Hướng Dẫn Chi Tiết về Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn: Tối Ưu Hóa Trải Nghiệm Khách Hàng và Doanh Thu

Trong thời đại số, với việc có tới 80% khách hàng dưới 30 tuổi lựa chọn đặt phòng trực tuyến, các chủ khách sạn cần phải nắm vững môi trường phần mềm đặt phòng khách sạn. Thuật ngữ “phần mềm đặt phòng khách sạn” có thể áp dụng cho nhiều loại phần mềm khác nhau, điều này có thể gây bối rối cho những người không am hiểu về công nghệ.

Một hệ thống đặt phòng là một nền tảng phần mềm cho phép các chủ khách sạn quản lý và chấp nhận đặt phòng trực tuyến. Điều quan trọng cần lưu ý là thuật ngữ ‘hệ thống’ có phần gây hiểu lầm, vì nhiều hệ thống liên kết cần thiết để thu thập, tạo điều kiện và quản lý đặt phòng cho khách sạn.

Hệ thống đặt phòng khách sạn cũng có thể tích hợp với các nhà cung cấp bên ngoài như các đại lý du lịch trực tuyến (OTAs) như Expedia và Booking.com, và các nhà quản lý kênh phân phối trên nhiều kênh. Nhiều hệ thống đặt phòng khách sạn cũng cung cấp giao diện đơn giản cho khách hàng đặt phòng trực tiếp trên trang web của khách sạn, cũng như cập nhật tình trạng phòng trống theo thời gian thực.

Hãy cùng tìm hiểu thêm về hệ thống đặt phòng khách sạn, các tính năng của nó và cách bạn có thể chọn một hệ thống phù hợp cho khách sạn của mình.

1. Các Thành Phần Cơ Bản của Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn

Một hệ thống đặt phòng khách sạn trực tuyến là một ứng dụng phần mềm được sử dụng bởi các khách sạn để hiển thị tình trạng phòng trống cho khách hàng. Họ cũng có thể xem mô tả và giá cho từng loại phòng. Hơn nữa, bạn có thể hiển thị cho họ hình ảnh hoặc video về căn phòng thông qua hệ thống đặt phòng để thu hút họ đặt phòng nhiều hơn.

Quan trọng hơn, một hệ thống đặt phòng cung cấp một nền tảng cho khách hàng để đặt phòng bất cứ khi nào họ muốn. Chủ khách sạn có tùy chọn đồng bộ hóa hệ thống đặt phòng với tài khoản mạng xã hội của họ ngoài trang web kinh doanh của họ. Do đó, khách sạn có thể cung cấp cho khách của họ một cách dễ dàng để đặt phòng.

Hệ thống đặt phòng thường xử lý các đặt phòng trực tuyến an toàn thông qua trang web của khách sạn. Khách có thể thuê một phòng từ đó. Sau đó, họ có thể chọn ngày nhận phòng và trả phòng dựa trên ý định của họ. Dữ liệu thu thập sau đó được gửi đến một hệ thống back-end nơi khách sạn có thể quản lý đặt phòng của họ.

Sau đó, khách sạn có thể phê duyệt yêu cầu đặt phòng của họ. Họ cũng có thể chọn tự động hóa email xác nhận đặt phòng sau các giao dịch thành công. Cuối cùng, hệ thống đặt phòng cung cấp hoặc giới thiệu khách hàng đến một cổng thanh toán để hoàn tất việc đặt phòng của họ.

1.1. Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn Hoạt Động Như Thế Nào?

Người quản lý doanh thu trước tiên nhập mã giá, hàng tồn kho và giới hạn của khách sạn vào hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS). Dữ liệu sau đó được nhập vào PMS và phân phối đến các kênh đặt phòng của khách sạn bằng phần mềm quản lý kênh. Công cụ đặt phòng trên internet của khách sạn, OTAs, hệ thống phân phối toàn cầu (GDS), nhà phân phối và trang web tìm kiếm là những ví dụ về các kênh này.

