Đặt Phòng Muộn: Hướng Dẫn Đặt Phòng Khách Sạn Vào Phút Cuối | SiteMinder
Đặt phòng muộn là gì?
Đặt phòng muộn thường là những đặt phòng tự phát, vào phút cuối, thường đến vào những ngày, giờ hoặc thậm chí vài phút trước thời gian đến dự kiến của khách. Những đặt phòng này thường xảy ra do kế hoạch du lịch đột ngột, nhu cầu kinh doanh hoặc thậm chí là những quyết định bất chợt để có một kỳ nghỉ nhanh chóng.
Mặc dù chúng có thể là một yếu tố bất ngờ trong trò chơi quản lý khách sạn, nhưng chúng mang đến một cơ hội duy nhất để tối đa hóa công suất và doanh thu. Tuy nhiên, chúng đòi hỏi một mức độ nhanh nhẹn và phản ứng theo thời gian thực từ phía khách sạn để đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho khách.
Blog này sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ về đặt phòng muộn và đặt phòng phút cuối, cũng như cách khách sạn của bạn có thể hưởng lợi từ chúng.
Mục lục
Lợi ích của việc đặt phòng phút cuối trong khách sạn là gì?
Đặt phòng phút cuối có thể là câu trả lời cho những chỗ trống chưa sử dụng – và do đó không sinh lợi nhuận, thường lấp đầy những phòng mà nếu không sẽ bị lãng phí. Tuy nhiên, nó không chỉ là vấn đề “càng nhiều = càng tốt”.
Đặt phòng phòng khách sạn vào phút cuối có một loạt các lợi ích bao gồm:
- Tối đa hóa công suất: Lấp đầy các phòng vào phút thứ mười một đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa số lượng phòng có sẵn của mình. Một phòng có người ở, ngay cả với mức giá chiết khấu, vẫn tốt hơn một phòng trống.
- Tăng doanh thu: Đặt phòng muộn thường đi kèm với mức giá cao hơn, tận dụng sự khẩn cấp trong nhu cầu của khách. Điều này cho phép bạn duy trì hoặc thậm chí tăng tỷ lệ trung bình hàng ngày (ADR).
- Khách hàng đa dạng: Đặt phòng muộn thu hút nhiều đối tượng khách khác nhau, từ khách du lịch kinh doanh bắt chuyến bay trễ đến những nhà thám hiểm cuối tuần tự phát. Sự đa dạng này có thể làm phong phú cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn và cho phép bạn tiếp cận các đối tượng mới.
- Giảm rủi ro hủy phòng: Thời gian đặt phòng càng gần ngày lưu trú, khả năng bị hủy càng ít. Điều này thêm một lớp tin cậy vào tỷ lệ lấp đầy của bạn.
- Hiệu quả hoạt động: Biết rằng bạn có một ngôi nhà đầy đủ có thể hợp lý hóa các quyết định hoạt động khác, từ mức độ nhân viên đến đơn đặt hàng thực phẩm và đồ uống.
- Nâng cao trải nghiệm của khách: Đặt phòng muộn mang đến cho bạn cơ hội gây ấn tượng – và mang lại sự nhẹ nhõm – cho một phân khúc khách hàng mới bằng dịch vụ hoàn hảo của bạn, có khả năng biến họ thành những khách hàng trung thành.
- Tính cạnh tranh trên thị trường: Có khả năng xử lý hiệu quả các đặt phòng muộn định vị khách sạn của bạn là nhanh nhẹn và đáp ứng, những phẩm chất mà khách du lịch hiện đại đánh giá cao.
Đặt phòng muộn mang lại một lợi thế nhiều mặt, tối ưu hóa cả doanh thu và trải nghiệm của khách.
Sự tăng trưởng của đặt phòng muộn từ người dùng di động
Nếu công nghệ di động đã thay đổi cuộc sống hàng ngày theo những cách mà chúng ta không thể tưởng tượng được một thập kỷ trước, thì nó được thiết lập để mang lại những đổi mới sâu sắc hơn nữa trong những năm tới.
Gần ba phần tư dân số thế giới hiện có thiết bị di động, với hầu hết mọi người hiện đều có điện thoại di động trong túi và sẵn sàng đặt phòng khách sạn.
Nếu bạn nghĩ rằng sự đổi mới chỉ là lĩnh vực của các công ty khởi nghiệp nhanh nhẹn hoặc các thương hiệu lớn, hãy nghĩ lại. Đối với các khách sạn, đó cũng là một trường hợp đổi mới hoặc là chết, với sự gián đoạn di động mở rộng vào lãnh thổ quen thuộc của du lịch và đặt phòng khách sạn.
