Quy trình check-out cơ bản trong khách sạn bao gồm các bước sau:
- Hỏi khách về bất kỳ chi phí phát sinh nào vào thời điểm check-out nếu có.
- Ghi nhận và đăng tải các chi phí phát sinh nếu có.
- Kiểm tra thông tin liên quan đến các chi phí.
- In hóa đơn cho khách kiểm tra.
- Kiểm tra lại với khách về phương thức thanh toán. Khách có thể chọn giữa thanh toán một phần bằng tiền mặt và phần còn lại bằng thẻ tín dụng.
- Nhân viên tiếp tân thực hiện các thủ tục đổi tiền và cung cấp voucher để khách ký tên, thông báo tỷ giá đổi tiền hiện tại và ghi chú chi tiết về cách thanh toán trên hóa đơn.
- Kiểm tra xem khách có sử dụng dịch vụ như massage hoặc fax không.
- Kiểm tra xem khách đã trả lại chìa khóa hòa an toàn (safe deposit box) chưa.
- Lấy lại chìa khóa phòng từ khách.
- Cập nhật tình trạng của phòng.
- Hỏi khách về mức độ hài lòng trong suốt thời gian lưu trú.
- Chúc khách một chuyến đi an lành.
Ngoài ra, trong trường hợp khách trả phòng muộn (late check-out) – khi thời gian check-out là 12:00 giờ trưa và thời gian check-in là 14:00 giờ, nhân viên tiếp tân cần phải xem xét trường hợp này cẩn thận. Một số khách có thể yêu cầu late check-out, nhưng việc này có thể ảnh hưởng đến việc sắp xếp cho khách mới đến và công việc làm sạch phòng của bộ phận housekeeping trong thời gian cao điểm. Nhân viên tiếp tân nên thông báo trước chính sách và chi phí late check-out cho khách để tránh bất kỳ hiểu lầm nào.
Ngoài ra, còn có dịch vụ check-out nhanh (express check-out) dành cho khách lẻ, nhằm tối ưu hóa tiện nghi cho khách và tránh khách phải xếp hàng đợi vào thời gian cao điểm. Nhân viên tiếp tân cung cấp mẫu biểu và hóa đơn thanh toán cho khách một ngày trước khi khách check-out để khách có thể kiểm tra và điền thông tin ủy quyền thanh toán từ thẻ tín dụng. Khách chỉ cần điền thông tin cần thiết từ thẻ tín dụng để ủy quyền thanh toán. Nhân viên tiếp tân kiểm tra tính khả thi của thẻ tín dụng. Sau khi mẫu ủy quyền được điền, khách chỉ cần đặt vào hộp dịch vụ check-out nhanh tại quầy tiếp tân trước hoặc khi check-in.