Khi một khách du lịch đặt phòng khách sạn thông qua một trong các kênh này, thông tin sẽ được gửi lại cho CRS và PMS, nơi nó được lưu để truy xuất khi khách du lịch nhận phòng. Đồng thời, tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh phân phối được cập nhật.

Tất nhiên, kết nối hai chiều liên kết CRS và các hệ thống con khác là cần thiết để quá trình này hoạt động. Nếu các thành phần không được tích hợp, người quản lý doanh thu sẽ phải thực hiện các thao tác này thủ công, điều này sẽ tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.

2. Các Loại Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn

Các loại hệ thống đặt phòng khách sạn khác nhau phù hợp nhất với các doanh nghiệp khác nhau. Các tùy chọn từ hệ thống đặt phòng khách sạn đến hệ thống đặt phòng trung tâm, mỗi loại có bộ ưu điểm và nhược điểm riêng tùy thuộc vào đặc điểm và nhu cầu của công ty bạn.

Một hệ thống đặt phòng trực tuyến là loại hệ thống phổ biến nhất hiện nay. Chức năng nhất thường được cung cấp bởi các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây, cho phép khách truy cập đặt phòng trực tuyến và các đặt phòng, giao tiếp và thanh toán được xử lý hoặc kiểm soát từ xa. Phần mềm đặt phòng khách sạn dựa trên web cho phép hệ thống đặt phòng của bạn phát triển và thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

3. Lợi Ích của Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn

Khi tổ chức đặt phòng thủ công, lỗi gần như không thể tránh khỏi, điều này có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém và khách không hài lòng. Bằng cách tự động hóa các thao tác và đảm bảo nhập dữ liệu đúng cách, hệ thống đặt phòng khách sạn giảm thiểu các lỗi do con người gây ra, dẫn đến trải nghiệm đặt phòng nhanh hơn và không có lỗi.

Dưới đây là một số lợi ích khác của hệ thống đặt phòng khách sạn:

1. 3.1. Cập Nhật Tình Trạng Phòng Trống Theo Thời Gian Thực

   Khả năng hiển thị tình trạng phòng trống theo thời gian thực là một trong những lợi thế đáng kể nhất của việc sử dụng hệ thống đặt phòng trực tuyến. Điều này đảm bảo rằng thông tin hiển thị cho khách tiềm năng luôn chính xác và cập nhật. Điều này loại bỏ khả năng đặt phòng trùng lặp và rút ngắn thời gian và giao tiếp cần thiết để đặt phòng. Hơn nữa, theo một nghiên cứu của Yieldify, hơn 61% người tiêu dùng thích tình trạng phòng trống theo thời gian thực.

2. 3.2. Xử Lý Thanh Toán Tự Động

   Khi bạn sử dụng hệ thống đặt phòng khách sạn, bạn có thể hưởng lợi từ việc xử lý thanh toán tự động, cho phép khách thực hiện thanh toán trực tuyến an toàn. Các giải pháp đặt phòng trực tuyến đơn giản hóa quy trình đặt phòng, loại bỏ xử lý thanh toán thủ công và tăng hiệu quả tài chính. Hơn nữa, vì khách có thể thanh toán trực tuyến, bạn có thể cung cấp quy trình nhận phòng nhanh chóng và dễ dàng.

3. 3.3. Quản Lý Phần Thưởng

   Một hệ thống đặt phòng giúp bạn theo dõi chương trình phần thưởng và thời gian lưu trú của khách hàng, đồng thời cung cấp cho họ những phần thưởng phù hợp. Khách có thể theo dõi các giải thưởng của họ bằng cách sử dụng hệ thống đăng nhập duy nhất, cho phép họ nhập thông tin của mình và sau đó hệ thống sẽ theo dõi trạng thái phần thưởng của họ từ đó trở đi, với rất ít bảo trì từ nhân viên.