Ngày càng có nhiều khách hàng đặt chuyến du lịch qua thiết bị di động, theo nghiên cứu gần đây.
Báo cáo nói rằng gần 45% khách du lịch đã sử dụng ứng dụng di động để đặt chỗ ở và các chuyến tham quan của họ, trong khi gần 85% khách du lịch đã đặt các hoạt động bằng thiết bị di động của họ.
Tăng số lượng đặt phòng chỗ ở vào phút cuối
Tính di động và tính tức thời của các thiết bị di động dường như đang thúc đẩy sự thay đổi trong hành vi đặt phòng du lịch. Dữ liệu gần đây từ Hotels.com cho thấy rằng 50% khách du lịch đặt phòng qua thiết bị di động làm như vậy cho các kỳ nghỉ vào phút cuối hoặc ngày hôm sau.
Tương tự, Phocuswright nhận thấy rằng 30% số lượt tìm kiếm là trên các trang web di động của đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và gần một trong bốn trang web di động của khách sạn là để nhận phòng trong cùng ngày hoặc ngày hôm sau.
Xu hướng đặt phòng trên thiết bị di động và xu hướng đi kèm đối với đặt phòng vào phút cuối đại diện cho một cơ hội lớn cho các khách sạn để bán các phòng cuối cùng của họ, ngay đến phút cuối. Nhưng chỉ những khách sạn có công nghệ phù hợp mới có thể tận dụng được.
Nhiều khách sạn vẫn đang hoạt động trên mô hình phân bổ hàng tồn kho. Với phương pháp này, khách sạn cho phép mỗi kênh của mình một số lượng phòng nhất định.
Điều này có nghĩa là chia nhỏ hàng tồn kho theo số lượng bạn nghĩ rằng mỗi kênh sẽ bán và dành một số cho đặt phòng trực tiếp. Có một số nhược điểm đối với phương pháp này…
Ngăn chặn tình trạng đặt phòng quá mức vào phút cuối
Thứ nhất, bạn có thể đặt phòng quá mức. Ví dụ: bạn chấp nhận đặt phòng qua điện thoại, nhưng chỉ trong vài phút, phòng được bán qua một trang web đặt phòng, trước khi bạn có thể đăng nhập và cập nhật nó.
Với phòng của bạn hiện đã được đặt gấp đôi, bạn phải nâng cấp khách của mình hoặc từ chối họ hoàn toàn. Nhiều khách sạn giữ lại một số phòng để tránh điều này xảy ra, mất đi doanh thu có giá trị bằng cách giữ phòng “đề phòng”.
Đây không phải là cách duy nhất mà mô hình hàng tồn kho được phân bổ tạo ra lãng phí. Ví dụ: bạn có thể cho hai kênh mỗi kênh 10 phòng. Kênh một bán hết chúng, trong khi kênh hai chỉ bán một phòng.
Kênh một có thể đã bán hết tất cả các phòng, nhưng thay vào đó bạn có chín phòng trống vì bạn đã phân bổ chúng cho kênh hai.
Câu trả lời là một hệ thống hàng tồn kho được gộp chung thông qua một công cụ như trình quản lý kênh của SiteMinder. Điều này cho phép bạn tăng doanh thu và giảm lãng phí, bằng cách đảm bảo
tất cả hàng tồn kho có sẵn trên
tất cả các kênh của bạn – và bạn có thể giữ tất cả các phòng có sẵn được liệt kê cho đến phút cuối cùng.
Khi một phòng được đặt, trình quản lý kênh của SiteMinder sẽ tự động cập nhật nó trên tất cả các kênh. Bạn cũng có thể thay đổi giá phòng trên tất cả các kênh mà không cần đăng nhập vào nhiều trang web để thực hiện cập nhật.
Cách quản lý đặt phòng muộn cho khách sạn của bạn
Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực
Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực là rất quan trọng để xử lý hiệu quả các đặt phòng muộn. Bằng cách đồng bộ hóa tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh phân phối, bạn loại bỏ rủi ro đặt phòng quá mức. Bản cập nhật theo thời gian thực này cho phép bạn tự tin chấp nhận các đặt phòng vào phút cuối, biết rằng phòng thực sự có sẵn. Nó cũng cho phép bạn đưa ra các quyết định nhanh chóng về việc cung cấp giá đặc biệt hoặc các gói để lấp đầy bất kỳ phòng còn lại nào.
