Có nhiều thách thức và thất bại trong kinh doanh khách sạn của bạn xung quanh vấn đề hoạt động của bộ phận lễ tân? Với đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, thu chi, dọn phòng và hơn thế nữa để quản lý, không có gì ngạc nhiên khi các công việc lễ tân có thể dễ dàng bị xáo trộn. Nhưng đó là trọng tâm của việc vận hành khách sạn, và “tất cả chúng ta đều mong muốn tập trung để xử lý, giữa sự xáo trộn của công việc”. Xét cho cùng, điều quan trọng là bạn phải tập trung vào việc tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời và cung cấp trải nghiệm thông suốt mà khách hàng mong đợi khi bắt đầu check–in tại khách sạn của bạn.
Nhưng bạn có thể làm rất nhiều điều để cải thiện hoạt động công việc của bộ phận lễ tân khách sạn, đáp ứng tốt hơn mong đợi và tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn khám phá các mẹo để bắt đầu, tìm ra phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp và hoạt động với các hệ thống chính mà bạn có thể thử tại khách sạn của mình.
10 cách cải thiện hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn
Khi khách của bạn bước qua cửa, họ thường có hình dung rõ ràng trong đầu về những gì tiếp theo. Một khách đi công tác có thể mong đợi một dịch vụ nhận phòng hiệu quả, wi–fi nhanh và một căn phòng sạch sẽ và thoải mái. Một cặp đôi có thể đang tìm kiếm một sảnh đợi ấm cúng, phòng sang trọng và những gợi ý về nhà hàng địa phương tuyệt vời. Một gia đình có thể đang hy vọng trải nghiệm thân thiện dành cho trẻ em.
Dù khách của bạn đang mong đợi gì, mục tiêu cuối cùng của bộ phận lễ tân khách sạn là tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời cho khách hàng và bắt đầu thực hiện những dịch vụ mà khách sạn đã cam kết cung cấp khi khách đặt phòng. “Hiểu biết về khách của bạn” – tức là hiểu được lý do khách hàng lựa chọn khách sạn của bạn là rất quan trọng để đảm bảo bạn có thể đáp ứng kỳ vọng của họ.
Tuy nhiên, như bạn đã biết, bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm về nhiều việc hơn thế. Từ ấn tượng đầu tiên đến nhận phòng và trả phòng, quản lý phòng, đặt chỗ và tỷ giá, giao tiếp với khách và xử lý kế toán, dọn phòng, bảo trì và hơn thế nữa, đó luôn là một hành động phụ thuộc vào hành vi của khách đặt phòng.
Cải Thiện Hiệu Suất Lễ Tân Khách Sạn: Bí Quyết Thành Công
Bộ phận lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng khi họ đến khách sạn. Để cải thiện hiệu suất của bộ phận này và đảm bảo trải nghiệm tích cực cho khách, dưới đây là một số mẹo quan trọng:
1. Đào Tạo Nhân Viên:
- Hãy chắc chắn rằng nhân viên lễ tân được đào tạo một cách chuyên sâu về quy trình và chính sách của khách sạn.
- Tạo cơ hội để nhân viên nắm bắt thông tin mới, cập nhật về các dịch vụ và sự kiện nổi bật.
- Những nhân viên có kỹ năng giỏi và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả là điều cần phải có trong ngành khách sạn. Nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Biết, hiểu điểm mạnh và điểm yếu của chính bạn ở đâu – và hoàn thiện hệ thống nhân sự để che lấp các vấn đề kỹ năng hiện có.
2. Hệ Thống Đặt Phòng Hiệu Quả:
- Đảm bảo hệ thống đặt phòng hoạt động mượt mà để tránh nhầm lẫn và gặp sự cố không mong muốn.
- Tích hợp các công nghệ hiện đại giúp nhân viên lễ tân tiếp cận thông tin nhanh chóng và chính xác.
3. Giao Tiếp Linh Hoạt:
- Học tiếng nói cơ thể và giao tiếp một cách linh hoạt để đối mặt với mọi tình huống khách hàng.
- Luôn lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu cụ thể của từng khách hàng.
4. Sử Dụng Công Nghệ:
- Áp dụng ứng dụng di động để nhân viên có thể tiếp cận thông tin mọi nơi.
- Tích hợp hệ thống tự động để giảm thời gian xử lý và giảm lỗi nhân sự.
- Tất cả mọi người đều có thể mắc sai lầm! Dù cẩn thận, được đào tạo và có đam mê trong công việc như thế nào, chúng ta đều chúng ta có thể mắc sai sót. Thật không may, ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra sự gián đoạn lớn cho khách hàng khi check–in. Tạo quy trình check–in chẳng hạn như xác nhận thời gian đăng ký tự động – để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
- Công nghệ là công cụ thay đổi cuộc chơi cuối cùng để cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện tất cả các mẹo trên, nâng trải nghiệm của khách lên một cấp độ hoàn toàn mới và cuối cùng giúp thúc đẩy lượt đặt phòng.
5. Tạo Ấn Tượng Đặc Biệt:
- Tạo ra các trải nghiệm độc đáo và ấn tượng để làm cho lễ tân trở thành điểm đặc biệt trong hành trình của khách hàng.
- Sử dụng một số chiến lược đặc sắc như việc chào đón bằng tên, tặng quà chào mừng, hoặc cập nhật phòng miễn phí nếu có khả năng.