   Bởi vì các chương trình khách hàng thân thiết của khách sạn rất quan trọng để giữ chân khách truy cập và duy trì mức độ lấp đầy trong mùa thấp điểm, nên việc quản lý các ưu đãi càng dễ dàng thì nhân viên của bạn càng dễ theo dõi và bạn càng có nhiều khả năng giữ chân khách hàng quay lại nhờ phần thưởng.

4. 3.4. Tự Động Điều Chỉnh Giá Theo Mùa

   Bạn có thể đặt giá theo mùa và tự động hóa việc điều chỉnh giá bằng hệ thống đặt phòng khách sạn. Điều này đảm bảo rằng giá của bạn vẫn cạnh tranh và phản ánh nhu cầu và động lực thị trường trong suốt cả năm mà bạn không cần phải thực hiện các sửa đổi thủ công.

5. 3.5. Cung Cấp Quy Trình Đặt Phòng Nhanh Hơn

   Quy trình đặt phòng trở nên nhanh hơn và hiệu quả hơn với hệ thống đặt phòng trực tuyến. Khách có thể nhanh chóng tìm kiếm tình trạng phòng trống, chọn loại phòng ưa thích của họ và hoàn tất đặt phòng, mang lại trải nghiệm đặt phòng suôn sẻ.

   Trong một cuộc khảo sát của Yieldify, 90% số người trả lời rằng sự dễ dàng đặt phòng là rất quan trọng khi sắp xếp chuyến đi. Đối với 37% người mua, nó thậm chí còn quan trọng hơn giá cả. Do đó, với việc tốn ít thời gian hơn và ít trở ngại hơn trong việc đặt phòng, bạn sẽ nhận được nhiều đặt phòng hơn.

6. 3.6. Thu Thập Thông Tin Tiếp Thị

   Phần mềm đặt phòng khách sạn có thể cung cấp thông tin tiếp thị hữu ích. Xu hướng đặt phòng, sở thích của khách và thông tin nhân khẩu học đều có thể được theo dõi, cho phép bạn tùy chỉnh các chiến dịch tiếp thị của mình và cải thiện nhắm mục tiêu khách hàng. Bạn cũng có thể dễ dàng thu thập và lưu trữ email, số điện thoại và các thông tin khác.

7. 3.7. Duy Trì Tính Cạnh Tranh

   Một hệ thống đặt phòng trực tuyến là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Sử dụng nó, khách hàng tiếp tục thích đặt chuyến đi của họ trực tuyến, theo xu hướng du lịch. Người tiêu dùng hiện có thể mua sắm và đặt phòng trực tuyến dễ dàng hơn bao giờ hết, nhờ máy tính và thiết bị thông minh. Với việc 90% người tiêu dùng ưu tiên sự tiện lợi, bạn không muốn tụt hậu.

4. Các Tính Năng Chính của Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn Là Gì?

Một hệ thống đặt phòng trực tuyến nên có nhiều chức năng khác nhau. Phần mềm đặt phòng khách sạn có thể cung cấp nhiều lợi ích, từ dịch vụ khách hàng tuyệt vời đến phân tích phân tích. Dưới đây là năm đặc điểm quan trọng nhất cần tìm trong hệ thống đặt phòng khách sạn:

• Tùy Chọn Tích Hợp: Điều hành một chuỗi khách sạn thành công cần nhiều hơn là chỉ chấp nhận đặt phòng. Do đó, điều quan trọng là phải có một hệ thống đặt phòng có thể giao tiếp với các phần mềm khác, chẳng hạn như các công cụ kế toán và tiếp thị.
• Xử Lý Thanh Toán: Cho phép khách thanh toán trực tuyến cung cấp thêm một mức độ dễ dàng khi họ đã đặt phòng trực tuyến. Hơn nữa, nó đảm bảo rằng khách không gặp rắc rối với các trách nhiệm hành chính khi họ nhận phòng.
• Cập Nhật Theo Thời Gian Thực: Tất nhiên, hệ thống đặt phòng của bạn phải cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực để khách tiềm năng biết những phòng nào còn trống và nhân viên có thể theo dõi các hoạt động. Tuy nhiên, điều này thường chỉ gặp trong các ứng dụng dựa trên web.
• Một Quan Điểm Toàn Cầu: Với du lịch quốc tế ngày càng tăng, việc có một hệ thống đặt phòng cho phép bạn hiển thị các dịch vụ của mình bằng nhiều ngôn ngữ và tiền tệ thực sự có lợi. Khách hàng trên khắp thế giới được hưởng lợi từ trải nghiệm khách tốt hơn do kết quả của điều này.
• Tính Linh Hoạt: Mặc dù hệ thống đặt phòng khách sạn có thể giúp cấu trúc doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn cũng nên tìm một hệ thống có thể đáp ứng hoặc thích ứng với các yêu cầu cụ thể của khách sạn của bạn.
• Thư Viện Ảnh: Một trong những cách tốt nhất để thu hút người dùng là hiển thị những hình ảnh đẹp về khách sạn, phòng khách sạn, cơ sở vật chất và bất kỳ dịch vụ nào khác của bạn. Do đó, bạn nên chọn một hệ thống đặt phòng khách sạn cho phép bạn tải lên nhiều hình ảnh.
• Tích Hợp với Google Maps: Việc có Google Maps trên trang web của khách sạn giúp khách hàng tìm thấy cơ sở của bạn. Khi họ tìm kiếm khách sạn ở một vị trí cụ thể, Google Maps sẽ xác định tất cả các khách sạn có sẵn ở vị trí đó, bao gồm cả khách sạn của bạn. Nó không chỉ hỗ trợ khách hàng chỉ đường đến khách sạn của bạn mà còn cải thiện SEO của bạn. Google hiển thị địa chỉ thực tế, số điện thoại, đánh giá của người dùng và các thông tin khác giúp đưa khách sạn của bạn lên đầu trang kết quả.
• Tùy Chỉnh: Bạn sẽ cần khả năng thay đổi hình ảnh và chỉnh sửa và sửa đổi văn bản của mô tả vì bạn sẽ tải lên hình ảnh về phòng khách sạn, tiện nghi và tính năng, cũng như mô tả của từng hình ảnh. Bạn có thể kết nối với khách hàng của mình và khuyến khích họ đặt phòng trực tiếp bằng cách sử dụng hình ảnh và văn bản phù hợp.

5. Cách Chọn Phần Mềm Đặt Phòng Khách Sạn Phù Hợp?

Không phải tất cả các nền tảng đặt phòng trực tuyến đều được tạo ra như nhau, ngay cả khi phần mềm và hệ thống đặt phòng khách sạn nói chung là vô cùng hữu ích cho các nhà khai thác khách sạn. Những gì phù hợp với một nhà nghỉ nhỏ có thể không xử lý được nhu cầu của một khách sạn lớn hơn, và phần mềm đặt phòng cấp doanh nghiệp có thể quá phức tạp, khó hiểu hoặc chỉ đơn giản là quá đắt đối với một nhà khai thác nhỏ hơn.

Tuy nhiên, bất kể nhu cầu riêng của người dùng là gì, có một vài yếu tố phổ quát cần được xem xét khi mua bất kỳ phần mềm đặt phòng nào. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp những yếu tố quan trọng nhất:

1. 5.1. Hệ Thống Dễ Sử Dụng

   Điều quan trọng là phải có một giao diện trực quan và thân thiện với người dùng. Nhân viên của bạn có thể sử dụng hệ thống mà không cần đào tạo đáng kể hoặc nhà cung cấp phần mềm nên có một chương trình giới thiệu tuyệt vời. Tìm kiếm một hệ thống có thiết kế đơn giản và luồng logic để giúp các tác vụ hàng ngày dễ dàng hơn.