Một cách tiếp cận năng động đối với các chiến lược định giá
Định giá động là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các đặt phòng muộn. Bằng cách điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu và tình trạng phòng trống theo thời gian thực, bạn có thể định giá phòng một cách hấp dẫn cho những người đặt phòng vào phút cuối mà không làm giảm lợi nhuận của bạn. Chiến lược này không chỉ làm cho khách sạn của bạn hấp dẫn đối với khách du lịch tự phát mà còn đảm bảo bạn nhận được doanh thu tốt nhất có thể cho mỗi phòng.
Giao tiếp tự động
Các hệ thống liên lạc tự động hợp lý hóa quy trình đặt phòng bằng cách gửi xác nhận tức thì và thông tin nhận phòng cần thiết. Đối với các đặt phòng muộn, điều này là vô giá. Khách đôi khi đã trên đường đến khách sạn và liên lạc ngay lập tức loại bỏ mọi sự không chắc chắn và nâng cao trải nghiệm của họ, đồng thời giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Nhân viên linh hoạt
Các mô hình nhân viên linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên làm việc theo yêu cầu hoặc bán thời gian, có thể được kích hoạt để xử lý khối lượng công việc tăng lên trong thời gian công suất cao. Khi một đặt phòng muộn đến, bạn có thể nhanh chóng tăng mức độ nhân viên để đảm bảo rằng phòng sạch sẽ, các tiện nghi đầy đủ và trải nghiệm của khách là liền mạch.
Nhận/trả phòng nhanh
Đặt phòng muộn thường có nghĩa là đến muộn. Dịch vụ nhận và trả phòng nhanh có thể là cứu cánh cho những du khách mệt mỏi đã ở trên đường hoặc trên không. Bằng cách tăng tốc các quy trình này, bạn không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách mà còn giảm khối lượng công việc cho quầy lễ tân của bạn, giúp dễ dàng quản lý các đợt tăng đột biến về công suất.
Chìa khóa phòng di động
Việc sử dụng chìa khóa phòng di động có thể đẩy nhanh đáng kể quy trình nhận phòng, một tính năng đặc biệt có lợi cho các đặt phòng muộn. Khách có thể bỏ qua hoàn toàn quầy lễ tân, đi thẳng đến phòng của họ và mở khóa nó bằng điện thoại thông minh của họ. Điều này không chỉ gây ấn tượng với khách bằng công nghệ tiên tiến của bạn mà còn hợp lý hóa các hoạt động.
Bán thêm trước khi đến
Đặt phòng muộn cung cấp một cửa sổ hẹp để bán thêm trước khi đến, nhưng đó là một cơ hội vàng. Với việc khách đã cam kết ở tại khách sạn của bạn, các ưu đãi nhắm mục tiêu cho việc nâng cấp phòng, các liệu pháp spa hoặc các lựa chọn ăn uống có thể được gửi qua email hoặc thông báo ứng dụng. Điều này không chỉ tăng doanh thu mà còn nâng cao kỳ nghỉ của khách.
Phản hồi sau khi ở
Thu thập phản hồi sau khi khách ở là rất quan trọng để cải tiến liên tục, đặc biệt liên quan đến mức độ bạn quản lý tốt đặt phòng muộn của họ. Hiểu được trải nghiệm của khách sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những gì hoạt động tốt và những gì cần điều chỉnh, cho phép bạn tinh chỉnh các chiến lược của mình để quản lý đặt phòng muộn trong tương lai.
Tương lai của đặt phòng muộn trong khách sạn
Mong đợi sự đổi mới hơn nữa trong ngành khách sạn khi các xu hướng này diễn ra, mang đến cơ hội cho các nhà khai thác khôn ngoan để tiếp tục tăng doanh thu và giảm lãng phí liên quan đến các phòng trống.
Với việc ngành khách sạn Vương quốc Anh đang trải qua sự tăng trưởng liên tục, các tập đoàn khách sạn bao gồm Marriott, Novotel, Holiday Inn và Ibis đang sử dụng các kỳ nghỉ vi mô hàng giờ như một cách để tăng công suất và tạo doanh thu từ các phòng mà nếu không sẽ trống trong ngày.
Khách hàng đang sử dụng các kỳ nghỉ vi mô của khách sạn vì nhiều lý do – chẳng hạn như một điểm dừng chân thoải mái giữa các chuyến bay, cho các cuộc họp kinh doanh không chính thức hoặc như một căn cứ thuận tiện cho một ngày mua sắm hoặc tham quan.
