Kiểm Toán Đêm Khách Sạn: Mô Tả Công Việc & Trách Nhiệm Chi Tiết
Kiểm Toán Đêm Khách Sạn Là Gì?
Công việc của
kiểm toán đêm khách sạn bao
gồm hai mảng chính: điều hành quầy lễ tân và là bộ mặt của khách sạn vào ban
đêm, đồng thời chốt sổ sách trong ngày, lập báo cáo và chuẩn bị để các nhóm
buổi sáng làm việc hiệu quả.
Bất kỳ khách nào vào khách sạn sau khoảng 11 giờ đêm có thể sẽ chào hỏi người
mà họ gọi là “nhân viên lễ tân,” mà thậm chí không biết rằng họ có thể đang
nói chuyện với
kiểm toán đêm khách sạn. Khi
đồng hồ điểm nửa đêm và hy vọng điện thoại đã ngừng reo,
kiểm toán đêm khách sạn sử
dụng “thời gian yên tĩnh” này để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày.
Các nhiệm vụ này tập trung vào nhiều lĩnh vực kinh doanh, bao gồm tài chính và
hoạt động.
Nghe có vẻ đơn giản? Hãy xem xét rằng họ đang chốt sổ sách cho ngày kết thúc
vào nửa đêm, và sau đó một khách nhận phòng muộn bước vào lúc 1 giờ sáng.
Kiểm toán đêm khách sạn chịu
trách nhiệm làm thủ tục nhận phòng cho họ và đảm bảo rằng việc lưu trú được
ghi lại cho đúng đêm, đêm đã kết thúc vào nửa đêm.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi ”
kiểm toán đêm khách sạn thực sự làm gì?”,
trước khi khám phá trách nhiệm của họ và những dấu hiệu của một
kiểm toán đêm khách sạn xuất
sắc cho khách sạn của bạn—và cách tìm họ.
Mục lục
Mô Tả Công Việc: Kiểm Toán Đêm Làm Gì?
Kiểm toán đêm khách sạn có
thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà nhân viên lễ tân thực hiện hàng ngày, từ
làm thủ tục nhận phòng và trả phòng đến quản lý các yêu cầu của khách và tuân
theo các quy trình khẩn cấp. Trên thực tế, ở nhiều khách sạn nhỏ hơn, nơi
kiểm toán đêm khách sạn là
thành viên duy nhất của nhân viên có mặt, họ được kỳ vọng thực hiện những
nhiệm vụ này với quyền hạn cao hơn các thành viên trong nhóm ban ngày, những
người có một đội ngũ hỗ trợ. Nhưng đó không phải là tất cả. Một phần quan
trọng trong vai trò của họ được thực hiện khi khách không yêu cầu sự chú ý của
họ.
Ngoài các nhiệm vụ đối mặt với khách hàng,
kiểm toán đêm khách sạn chịu
trách nhiệm về các quy trình hàng ngày (hoặc hàng đêm) cần thiết để duy trì
hoạt động kinh doanh. Kết quả là các khoản thanh toán, các tài khoản đã được
đối chiếu, hồ sơ khách và báo cáo kiểm toán đêm đã được xác minh, bao gồm cả
số liệu thống kê hoạt động, để ban quản lý bắt đầu ngày hôm sau.
Do đó, mô tả công việc
kiểm toán đêm khách sạn thường
kết hợp các thuộc tính của một nhân viên lễ tân mạnh mẽ với khả năng tuân theo
các quy trình nghiêm ngặt một cách độc lập và sự nhạy bén để phát hiện bất kỳ
sự không nhất quán nào.
Mục tiêu của quy trình kiểm toán đêm là xử lý và ghi lại các giao dịch một
cách chính xác và tổ chức và báo cáo thông tin tài chính và hoạt động.
Nhiệm Vụ Của Kiểm Toán Đêm Khách Sạn
Tùy thuộc vào hệ thống mà một khách sạn sử dụng, quy trình kiểm toán đêm ngày
nay có thể được tự động hóa ở các mức độ khác nhau. Trước đây, một khía cạnh
thường bị lo sợ của trách nhiệm quan trọng này là khối lượng công việc thủ
công phải thực hiện cho mỗi nhiệm vụ. May mắn thay, ngành công nghiệp đã phát
triển và ứng dụng công nghệ để trợ giúp.
Các bước phổ biến nhất trong quy trình kiểm toán đêm đảm bảo rằng:
- Các bài đăng chưa thanh toán vào tài khoản khách được hoàn thành.
-
Không có sự khác biệt giữa bất kỳ hệ thống nào, bao gồm trạng thái phòng,
giá cả và việc không đến. -
Tất cả các tài khoản bộ phận và thông tin tài chính được cân bằng, vì vậy
ngày có thể được đóng lại. -
Các báo cáo tài chính và hoạt động, hoặc cái gọi là báo cáo kiểm toán đêm,
được chuẩn bị và phân phối. - Bất kỳ bản sao lưu không tự động hoặc thủ công nào được thực hiện.