2. 5.2. Quản Lý Kênh

   Không cần đặt phòng quá mức, quản lý kênh hiệu quả cho phép bạn phân tán phòng của mình trên nhiều thị trường web. Tìm kiếm một giải pháp cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực và kiểm soát tập trung để đảm bảo rằng hàng tồn kho của bạn luôn được cập nhật.

3. 5.3. Thời Gian Dùng Thử

   Nhiều nhà cung cấp cung cấp thời gian dùng thử trong đó bạn có thể kiểm tra hệ thống trước khi cam kết. Sử dụng điều này để xác nhận rằng hệ thống đáp ứng tất cả các yêu cầu và mong đợi cụ thể của bạn. Hãy nhận biết các công ty chỉ cung cấp thời gian dùng thử giới hạn; xét cho cùng, bạn chỉ có thể tìm hiểu rất nhiều về khả năng của phần mềm trong bảy ngày.

4. 5.4. Quản Lý Khách

   Một hệ thống có các công cụ quản lý khách truy cập mở rộng có thể cải thiện trải nghiệm của khách. Có những chi tiết này trong tầm tay, từ lời chào được cá nhân hóa đến các yêu cầu đặc biệt, tạo nên một kỳ nghỉ đáng nhớ.

5. 5.5. Cổng Thanh Toán An Toàn

   Bảo mật là rất quan trọng để đảm bảo sự tin tưởng của khách và quản lý rủi ro. Chọn một hệ thống cung cấp các cổng thanh toán mạnh mẽ đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật mới nhất. Điều này không chỉ bảo vệ doanh thu của bạn mà còn nuôi dưỡng sự tin tưởng giữa các khách của bạn.

6. 5.6. Khả Năng Mở Rộng

   Khi khách sạn của bạn mở rộng, hệ thống của bạn cũng vậy. Tìm kiếm một giải pháp có thể mở rộng có thể thay đổi để đáp ứng nhu cầu thay đổi của bạn mà không yêu cầu xây dựng lại hoàn toàn. Phần mềm bạn đang xem xét có phù hợp với tương lai của bạn hay chỉ cho bây giờ?

7. 5.7. Đánh Giá Tốt

   Tìm hiểu xem các chủ khách sạn khác đang nói gì về hệ thống. Các đánh giá ngang hàng có thể cung cấp thông tin hữu ích về độ tin cậy của hệ thống, hỗ trợ khách hàng và hiệu suất tổng thể.

8. 5.8. Tích Hợp Với Hệ Thống Quản Lý Hiện Tại

   Hệ thống đặt phòng khách sạn của bạn nên hoạt động song song với các công cụ quản lý hiện tại của bạn. Điều này cho phép chuyển đổi liền mạch và thay đổi theo thời gian thực trên tất cả các nền tảng, giảm thiểu lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian.

9. 5.9. Khả Năng Tương Thích Với Thiết Bị Di Động

   Khả năng tương thích với thiết bị di động là rất cần thiết; đảm bảo rằng hệ thống có thể truy cập và hoạt động đầy đủ trên nhiều thiết bị di động khác nhau. Điều này cho phép khách đặt phòng nhanh chóng trong khi cũng cho phép nhân viên xử lý đặt phòng từ bất cứ đâu.

6. Chiến Lược để Tích Hợp Một Cách Mượt Mà Công Cụ Đặt Phòng Khách Sạn Vào Khung Hoạt Động Của Bạn

Bắt đầu bằng cách đánh giá các hệ thống và công nghệ hiện tại của bạn để xác định khả năng tương thích với công cụ đặt phòng khách sạn. Đảm bảo rằng công cụ đặt phòng có thể tích hợp liền mạch với trang web, hệ thống quản lý tài sản (PMS) và các công cụ liên quan khác của bạn.