Ngày nay, các nhà khai thác khách sạn độc lập cần phải đi đầu để tận dụng các cơ hội do sự bùng nổ trong đặt phòng khách sạn trên thiết bị di động và vào phút cuối mang lại. Thay đổi là điều chắc chắn – điều quan trọng là bạn làm gì với nó.
Quản lý đặt phòng muộn một cách dễ dàng và tăng doanh thu phòng với SiteMinder
Nền tảng khách sạn hàng đầu của SiteMinder có mọi thứ bạn cần để tận dụng các đặt phòng muộn và đảm bảo kết quả doanh thu vượt trội trong quá trình này.
- Tối đa hóa doanh thu với quản lý giá thông minh:Trí tuệ kinh doanh của SiteMinder cho phép bạn thích ứng trong thời gian thực, cho phép bạn thu hút khách vào phút cuối mà không phải hy sinh lợi nhuận. Biến các phòng trống thành tài sản tạo ra doanh thu một cách dễ dàng.
- Hợp lý hóa các hoạt động với cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực: Loại bỏ những lo lắng về đặt phòng quá mức với quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực của SiteMinder, đồng bộ hóa tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh. Tự tin chấp nhận các đặt phòng muộn trong khi vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
- Nâng cao trải nghiệm của khách thông qua giao tiếp tự động: Tính năng tự động hóa của SiteMinder gửi xác nhận đặt phòng tức thì và chi tiết nhận phòng cần thiết. Nâng cao trải nghiệm của khách và giải phóng nhân viên của bạn để tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ nội bộ đặc biệt.
Bắt đầu với SiteMinder miễn phí hoặc xem bản demo để tìm hiểu thêm.
Tối Ưu Hóa Đặt Phòng Khách Sạn Phút Chót: Bí Quyết Thành Công
Tại Sao Đặt Phòng Phút Chót Lại Quan Trọng?
Trong ngành khách sạn cạnh tranh, việc tối ưu hóa đặt phòng phút chót là yếu tố then chốt để tăng doanh thu và lấp đầy phòng trống. Khách hàng ngày càng có xu hướng đặt phòng sát giờ, do đó, việc hiểu rõ và tận dụng xu hướng này là vô cùng quan trọng. Hãy nghĩ về những người đi công tác đột xuất, những cặp đôi muốn trốn khỏi thành phố vào cuối tuần, hoặc những du khách bị lỡ chuyến bay. Họ đều là những khách hàng tiềm năng cho các chương trình ưu đãi đặt phòng phút chót của bạn.
Chiến Lược Giá Linh Hoạt Cho Đặt Phòng Phút Chót
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công với đặt phòng phút chót là chiến lược giá linh hoạt. Điều này có nghĩa là bạn cần phải điều chỉnh giá phòng của mình dựa trên nhu cầu thị trường, thời gian trong ngày, và tình trạng phòng trống. Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi xu hướng đặt phòng và điều chỉnh giá cho phù hợp. Đừng ngại giảm giá để lấp đầy phòng trống, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn vẫn duy trì được lợi nhuận.
Tận Dụng Sức Mạnh Của Ứng Dụng Di Động Và OTA (Đại Lý Du Lịch Trực Tuyến)
Ngày nay, hầu hết khách hàng đều sử dụng điện thoại di động để tìm kiếm và đặt phòng khách sạn. Hãy đảm bảo rằng khách sạn của bạn có một ứng dụng di động thân thiện với người dùng, hoặc ít nhất là một trang web được tối ưu hóa cho thiết bị di động. Hợp tác chặt chẽ với các OTA như Booking.com, Agoda, và Expedia để tăng khả năng hiển thị của khách sạn bạn trên các kênh trực tuyến. Sử dụng các chương trình khuyến mãi đặc biệt trên các OTA này để thu hút khách đặt phòng phút chót.
Marketing Hiệu Quả Cho Đặt Phòng Khách Sạn Phút Chót
Để thu hút khách hàng đặt phòng phút chót, bạn cần phải có một chiến lược marketing hiệu quả. Điều này bao gồm:
- SEO (Tối Ưu Hóa Công Cụ Tìm Kiếm): Đảm bảo rằng trang web của bạn được tối ưu hóa cho các từ khóa liên quan đến đặt phòng khách sạn phút chót.
- Social Media Marketing: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, và Twitter để quảng bá các chương trình khuyến mãi đặc biệt cho đặt phòng phút chót.
- Email Marketing: Gửi email cho danh sách khách hàng tiềm năng của bạn với các ưu đãi đặc biệt cho đặt phòng phút chót.