Hầu hết các Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn hiện đại thực hiện ít nhất một vài trong
số các nhiệm vụ này một cách tự động hoặc khi được nhắc, do đó làm tăng hiệu
quả của
kiểm toán đêm khách sạn và
giúp họ có thêm thời gian quý báu.
Giờ Làm Việc Của Kiểm Toán Đêm Khách Sạn
Thông thường, một
kiểm toán đêm khách sạn sẽ
làm việc ca 8 giờ tiêu chuẩn, mặc dù điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào
nhu cầu và chính sách cụ thể của khách sạn. Giờ làm việc thường kéo dài từ
11 giờ đêm đến 7 giờ sáng, bao gồm khoảng thời gian yên tĩnh nhất trong khách
sạn, đồng thời chuẩn bị cho cơ sở kinh doanh vào ngày hôm sau.
Trong thời gian này,
kiểm toán đêm khách sạn sẽ
đối chiếu các tài khoản trong ngày, làm thủ tục nhận phòng cho những người đến
muộn và giải quyết mọi lo ngại có thể phát sinh. Ca đêm có thể đặt ra những
thách thức như làm việc một mình hoặc quản lý các tình huống bất ngờ, nhưng
đây là một vai trò quan trọng đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của khách
sạn.
Mức Lương Của Kiểm Toán Đêm Khách Sạn
Bạn có thể tự hỏi
kiểm toán đêm khách sạn kiếm
được bao nhiêu. Trung bình, ở Hoa Kỳ, một
kiểm toán đêm khách sạn có
thể kiếm được từ $27,500 đến $33,000 mỗi năm, mặc dù mức độ kinh nghiệm và
trình độ của
kiểm toán đêm khách sạn cũng
có thể ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập của họ.
Một số khách sạn có thể cung cấp thêm các ưu đãi như:
- Các phúc lợi chăm sóc sức khỏe,
- Thời gian nghỉ phép có lương,
- Giảm giá các dịch vụ của khách sạn.
Ở những nơi khác trên thế giới, mức lương trung bình của
- Vương quốc Anh: £21,750 mỗi năm
- Úc: $52,500 mỗi năm
- New Zealand: $42,250
- Canada: $45,000 mỗi năm
Những Điều Cần Tìm Khi Phỏng Vấn Vị Trí
Kiểm Toán Đêm Khách Sạn
Nhiệm vụ thực hiện một cuộc phỏng vấn
kiểm toán đêm khách sạn gần
như đa dạng như chính vai trò này: nghệ thuật là tạo cơ hội cho ai đó tỏa
sáng trong cả hai khía cạnh của vai trò. Để đạt được điều này, các câu hỏi
phải bao gồm cả kinh nghiệm của họ trong các trách nhiệm chung của lễ tân và
sự nhạy bén về tài chính của họ.
Các lĩnh vực quan trọng cần đề cập trong một cuộc phỏng vấn bao gồm:
-
Làm việc độc lập (hoặc là một phần của một nhóm làm việc ban đêm gồm x
người, xác định rõ ràng hoàn cảnh và kỳ vọng của khách sạn) - Giao tiếp với các thành viên trong nhóm không làm việc ca đêm
- Tuân theo các quy trình khẩn cấp
- Trách nhiệm của người quản lý ca (nếu có)
- Các tình huống và yêu cầu bất thường của khách
-
Các ví dụ về các cuộc kiểm toán đêm mà họ cho là tiêu chuẩn so với những
đêm đòi hỏi khắt khe hơn - Mức độ hiểu biết của họ về các hệ thống hiện đang được khách sạn sử dụng
- Khả năng thực hiện các nhiệm vụ thủ công nếu công nghệ gặp sự cố
-
Khả năng phát hiện sự không nhất quán hoặc các lỗi tiềm ẩn, trong trường
hợp hệ thống hoặc quy trình bị lỗi
Một cấu trúc hữu ích để tuân theo trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào có ba phần.
-
Phần đầu tiên là mở đầu cuộc trò chuyện, trong đó người phỏng vấn “đi
trước” bằng cách nói về khách sạn, các giá trị, lịch sử, câu chuyện của
chính họ với tài sản nếu thích hợp, trước khi hỏi ứng viên về câu chuyện
hoặc cuộc sống của họ bên ngoài công việc. -
Bước thứ hai là nói về vai trò hiện tại của họ, điều này có thể đã cung cấp
cái nhìn sâu sắc về kinh nghiệm của họ trong một vai trò tương tự. Điều này
cũng nên được sử dụng như một cơ hội để hiểu những gì họ thích hoặc không
thích về vai trò hiện tại hoặc trước đây của họ. Do đó, sẽ dễ dàng hơn để
quản lý đúng người khi họ tham gia và giữ cho họ hạnh phúc. -
Bước thứ ba là hỏi về các kinh nghiệm cụ thể, thường bằng cách sử dụng các
câu hỏi theo kiểu tình huống yêu cầu ứng viên kể cho bạn nghe “về một thời
điểm khi”. Điều này giúp dễ dàng xác định sự khác biệt giữa các ứng viên liên
quan đến, ví dụ, kinh nghiệm hệ thống cụ thể.