Dưới đây là một số cách khác mà bạn có thể tích hợp một cách mượt mà công cụ đặt phòng khách sạn:

• Chọn Công Cụ Đặt Phòng Linh Hoạt: Chọn một công cụ đặt phòng linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu và nhu cầu hoạt động của bạn. Tìm kiếm các tùy chọn cung cấp nhiều tính năng khác nhau, chẳng hạn như hỗ trợ đa ngôn ngữ, khả năng phản hồi trên thiết bị di động và giao diện thân thiện với người dùng.
• Tập Trung vào Trải Nghiệm Người Dùng: Ưu tiên giao diện thân thiện với người dùng để nâng cao trải nghiệm đặt phòng tổng thể cho khách của bạn. Sắp xếp quy trình đặt phòng với thiết kế rõ ràng và trực quan, giảm nguy cơ đặt phòng bị bỏ rơi.
• Tối Ưu Hóa Cho Thiết Bị Di Động: Đảm bảo rằng công cụ đặt phòng được tối ưu hóa cho các thiết bị di động, xem xét xu hướng đặt phòng trên thiết bị di động ngày càng tăng. Kiểm tra trải nghiệm người dùng trên các thiết bị khác nhau để đảm bảo quy trình đặt phòng suôn sẻ cho tất cả người dùng.
• Cổng Thanh Toán An Toàn: Tích hợp cổng thanh toán an toàn và đáng tin cậy để tạo niềm tin cho khách của bạn. Tuân thủ các tiêu chuẩn ngành về bảo mật dữ liệu để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong các giao dịch trực tuyến.
• Khuyến Mãi và Cơ Hội Bán Thêm: Sử dụng công cụ đặt phòng để quảng bá các ưu đãi đặc biệt, giảm giá và cơ hội bán thêm trong quá trình đặt phòng. Điều này có thể tăng doanh thu và cung cấp thêm giá trị cho khách của bạn.
• Phân Tích và Báo Cáo: Chọn một công cụ đặt phòng cung cấp các tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ. Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để hiểu xu hướng đặt phòng, hành vi người dùng và hiệu suất tổng thể của công cụ đặt phòng khách sạn của bạn.

7. Các Thách Thức và Giải Pháp Phổ Biến

Khi một khách yêu cầu hút thuốc, bạn đã chỉ định sai họ vào một phòng không hút thuốc. Ngoài ra, bạn có thể đã đặt một khách hàng rất dị ứng trên một tầng thân thiện với thú cưng. Dữ liệu không chính xác có thể gây căng thẳng cho cả khách hàng và người trực quầy hoặc ông chủ của bạn.

Để đối phó với những sai sót này, cả người quản lý và nhân viên nên thông thạo giải quyết xung đột và giao tiếp với khách hàng. Bất kể vấn đề là gì, nhân viên khách sạn luôn phải lắng nghe, xin lỗi và cảm ơn khách truy cập vì đã cung cấp phản hồi. Chính sách của khách sạn của bạn nên chỉ định ai có thể giải quyết những khiếu nại nào.

Một số thách thức phổ biến khác xung quanh hệ thống đặt phòng khách sạn là:

1. 7.1. Các Vấn Đề Về Bảo Mật Dữ Liệu

   Bảo mật trang web đã được cải thiện, nhưng rủi ro tấn công bằng virus và rò rỉ dữ liệu cũng vậy. Khách sạn, giống như bệnh viện và công ty, dễ bị tấn công mạng. Ví dụ, 21% các C-suite khách sạn đã bị vi phạm dữ liệu và 49% tin rằng một vi phạm là có thể xảy ra.

   Để hoàn thành các giao dịch của họ, những người dựa vào đặt phòng và thanh toán trực tuyến phải nhập thông tin nhạy cảm. Áp dụng các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu là một phương pháp để giảm các Vấn đề Đặt phòng Khách sạn trên trang web của bạn.

   Để bắt đầu, bạn sẽ cần đủ dung lượng lưu trữ dữ liệu để ghi lại thông tin của khách. Để thực hiện điều này, bạn có thể sử dụng một công cụ hoặc hệ thống được mã hóa, an toàn. Chứng chỉ SSL trên trang web của bạn cũng có thể tăng cường danh tiếng bảo mật dữ liệu của khách sạn của bạn!