- Quảng Cáo Trực Tuyến: Sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads và Facebook Ads để nhắm mục tiêu đến những người đang tìm kiếm đặt phòng khách sạn phút chót.
Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng Cho Khách Đặt Phòng Phút Chót
Dù khách hàng đặt phòng phút chót, bạn vẫn cần phải đảm bảo rằng họ có một trải nghiệm tuyệt vời tại khách sạn của bạn. Điều này bao gồm:
- Nhận Phòng Nhanh Chóng: Giảm thiểu thời gian chờ đợi tại quầy lễ tân bằng cách sử dụng các giải pháp nhận phòng trực tuyến hoặc ki-ốt tự phục vụ.
- Phòng Ốc Sạch Sẽ Và Tiện Nghi: Đảm bảo rằng tất cả các phòng đều sạch sẽ, được trang bị đầy đủ tiện nghi, và sẵn sàng đón khách.
- Dịch Vụ Khách Hàng Xuất Sắc: Cung cấp dịch vụ khách hàng thân thiện, chuyên nghiệp và chu đáo.
- Ưu Đãi Đặc Biệt: Cung cấp các ưu đãi đặc biệt cho khách đặt phòng phút chót, chẳng hạn như bữa sáng miễn phí, đồ uống chào mừng, hoặc giảm giá spa.
Công Nghệ Hỗ Trợ Quản Lý Đặt Phòng Phút Chót Hiệu Quả
Việc quản lý đặt phòng phút chót hiệu quả đòi hỏi sự hỗ trợ của công nghệ. Hãy sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hiện đại có khả năng:
- Tự Động Hóa Quá Trình Đặt Phòng: Giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý đặt phòng.
- Quản Lý Tình Trạng Phòng Trống Theo Thời Gian Thực: Cập nhật tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh phân phối một cách chính xác và kịp thời.
- Phân Tích Dữ Liệu Đặt Phòng: Theo dõi xu hướng đặt phòng và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing.
- Tích Hợp Với Các Kênh Phân Phối Trực Tuyến: Kết nối với các OTA, ứng dụng di động, và trang web của bạn để đảm bảo rằng thông tin đặt phòng được đồng bộ hóa.
Đo Lường Và Đánh Giá Hiệu Quả
Để đảm bảo rằng chiến lược đặt phòng phút chót của bạn hoạt động hiệu quả, bạn cần phải đo lường và đánh giá hiệu quả của nó thường xuyên. Theo dõi các chỉ số quan trọng như:
- Tỷ Lệ Lấp Đầy Phòng: Đo lường tỷ lệ phần trăm phòng được lấp đầy mỗi đêm.
- Doanh Thu Trên Mỗi Phòng Có Sẵn (RevPAR): Đo lường hiệu quả sinh lời của mỗi phòng có sẵn.
- Tỷ Lệ Đặt Phòng Trực Tiếp: Đo lường tỷ lệ đặt phòng được thực hiện trực tiếp thông qua trang web hoặc ứng dụng của bạn.
- Chi Phí Thu Hút Khách Hàng (CAC): Đo lường chi phí cần thiết để thu hút một khách hàng mới.
Sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh chiến lược của bạn và tối ưu hóa hiệu quả của các chiến dịch marketing.
Ví Dụ Thực Tế Về Thành Công Với Đặt Phòng Phút Chót
Nhiều khách sạn trên thế giới đã thành công trong việc tăng doanh thu nhờ vào việc tối ưu hóa đặt phòng phút chót. Ví dụ, một khách sạn boutique ở San Francisco đã tăng tỷ lệ lấp đầy phòng lên 15% bằng cách sử dụng chiến lược giá linh hoạt và hợp tác chặt chẽ với các OTA. Một khách sạn sang trọng ở London đã tăng doanh thu RevPAR lên 10% bằng cách cung cấp các ưu đãi đặc biệt cho khách đặt phòng phút chót và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Hãy học hỏi từ những câu chuyện thành công này và áp dụng những bài học kinh nghiệm vào thực tế kinh doanh của bạn.
Kết Luận: Nắm Bắt Cơ Hội Từ Đặt Phòng Khách Sạn Phút Chót
Trong bối cảnh thị trường khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa đặt phòng phút chót là một cơ hội tuyệt vời để tăng doanh thu, lấp đầy phòng trống, và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Bằng cách áp dụng các chiến lược giá linh hoạt, tận dụng sức mạnh của công nghệ, và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, bạn có thể biến những khách hàng đặt phòng phút chót thành những khách hàng trung thành và tạo ra lợi nhuận bền vững cho khách sạn của mình.