Đào Tạo Kiểm Toán Đêm Khách Sạn
Đào tạo cho một
kiểm toán đêm khách sạn là
rất quan trọng không chỉ để trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết mà còn để
làm quen với những thách thức độc đáo do ca đêm đặt ra.
Quá trình đào tạo nên bao gồm sự kết hợp của:
- các kỹ năng kế toán kỹ thuật,
- hoạt động lễ tân,
- dịch vụ khách hàng, và,
- hiểu biết thấu đáo về phần mềm quản lý của khách sạn.
Nó cũng nên bao gồm các quy trình khẩn cấp và các kỹ năng ra quyết định cho
các tình huống không lường trước được có thể phát sinh trong những giờ đêm yên
tĩnh hơn, không có sự giám sát. Làm quen với các ứng viên với nhịp điệu về
đêm của khách sạn và đào tạo họ để quản lý sự cô đơn và các trách nhiệm riêng
biệt của ca đêm là chìa khóa.
Đào tạo kỹ năng mềm như giao tiếp giữa các cá nhân và giải quyết vấn đề cũng
rất quan trọng để đảm bảo rằng
kiểm toán đêm khách sạn có
thể tương tác hiệu quả với khách và giải quyết các mối quan tâm của họ một
cách thành thạo. Do tính chất đơn độc của ca đêm, việc nuôi dưỡng ý thức độc
lập và tự tin thông qua đào tạo toàn diện là điều tối quan trọng để đảm bảo
rằng
kiểm toán đêm khách sạn được
chuẩn bị tốt để quản lý hiệu quả các hoạt động của khách sạn và đảm bảo sự hài
lòng của khách hàng ngay cả khi không có một đội ngũ hỗ trợ lớn hơn.
Đừng quên rằng vai trò của
kiểm toán đêm khách sạn có
một điểm khác biệt lớn so với các vai trò khác mà bạn tuyển dụng: họ làm việc
vào ban đêm. Các ứng viên thường có kinh nghiệm làm việc những giờ đó hoặc có
một lý do rõ ràng tại sao họ muốn chuyển sang làm việc vào ban đêm. Đảm bảo
rằng bạn hiểu lý do tại sao nhân viên muốn làm việc những giờ này và kinh
nghiệm của họ trong việc làm như vậy trong quá khứ, đặc biệt là xung quanh
bất kỳ thách thức nào họ đã phải đối mặt và cách họ đã (hoặc nên) vượt qua
chúng.
Công Nghệ Nào Giúp Vai Trò Của
Kiểm Toán Đêm Trong Khách Sạn?
Bất kỳ công nghệ nào được khách sạn sử dụng để chuyển các hoạt động của mình
vượt ra ngoài việc ký tên thủ công vào một cuốn sách, đều giúp
kiểm toán đêm khách sạn thực
hiện nhiệm vụ của họ dễ dàng hơn, đơn giản bằng cách loại bỏ nhu cầu sao chép
và cân bằng thông tin thủ công.
Do đó, một công nghệ quan trọng để giảm bớt vai trò của
kiểm toán đêm khách sạn là Hệ
Thống Quản Lý Khách Sạn. Và mặc dù rất ít doanh nghiệp lưu trú ngày nay có
thể hoạt động mà không có một số hình thức công nghệ tại quầy lễ tân, nhưng
cũng rõ ràng rằng càng ít công cụ được sử dụng, càng ít sự không nhất quán
giữa các hệ thống có thể xảy ra.
Một lượng lớn công nghệ có sẵn cho các chủ khách sạn ngày nay. Nhiều công nghệ
trong số này dựa trên đám mây và dễ dàng tích hợp với nhau: có nghĩa là chúng
lưu trữ dữ liệu mà không cần ổ cứng cục bộ và bản sao lưu, và chúng nói
chuyện với nhau với các quy tắc được thiết lập để xác định một nguồn sự thật
rõ ràng. Điều này loại bỏ, ví dụ, hai nhiệm vụ có khả năng cồng kềnh của
kiểm toán đêm khách sạn:
phải sao lưu thủ công ổ cứng và so sánh rằng thông tin trên nhiều hệ thống vào
cuối ngày là giống nhau.
Ngoài việc làm cho các nhiệm vụ kiểm toán đêm của họ dễ dàng, lý tưởng nhất là
bất kỳ công nghệ nào được khách sạn của bạn sử dụng sẽ mang lại sự dễ sử dụng
và một đội ngũ hỗ trợ 24/7, nếu cần giúp đỡ. Một
kiểm toán đêm khách sạn được
chuẩn bị tốt luôn biết nơi tìm kiếm thông tin quan trọng hoặc gọi cho ai để
được giúp đỡ khi điều bất ngờ xảy ra.