2. 7.2. Duy Trì Danh Tiếng của Khách Sạn

   72% thời gian, mọi người sẽ chọn ở tại một khách sạn có đánh giá của khách tốt hơn so với một cái tên nổi tiếng hơn hoặc một lựa chọn rẻ hơn. Do đó, một trong những hệ thống đặt phòng khách sạn phổ biến là duy trì danh tiếng của công ty bạn. Mọi người hiện có thể có được cảm giác về một cơ sở chỉ bằng cách kiểm tra xếp hạng trên trang web của bạn hoặc các trang web đánh giá khách sạn khác.

   Hơn nữa, lời chứng thực ảnh hưởng đến cách người tiêu dùng nhìn nhận thương hiệu của bạn. Do đó, giải pháp là các chủ khách sạn kiểm soát danh tiếng thương hiệu của họ thông qua các kênh trực tuyến. Người tiêu dùng không hài lòng để lại những đánh giá không thuận lợi do dịch vụ kém, vì vậy việc cung cấp cho họ một cái gì đó dễ chịu để nói về là rất quan trọng.

   Do đó, các nhà khai thác khách sạn phải tìm kiếm phản hồi của khách về tài sản, dịch vụ và cơ sở vật chất của họ. Nếu bạn đang nhận được một số lượng đánh giá có thể quản lý được, bạn nên kiểm tra chúng thường xuyên. Cân nhắc sử dụng Hệ thống Quản lý Đánh giá nếu có quá nhiều hoặc chúng được phân tán trên nhiều kênh.

3. 7.3. Tuân Thủ Pháp Luật và Đạo Đức

   Một vấn đề thứ ba của việc sử dụng các nền tảng đặt phòng trực tuyến là tuân thủ các tiêu chuẩn và chuẩn mực pháp lý và đạo đức của ngành và thị trường. Các nền tảng đặt phòng trực tuyến phải đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu của khách hàng, quyền sở hữu trí tuệ và bản quyền của nội dung, quyền của người tiêu dùng và bảo vệ giao dịch. Họ cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn về thuế, kế toán và báo cáo của chính quyền.

   Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và đạo đức, điều quan trọng là phải tham gia với các chuyên gia và luật sư, cũng như tuân thủ các thực hành và khuyến nghị tốt nhất của ngành và nhà cung cấp nền tảng. Bạn cũng nên xem xét và cập nhật thường xuyên các điều khoản và điều kiện, chính sách và hợp đồng.

4. 7.4. Thách Thức Tích Hợp

   Một vấn đề khác với việc áp dụng các nền tảng đặt phòng trực tuyến là tích hợp chúng với các hệ thống và quy trình hiện có của doanh nghiệp. Các nền tảng đặt phòng trực tuyến phải tương thích và phối hợp với hàng tồn kho, tiếp thị, bán hàng định giá và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của công ty, cũng như hệ thống của các đối tác, nhà cung cấp và nhà phân phối.

   Các vấn đề tích hợp có thể dẫn đến sự không nhất quán, trùng lặp hoặc xung đột dữ liệu và thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của dịch vụ hoặc sản phẩm. Để tránh các vấn đề tích hợp, điều quan trọng là phải thiết kế và triển khai tích hợp cẩn thận, cũng như sử dụng các nền tảng phù hợp và có thể thích ứng có thể dễ dàng tùy chỉnh và hợp nhất.

8. Kết Luận

Đặt phòng trực tuyến là điều bắt buộc trong xã hội ngày nay và bạn sẽ gặp khó khăn khi hoạt động nếu không có chúng. Nếu bạn đang do dự về việc mua phần mềm như vậy cho công ty của mình, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện. Đó là một chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế. Hơn nữa, bạn sẽ giải phóng đáng kể thời gian của riêng bạn và nhóm của bạn cho các hoạt động quan trọng khác. Đó là một cách tuyệt vời để tự động hóa hệ thống đặt phòng của bạn và phát triển doanh nghiệp của bạn.