6. Tăng Cường Kiến Thức Về Địa Điểm:
- Nhân viên lễ tân cần có kiến thức sâu rộng về các địa điểm du lịch, nhà hàng và hoạt động giải trí trong khu vực.
- Cung cấp bản đồ và hướng dẫn chi tiết để họ có thể tư vấn khách hàng một cách chính xác.
7. Xây Dựng Mối Quan Hệ:
- Phát triển mối quan hệ với khách hàng để tạo sự thân thiện và gần gũi.
- Đặt câu hỏi để hiểu rõ mong muốn của khách hàng và tạo ra dịch vụ cá nhân hóa.
8. Hiểu khách hàng:
- Đã có khách ở với bạn trước đây chưa?
- Bao nhiêu lần?
- Mục đích lưu trú của họ là gì?
- Đó có phải là một dịp đặc biệt như sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm không?
- Họ có bị dị ứng hoặc sở thích ăn uống không?
Biết được câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn, trong thời gian họ lưu trú. Thu thập thông tin này với danh sách kiểm tra trước khi đến, cơ sở dữ liệu thông tin khách (Phần mềm quản lý khách hàng) và đưa ra một vài câu hỏi thân thiện khi nhận phòng.
9. Phản Hồi Liên Tục:
- Thu thập phản hồi từ khách hàng liên tục để nắm bắt ý kiến và cải thiện từng ngày.
- Tổ chức buổi đánh giá định kỳ để nhân viên có cơ hội thảo luận về trải nghiệm làm việc và đề xuất cải tiến.
10. Giải Quyết Vấn Đề Một Cách Linh Hoạt:
- Trang bị nhân viên với kỹ năng giải quyết vấn đề để xử lý tình huống khẩn cấp một cách linh hoạt và hiệu quả.
- Thực hiện các kịch bản huấn luyện để nhân viên có thể đối mặt với các tình huống khó khăn.
Bằng cách áp dụng những mẹo trên, bộ phận lễ tân có thể trở thành điểm mạnh quan trọng trong trải nghiệm du lịch của khách hàng, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của khách sạn.
Phần mềm cho lễ tân, tiền sảnh khách sạn là gì?
Phần mềm lễ tân, tiền sảnh khách sạn là phần mềm cung cấp công nghệ để quản lý đặt phòng, phòng, giá phòng, nhận phòng và trả phòng, thanh toán, dọn phòng, giao tiếp với khách và hơn thế nữa – tất cả trong một (all in one). Nó làm cho khách tìm đến khách sạn của bạn cũng dễ dàng hơn, bằng cách cho phép họ đặt phòng trực tiếp, nhận phòng và liên lạc với bạn.
Điều tốt nhất về phần mềm khách sạn hiện đại là nó dựa trên đám mây. Truy cập phần mềm khi bạn đang di chuyển và từ các thiết bị khác nhau.
Làm thế nào Phần mềm lễ tân, tiền sảnh có thể cải thiện quản lý khách sạn của bạn
Tóm lại, phần mềm khách sạn có thể loại bỏ nhiều vấn đề không tốt xảy ra trong ngày. Và đây là cách mà phần mềm lễ tân, tiền sản khách sạn cải thiện các vấn đề khi quản lý khách sạn của bạn:
- Tự động hóa các quy trình – cho bạn thời gian và nhiều năng lượng để sáng tạo nhằm tạo thêm dấu ấn cá nhân cho khách đến và ở lại.
- Cho phép bạn nắm bắt và ghi lại dữ liệu khách một cách chính xác – mang lại cho bạn sự hiểu biết cần thiết về trải nghiệm khách hàng.
- Cho phép bạn quản lý của bạn từ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào – cân bằng cuộc sống và công việc của bạn một cách dễ dàng hơn.
- Giảm thiểu nguy cơ trước quá nhiều và các vấn đề gây phiền nhiễu và bực bội khác.
- Cho phép bạn truy cập vào dữ liệu và báo cáo – mà có nghĩa là quyết định kinh doanh tốt hơn (và tăng doanh thu).
- Cho phép tích hợp với người quản lý kênh và công cụ đặt phòng trực tuyến – để bạn có thể quảng cáo và nắm bắt lượt đặt phòng hiệu quả hơn.
- Lưu giữ dữ liệu và hệ thống của bạn trên đám mây – tăng thêm tính bảo mật cho dữ liệu và hệ thống của bạn.
Hệ thống quản lý công việc lễ tân khách sạn
Nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện bước tiếp theo, xin chúc mừng. Bạn sẽ nhìn thấy bước nhảy vọt trong phương thức quản lý, phần mềm quản lý công việc cho lễ tân khách sạn của mình: thuận tiện hơn, hiệu quả và linh hoạt.
Khi quyết định chọn hệ thống nào, hãy nghĩ về những thách thức chính của bạn và sau đó tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Hệ thống sẽ giúp gì cho những vấn đề cụ thể của bạn?
- Hệ thống sẽ cung cấp những tính năng khác mà bạn cần và hoạt động tốt với phần mềm hiện có?
- Giá so với các lựa chọn khác như thế nào?
- Bạn có thể thanh toán từng tháng hay bạn bắt buộc phải ký hợp đồng khóa?
- Bạn đã xem các đánh giá trực tuyến cho sản phẩm chưa? Có bất kỳ chủ đề quen thuộc nào không?
- Có sẵn bản dùng thử miễn phí không?
- Bạn có cảm thấy thoải mái với “giao diện” của phần mềm không?
- Loại dịch vụ khách hàng nào có sẵn? Có được đào tạo không?
