoạch sự kiện nội bộ là cách tốt nhất để tối đa hóa thu nhập đó. Từ việc thu hút doanh nghiệp mới đến lập kế hoạch, lập ngân sách và bố trí nhân sự cho các sự kiện, đội ngũ bộ phận lập kế hoạch sự kiện khách sạn có thể trở nên rất bận rộn.
Mặc dù một số chủ nhà có thể chỉ muốn thuê không gian và sử dụng các nhà cung cấp bên ngoài, đội ngũ sự kiện sẽ luôn cố gắng quảng cáo chéo các dịch vụ và khả năng khác nhau của khách sạn. Ví dụ, nếu khách sạn có một nhà hàng nội bộ, họ sẽ gợi ý rằng họ cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện. Nếu sự kiện liên quan đến rất nhiều người từ ngoài thị trấn, họ có thể muốn tận dụng điều này bằng cách cung cấp giá sỉ và giảm giá cho khách ở lại khách sạn.
Do đó, điều quan trọng là bộ phận lập kế hoạch sự kiện có thể giao tiếp và cộng tác với các bộ phận khác của khách sạn để tối đa hóa doanh thu từ các sự kiện.
Nhân viên mà đội ngũ lập kế hoạch sự kiện có thể cần cộng tác bao gồm:
- Quản lý marketing
- Quản lý mạng xã hội
- Quản lý kinh doanh
- Quản lý doanh thu
- Tổng quản lý khách sạn
- Bộ phận ẩm thực (rất có thể là quản lý nhà hàng và/hoặc bếp trưởng điều hành)
- Giám đốc mua hàng
Bộ phận nào là tốt nhất trong khách sạn?
Bộ phận “tốt nhất” trong một khách sạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào người bạn hỏi – mọi bộ phận sẽ nói rằng họ là quan trọng nhất, rằng họ tạo ra tác động lớn nhất, rằng khách sạn không thể hoạt động nếu không có họ.
Là bộ mặt của khách sạn và là bộ phận có nhiệm vụ mang lại ấn tượng đầu tiên quan trọng đó, tiền sảnh thường được mô tả là bộ phận quan trọng nhất trong khách sạn. Khi mọi khách đều được chào đón bằng một nụ cười và khi họ cảm thấy được chào đón và nhìn thấy, họ sẽ có nhiều khả năng tận hưởng kỳ nghỉ của mình hơn.
Bộ phận quản lý là một ứng cử viên rõ ràng khác, vì nó chịu trách nhiệm cho các quyết định lớn, bao gồm cả việc đảm bảo khách sạn có lợi nhuận.
Nhưng nếu chúng ta sử dụng một định nghĩa khác về “tốt nhất”, một số bộ phận khách sạn 5 sao dành riêng để mang lại chỉ những trải nghiệm độc đáo và sang trọng nhất có thể giành được danh hiệu này. Ví dụ, một số bộ phận khách sạn Hilton dành cả ngày để mơ về những dịch vụ mới để làm cho khách sạn của họ trở nên khác biệt.
Làm thế nào để tạo ra một hoạt động bộ phận khách sạn thành công?
Hai mục tiêu chính của một khách sạn là tối đa hóa doanh thu và cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Và như chúng ta đã thảo luận, có vô số người làm việc không mệt mỏi phía sau hậu trường để biến điều này thành hiện thực.
Chìa khóa thành công ở đây là đảm bảo rằng tất cả các bộ phận này có thể làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu. Suy cho cùng, quản lý doanh thu của bạn có thể chạy tất cả các phân tích thị trường trên thế giới nhưng nó vô dụng trừ khi đội ngũ quản lý khách sạn của bạn có thể lấy thông tin đó và biến nó thành kết quả. Đội ngũ marketing của bạn có thể quảng bá khách sạn trên mạng xã hội cho đến khi họ xanh mặt nhưng trừ khi hệ thống đặt phòng của bạn hoạt động suôn sẻ, nó sẽ không chuyển thành doanh thu.
Do đó, việc tìm cách tập hợp tất cả các bộ phận này lại với nhau là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ khách sạn nào.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để hoạt động khách sạn thành công
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn phù hợp có thể hợp lý hóa hoạt động của bạn và cải thiện sự cộng tác giữa các bộ phận trên toàn khách sạn. Bằng cách tự động hóa nhiều tác vụ hàng ngày, phần mềm quản lý khách sạn có thể giảm đáng kể thời gian quản trị đồng thời cung cấp cho bạn phân tích khách hàng vô giá.
Phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ cho phép bạn:
- Tạo và quản lý một trang web thân thiện với người dùng
- Chấp nhận đặt phòng trực tuyến trực tiếp
- Tăng khả năng hiển thị của bạn trên các công cụ tìm kiếm
- Đa dạng hóa dòng doanh thu của bạn bằng cách làm việc liền mạch với OTA và GDS
- Truy cập các công cụ định giá sáng tạo để tối đa hóa chiến lược định giá động của bạn
- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
- Loại bỏ đặt phòng trùng lặp và lỗi thủ công
- Dễ dàng truy cập các khả năng phân tích thị trường và báo cáo hiệu suất
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có thể hợp lý hóa hoạt động trên toàn khách sạn. Với mọi thứ được kết nối với một hệ thống quản lý, nó có thể đơn giản hóa giao tiếp và đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động suôn sẻ.
Tuy nhiên, một số bộ phận sẽ được hưởng lợi đáng kể từ việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. Chúng bao gồm:
- Đội ngũ tiền sảnh
- Đội ngũ quản lý cấp cao
- Bộ phận kinh doanh và doanh thu
- Bộ phận kế toán và tài chính
- Bộ phận marketing
- Bộ phận sự kiện
- Bộ phận mua hàng
Những công nghệ khách sạn nào khác bạn nên cân nhắc sử dụng?
Khi công nghệ chắc chắn phát triển, nó sẽ tiếp tục đưa ra các giải pháp sáng tạo có thể thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc. Và mặc dù bắt kịp các xu hướng công nghệ mới nhất là một việc kinh doanh tốt, nhưng rất khó để biết điều gì đáng đầu tư và điều gì chỉ là một mốt nhất thời.
Một số câu hỏi chính mà nhiều quản lý và chủ sở hữu khách sạn đang cân nhắc trên thị trường ngày nay bao gồm:
- Có đáng từ bỏ hệ thống quản lý tài sản hiện tại của tôi hay tôi có thể tích hợp PMS hiện có của mình với một nền tảng quản lý thương mại mới không?
- Hệ thống quản lý phân phối tốt nhất cho tổ chức đa tài sản của tôi là gì?
- Có đáng tham gia hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) không?
- Tôi có thể truy cập thông tin kinh doanh theo thời gian thực để dự báo tài chính tốt hơn không?