9. Câu Hỏi Thường Gặp

9.1. Quy Trình Đặt Phòng Khách Sạn Là Gì?

Quy trình đặt phòng khách sạn bao gồm chọn ngày và loại phòng, kiểm tra tình trạng phòng trống, đặt phòng với thông tin liên hệ và thanh toán, nhận xác nhận, sau đó nhận và trả phòng.

9.2. Tại Sao Điều Quan Trọng để Có Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn?

Một hệ thống đặt phòng khách sạn cho phép bạn quản lý đặt phòng và dữ liệu khách ở một nơi. Nếu bạn có một hệ thống đặt phòng trực tuyến, bạn có thể chấp nhận đặt phòng và truy cập văn phòng của mình từ bất cứ đâu trên thế giới.

9.3. CRS Là Gì Trong Ngành Khách Sạn?

Hệ Thống Đặt Phòng Trung Tâm (CRS) là một nền tảng phần mềm mà các khách sạn sử dụng để quản lý hàng tồn kho phòng, giá cả và đặt phòng của họ. Nó hoạt động như một trung tâm trung tâm cho tất cả thông tin đặt phòng, bất kể đặt phòng được thực hiện thông qua trang web, điện thoại, email, đại lý du lịch hoặc đại lý du lịch trực tuyến (OTA) của khách sạn.

9.4. Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn Hoạt Động Như Thế Nào?

Khi khách đặt phòng, thông tin sẽ được nhập vào công cụ đặt phòng. Sau đó, công cụ đặt phòng kiểm tra cơ sở dữ liệu để xem loại phòng mong muốn có sẵn hay không. Nếu có sẵn, đặt phòng sẽ được xác nhận và thông tin của khách sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Thông tin đặt phòng cũng được gửi đến người quản lý kênh, người cập nhật hàng tồn kho và giá của khách sạn trên tất cả các kênh đặt phòng được kết nối.

9.5. Đặt Phòng Trực Tuyến Hoạt Động Như Thế Nào Trong Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn?

Đặt phòng khách sạn trực tuyến hoạt động như một phép màu! Khách tìm kiếm ngày và phòng trên trang web của khách sạn, hệ thống kiểm tra tình trạng phòng trống theo thời gian thực; và nếu đó là một kết quả phù hợp, khách nhập thông tin chi tiết và thanh toán an toàn. Email xác nhận và cập nhật đi qua hệ thống, và thì đấy, một phòng đã đặt đang chờ đợi!

9.6. Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn Có Thể Xử Lý Nhiều Cơ Sở Không?

Có, một số hệ thống đặt phòng khách sạn có thể xử lý nhiều cơ sở. Đây được gọi là hệ thống quản lý nhiều tài sản (MPMS). MPMS cho phép một nhóm hoặc chuỗi khách sạn quản lý tất cả các tài sản của mình từ một nền tảng duy nhất. Điều này có thể hữu ích cho các khách sạn muốn tập trung hóa quy trình đặt phòng, chia sẻ tài nguyên và dữ liệu giữa các tài sản và tối ưu hóa giá và định giá của họ trên tất cả các tài sản.

9.7. Hệ Thống Đặt Phòng Khách Sạn Có Thể Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng Như Thế Nào?

Một hệ thống đặt phòng khách sạn có thể nâng cao trải nghiệm của khách theo nhiều cách, chẳng hạn như:

• Giúp khách dễ dàng đặt phòng hơn.
• Cung cấp cho khách một trải nghiệm đặt phòng được cá nhân hóa.
• Gửi cho khách email xác nhận và các thông tin quan trọng khác.
• Lưu trữ tùy chọn của khách cho các lần lưu trú trong tương lai.
• Cho phép khách nhận và trả phòng trực tuyến.